企業(yè)檔案管理的基本知識與方法(編輯修改稿)
2025-03-04 00:39 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 項工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實三項制度 : 收發(fā)文登記制度 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 序號 文件名稱 來源 時間 簽收人 辦理注釋 收文登記表 序號 文件名稱 去向 時間 發(fā)送者 備注 發(fā)文登記表 開 始收 文 登 記 發(fā) 文 登 記編 號 ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫 文 件 題 名填 寫 文 件 來 源填 寫 簽 收 文 件 時 間填 寫 簽 收 人填 寫 辦 理 注 釋編 號 ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫 文 件 題 名填 寫 文 件 去 向填 寫 發(fā) 出 文 件 時 間填 寫 發(fā) 出 人填 寫 備 注結(jié) 束員工 文件積累袋 檔案 文件積累 :人人有責(zé) ,時時有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件積累制度 (針對自身所產(chǎn)生的文件 ) 開 始按 照 年 度 、 項 目 、 專 題 、 會 議 、專 業(yè) 、 工 序 等 有 機 聯(lián) 系 的 線 索 ，分 別 集 中 存 放 在 積 累 袋 中準 備 若 干 整 理 袋每 袋 須 填 寫 積 累 袋 名 稱 、 責(zé) 任 者、 時 間 范 圍 、 目 錄 紙 、 密 級 等 規(guī)定 項 目補 充 袋 中 材 料交 由 兼 職 檔 案 人 員 整 理 ，挑 選 出 歸 檔 文 件組 卷 返 回 ， 自 行 處 置如 在 歸 檔 期 前 離 崗 ， 進 行 文 件 材料 交 接結(jié) 束屬 于 歸 檔 范 圍 不 屬 于 歸 檔 范 圍文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時間 :根據(jù)企業(yè)活動的特點 ,確定文件何時歸檔 . 技術(shù)保障 歸檔要求 :明確便于長遠和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術(shù)條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性 ,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責(zé)任保障 歸檔范圍（參見文件清理表） 歸檔時間 一般情況下，管理類文件材料的歸檔時間為次年第一季度，以下文件按辦理完畢或活動結(jié)束時間歸檔： 股東大會、董事會、監(jiān)事會、職代會、黨代會等會議文件材料 產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料 法律訴訟文件材料 機要文件 工程、生產(chǎn)技術(shù)類文件材料的歸檔時間應(yīng)按照專業(yè)活動特點具體劃分。 歸檔份數(shù) 管理類文件原則上歸檔份數(shù)為一份。工程、生產(chǎn)技術(shù)類文件的歸檔份數(shù)按照國家行業(yè)標準和現(xiàn)場約定決定歸檔份數(shù)。 歸檔要求 歸檔實行承辦人負責(zé)制。 歸檔文件應(yīng)為原件，因故無原件者應(yīng)進行簽章說明。 文件材料歸檔后不得進行修改。 歸檔文件的載體和字跡材料應(yīng)符合耐久性要求。 歸檔手續(xù) 歸檔手續(xù)以合法性和合規(guī)性為原則。 文件承辦人和檔案人員在歸檔材料移交審核后填寫《文件移交登記表》一式兩份，簽字確認。移交登記表一份由檔案人員歸檔，一份由文件移交人員保存。 《文件移交登記表》應(yīng)同時提交電子版。 （三）企業(yè)檔案的分類與編號 企業(yè)檔案的分類 企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對企業(yè)檔案進行分門別類，從而使全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的資源系統(tǒng)。 分類的程序 : 設(shè)計分類方案 劃分全宗 劃分大類 劃分屬類 給定編號 企業(yè)檔案分類方案 (示意圖 ) 一類 二類 三類 四類 五類 A B C D 1 2 3 4 類列 類系 常用的分類方法 : 職能分類 時間分類 作者分類 專題分類 項目分類 型號分類 區(qū)域分類 外形分類 專業(yè)分類 職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分 。 其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分 . 企業(yè)檔案的編號 以“件”為保管單元的： 檔號 =機構(gòu)代碼 +年度 +分類號 +保管期限代號 +載體類型代碼 +件號 X X X X X X X X X
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