【文章內(nèi)容簡介】 參加會議代表人數(shù)的兒倍甚至十幾倍。對于千人以上的會議，征文通知書的印數(shù)都在上萬份為了減少郵寄費用，征文通知書要盡量減少重量，大都采用簡易折頁形式，長為 20厘米，寬為 9厘米，一般有 3折或 4折兩種形式，頁碼視內(nèi)容而定論文征集通知書均由封面、主頁和表格三部分內(nèi)容組成 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 （一）征文通知書的封面 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 （二）征文通知書的主頁 主頁主要應(yīng)包含以下內(nèi)容： 1．大會主席的邀請信 為節(jié)約篇幅，邀請信不要超過一頁，邀請信的右上角可以附有主席的照片，有的會議還有主席的親筆簽字。 2．組織機構(gòu) 應(yīng)將下列人員在征文通知書中列出：大會主席、副主席；組織委員會主席、副主席和成員；程序委員會主席、副主席和成員；秘書長、副秘書長和司庫。如果是國際會議，按國際慣例，所有會議書面文件所涉及的人員只列出他們的姓名和國籍即可。英文姓名的表示有所不同，特別是中國人姓名的英文表示。如果是國際組織的系列性會議，應(yīng)參照上幾屆的寫法。若是我國機構(gòu)主辦的國際會議，一般可參照《中國日報》的寫法。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 3．學術(shù)題目 包括會議主題和議題兩部分內(nèi)容。 4．征文要求 主要包括：對論文的字數(shù)限制；論文的格式要求；提交論文的截止日期和論文的寄送地址和收件人，并附有論文格式紙。 5．會議初步日程 可在通知書中給出初步的會議日程，應(yīng)包括現(xiàn)場報到的日期、開幕式和大會特邀演講的日期、大型活動的時間安排，例如招待會、宴會等活動以及閉幕式的日期，給那些想?yún)⒓訒h的人士一個初步的時間印象。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 6. 初步旅游線路 會議組織者可在會前、會間和會后均安排一些旅游路線。路線可適當多安排幾條，以便會議代表有更大的選擇余地。旅游路線只涉及將要參觀訪問的城市和大約的天數(shù)即可，不用介紹得特別詳細。為增加對代表的吸引力和提高效率，會議組織者可將專業(yè)參觀和旅游結(jié)合起來安排。 聯(lián)系人姓名、通訊地址、郵編、傳真、電話和電子信箱、網(wǎng)址。 要將會議的重要日期列出，使代表對會議的籌備進程有個整體的了解。一般應(yīng)包括下列重要日期：論文投稿的截止日期；發(fā)放論文接受函的日期；注冊通知書的發(fā)放日期和預(yù)先注冊、住宿預(yù)定的截止日期。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 （三）表格 征文通知書的第三部分是各種表格，常用的有論文摘要表、會議反饋表。 1．論文摘要表（ abstract form) 論文摘要表包括以下主要內(nèi)容：作者的姓名、頭銜、工作單位、通訊地址、其他聯(lián)系方法（主要是傳真和電子信箱），論文題目，論文所屬的專業(yè)議題，作者希望論文發(fā)表形式是口頭演講還是張貼演講，口頭演講的作者要求使用的設(shè)備，包括多媒體投影儀、光學投影儀、幻燈機和錄像機等， 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 （三）表格 征文通知書的第三部分是各種表格，常用的有論文摘要表、會議反饋表。 2. 反饋表（ reply form) 會議代表還要求填寫會議反饋表，以便使會議組織者能對會議的其他信息有個宏觀的了解，如可能有多少陪同人員參加會議，可能有多少代表參加旅游活動等。有些會議代表并不提交論文，但也希望參加會議。對于這部分代表可以僅填寫會議反饋表交給秘書處。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 （四）征文通知書的印刷 目前絕大多數(shù)會議還要將征文通知書制作成文字材料，向潛在的參會人員郵寄。主要原因一是征文通知書的發(fā)放是宣傳推廣會議的最重要和最直接的手段，潛在的會議代表接到印刷精美的會議文件，會給他們留下美好的印象，容易促使他們下決心參加會議，特別是還有相當一些年齡比較大的專家學者，還習慣閱讀印刷品；其二是征文通知書的體積小、重量輕，印刷和郵寄費都不會太貴；其三是大多數(shù)的與會代表要從征文通知書上了解到會議網(wǎng)頁，才有可能今后通過會議網(wǎng)站獲取會議信息。 封面 至少 要包括 6項內(nèi)容 : ?會名的全稱 ?會名的縮寫 ?會議舉辦時間 ?會議地點 ?“ 第二次會議通知及論 文征集 ” 字樣。 ?會徽和舉辦機構(gòu)的名稱 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 編輯印刷征文通知書 但目前會議征文通知書也有很大的改進，許多會議都不再給代表郵寄論文稿紙和論文作者須知，而將這部分內(nèi)容放到會議網(wǎng)頁上，供代表下載使用。為保持會議的形象和檔次，征文通知書都設(shè)計得非常精美，配有多幅彩色圖片或圖案，并使用銅版紙彩色印刷。為保持會議文件的連續(xù)性，也為了節(jié)約設(shè)計成本，征文通知書的版式還會在以后的各輪通知書中繼續(xù)使用。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 征文通知書與第二輪通知一起發(fā)放，它是第二輪通知的中心內(nèi)容。征文通知書的發(fā)放是宣傳推廣會議的最重要和最直接的手段。通過對會議進行的數(shù)理統(tǒng)計，將來實際參加會議的代表人數(shù)通常是征文通知書發(fā)放份數(shù)的 1/10左右，系列性會議的比例會高一些，而普通會議有時還會遠遠低于這個比例。目前絕大多數(shù)國際會議和國內(nèi)會議仍采用傳統(tǒng)郵寄方式，將一封一封的征文通知書直接郵寄到會議代表的手中，經(jīng)過多次會議的檢驗，這種方式至今仍是最有效的方法。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 （一）搜集名單的幾種方式 1．向會議主辦機構(gòu)索取 會議主辦機構(gòu)，如社團的秘書處等。舉辦國際組織的國際會議．最簡單的方法是向國際組織索取。一般它會將前幾屆的代表通信錄（ naming list）提交給會議組織者。中華口腔醫(yī)學會在 2023年舉辦第 7屆世界預(yù)防口腔大會的名單就是世界牙科預(yù)防協(xié)會提供的，存儲名單的數(shù)據(jù)庫也是用美國微軟公司的數(shù)據(jù)庫軟件Microsoft Access制作的，和目前我國大量使用的數(shù)據(jù)庫相同，給會議組織者使用帶來了極大的方便。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 （一）搜集名單的幾種方式 2．搜集相類似會議的代表名錄 會議組織者也可向同類的其他會議的組織者索取參加該會的代表名單，或者從其他會議的論文集中去尋找論文作者和他們的有關(guān)信息。中國抗癌學會在 2023年舉辦第 1屆亞太地區(qū)腫瘤生物學會議時的名單就是這樣搜集的。在幾大本厚厚的論文集中摘出作者的有關(guān)郵寄信息、形成郵寄名單，其工作量也是巨大的。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 （一）搜集名單的幾種方式 3．在國外購買有關(guān)的名錄 在美國有專門按行業(yè)出售名錄的公司。會議組織者可以購買一些，有的公司提供的名單是在不干膠上印好的，使用非常方便，直接貼在信封上就能使用，價格也并不十分昂貴。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 （一）搜集名單的幾種方式 4．在互聯(lián)網(wǎng)上摘錄 有的會議組織工作人員在互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)網(wǎng)站上查找本學科領(lǐng)域里的有關(guān)人員的信息，也是一種不錯的搜集名單的方法。中國畜牧獸醫(yī)學會在 1998年舉辦北京國際養(yǎng)豬大會時，最初的名單就是中國農(nóng)業(yè)科學研究院畜牧所科研處的人員通過互聯(lián)網(wǎng)摘錄的，總共摘錄了 3 000多個名單。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 （一）搜集名單的幾種方式 5．有關(guān)人員的提供 會議組織者可發(fā)動有關(guān)人員，由他們提供同行的名片和電子信箱，有時也能湊出幾百個名單。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 （二）名單的整理 會議組織者將從各種渠道搜集到的名單，制成專門的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要包括姓名、通訊地址、電子郵件。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 （三）征文通知書的發(fā)放 論文通知書可通過各種渠道廣為散發(fā)，要讓更多的人都能看到征文通知書，從而寫作有關(guān)論文發(fā)給會議，寫論文的人越多，參加會議的人就會越多。盡量能使世界上該學科領(lǐng)域的所有專家學者都知道有這樣一個會議將要召開，宣傳的目的就達到了。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 征文通知書的發(fā)放 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文和表格的接收 當會議征集論文通知書發(fā)出之后，會議組織者的任務(wù)就只有耐』合等待。許多代表好像并不著急，就是只有幾百字的論文摘要不到規(guī)定的投稿截止日期，也不肯早早提交。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文和表格的接收 （一）論文接收 代表向會議提交論文一般的規(guī)律是越接近投稿的截止日期，收到的論文越多。在截止日期的前后幾天內(nèi)，形成了一個接收論文的高峰。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文和表格的接收 1．網(wǎng)上接收 2．電子信箱 3．郵寄 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文和表格的接收 （二）論文摘要表的接收 同論文的接收一樣，接收論文摘要表也使用同樣三種方式，即通過互聯(lián)網(wǎng)直接接收、電子郵件接收和郵寄接收。摘要表中的信息也是論文數(shù)據(jù)庫中的重要數(shù)據(jù)，會議組織者應(yīng)將沒有包括在論文中的信息補充到論文數(shù)據(jù)庫中，建立一個完整的論文數(shù)據(jù)庫。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文和表格的接收 （三）分類整理 會議組織者應(yīng)將接收到的論文或論文摘要表及時按會議的各個專題分類，同時要建立論文的數(shù)據(jù)庫，將論文作者和論文題目等所有有關(guān)信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，以便在今后的籌備工作中使用。使用網(wǎng)頁提交論文和填寫摘要表，論文和有關(guān)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫就自動生成了。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文和表格的接收 （四）回執(zhí)的接收 征文通知回執(zhí)的接受同樣也有三種方式。會議組織者也應(yīng)及時將收到的回執(zhí)中的全部信息輸人到專門為回執(zhí)建立的數(shù)據(jù)庫。分析這些數(shù)據(jù)可初步掌握參加會議的代表人數(shù)、陪同人員人數(shù)、參加旅游的人數(shù)，根據(jù)這些人數(shù)，估計出將來會議的實際規(guī)模。根據(jù)對多個各種類型會議的統(tǒng)計，將來真正參加會議代表的人數(shù)很少有超過提交回執(zhí)的人數(shù)的。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文的評審和錄取 （一）論文評審的標準 論文的審查是會議籌備中最主要的工作之一。有些國際組織的系列性會議，要求極其嚴格，如舉辦第 14屆國際自控聯(lián)大會時，所有的論文寄到中國的學術(shù)委員會，分類整理后，又全部寄往美國，由國際學術(shù)委員會審查。會議共征集到 2 300篇論文，錄取比例為70%,17個專題會議共錄取了 1 600余篇。但大部分會議的程序委員會對論文的評審，特別是對論文摘要的評審都采取很寬容的標準。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集 論文的評審和錄取 1. 內(nèi)容要切題 論文的內(nèi)容一定要嚴格在會議的議題規(guī)定范圍之內(nèi)，否則即使內(nèi)容再好，也不應(yīng)錄取。論文的內(nèi)容也不應(yīng)該太陳舊，缺乏時代性和新穎性。 2．篇幅按規(guī)定 論文的頁數(shù)和摘要的字數(shù)要按會議的要求。一般論文的頁數(shù)要按規(guī)定，不能隨意超出，而論文摘要的字數(shù)可適當多一些，但也不要超過巧％。 會議營運管理 第 六 章 會議籌備管理 會議 論文征集