整理整頓細化目視化管理方法(編輯修改稿)
2025-03-22 15:42 本頁面
【文章內容簡介】 ； 私人用品應置于抽屜的下層； 標識明確：辦公用品、常用資料、私人物品 不可出現(xiàn)“雜物”標識 清理不要物； 各文件、物品必須分層、分類管理 標準類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī) 范、參考資料、事務管理類、品質管理類、生產 計劃類、報告類、人事管理、檔案類、工藝文 件、國家標準、空白表格 …… 各文件柜、架內物品都必須按輕重決定置于哪 層。一般輕的物品、文件放上層，重的放下層， 各文件柜、架內物品都必須按使用的頻率決定置 于哪層？一般為使用頻率高的置于中間拿取方便 的位置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次； 標識明確； 定期清掃，保持干凈無塵。 柜架管理 文件柜分類標識 清理過期的資料； 每冊資料都需要有明確的標識； ①資料名稱 ②定位標識 ③管理者標識 每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處； 保持資料干凈整齊。 資料 \物品歸位 文件資料清理的要點 ?首先明確本部門的文件資料類型，避免盲目進行文件清理歸類，導致歸類不清晰； ?按照類型清理所有資料文件； ?本部門發(fā)出的文件可以按照類型進行歸類整理存檔； ?從其它部門接受的文件，有效期過后，在本部門只保存接受臺帳（在接受時就做記錄），如果以后需要查閱，根據(jù)臺帳到發(fā)出部門借閱。 ?要避免一份文件在各部門都有存檔管理（既消耗空間、又要花時間管理）。 電腦文件 5S 建立電腦文件目錄文檔 個人文件與公司文件區(qū)分放置，并標識清楚個人文件不做要求 公司文件要進行文件分類并標識清楚（思路見后） 公司文件加密與不加密的文件要用標識區(qū)分清楚 C盤 我的文檔 私人文件 *****文件 品質文件 培訓文件 JIT文件 *****文件 效率文件 電腦文件分類 （例）： 工廠 JIT文件分類實例 空白表單管理 部門內有多種表格時，需分類管理； 為了方便查找，建議用不同顏色分開； 為了防止急用時沒有的現(xiàn)象，建議有復印提示 定期清理不用、過期的表格。 案例練習 抽屜里放著《生產日報》空白表格一疊，每天各班定時來這里取空表做生產日報。有一天，張三取走了最后一張表格，心理暗自慶幸自己運氣好 …… 第二天，張三象往常一樣，來取空白表格，拉開抽屜，發(fā)現(xiàn)表格沒有了，開始四處尋找 …… 思考：你會怎么樣解決這種問題？ 代表各種表單， 自主管理表單 采用不同顏色代表各種表單，用提示方法來自主管理表單 清理不要物； 可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、 筆筒、臺歷、茶杯，并要求定位； 工作時可有需處理的文件資料等置于桌面，但 人長時間（ ）離開時，文件、資料必須 歸位； 桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中” 保持桌面清潔 桌面狀態(tài) 清理不要物（包括私人鞋物）； 文件資料 /產品等不可直接置于桌底； 離開座位時，椅子要推近桌子； 保持地面干凈。 桌底狀態(tài) 不要物的清理 辦公用品、文件資料、私人用
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