【文章內(nèi)容簡介】 時也要讓部屬了解主管在分配任務(wù)時，對部屬有何期待。唯有將雙方的認知差距縮短到最小時，整個組織在動作時， 才能真正達到預定的目標。 王志明的 工作是線路板的設(shè)計，他認為自己對公司最大的貢獻就 是他能夠在極短的時間內(nèi)設(shè)計出一個很好的線路圖，但是因為公 司新增了一批較沒有經(jīng)驗的設(shè)計師，設(shè)計部的李經(jīng)理希望這些設(shè) 計師能夠早一點獨當一面，因此就交待王志明每天要撥 3小時的 時間來教這一批新的設(shè)計師。 從李經(jīng)理的角度來看，是希望借重王志明的經(jīng)驗來替公司培育人 才，但是如果王志明認為上課會占掉他設(shè)計新的線路圖的時間， 同時講課也不是他的專長，可能反而會使原本工作得起勁的王 志 明，失去對工作的熱忱，進而影響到原來的工作。 像這種情形，就是李經(jīng)理對部屬的「任務(wù)期待」與王志明「接受 任務(wù)的心態(tài)」不一致，因此造成了無謂的損失。 案例說明 (五 ).要授權(quán) 在工作上的成就感，并不是完全由工作的成 果而來的，其實大部份的成就感是來自于完 成這個工作。因為 部屬不會只以完成上司所 交待的任務(wù)為滿足，他更希望在執(zhí)行這個任 務(wù)時，能夠有讓他自由發(fā)揮創(chuàng)意的天空，使 他能肯定自我的能力 ，使他有獨立裁決的權(quán) 限，這就是在人性上很重要的一個特性 ── 「自我支配?！? 因此，主管在分配任務(wù)時，不只是交待部屬 要做什么，同時也應(yīng)該要把他在執(zhí)行任務(wù)時 所需要的權(quán)限交給他。 案例說明 王主任請李大年向大全家俱公司訂購一批新的辦公 桌椅，由于這個牽涉到價錢、品質(zhì)、送貨期等等因 素，王主任就同時把李大年可以做決定的幅度告訴 他，比如說「品質(zhì)是第一優(yōu)先，其次是價錢，最后 是送貨期，只要品質(zhì)合乎我們采購的要求與水準， 一套桌椅的價錢不超過 9500元，其余的你可以自行 決定?！巩斖踔魅伟牙畲竽晁尚惺沟臋?quán)力限制交 待清楚后，李大年就可依此權(quán)限 來和大全公司談判出最好的條件。 所謂權(quán)限，指的是一個可以自由活用自己想 法的范圍，也就是部屬可以自由裁決的幅度 。對主管而言， 授權(quán)的目的是在「控制任務(wù) 的結(jié)果」，而不是「控制部屬的行為」 。主 管對部屬的授權(quán)，代表主管對部屬的信任。 部屬若能在上司所授予的權(quán)限之內(nèi)成功地完 成任務(wù)，不但能看出部屬個人的工作能力， 更可以看了部屬的工作動機與熱忱。 (六 ).組織工作的檢討 組織是企業(yè)分工后的結(jié)果，將工作組織化的目的 就是要讓每位員工有理想的工作效率，同時也要 讓每位員工了解自己的責任與權(quán)責，刺激他們達 成目標的意識。繪制工作組織圖不但可以分析組 織的現(xiàn)況，還可藉此調(diào)整不恰當?shù)娜藛T與任務(wù)分 配。因此要檢討現(xiàn)有的組織是否符合需要，我們 就必須先由目前的組織開始分析起。分析的方法 有二種， 由上而下的分析 由下而上的分析 ▲ 由下而上 由下而上的分析是以課為分析單位 ，將現(xiàn)有 的各種分工與業(yè)務(wù)執(zhí)行結(jié)果列出來，然后與 該課的組織目標相比較，找出中間差距原因 ▲ 由上而下 由上而下的分析是以部門為單位 ，也就是以 該部門的目標為主，由部門目標開始分析該 部門應(yīng)當有什么樣的業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)應(yīng)該有 那些工作細目，各面工作的標準與要求是什 么。當我們將這些要求分析出來以后，再與 現(xiàn)有的組織分工情形相對照，就可看出其差 異，謀出解決之道了。 不論我們用那一種方法分析，我們可以用這些 問題，來作為檢討的依據(jù) ● 各項工作是否已經(jīng)制定工作標準或標準作業(yè)手冊？ ● 執(zhí)行任務(wù)人員的經(jīng)歷、能力、意愿是否符合工作的 要求？ ● 主管的「任務(wù)期待」與部屬的「接受任務(wù)心態(tài)」是 否吻合？ ● 有無充份授權(quán)給部屬？獲得上司的充份授權(quán)？ ● 其他部門是否認識并尊重本部門的任務(wù)？ ● 是否能活用幕僚？ ● 各部門經(jīng)營目標是否能配合 外在環(huán)境改變而有所因應(yīng)？ (七 ).工作管理自我檢討表 【管理體檢站一】 組織的 4個原則中，「授權(quán)」這一項通常 最不容易做得好。授權(quán)如果缺乏適當?shù)? 控制，那么就會使整個單位沒有紀律， 但是如果授權(quán)不足，部屬們又會覺得「 英雄無用武之地」，造成缺乏任務(wù)意識 的后果。您自認是一個已經(jīng)懂得掌握授 權(quán)的個中三昧的主管嗎？不妨用下面這 個衡量表試試看，請在最適合您現(xiàn)況的 每一項敘述下打勾。 ◆◆◆授權(quán)行為衡量自我檢討表◆◆◆ 項 目 非常 同意 同意 普通 不同 意 非常不 同意 我授了很多權(quán)，但是我授權(quán)出去的工作，似乎從不依照我要求的方法去做 我覺得沒有時間來做適當?shù)氖跈?quán) 我暗中檢查部屬的工作，不讓他們知道，這樣我才能在他們制造過多問題之前，予以適當修正 我把整個工作都授權(quán)出去，使部屬在沒有我參與之下完成工作，然后我才審查最終結(jié)果 當我已經(jīng)清楚的指示該如何做，但部屬卻做不好，我會感到困擾 我覺得部屬們達不到對我所要求的水準，因此我授權(quán)出去的工作不曾做得和我一樣好 我授權(quán)很多，但是我覺得我可以把工作做得比那位被授權(quán)者更好 我授權(quán)很多，但是假如被授權(quán)者沒把工作做好，我將受到上司嚴厲的批評 項 目 非常 同意 同意 普通 不同 意 非常不 同意 假如我把事情授權(quán)出去，那么我的工作就不會這么有趣了 當我授權(quán)的時候，我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)其結(jié)果都是我把工作重做一遍 我真正發(fā)現(xiàn)到授權(quán)能節(jié)省我的時間 我很想多授權(quán)，但無法如此，因為我的部屬缺乏必備的經(jīng)驗 我覺得一旦授權(quán)，即會失去控制權(quán) 我希望能授權(quán)更多，但我是完美主義者 我的工作時數(shù)比我應(yīng)該做的還要長 我把例行性的工作授權(quán)給部屬去做，但是我必須把非例行工作留給自己 我的上司希望我注意工作上所有的細節(jié) 肆 . 管理與基準 (一 ).基準無法執(zhí)行的原因 ▲ 內(nèi)外變化沒有作對應(yīng) 忽視基準也沒有懲罰 ▲ 銷售 生產(chǎn) 業(yè)務(wù)等系統(tǒng)變化沒有作對應(yīng) 教育不徹底 ▲ 設(shè)備 器材 工程等的變化沒有作對應(yīng) 沒有重新評估 ▲ 與社會一般概念 習慣不符 未指定修訂負責人 ▲ 修訂程序困難 忽視個別差異，設(shè)備性能差異 ▲ 用語 文章難懂 基準與基準之間，缺乏整合性 ▲ 技能 技術(shù) 設(shè)備 器材工程不安定 單憑個人擬定基準 ▲ 上司本身不遵守 基準整體缺乏能率，不合理 ▲ 方針 計劃經(jīng)常改變 多余的品質(zhì)基準 ▲ 忽視人性，人體工學 不符合顧客需求 ▲ 內(nèi)容不具體 強人所難的基準 (二 ). 使部屬有意愿與責任感執(zhí)行基準的條件 ▲ 讓部屬參與基準的訂定 充分教育訓練 ▲ 決定基準修訂負責人 讓執(zhí)行者熟練分析法，改善技法 ▲ 賦予執(zhí)行者修訂的責任 采嚴格遵守基準的態(tài)度 ▲ 采行查核表，手冊化 使充分了解基準的必要性 ▲ 簡單化 配合狀況變化，改變基準 ▲ 文辭易懂 必要時，廢棄基準 小故事大道理 從前在某個縣城中住了二個寡婦，住在東村的寡婦姓張，住在 西村的寡婦姓柯，兩位寡婦都以養(yǎng)雞為生。有一天，張寡婦喂 雞時想到 :「我現(xiàn)在的雞一天生一個蛋，如果能讓每只雞吃胖一點，每天生二個蛋，我可就發(fā)財了！」于是張寡婦開始增加喂雞的飼料。沒想到過了一陣子，每只雞卻隔兩天才生一個蛋。張寡婦以為是剛開始改變食量，母雞們可能不習慣，所以就繼續(xù)增加飼料，沒想到隔了二個星期，這些連母雞一個蛋也生不出來了。西村的柯寡婦也希望她的雞能多生幾個蛋，于是每天在暗中觀察雞的生活習慣。她發(fā)現(xiàn)每只雞都是在天剛亮時起來，非常有規(guī)律，似乎與日出日落有關(guān)系。她把雞棚全用黑布罩起來，不讓外界的光線透進來，然后她又在雞棚中擺了個大燈泡。每天早、晚把燈各開一次，每次打開后就把燈泡由棚內(nèi)的右邊慢慢移到左邊，然后關(guān)掉。這些母雞們由于看不到外界的太陽，誤以為大燈泡就是太陽。只要電燈一打開，它們以為是天亮了，就生一個蛋，這些母雞們就變成一天生二個蛋。 你認為柯寡婦成功的原因與張寡婦失敗的原因在哪里呢 壹 . 認識問題 (一 ). 問題的分類 ▲ 第 1類 : 問題絕大部分來自內(nèi)部 , 且具有高度 控制特性 ▲ 第 2類 : 問題來自內(nèi)外兩部分 , 若要解決必須 與另外組織配合 ▲ 第 3類 : 問題來自外部 , 幾乎無內(nèi)部因素存在 一 .問題來源 第二冊 : 問題分析與決策 二 .問題分類 ▲ 救火