【導(dǎo)讀】權(quán)”兩種,在這兩個極端之間,又有兩種較為溫和的方式,就是“咨詢式”和“協(xié)商式”.專權(quán)式主管集大權(quán)于一身,凡事均要過問,下屬必須言聽計(jì)從,不得異議.咨詢式主管會先咨詢下屬意見,但只會作為參考,執(zhí)行指示仍由主管本人發(fā)出.協(xié)商式主管凡事均與下屬商量,希望集思廣益,增加成效,在取得共識后始全力以赴.放權(quán)式主管只提出問題,說明目標(biāo)和權(quán)限,然后將權(quán)力下放,讓下屬利用所長完成任務(wù).身為主管,你會問:要成為一個好的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)采用那一種方式呢?答案取決于你下屬。的成熟程度,和工作的客觀條件.他是否有能力應(yīng)付危機(jī)和完。前,將工作做妥,交待清楚.是否經(jīng)常提出有建設(shè)性的意見推。當(dāng)知道力有不逮時(shí),會否向上司表白?才作出決定,因此,預(yù)備工作所需時(shí)間會更多.成為在機(jī)構(gòu)內(nèi)辦事應(yīng)有的行為和方法.這叫做組織文化.

　　

【正文】 人際關(guān)系的要訣 要建立良好的人際關(guān)系 ,可采用“三心兩意”這個要訣 .三心即是“知人之心” ,“積極之心” ,“自信之心” ,兩意就是“誠懇之意”和“主動之意” . 與下屬或同事相處的時(shí)候 ,要多從對方的處境了解其感受和看法 .我們可以從以下三方面來入手 : 主管要對下屬或同事的資料有所了解 .透過翻閱一些會議記錄 ,工作檔案及日常觀察 ,主管可以了解各人的個性及工作能力 . 解別人對自己的印象 員工或同事對自己的印象會直接影響他們對自己的意見和工作安排等的接受程序 .這除了可在日常談話中 ,從對方的態(tài)度領(lǐng)會出來 ,還可詢問第三者的意見 ,以知一二 . 下屬或同事對自己的態(tài)度惡劣 ,便要反省是否自己的行為出現(xiàn)問題或是否自己的一些舉動令人誤會 .若果主管能夠查出對抗的行為誘因 ,便要平心靜氣 ,對癥下藥 ,作出應(yīng)變措施 ,糾正自己的行為 ,與人攀談 ,解釋誤會 ,以冰釋前嫌 . 每個人都非常重視自己的意見 ,希望得到別人認(rèn)同 .因此 ,“積極之心”就是鼓勵主管需要正面地了解別人的 建議 ,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候表達(dá)意見 .我們可以從以下四方面入手 : 當(dāng)某人提出建議時(shí) ,他的意見是應(yīng)該受到尊重 .同時(shí) ,其它人應(yīng)從不同角度去分析 ,研究該項(xiàng)建議的利弊 ,然后才因應(yīng)需要作出響應(yīng)或加以發(fā)揮 . ,要表示支持 如果認(rèn)為某一方的建議可行 ,便要適當(dāng)?shù)乇硎局С?,或在其建議之基礎(chǔ)上 ,提 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 20 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 出更多改善的策略 . ,先說明原因 假若認(rèn)為某一方的建議并不可行 ,應(yīng)該首先提出反對原因 ,其后引出例子或資料作為證明 ,有技巧地提示他所忽略了的地方 ,讓他心悅誠服 .切忌一開始便大肆批評 ,這只會 惹來別人反感 . 若果某一方的建議獲得接納 ,其它人都應(yīng)該提出自己可以相應(yīng)配合的行動 .這除了有助當(dāng)事人感受別人的支持外 ,對彼此建立良好的關(guān)系 ,便更加容易了 . 有些主管辦事獨(dú)行獨(dú)斷 ,固執(zhí)己見 ,不顧下屬感受 。又有一些主管因?yàn)槲茨苷莆展ぷ鞯母[ 門 ,處事進(jìn)退失據(jù) ,令下屬無所適從 .兩者都是自信心有問題 ,導(dǎo)致與下屬關(guān)系惡劣 .改善之法 ,可 參考下列三點(diǎn) : 遇到問題時(shí) ,主管應(yīng)該首先與下屬分析事實(shí) ,避免在確定事實(shí)之前 ,因個人的經(jīng)驗(yàn)而先入為主 ,固執(zhí)己見 ,勉強(qiáng)下屬執(zhí)行命令 . 在了解事實(shí)真相后 ,主管應(yīng)該讓下屬表達(dá)他們的看法 ,及向他們說明自己的觀點(diǎn) ,用事實(shí)證明自己的觀點(diǎn)是正確的 ,令下屬心悅誠服 . C 以務(wù)實(shí)的方法解決問題 主管需要詳細(xì)向下屬指導(dǎo)解決方法的步驟 ,令下屬可以從中學(xué)習(xí)汲取經(jīng)驗(yàn) . 4. 誠懇之意 主管待人誠懇 ,才可以得到下屬的信任 .所以 ,要表現(xiàn)誠意 ,首先須注意以下四點(diǎn) : 身為主管千萬不可“講一套 ,做一套” ,要言出必行 .不然 ,便會令同事及下屬感到無所適從 ,難以取得他人的信任 . 向下屬表明自己 的目標(biāo) ,與大家交流意見 ,爭取下屬認(rèn)同 ,共同努力達(dá)成目標(biāo) . 假如主管犯錯 ,不妨在眾人面前道歉及承擔(dān)后果 ,然后再領(lǐng)導(dǎo)下屬尋求解決的方法 . 人是感情的動物 ,主管不妨與下屬分享個人的喜悅和焦慮 ,讓下屬體會自己的感受 ,亦藉此了解下屬的需要 。這有助彼此建立更和洽的關(guān)系 ,日后加強(qiáng)合作 . 5. 主動之意 主管是領(lǐng)導(dǎo)者 ,需要帶領(lǐng)屬下員工完成工作 .所以主管必須采取主動 。當(dāng)然 ,亦應(yīng)該盡量讓 下屬參政 ,取得他們的共識 . 遇到前景不明朗 ,大家不知如何是好的情況時(shí) ,主管應(yīng)該主 動向員工探索原因 ,參詳有關(guān)人等的意見 ,與各人共商方向 . 共商方向后 ,主管應(yīng)該帶動員工推敲所要承擔(dān)的后果風(fēng)險(xiǎn) ,分析其對各方面帶來的影響 ,盡量兼顧各方面的利益 ,才判斷決定是否適合實(shí)行 ,以解決當(dāng)前的問題 . 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 21 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 面對艱巨的問題 ,主管應(yīng)以責(zé)無旁貨的精神去承擔(dān) .另一方面 ,員工在執(zhí)行任務(wù)上遇到難以克服的問題 ,主管應(yīng)該拔刀相助 . 四 .改善人際關(guān)系的六個步驟 主管可以參考以下六個步驟 ,將以上五個改善人際關(guān)系的要訣付諸實(shí)行 . 采取任何改善人際關(guān)系的行動前 ,主管必須先分析清楚同事的性格 ,以及 他們對自己的印象 ,進(jìn)行的方法就正如“三心兩意”要訣中之“知人之心” ,這正是知己知彼 ,百戰(zhàn)百勝的道理 . 在分析形勢后 ,主管可利用一個合作意愿指數(shù)來衡量自己與各人的工作關(guān)系 . 合作意愿指數(shù) : 例如某人自己的意見通常不表示立場 ,這人的合作意愿指數(shù)是 [3],即 [中立 ]. 改善人際關(guān)系的目標(biāo)是將各人和自己的合作意愿指針推移到 [5]的位置 .但是主管須留意所定的目標(biāo)要合乎現(xiàn)實(shí)情況 ,不能期望 一個完全反對自己意見的同事一下子變成完全贊同自己 ,應(yīng)該循序漸進(jìn) ,逐步改變 . 主管可以編制一張清單 ,列明一些“應(yīng)做”和“不應(yīng)做”的行為 ,隨身攜帶 ,方便提醒自己怎樣與人相處 . 改變行為是很困難的 ,所以應(yīng)該經(jīng)常留意反省自己的行為 .利用“應(yīng)做”及“不應(yīng)做”的清單來警惕自己 ,因而逐步改善自己的人際關(guān)系 . 先以自己的行為入手 ,改善自己給別人的印象 ,從而逐漸在多方面潛而默化地影響別人的想法 ,以至行為 . 經(jīng)過一段時(shí)間后 ,主管需要檢討改善人際關(guān)系 的目標(biāo)是否已經(jīng)達(dá)到 .假如仍未達(dá)到目標(biāo) ,便要分析自己實(shí)踐“三心兩意”的要訣是否成功 :自己有沒有作出錯誤的行為 。有沒有切實(shí)執(zhí)行所訂下的事項(xiàng) 。以及下屬有否完成自己期望的行為 .根據(jù)分析的結(jié)果 ,幫助再次策劃新的改善人際關(guān)系行動 . 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 22 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 一 .時(shí)間管理淺釋 古人以“一寸光陰一寸金”比喻時(shí)間之寶貴 ,力誡世人應(yīng)該珍惜分秒 ,好好利用不斷流逝的歲月 .此理念 ,至今仍是放之四海皆準(zhǔn) . 在工商業(yè)社會里 ,身為主管必須有效地利用每天的辦公時(shí)間 ,將計(jì)劃了的事項(xiàng)完成 .而時(shí)間管理其實(shí)多屬自我管理 。主管須要學(xué)習(xí)管理自己 ,按時(shí)把工作完成 ,這可能須要改變個人的工作習(xí)慣 . 二 .時(shí)間失控的原因 很多主管往往未能如期將手上的工作完成 .導(dǎo)致他們不能有效管理時(shí)間的原因可分以下四類 . 主管身負(fù)重任 ,很多時(shí)都會同時(shí)有多項(xiàng)任務(wù)要完成 ,而這些任務(wù)又各有不同的困難和完成的期限 .面對錯綜復(fù)雜的情況 ,主管惟有見步行步 ,而未能事先全盤計(jì)劃如何完成各項(xiàng)任務(wù) .漸漸發(fā)現(xiàn)時(shí)不予我 ,其中一 ,二項(xiàng)的時(shí)限迫在眉睫 .于是匆忙放下手上其它的工作 ,找尋額外資源去完成任務(wù) .這類急就章的處事方法虛耗資源和時(shí)間 . 主管很多時(shí)須要將工作分配給屬下員工處理 ,或與其它部 門配合 ,假如在分配工作時(shí)沒有把員工組織起來 ,又沒有與其它部門取得默契 ,則員工在執(zhí)行工作上可能會出錯或彼此產(chǎn)生誤會 。或因缺乏器材或原料而導(dǎo)致無法完成工作等情況 ,令主管須花時(shí)間去糾正 . 主管于分配工作給各員工時(shí) ,對他們的情況不甚了解 ,例如沒有考慮員工的工作能力 ,工作量及組員間的合作性等 .忽略這些因素可能令員工無法順利如期完成任務(wù) ,這時(shí)主管須要親自解決或重新分配工作 ,因而花費(fèi)主管和員工的時(shí)間 . 每項(xiàng)任務(wù)都有完成的時(shí)限和要求的標(biāo)準(zhǔn) .若主管在分配工作后沒有跟進(jìn)員工的進(jìn)度及成效 ,很可能在限期 完結(jié)前兩三天才發(fā)現(xiàn)限期將至 ,而恐怕工作不能如期完成 ,導(dǎo)致要費(fèi)很多時(shí)間急謀對策 .或者是在工作完成后 ,發(fā)覺其結(jié)果達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn) ,須要從頭再做 ,平白浪費(fèi)不少時(shí)間 . 三 .有效管理時(shí)間的方法 針對以上所各漏敝 ,大家不妨參考以下一些有效管理時(shí)間的方法 . 計(jì)劃是有效管理時(shí)間最重要的一環(huán) .沒有計(jì)劃 ,主管和其下屬的工作便會缺乏一個明確目標(biāo) .計(jì)劃的訂定有兩個重點(diǎn) : 對一些比較重要的工作 ,主管應(yīng)該明確的定立目標(biāo) .目標(biāo)包括工作完成的時(shí)限及要求的品質(zhì)水平 。同時(shí)須將目標(biāo)記錄下來 .主管亦須要將定立的目標(biāo)知會 各有關(guān)人等 ,以便取得他們的共識 ,予以支持 ,使目標(biāo)順利達(dá)成 . 主管若要在同一時(shí)限內(nèi) ,完成不同工作的情況下 ,主管便要分析各項(xiàng)工作的重要性和急切性 ,即其成敗所帶來的后果 ,和目前可資利用的時(shí)間 .以便比較各項(xiàng)工作的緩 專業(yè) 效益 誠信 卓越 第 23 頁 ,共 27 頁 **********督導(dǎo)管理系列課程 ********** 急輕重之后 ,才決定那項(xiàng)工作需要優(yōu)先完成 .主管可以利用以下的矩陣幫助分析 ,將工作依一 ,二 ,三 ,四來編排次序 . 重要性 時(shí)限 重 輕 急 一 二 緩 三 四 訂立計(jì)劃后 ,主管下一步便要組織資源完成工作 . 主管在作出資源 分配之前 ,應(yīng)該詳細(xì)研究工作任務(wù)的性質(zhì) ,可能出現(xiàn)的問題和解決的方法 ,務(wù)求做到第一次處理便正確無誤 ,減少因?yàn)楣ぷ鞒鲥e而需要更正的時(shí)間 . 主管完成工作分析后 ,便要分配工作給員工 .主管須要促進(jìn)組員之間的協(xié)調(diào) ,明確指派每個員工的任務(wù) ,有關(guān)工作的要求及他們可以使用的器材和資源等 .在分派工作時(shí) ,要確保各員工清楚明白工作的要求及彼此互相合作 . 主管的個人工作時(shí)間分配亦很重要 .主管須要每天將自己的工作時(shí)間作出適當(dāng)安排 ,盡可能按計(jì)劃進(jìn)行 .主管應(yīng)每天盡量撥出一定的時(shí)間 ,例如避免接聽電話或會晤訪客 ,以便 能處理及集中完成重要的工作 . 此外 ,主管須要學(xué)習(xí)如何適當(dāng)?shù)鼐芙^他人的要求 ,以免于未能完成個人的工作時(shí) ,便隨意答應(yīng)處理他人的要求 ,浪費(fèi)自己時(shí)間去幫助其它同事 ,這對雙方都沒有好處 .拒絕的方法 ,首先是細(xì)心聆聽對方的要求 ,稍作考慮后 ,講出自己的看法 ,認(rèn)為不可行的 ,便要堅(jiān)定及有禮貌地作出拒絕 ,并立刻說出理由 ,或提議其它對方可采行的方法 . 主管須要盡量授權(quán)給員工 ,以減輕自己的工作量 ,讓自己有更多時(shí)間處理重要的任務(wù) . 主管無論在接受及分配任務(wù)給員工時(shí) ,都必須清楚明白自己或員工有 足夠的權(quán)力去完成任務(wù) 。否則 ,便會引致只有責(zé)任 ,卻無實(shí)際權(quán)力去完成任務(wù)的情況 .例如不能向其它部門要求資料或人手幫助 。令執(zhí)行任務(wù)的人員受到制肘 ,無法完成任務(wù) . 主管很多時(shí)候不愿將自己的工作授權(quán)給下屬處理 .原因包括恐防下屬比自己做得更好 ?；蚝ε孪聦賹⒐ぷ髋靡粓F(tuán)糟 ,以致無法收拾 。又或是對下屬沒有信心 .無論是什幺原因 ,都會令主管百務(wù)纏身 ,受時(shí)限所困 .主管應(yīng)該盡量把適當(dāng)?shù)墓ぷ飨路沤o員工 ,騰出寶貴的時(shí)間以發(fā)揮管理效能 . 控制是管理工作必要的一環(huán) ,是主管確保工作能夠如期完成的方法 . 主管接到新 任務(wù)時(shí) ,須確定任務(wù)的完成時(shí)限 .雖然最理想是能將所有工作盡快完成 ,但是主管在要求員工全力以赴之前 ,要肯定所訂下的進(jìn)度是實(shí)際和可以達(dá)到的 。否則員工面 專業(yè) 效益 誠信 卓越