3關(guān)于文書立卷改革的思考(編輯修改稿)
2025-08-16 21:06 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 種類型檔案，從問題來分，大體上都可分為 “ 一事一文 ” 和 “ 一事多文 ” 這兩種形式。目前進(jìn)行的文書立卷改革針對的是文書檔案，原因就在于；一是傳統(tǒng)的立卷方法不適應(yīng)檔案計算機管理 的要求；二是文書檔案 “ 一事一文 ” 的特征非常明顯，傳統(tǒng)的檔案管理模式只要稍加改革，就可以借助計算機輔助管理 第 4 頁 共 7 頁 的優(yōu)勢。對大多數(shù)文書檔案來說，都可實行平面化管理。但事實上文書檔案中也有 “ 一事多文 ” 形式，如一次會議、活動、事件中產(chǎn)生的文件。如果將這些文書檔案拆散，與 “ 一事一文 ” 的文書檔案并列，進(jìn)行平面化處理，會帶來多方面的問題：一是割裂了成套性檔案中文件之間的有機聯(lián)系，使檔案的歷史性價值受到損害。 二是分類層次混亂。 “ 一事一文 ” 和 “ 一事多文 ” 兩種形式的檔案實體從事由角度劃分，屬于同一個分類和管理層次。將不同 層次的文件混在一起，勢必帶來分類層次的混淆。檔案整理實際上存在著實體結(jié)構(gòu)和目錄結(jié)構(gòu)兩種方面。實體結(jié)構(gòu)就是要按照全宗原則、實體分類原則及最低類目中檔案特征整理方法，最大限度地保持文件材料之間的有機聯(lián)系，它是目錄結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)。目錄結(jié)構(gòu)是對實體結(jié)構(gòu)的抽象，可形成與實體結(jié)構(gòu)一致的體系，還可根據(jù)實際需要進(jìn)行不同的組合，形成多樣化的目錄結(jié)構(gòu)，以滿足不同角度、不同層次的檢索需要，目錄結(jié)構(gòu)相對實體結(jié)構(gòu)更加靈活。為了方便檔案信息管理和檢索，可以對目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行變通處理，將不同層次的內(nèi)容進(jìn)行組合。但對實體管理來說，一般還是應(yīng)當(dāng)最大 限度地保持文件之間的層次結(jié)構(gòu)。特別從長期檔案保管的角度來說，更應(yīng)如此。 三是不利于檢索，文書立卷改革不僅是為了提高工作效率，也是為了提高檢索質(zhì)量，提高查全率、查準(zhǔn)率。精確檢索不僅包 第 5 頁 共 7 頁 括對單份文件的精確查找，也包括對成套性檔案的精確
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