【文章內(nèi)容簡介】 以及公司領(lǐng)導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。第十四條 勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各單位的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。第十五條 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各單位在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外單位提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。第十六條 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。第四章 文秘檔案管理的基本程序第十七條 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。第五章 文秘檔案的收集。第十八條 就是把分散的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把企業(yè)活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由企業(yè)辦公室及企業(yè)下屬單位和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。第十九條 立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。第二十條 立卷歸檔的時間①凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。②對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。第二十一條 立卷歸檔的要求①各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。②移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。③歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。④立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。⑤填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。⑥立卷應以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。⑦立卷應以問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。⑧立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。⑨立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。⑩文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。⑩各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。⑩聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第六章 文秘檔案的借閱第二十二條 文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無密級檔案。第二十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案的部門領(lǐng)導批準，方可借閱。第二十四條 文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。第二十五條 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。第二十六條 必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。第二十七條 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。第二十八條 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。第七章 文秘檔案保密要求第二十九條 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加 強保密意識，雙方共同做好保密工作。第三十條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。第三十一條 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制 時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總經(jīng)理以上領(lǐng)導批準。第三十二條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副 總以上領(lǐng)導批準。第三十三條 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。第三十四條 外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。第三十五條 檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給 予紀律處分，直到依法追究刑事責任。第三十六條 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。第八章 超期檔案的銷毀第三十七條 對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任 和檔案形成部門領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。第三十八條 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。第三十九條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。第九章 文秘檔案的保管第四十條 檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。第四篇：文秘檔案管理制度文秘檔案管理制度一、主要內(nèi)容及使用范圍規(guī)定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。二、文秘檔案的管理機構(gòu)文書結(jié)案后，原稿由人事行政部所轄檔案室歸檔。各經(jīng)辦單位或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后可留存影本。文秘檔案室主要職責：① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章② 對企業(yè)文書部門或生產(chǎn)、業(yè)務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；③ 做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作；⑤ 提高文秘檔案管理