iso文件控制與管理課件(ppt44頁(yè))(編輯修改稿)
2025-02-27 18:27 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 文件的更改經(jīng)審批后，同 原文件發(fā)放范圍 一致發(fā)放，同時(shí)收回原文件并做好收、發(fā)記錄，填寫(xiě)“ 文件發(fā)放、回收登記表 ”。 ● 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。 ◆ 防止作廢、失效文件的非預(yù)期使用 ● 作廢文件由 人力行政部 及時(shí)回收并做好記錄，確保防止誤用。文件進(jìn)行作廢處理時(shí)，填寫(xiě)“ 文件銷(xiāo)毀記錄單 ”，經(jīng) 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀，并做好登記。 ● 如因法規(guī)或積累知識(shí)需保留的作廢文件，由部門(mén)負(fù)責(zé)人上報(bào) 人力行政部 ，標(biāo)明 “作廢留存” ，并分開(kāi)保存。 ◆ 文件的借閱 ● 本公司 相關(guān) 人員可 向 人力行政部 借閱管理性或技術(shù)性文件和資料。 涉及公司機(jī)密 文件不得外借， 顧客 借閱 文件，須經(jīng) 總經(jīng)理批準(zhǔn)。 ● 借閱文件須填寫(xiě)“ 文件借閱、復(fù)制登記表 ” 。 23 編制 審批 首版 文件 發(fā)放 簽收 使用 更改 評(píng)審 審批 N版 發(fā)布 作廢 回收 文件控制流程 分發(fā)號(hào) N版 文件 作廢 無(wú)效 文件 有效文件清單 文件審批表 24 外來(lái)文件控制流程 收集 識(shí)別 確認(rèn) 發(fā)放 簽收 使用 獲取新 版本 確認(rèn) 舊版 回收 適用的 外來(lái)文 件 外來(lái)文件清單 外來(lái)文 件新版 本 作廢 （無(wú)效） 版本 ◆ 文件的分類(lèi) ● 管理性文件 ： 管理 制度、管理 規(guī)定、 工作流程 、各種 記錄 。 ● 技術(shù)性文件 ： 各部門(mén)工作流程、 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)定、 技術(shù) 標(biāo)準(zhǔn) ?? 。 ● 外來(lái)文件 ： 指國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等從外部獲取的文件、資料 ?? 。 ◆ 文件的編號(hào) ● 管理性文件 ： GL/ □□ ● 技術(shù)性文件 ： JS/ □□ 文件編制部門(mén) (“GS” 表示 公司 “ XS”表示銷(xiāo)售部，“ FW”表示服務(wù)部 “ PJ”表示配件部 ……) □□ 表示該部門(mén)文件的順序號(hào)。 例： 整車(chē)銷(xiāo)售管理規(guī)定 GL/XS01 ● 外來(lái)文件沿用原編號(hào) （如： …… ） 。 ● 其它文件由各職能部門(mén)自行編號(hào)，報(bào) 人力行政部 備案。 ? 新文件發(fā)行 ： ? A）經(jīng)相關(guān)人員審核 ? B）交文控受控發(fā)行 ? C）電子文檔發(fā)送給文控 ? D）登錄部門(mén)文件清單 ? 受控文件的修改 ： ? A）文件更改申請(qǐng)單； ? B）各相關(guān)人員審核； ? C）文件分發(fā)回收記錄； ? D）作廢文件的處理。 ……業(yè)務(wù)部門(mén)： ◆ ………………………….管理 規(guī)定 ◆ 企業(yè)傳播指導(dǎo)方針 ◆ 新客戶(hù)的客戶(hù)聯(lián)系流程 ◆ 顧客抱怨（投訴）處理工作流程 舉 例 人力資源 ： ◆ 各級(jí)人員 崗位職能描述 、績(jī)效體系 ◆ 員工內(nèi) 、 外部培訓(xùn)管理規(guī)定 (培訓(xùn)、計(jì)劃記錄 ) ◆ 新進(jìn)員工培訓(xùn)管理規(guī)定 ◆ HR目標(biāo)體系文件 課 間 休 息 ? 記 錄：是一種特殊文件。 ? 表現(xiàn)在：當(dāng)記錄尚未填寫(xiě)時(shí)，一張空白表格，仍屬于文件；一旦填寫(xiě)完成了就起到了提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的作用，這是就轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗洝?
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