【導(dǎo)讀】權(quán)”兩種,在這兩個(gè)極端之間,又有兩種較為溫和的方式,就是“咨詢式”和“協(xié)商式”.專權(quán)式主管集大權(quán)于一身,凡事均要過(guò)問(wèn),下屬必須言聽(tīng)計(jì)從,不得異議.咨詢式主管會(huì)先咨詢下屬意見(jiàn),但只會(huì)作為參考,執(zhí)行指示仍由主管本人發(fā)出.協(xié)商式主管凡事均與下屬商量,希望集思廣益,增加成效,在取得共識(shí)后始全力以赴.放權(quán)式主管只提出問(wèn)題,說(shuō)明目標(biāo)和權(quán)限,然后將權(quán)力下放,讓下屬利用所長(zhǎng)完成任務(wù).身為主管,你會(huì)問(wèn):要成為一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)采用那一種方式呢?答案取決于你下屬。的成熟程度,和工作的客觀條件.他是否有能力應(yīng)付危機(jī)和完。前,將工作做妥,交待清楚.是否經(jīng)常提出有建設(shè)性的意見(jiàn)推。當(dāng)知道力有不逮時(shí),會(huì)否向上司表白?才作出決定,因此,預(yù)備工作所需時(shí)間會(huì)更多.成為在機(jī)構(gòu)內(nèi)辦事應(yīng)有的行為和方法.這叫做組織文化.

　　

【正文】 人際關(guān)系的要訣 要建立良好的人際關(guān)系 ,可采用“三心兩意”這個(gè)要訣 .三心即是“知人之心” ,“積極之心” ,“自信之心” ,兩意就是“誠(chéng)懇之意”和“主動(dòng)之意” . 與下屬或同事相處的時(shí)候 ,要多從對(duì)方的處境了解其感受和看法 .我們可以從以下三方面來(lái)入手 : 主管要對(duì)下屬或同事的資料有所了解 .透過(guò)翻閱一些會(huì)議記錄 ,工作檔案及日常觀察 ,主管可以了解各人的個(gè)性及工作能力 . 解別人對(duì)自己的印象 員工或同事對(duì)自己的印象會(huì)直接影響他們對(duì)自己的意見(jiàn)和工作安排等的接受程序 .這除了可在日常談話中 ,從對(duì)方的態(tài)度領(lǐng)會(huì)出來(lái) ,還可詢問(wèn)第三者的意見(jiàn) ,以知一二 . 下屬或同事對(duì)自己的態(tài)度惡劣 ,便要反省是否自己的行為出現(xiàn)問(wèn)題或是否自己的一些舉動(dòng)令人誤會(huì) .若果主管能夠查出對(duì)抗的行為誘因 ,便要平心靜氣 ,對(duì)癥下藥 ,作出應(yīng)變措施 ,糾正自己的行為 ,與人攀談 ,解釋誤會(huì) ,以冰釋前嫌 . 每個(gè)人都非常重視自己的意見(jiàn) ,希望得到別人認(rèn)同 .因此 ,“積極之心”就是鼓勵(lì)主管需要正面地了解別人的 建議 ,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候表達(dá)意見(jiàn) .我們可以從以下四方面入手 : 當(dāng)某人提出建議時(shí) ,他的意見(jiàn)是應(yīng)該受到尊重 .同時(shí) ,其它人應(yīng)從不同角度去分析 ,研究該項(xiàng)建議的利弊 ,然后才因應(yīng)需要作出響應(yīng)或加以發(fā)揮 . ,要表示支持 如果認(rèn)為某一方的建議可行 ,便要適當(dāng)?shù)乇硎局С?,或在其建議之基礎(chǔ)上 ,提 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 20 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 出更多改善的策略 . ,先說(shuō)明原因 假若認(rèn)為某一方的建議并不可行 ,應(yīng)該首先提出反對(duì)原因 ,其后引出例子或資料作為證明 ,有技巧地提示他所忽略了的地方 ,讓他心悅誠(chéng)服 .切忌一開(kāi)始便大肆批評(píng) ,這只會(huì) 惹來(lái)別人反感 . 若果某一方的建議獲得接納 ,其它人都應(yīng)該提出自己可以相應(yīng)配合的行動(dòng) .這除了有助當(dāng)事人感受別人的支持外 ,對(duì)彼此建立良好的關(guān)系 ,便更加容易了 . 有些主管辦事獨(dú)行獨(dú)斷 ,固執(zhí)己見(jiàn) ,不顧下屬感受 。又有一些主管因?yàn)槲茨苷莆展ぷ鞯母[ 門 ,處事進(jìn)退失據(jù) ,令下屬無(wú)所適從 .兩者都是自信心有問(wèn)題 ,導(dǎo)致與下屬關(guān)系惡劣 .改善之法 ,可 參考下列三點(diǎn) : 遇到問(wèn)題時(shí) ,主管應(yīng)該首先與下屬分析事實(shí) ,避免在確定事實(shí)之前 ,因個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)而先入為主 ,固執(zhí)己見(jiàn) ,勉強(qiáng)下屬執(zhí)行命令 . 在了解事實(shí)真相后 ,主管應(yīng)該讓下屬表達(dá)他們的看法 ,及向他們說(shuō)明自己的觀點(diǎn) ,用事實(shí)證明自己的觀點(diǎn)是正確的 ,令下屬心悅誠(chéng)服 . C 以務(wù)實(shí)的方法解決問(wèn)題 主管需要詳細(xì)向下屬指導(dǎo)解決方法的步驟 ,令下屬可以從中學(xué)習(xí)汲取經(jīng)驗(yàn) . 4. 誠(chéng)懇之意 主管待人誠(chéng)懇 ,才可以得到下屬的信任 .所以 ,要表現(xiàn)誠(chéng)意 ,首先須注意以下四點(diǎn) : 身為主管千萬(wàn)不可“講一套 ,做一套” ,要言出必行 .不然 ,便會(huì)令同事及下屬感到無(wú)所適從 ,難以取得他人的信任 . 向下屬表明自己 的目標(biāo) ,與大家交流意見(jiàn) ,爭(zhēng)取下屬認(rèn)同 ,共同努力達(dá)成目標(biāo) . 假如主管犯錯(cuò) ,不妨在眾人面前道歉及承擔(dān)后果 ,然后再領(lǐng)導(dǎo)下屬尋求解決的方法 . 人是感情的動(dòng)物 ,主管不妨與下屬分享個(gè)人的喜悅和焦慮 ,讓下屬體會(huì)自己的感受 ,亦藉此了解下屬的需要 。這有助彼此建立更和洽的關(guān)系 ,日后加強(qiáng)合作 . 5. 主動(dòng)之意 主管是領(lǐng)導(dǎo)者 ,需要帶領(lǐng)屬下員工完成工作 .所以主管必須采取主動(dòng) 。當(dāng)然 ,亦應(yīng)該盡量讓 下屬參政 ,取得他們的共識(shí) . 遇到前景不明朗 ,大家不知如何是好的情況時(shí) ,主管應(yīng)該主 動(dòng)向員工探索原因 ,參詳有關(guān)人等的意見(jiàn) ,與各人共商方向 . 共商方向后 ,主管應(yīng)該帶動(dòng)員工推敲所要承擔(dān)的后果風(fēng)險(xiǎn) ,分析其對(duì)各方面帶來(lái)的影響 ,盡量兼顧各方面的利益 ,才判斷決定是否適合實(shí)行 ,以解決當(dāng)前的問(wèn)題 . 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 21 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 面對(duì)艱巨的問(wèn)題 ,主管應(yīng)以責(zé)無(wú)旁貨的精神去承擔(dān) .另一方面 ,員工在執(zhí)行任務(wù)上遇到難以克服的問(wèn)題 ,主管應(yīng)該拔刀相助 . 四 .改善人際關(guān)系的六個(gè)步驟 主管可以參考以下六個(gè)步驟 ,將以上五個(gè)改善人際關(guān)系的要訣付諸實(shí)行 . 采取任何改善人際關(guān)系的行動(dòng)前 ,主管必須先分析清楚同事的性格 ,以及 他們對(duì)自己的印象 ,進(jìn)行的方法就正如“三心兩意”要訣中之“知人之心” ,這正是知己知彼 ,百戰(zhàn)百勝的道理 . 在分析形勢(shì)后 ,主管可利用一個(gè)合作意愿指數(shù)來(lái)衡量自己與各人的工作關(guān)系 . 合作意愿指數(shù) : 例如某人自己的意見(jiàn)通常不表示立場(chǎng) ,這人的合作意愿指數(shù)是 [3],即 [中立 ]. 改善人際關(guān)系的目標(biāo)是將各人和自己的合作意愿指針推移到 [5]的位置 .但是主管須留意所定的目標(biāo)要合乎現(xiàn)實(shí)情況 ,不能期望 一個(gè)完全反對(duì)自己意見(jiàn)的同事一下子變成完全贊同自己 ,應(yīng)該循序漸進(jìn) ,逐步改變 . 主管可以編制一張清單 ,列明一些“應(yīng)做”和“不應(yīng)做”的行為 ,隨身攜帶 ,方便提醒自己怎樣與人相處 . 改變行為是很困難的 ,所以應(yīng)該經(jīng)常留意反省自己的行為 .利用“應(yīng)做”及“不應(yīng)做”的清單來(lái)警惕自己 ,因而逐步改善自己的人際關(guān)系 . 先以自己的行為入手 ,改善自己給別人的印象 ,從而逐漸在多方面潛而默化地影響別人的想法 ,以至行為 . 經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后 ,主管需要檢討改善人際關(guān)系 的目標(biāo)是否已經(jīng)達(dá)到 .假如仍未達(dá)到目標(biāo) ,便要分析自己實(shí)踐“三心兩意”的要訣是否成功 :自己有沒(méi)有作出錯(cuò)誤的行為 。有沒(méi)有切實(shí)執(zhí)行所訂下的事項(xiàng) 。以及下屬有否完成自己期望的行為 .根據(jù)分析的結(jié)果 ,幫助再次策劃新的改善人際關(guān)系行動(dòng) . 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 22 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 一 .時(shí)間管理淺釋 古人以“一寸光陰一寸金”比喻時(shí)間之寶貴 ,力誡世人應(yīng)該珍惜分秒 ,好好利用不斷流逝的歲月 .此理念 ,至今仍是放之四海皆準(zhǔn) . 在工商業(yè)社會(huì)里 ,身為主管必須有效地利用每天的辦公時(shí)間 ,將計(jì)劃了的事項(xiàng)完成 .而時(shí)間管理其實(shí)多屬自我管理 。主管須要學(xué)習(xí)管理自己 ,按時(shí)把工作完成 ,這可能須要改變個(gè)人的工作習(xí)慣 . 二 .時(shí)間失控的原因 很多主管往往未能如期將手上的工作完成 .導(dǎo)致他們不能有效管理時(shí)間的原因可分以下四類 . 主管身負(fù)重任 ,很多時(shí)都會(huì)同時(shí)有多項(xiàng)任務(wù)要完成 ,而這些任務(wù)又各有不同的困難和完成的期限 .面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的情況 ,主管惟有見(jiàn)步行步 ,而未能事先全盤計(jì)劃如何完成各項(xiàng)任務(wù) .漸漸發(fā)現(xiàn)時(shí)不予我 ,其中一 ,二項(xiàng)的時(shí)限迫在眉睫 .于是匆忙放下手上其它的工作 ,找尋額外資源去完成任務(wù) .這類急就章的處事方法虛耗資源和時(shí)間 . 主管很多時(shí)須要將工作分配給屬下員工處理 ,或與其它部 門配合 ,假如在分配工作時(shí)沒(méi)有把員工組織起來(lái) ,又沒(méi)有與其它部門取得默契 ,則員工在執(zhí)行工作上可能會(huì)出錯(cuò)或彼此產(chǎn)生誤會(huì) ?；蛞蛉狈ζ鞑幕蛟隙鴮?dǎo)致無(wú)法完成工作等情況 ,令主管須花時(shí)間去糾正 . 主管于分配工作給各員工時(shí) ,對(duì)他們的情況不甚了解 ,例如沒(méi)有考慮員工的工作能力 ,工作量及組員間的合作性等 .忽略這些因素可能令員工無(wú)法順利如期完成任務(wù) ,這時(shí)主管須要親自解決或重新分配工作 ,因而花費(fèi)主管和員工的時(shí)間 . 每項(xiàng)任務(wù)都有完成的時(shí)限和要求的標(biāo)準(zhǔn) .若主管在分配工作后沒(méi)有跟進(jìn)員工的進(jìn)度及成效 ,很可能在限期 完結(jié)前兩三天才發(fā)現(xiàn)限期將至 ,而恐怕工作不能如期完成 ,導(dǎo)致要費(fèi)很多時(shí)間急謀對(duì)策 .或者是在工作完成后 ,發(fā)覺(jué)其結(jié)果達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn) ,須要從頭再做 ,平白浪費(fèi)不少時(shí)間 . 三 .有效管理時(shí)間的方法 針對(duì)以上所各漏敝 ,大家不妨參考以下一些有效管理時(shí)間的方法 . 計(jì)劃是有效管理時(shí)間最重要的一環(huán) .沒(méi)有計(jì)劃 ,主管和其下屬的工作便會(huì)缺乏一個(gè)明確目標(biāo) .計(jì)劃的訂定有兩個(gè)重點(diǎn) : 對(duì)一些比較重要的工作 ,主管應(yīng)該明確的定立目標(biāo) .目標(biāo)包括工作完成的時(shí)限及要求的品質(zhì)水平 。同時(shí)須將目標(biāo)記錄下來(lái) .主管亦須要將定立的目標(biāo)知會(huì) 各有關(guān)人等 ,以便取得他們的共識(shí) ,予以支持 ,使目標(biāo)順利達(dá)成 . 主管若要在同一時(shí)限內(nèi) ,完成不同工作的情況下 ,主管便要分析各項(xiàng)工作的重要性和急切性 ,即其成敗所帶來(lái)的后果 ,和目前可資利用的時(shí)間 .以便比較各項(xiàng)工作的緩 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越 第 23 頁(yè) ,共 27 頁(yè) **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 急輕重之后 ,才決定那項(xiàng)工作需要優(yōu)先完成 .主管可以利用以下的矩陣幫助分析 ,將工作依一 ,二 ,三 ,四來(lái)編排次序 . 重要性 時(shí)限 重 輕 急 一 二 緩 三 四 訂立計(jì)劃后 ,主管下一步便要組織資源完成工作 . 主管在作出資源 分配之前 ,應(yīng)該詳細(xì)研究工作任務(wù)的性質(zhì) ,可能出現(xiàn)的問(wèn)題和解決的方法 ,務(wù)求做到第一次處理便正確無(wú)誤 ,減少因?yàn)楣ぷ鞒鲥e(cuò)而需要更正的時(shí)間 . 主管完成工作分析后 ,便要分配工作給員工 .主管須要促進(jìn)組員之間的協(xié)調(diào) ,明確指派每個(gè)員工的任務(wù) ,有關(guān)工作的要求及他們可以使用的器材和資源等 .在分派工作時(shí) ,要確保各員工清楚明白工作的要求及彼此互相合作 . 主管的個(gè)人工作時(shí)間分配亦很重要 .主管須要每天將自己的工作時(shí)間作出適當(dāng)安排 ,盡可能按計(jì)劃進(jìn)行 .主管應(yīng)每天盡量撥出一定的時(shí)間 ,例如避免接聽(tīng)電話或會(huì)晤訪客 ,以便 能處理及集中完成重要的工作 . 此外 ,主管須要學(xué)習(xí)如何適當(dāng)?shù)鼐芙^他人的要求 ,以免于未能完成個(gè)人的工作時(shí) ,便隨意答應(yīng)處理他人的要求 ,浪費(fèi)自己時(shí)間去幫助其它同事 ,這對(duì)雙方都沒(méi)有好處 .拒絕的方法 ,首先是細(xì)心聆聽(tīng)對(duì)方的要求 ,稍作考慮后 ,講出自己的看法 ,認(rèn)為不可行的 ,便要堅(jiān)定及有禮貌地作出拒絕 ,并立刻說(shuō)出理由 ,或提議其它對(duì)方可采行的方法 . 主管須要盡量授權(quán)給員工 ,以減輕自己的工作量 ,讓自己有更多時(shí)間處理重要的任務(wù) . 主管無(wú)論在接受及分配任務(wù)給員工時(shí) ,都必須清楚明白自己或員工有 足夠的權(quán)力去完成任務(wù) 。否則 ,便會(huì)引致只有責(zé)任 ,卻無(wú)實(shí)際權(quán)力去完成任務(wù)的情況 .例如不能向其它部門要求資料或人手幫助 。令執(zhí)行任務(wù)的人員受到制肘 ,無(wú)法完成任務(wù) . 主管很多時(shí)候不愿將自己的工作授權(quán)給下屬處理 .原因包括恐防下屬比自己做得更好 ?；蚝ε孪聦賹⒐ぷ髋靡粓F(tuán)糟 ,以致無(wú)法收拾 。又或是對(duì)下屬?zèng)]有信心 .無(wú)論是什幺原因 ,都會(huì)令主管百務(wù)纏身 ,受時(shí)限所困 .主管應(yīng)該盡量把適當(dāng)?shù)墓ぷ飨路沤o員工 ,騰出寶貴的時(shí)間以發(fā)揮管理效能 . 控制是管理工作必要的一環(huán) ,是主管確保工作能夠如期完成的方法 . 主管接到新 任務(wù)時(shí) ,須確定任務(wù)的完成時(shí)限 .雖然最理想是能將所有工作盡快完成 ,但是主管在要求員工全力以赴之前 ,要肯定所訂下的進(jìn)度是實(shí)際和可以達(dá)到的 。否則員工面 專業(yè) 效益 誠(chéng)信 卓越