【文章內容簡介】 風險 )三項培訓。 ? 供應商考核：必須完成業(yè)務持續(xù)發(fā)展計劃培訓，類似SA8000，確保供應商所供應的產品，皆符合社會責任標準的要求。 ? 所有后臺支持須參加 SAP操作和關鍵業(yè)務流程培訓。 其他每年必須參加的制度培訓有 ? 商業(yè)行為守則培訓 ? 信息安全制度培訓 ? 文檔管理制度培訓 ? 內部風險控制培訓 常用工作流程 常用流程分類 ? SOP (Standard Operation Process)，標準作業(yè)程序。這是必須遵守的規(guī)程，違反 SOP的嚴重性和盜竊公司資產相同。 ? CBA (Current Best Approach)，目前最佳實踐方案。 CBA還沒有優(yōu)化到滿意的程度，所以不能作為 SOP固化。各部門可以在其他 CBA的基礎上開發(fā)自己個性的 CBA，經上級審批后作為工作依據。 ? 其他流程，各部門可以根據新的需要和相關部門協(xié)商新流程，但基本都會作為 CBA審批發(fā)放。 日常采購工作原則 2023 ?? ?? ?? ?注重長期、整體價值 ?BTV: Best Total Value, 最優(yōu)總價值 ?提高客戶品牌好感度 ?提高產品質量、售后服務水平 ?合理價格及成本優(yōu)化機制 ?提高效率、降低管理成本 品牌價值 管理成本 和效率 BTV 價格 質量及 服務 日常采購工作原則 ?統(tǒng)一分級授權 – 規(guī)定了每個級別可以做決定的：合同期限、金額、預付款數量、付款期、對標準合同條款的修改權限。 – 對授權多少的把握，可以平衡管控粒度和工作效律。過去四年寶潔已經兩次調整分級授權權限表以反映業(yè)務變化。 例 如：采購經理的權限是 2年而且總金額 500萬美金的合同。他可能負責玉蘭油加工廠，年金額非常大，且因為質量標準高、產品多，輕易不會轉換供應商。所以他與供應商達成的合同很容易超出 2年或者 500萬美元的限制。 這樣他的決定就必須得到具備相應權限的人 (比如上級經理或上上寄 )批準，也需要讓具備批準權限的人親自簽署合同。 日常采購工作原則 ?客戶確認、上級審批 – 即使在上述授權范圍內的決策，也需要先和內部客戶達成一致，然后取得自己和客戶的上級經理審批。 – 審批者負責檢查具體的邏輯、數據計算、信息真實性，所以雖然不是第一經辦人，但經常需要了解下屬詳細得工作進展。 例如一個采購決定續(xù)簽一份護法用品和沐浴露的生產合同，就需要先和這兩個部門計劃經理先達成一致，然后提請自己的上級、兩個部門計劃經理的上級批準。 日常采購工作原則 ? 關鍵職能隔離 –比如，采購確定價格，訂貨數量由計劃部決定，實際收到數量由倉庫確認，發(fā)票由付款組(外包給 IBM)校驗并輸入系統(tǒng)，所有信息無誤則到了約定的付款期系統(tǒng)自動轉帳付款。 –即使在采購內部，對外負責談判價格的是采購經理，但必須由采購助理將價格輸入系統(tǒng)。輸入后的任何更改，會每月匯總到上級經理審批。 日常價格和成本管理 ? 采購需要管理兩個價格： – SAP系統(tǒng)中的真實采購價格。一旦價格、付款期被輸入系統(tǒng)或者更新，之后所有工廠、計劃員發(fā)給的供應商的訂單都會自動采用新價格。財務也會得到系統(tǒng)自動計算的付款計劃。 – 財務系統(tǒng)中的價格預測。每年采購需要預測下一年度各材料的變化趨勢，計劃會提交需求量預測。財務會據此編制預算，并且每個季度更新。 ? 采購會每年制定成本節(jié)約計劃，比如材料替換、更換供應商、改進生產流程等，并且協(xié)調其他職能部門共同實施。 新項目開發(fā)和報價 新項目開發(fā)流程成為數個階段。每個階段能夠獲取的信息是逐步明朗的，也會跟據各部門的反饋淘汰沒有競爭力的項目。 初期由市場部和研發(fā)部提出新項目計劃，以及對原材料、包裝、生產的大致要求。采購進行簡單的詢價，或者根據經驗給出價格，作為項目盈利能力分析的依據。 在研發(fā)基本定型時，采購需要根據設計更新報價，這一版本一般允許 10－ 15％的差異。 設計定型后采購須提供最終確定價格。 跨采購池成本管理 ? 對于已經有的產品， 由于所有外購產品、服務的價格都已經輸入SAP，所以系統(tǒng)可以自動計算產品成本、現(xiàn)金流量。 ? 對于新產品，有些材料是已經在購買的 (大部分化學原料 )，系統(tǒng)可以自動獲取價格。 ? 全新的供應商或者全新設計的材料需要新報價，主要是包裝材料和加工服務。新產品計劃員會收集技術要求和數量，發(fā)給各個采購經理，統(tǒng)計匯總每一項的價格。 ? 日常管理中，采購也會為每個業(yè)務組織制定一個單線聯(lián)系人，負責代表不同采購池參加例行會議，掌握業(yè)務動態(tài)，在采購內部分配工作。 新項目如何進行跨采購池成本管理 每當新項目建立時，會有一位新項目計劃經理(Initiative Planner)統(tǒng)籌項目人員、進度、成本等。一個新項目計劃經理通常需要同時管理 5－ 6個新產品上市項目。 他會從各部門收集配方、包裝、數量等需求，包括需要外購的材料和服務。有些材料已經在采購， SAP系統(tǒng)中有現(xiàn)成的價格，根據材料編碼可以直接查詢。 對于沒有現(xiàn)成價格的材料，如果數量較少，他會直接聯(lián)系幾位采購經理；如果較多或者不清楚誰負責購買，他可以聯(lián)系本部門的采購協(xié)調人。