【文章內(nèi)容簡介】 第 10 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 陳述工作范圍 ,預(yù)期進(jìn)度 ,要求水平 ,要告訴他在推展工作上所能調(diào)動(dòng)的人力 ,物力和資源 .因?yàn)橥缶鸵伤苿?dòng)工作 ,所以當(dāng)他了解有關(guān)工作背境之后 ,不要忘記征詢他的意見 ,和取得他的承諾 . 如果他要一路做 ,一路學(xué) ,你便要和他訂出輔導(dǎo)的安排 ,提供他需要的指導(dǎo)與訓(xùn)練 ,目的是建立他的信心 . 商訂推展工作的方法 ,制定工作的進(jìn)度 ,時(shí)限 ,匯報(bào)和檢討形式 . 然后 你要知會(huì)與工作有關(guān)的人士 ,確定他們認(rèn)同有關(guān)工作上的安排 ,這樣你的下屬便可名正言順 ,運(yùn)用你賦予的權(quán)力去推展工作 . 要知道工作的發(fā)展是否依計(jì)劃進(jìn)行 ,你便要與下屬保持聯(lián)絡(luò) ,或由他向你匯報(bào) ,彼此檢討推展工作的成效 ,和商討應(yīng)變措施 ,幫助他解決問題 ,有機(jī)會(huì)時(shí)便給予鼓勵(lì)和加強(qiáng)下屬的工作能力 ,令他覺得你和他是一齊并肩作戰(zhàn)的 . 有效的跟進(jìn)行動(dòng) ,是在坦誠的溝通上建立的 ,要想下屬知無不言 ,你便要以身作則 ,采取實(shí)事求事的態(tài)度 .對(duì)不利的消息 ,要客觀地處理 。遇到表現(xiàn)不佳的情況 ,要積極找出問題所在 ,而不是 單追究責(zé)任 . 同時(shí)你要尊重已下放的權(quán)力 ,下屬能夠應(yīng)付工作的話 ,便不要輕易干預(yù) ,或左右他的運(yùn)作 .如果發(fā)覺他力有不逮 ,便應(yīng)從旁協(xié)助 ,非不得矣 ,不要越俎代庖 ,這樣會(huì)打擊士氣 .請(qǐng)謹(jǐn)慎處理 ,因?yàn)楣旧舷?,都以你如何提點(diǎn)他 ,來衡量你是否管理得宜 . 最后任務(wù)完成 ,不要忘記表揚(yáng)下屬的成績 . 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 11 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 一 .“建立團(tuán)隊(duì)”淺釋 建立團(tuán)隊(duì)就是主管將下屬組織起來成為隊(duì)員 ,洽當(dāng)?shù)胤峙涞讲煌ぷ鲘徫?,讓每人都得以發(fā)揮所長，同時(shí)在運(yùn)作上 ,各隊(duì)員互有默契和通力合作 ,達(dá)致整體表現(xiàn)合符理想 . 二 .團(tuán)隊(duì)發(fā)展階段 建立團(tuán) 隊(duì)是要經(jīng)過一連串的發(fā)展階段 ,由主管帶動(dòng) ,才能將員工組織成為隊(duì)員 . 工作團(tuán)隊(duì)的發(fā)展階段可分為組合期 ,摸索期 ,共識(shí)期和發(fā)揮期 . 合適人選，確定目標(biāo) 在這個(gè)階段 ,團(tuán)隊(duì)新成立 ,隊(duì)員之間彼此未必有深切的了解 ,彼此的相對(duì)地位尚未確立 .隊(duì)員對(duì)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)多不清楚 ,大家處事并未有默契 . 在這階段 ,工作成果和效率都偏低 . 開放溝通渠道，調(diào)整工作及角色 在這階段 ,隊(duì)員之間可能互相競爭 ,團(tuán)隊(duì)之內(nèi)或會(huì)出現(xiàn)小圈子 ,競爭可能不明顯 ,也可能受到抑制 .在香港 ,傳統(tǒng)的思想是以和為貴 ,個(gè)人之間的沖突都會(huì)被 掩飾 ,不當(dāng)作問題來處理 ,因此繼續(xù)損害團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié) .表面的和諧隱藏了一個(gè)事實(shí) ,就是目標(biāo)并非由成員共同議定 ,而行為守則和工作規(guī)則也可能尚未確立 . 在這階段 ,工作成果和效率都偏低 .若不制訂規(guī)則和目標(biāo) ,令隊(duì)員全情投入 ,工作成果會(huì)繼續(xù)低落 .很多團(tuán)隊(duì)從未超越這個(gè)階段 ,原因是公開的沖突沒有得到解決 .團(tuán)隊(duì)仍然是處于互相摸索的階段 . 另一個(gè)原因是沖突受到壓抑 .團(tuán)隊(duì)整體處于“沉睡狀態(tài)” .這是“蟄伏”階段 .主管應(yīng)該積極帶領(lǐng)隊(duì)員從這階段破繭而出 . 執(zhí)行計(jì)劃，表現(xiàn)評(píng)估 隊(duì)員共同議定目標(biāo)與守則 .他們遵守這些目標(biāo)與守則 ,成為群策群力的團(tuán)隊(duì) .隊(duì)員相處自然 ,開始發(fā)揮表現(xiàn) ,對(duì)團(tuán)隊(duì)引以為榮 .這時(shí)工作成果有顯著的表現(xiàn) . 保持效率，適當(dāng)鼓勵(lì) 隊(duì)員認(rèn)同團(tuán)隊(duì) .在這階段 ,隊(duì)員互相支持 ,全情投入達(dá)成整體目標(biāo) .團(tuán)隊(duì)運(yùn)作靈活 ,可以自我管理 ,工作成果超卓 . 三 .有效團(tuán)隊(duì)的特質(zhì) 團(tuán)隊(duì)能夠通力合作 ,并非偶然 .有效的工作團(tuán)隊(duì) ,在運(yùn)作和績效上都會(huì)有以下幾個(gè)特質(zhì) . 工作團(tuán)隊(duì)若要發(fā)揮成效 ,其隊(duì)員必須感到可以暢所欲言 ,毫無顧忌講出自己的觀感 ,判斷 ,感受 ,事實(shí)和直覺 ,而不怕尷尬或被人輕視 . 主管以身作則 ,下屬自然敢于發(fā)表意見和 講出彼此的觀感 .意見分歧可視為有建設(shè)性的對(duì)立 ,可以啟發(fā)團(tuán)隊(duì)的活力和創(chuàng)意 . 支持并非表面的安慰與同情 ,而是真心協(xié)助別人 ,不介意提出負(fù)面的意見或所面對(duì)的難題 .即使你不認(rèn)同對(duì)方的所有行為 ,亦可給予支持 .以避免沖突為借口而不給予支持 ,是短視的做法 ,因?yàn)檫@種互不支持的關(guān)系只是建基于虛情假意之上 . 互相信賴需要時(shí)間來培養(yǎng) ,因?yàn)殛?duì)員的默契是靠彼此同甘共苦的經(jīng)歷來建立 .當(dāng)我們說信賴別人 ,意思并不是我們能夠預(yù)知對(duì)方會(huì)做些甚幺 ,而是表示我們可以測度到對(duì)方的意向 .我們信賴對(duì)方 ,就是知道對(duì)方會(huì)以整體利益為重 ,不會(huì) 故意或無意中傷我們 . 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 12 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 支持和信賴是相輔相成的 ,兩者皆是健全的人際關(guān)系的橋梁 .互相信賴的關(guān)系 ,可以是非常脆弱的 ,只要一個(gè)惡意行動(dòng)就可以摧毀彼此的交情 .支持很容易令人感受得到 ,但有些人覺得很難表達(dá) ,因?yàn)樯鐣?huì)傳統(tǒng)令他們羞于公開表達(dá)自己的情感 . 要隊(duì)員在運(yùn)作上互有默契和通力合作 ,一定要明確地劃出各人的工作范圍 ,合作的對(duì)象和應(yīng)該扮演的角色 。同時(shí)亦要定期檢討各人在團(tuán)隊(duì)的工作表現(xiàn) ,這對(duì)于發(fā)展團(tuán)隊(duì)的能力十分重要 . 運(yùn)動(dòng)隊(duì)伍深明檢討的重要性 ,故此每次賽后都用不少時(shí)間討論隊(duì)伍的成敗 ,以便找出如何才能發(fā)揮整體 的長處和補(bǔ)救弱點(diǎn) ,重新分配角色 . 隊(duì)員清楚自己要扮演的角色之后 ,還需要有一個(gè)有效的組織結(jié)構(gòu)來支持 ,才能事半功倍 .一個(gè)有效的結(jié)構(gòu) ,無論對(duì)外及對(duì)內(nèi) ,都明確標(biāo)示出團(tuán)隊(duì)的分工 ,處事的程序等運(yùn)作上的安排 .同時(shí)亦保障隊(duì)員在推展工作時(shí)權(quán)責(zé)相符 ,有助激勵(lì)隊(duì)員努力向前和增強(qiáng)隊(duì)員之間的默契 . 推展工作的第一步 ,就是確立團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo) ,整體有共同的目標(biāo) ,使隊(duì)員有同一工作方向 .進(jìn)而凝聚各隊(duì)員 ,成為一支強(qiáng)而有力的團(tuán)隊(duì) . 團(tuán)隊(duì)與其它部門之間必須保持良好關(guān)系 ,因?yàn)楸舜嗽谌粘＿\(yùn)作中常常需 要互相協(xié)調(diào)工作 .其實(shí)大家都是同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的成員 ,應(yīng)該抱有共同的目標(biāo) .有了共識(shí)之后 ,便不難建立良好的默契 ,自然樂于互相聯(lián)系 ,尋求增加合作和交流的機(jī)會(huì) ,加強(qiáng)彼此的關(guān)系 ,使雙方獲益 . 同一道理 ,在推展工作過程中 ,團(tuán)隊(duì)或要與外界如供貨商及客戶來往 .他們的參予是否積極 ,會(huì)直接影響團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn) 。所以與他們建立良好的關(guān)系是十分重要的 .其實(shí)那亦并不是十分困難 ,因?yàn)樗麄兌寂c團(tuán)隊(duì)有共同目標(biāo) ,就是要把工作做好 ,才算功德完滿 . 團(tuán)隊(duì)在訂明目標(biāo)并確保隊(duì)員都認(rèn)為這些目標(biāo)是重要和可以達(dá)成之后 ,就展開合作 . 但處事手法各有不 同 ,在如何入手 ,或?qū)⑦\(yùn)作重點(diǎn)放在那個(gè)環(huán)節(jié)上 ,產(chǎn)生不同的見解 ,是在所難免的 .在這種情況下 ,有效的工作團(tuán)隊(duì) ,總是能夠?qū)⒉煌钠缫妳R集成為綜合意見 ,涵蓋各種見解的優(yōu)點(diǎn) .積極的對(duì)立可令下屬互相激勵(lì) ,啟發(fā)想象力 ,有利于團(tuán)隊(duì)以更實(shí)事求是的 ,有效地解決問題 . 以上所提 ,都是有關(guān)團(tuán)隊(duì)如何在正常情況下推展工作的安排 .這樣并不足夠 ,團(tuán)隊(duì)還應(yīng)該具備一些處理問題的機(jī)制 .當(dāng)隊(duì)員在工作上遇到問題的時(shí)候 ,他們需要知道怎樣去找支持 ,或因應(yīng)問題的性質(zhì) ,所牽涉的層面及嚴(yán)重性 ,而采取適當(dāng)?shù)拇胧?.例如到那一個(gè)階段便要通知受影響 的隊(duì)員 ,情況達(dá)到那一個(gè)程度 ,便要向主管報(bào)告等 . 另外 ,當(dāng)面對(duì)問題的時(shí)候 ,如果團(tuán)隊(duì)已有一個(gè)大家接受的既定默契 ,例如“以顧客為先”或“少數(shù)服從多數(shù)”等 ,所有隊(duì)員便知道應(yīng)怎樣做 . 組織團(tuán)隊(duì)的目的是匯集各隊(duì)員的能力以完成工作 ,合力的成果應(yīng)當(dāng)比獨(dú)力的成果優(yōu)勝 .群策群力的成效 ,應(yīng)該大于個(gè)人力量的總和 . 很明顯 ,團(tuán)隊(duì)需要隊(duì)員合作 ,亦應(yīng)該使隊(duì)員從中得益 .除實(shí)質(zhì)利益外 ,還應(yīng)該兼顧每 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 13 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 個(gè)人的成長和發(fā)展 ,令隊(duì)員感到值得成為團(tuán)隊(duì)成員 ,對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生歸屬感 .相反 ,缺乏互惠互利的聯(lián)系 .很難令隊(duì)員產(chǎn)生歸屬感 . 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 14 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 一 .“紀(jì)律”淺釋 大家都知道準(zhǔn)時(shí)上班 ,愛護(hù)公物等都是身為員工應(yīng)有的操守 .另外每一個(gè)機(jī)構(gòu)都有一些工作規(guī)則 ,譬如貨倉內(nèi)不準(zhǔn)吸咽 ,出外公干完畢要一星期內(nèi)呈交報(bào)告等 。又如請(qǐng)假要填申請(qǐng)表遞交人事部 ,增加人手要做建議書 ,獲批核后 ,才能招聘等 .以上所提的應(yīng)有操守 ,工作規(guī)則和行政措施 ,就是一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的紀(jì)律 . 二 .員工與紀(jì)律 有些員工認(rèn)為紀(jì)律是一種束縛 ,事事要依規(guī)則去做 ,簡直是困在框框里面 ,大大局限了活動(dòng)空間 .這可說是單從個(gè)人的方便為出發(fā)點(diǎn)去看紀(jì)律 .假如每一個(gè)員工都是我行我素 ,恐怕很快便秩序大亂 .其實(shí) ,紀(jì)律就好象國法和家 規(guī)一樣 ,員工加入公司 ,便有義務(wù)要遵守公司的規(guī)則 .從正面來看 ,紀(jì)律提供規(guī)則 ,指引員工有關(guān)工作上應(yīng)有的行為及處事步驟 .按規(guī)則辦事 ,便不怕出錯(cuò) . 三 .主管與紀(jì)律 身為主管的 ,如果對(duì)紀(jì)律采取放任態(tài)度 ,任由員工自由發(fā)揮的話 ,后果便會(huì)一發(fā)不可收拾 .試想員工因事不能上班 ,他可以不用填表申請(qǐng) ,隨便以電話通知 ,口頭通知 ,或?qū)懕銞l ,如此缺乏正常程序 ,恐怕他自己也會(huì)感到困惑及兒嬉 ,覺得無所適從 ,不知究竟怎樣做才算洽當(dāng) .這樣對(duì)其他員工亦欠交代 ,令工作安排失卻預(yù)算 。而主管推展工作亦變得很困難 . 或者有些主管在執(zhí)行紀(jì)律的時(shí)候 ,用“因時(shí) 制宜”的方法來處理 ,適逢不用趕貨 ,便寬大對(duì)待 ,遇到人手不足 ,則嚴(yán)加處分 .時(shí)寬時(shí)緊的手法 ,容易令員工混淆 ,懷疑有厚此薄彼和產(chǎn)生互不信任的情況 .而主管亦會(huì)失卻員工對(duì)他的尊敬和信任 ,結(jié)果難以扮演領(lǐng)導(dǎo)的角色 .所以身為主管 ,應(yīng)該按機(jī)構(gòu)賦予的職權(quán)著實(shí)執(zhí)行紀(jì)律 . 四 .執(zhí)行紀(jì)律四原則 執(zhí)行紀(jì)律要注意四個(gè)原則 : 要紀(jì)律充份發(fā)揮提供指引的作用 ,就應(yīng)該先將有關(guān)規(guī)則向員工清楚解釋 ,讓他們知道如何去跟從 。否則一句“不知者不罪”便成違例者的最佳借口 .所以不要忽略做預(yù)先警告的工夫 . 所謂“打鐵趁熱” ,執(zhí)行紀(jì)律 ,不容怠慢 ,時(shí)間一過 ,便易丟淡 ,執(zhí)行紀(jì)律的效應(yīng)便大折扣 ,同時(shí)所涉規(guī)則亦會(huì)被視為無關(guān)重要 .當(dāng)員工以為可以得過且過時(shí) ,日后要補(bǔ)救便困難得多了 . 如果規(guī)則言明違者會(huì)被懲罰的話 ,便要依規(guī)定處置 ,不該輕易寬免 ,失卻懲罰應(yīng)有的阻嚇作用 .更可慮的是日后會(huì)被引作先例 ,作討價(jià)還價(jià)之用 ,導(dǎo)致號(hào)令不行 ,影響主管的威信 . 執(zhí)行紀(jì)律 ,要一視同仁 ,才能理直氣壯 .最忌受人事關(guān)系左右 ,沒有秉公辦理 .一旦被指偏私 ,便不能服眾 ,引致紀(jì)律形同虛設(shè) . 五 .導(dǎo)致紀(jì)律出現(xiàn)問題的因素 其實(shí)絕大部份員工都謹(jǐn)守紀(jì)律 ,若有犯規(guī) ,亦 未必一定是他故意做錯(cuò) ,而有可能是由 專業(yè) 效益 誠信 卓越