華西建筑施工公司產品工程檔案管理制度(編輯修改稿)
2025-07-21 16:41 本頁面
【文章內容簡介】 、載體簡介、數量、案卷質量問題、整理過程處理情況、文件缺失說明、目錄表、主要參加（整理、撰寫）人員（姓名、職務）、日期等。 “索引卡”內容包括：工程項目情況簡介（檔案管理軟件中已有統(tǒng)一格式）。 歸檔手續(xù)。移交檔案必須辦理交接手續(xù)，將“案卷目錄”作為“檔案移交目錄清單”，一式三份。移交單位保存一份，接收單位保存兩份。交接雙方清點無誤，簽字和蓋章后方算手續(xù)完備。 各公司應采用先進技術和手段，逐步實現產品（工程）檔案的數字化及網絡化管理，提高工作效率。公司內部應使用統(tǒng)一的《檔案管理軟件》，便于數據共享，有效利用。 歸檔時，應將與歸檔文件材料相應的電子文件按規(guī)定移交檔案室，產生電子文件的（軟硬件環(huán)境及相關數據）須符合有關要求。 歸檔文件中反映同一內容而載體不同的文件材料應 保持其一致性，注明互見號（關聯檔號）。 各公司應配備必要的檔案保管設施，確保檔案安全。 兩個以上單位合作完成的工程項目，主體單位與協(xié)作單位應各自保存一套檔案，另交一套給總包單位。 對因各種原因停工的工程項目，項目經理必須要求內業(yè)人員立即對前期施工過程中形成的各類文件材料進行清理、造冊、封存。封存后如遇內業(yè)人員工作變動，項目經理 必須指定專人接收并辦理移交手續(xù)，然后繼續(xù)封存。項目經理必須對已被封存的各類文件材料的安全和完整負責。如項目經理接手新的工作，或停工項目復工無期 （含爛尾樓），該項目經理必須與內業(yè)人員一起把被封存的各類文件材料按規(guī)定整理后向公司檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)；同時，在管理層形成的與該項目有關的經濟管理文件材料，也一并按規(guī)定向公司檔案部門移交。 第八章 控制措施與獎罰 建立產品（工程）檔案“歸檔保證金”制度。 同（協(xié)議）時應將移交合格的產品（工程）檔案列入合同（協(xié)議）條款之中，并明確規(guī)定如不按時按規(guī)定移交檔案，則扣取一定比例的“歸檔保證金”。 ，應明確提出移交 合格的產品（工程）檔案的要求。 ，檔案人員應向已經開工的工程項目部出具《扣取文件材料“歸檔保證金”的通知》和《扣取文件材料“歸檔保證金”計劃表》（附件二、三），并加蓋分管檔案的部門印章及分管領導的簽字，交本公司財務部門（結算中心或內部銀行），由財務部門（結算中心或內部銀 行）根據各工程項目的建筑面積扣取項目部一定比例的“歸檔保證金”（ 扣取金額的比例由各公司自定 ） 。 各公司不準挪用“歸檔保證金”。 ，在 3 個月內 必須將全部文件材料按 規(guī)定 歸檔。在 向檔案室移交 后 （決算文件材料 可適當延后 歸檔 ） ， 由管理產品（工程）檔案的人員出具《歸檔保證金退還通知》（附件四），經檔案主管部門和分管領 導簽字后，由財務部門（結算中心或內部銀行）憑《歸檔保證金退還通知》，全額退還“歸檔保證金”。 凡不能按時按規(guī) 定移交產品（工程）檔案的，每超期一天，即按百分比扣取歸檔保證金（ 扣取金額的比例由各公司自定 ） 。 （工程）檔案收集、整理、歸 檔、保管和開發(fā)利用等各項工作中做出突出成績的，應 給予 表彰和 獎勵 （ 獎勵標準由各公司自定 ） 。 ，造成產品（工程）檔 案及 文件材料失真、損毀、丟失 或 拒交的人員，應 給予批評和罰款（罰款標準由各公司自定 ） 。 情節(jié)嚴重者， 應按照《檔案法》的規(guī)定 給予嚴肅處理。 ，任何人不得以任何理由留存各種文件材料原件 。 確因工作需要，可留存復印件 。 各級管理人 員在辦理調動、離崗、退休手續(xù)前， 必須將個人保存的在實施工程項目過程中形成的文件材料移交給檔案 室 ，并由分管檔案工作的部門 負責人 和檔案人員簽字后方能辦理相關手續(xù)。 第九章 歸檔方法 采取樹樣板、學經驗、抓檢查、辦培訓等形式，提高歸檔人員的業(yè)務水平，確保案卷質量。 產品（工程）文件材料的組卷方法。 ，在文件材料齊全、完整、準確的基礎上，協(xié)助歸檔人員確定其保管單位（組成案卷）、擬寫案卷題名、排列案卷順序、給定檔號、安裝檔案管理軟件、指導錄入編目方法。 ，在檔案人員的協(xié)助和指導下，排列卷內文件材料順序、編制頁號，運用檔案管理軟件錄入卷內目錄、案卷目錄（一式三份），放置備考表，裝訂成 冊，打印粘貼封面和脊背，辦理移交手續(xù)。 ，對一部分已經成冊的文件材料，對照產品（工程）檔案的案卷質 量標準采取加工、調整、補充、說明的方法。 （如：招投標書、中標通知、委托書、履約類保函、修正澄清文件、會議紀要、預決算書、往來函件等），在第二年文書檔案立卷歸檔時一并歸入產品（工程）檔案。 歸檔案卷，可采取兩種分類和檔號編制方法：一種分在產品（工程）檔案的工程管理類，即檔號為：４．１１，另一種方法分在每個工程項目案卷之首，即檔號為：４．１２或４．１３，待竣工文件材料收齊后再一并歸檔。無論采取何種方法，一經確定不得輕易改變，在同一全宗內保持一致。 第十章 檔案保 管與借閱 對接收的產品（工程
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