iso文件控制與管理課件(ppt44頁)(編輯修改稿)
2025-02-27 18:27 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 文件的更改經(jīng)審批后，同 原文件發(fā)放范圍 一致發(fā)放，同時收回原文件并做好收、發(fā)記錄，填寫“ 文件發(fā)放、回收登記表 ”。 ● 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。 ◆ 防止作廢、失效文件的非預期使用 ● 作廢文件由 人力行政部 及時回收并做好記錄，確保防止誤用。文件進行作廢處理時，填寫“ 文件銷毀記錄單 ”，經(jīng) 總經(jīng)理 批準后予以銷毀，并做好登記。 ● 如因法規(guī)或積累知識需保留的作廢文件，由部門負責人上報 人力行政部 ，標明 “作廢留存” ，并分開保存。 ◆ 文件的借閱 ● 本公司 相關 人員可 向 人力行政部 借閱管理性或技術性文件和資料。 涉及公司機密 文件不得外借， 顧客 借閱 文件，須經(jīng) 總經(jīng)理批準。 ● 借閱文件須填寫“ 文件借閱、復制登記表 ” 。 23 編制 審批 首版 文件 發(fā)放 簽收 使用 更改 評審 審批 N版 發(fā)布 作廢 回收 文件控制流程 分發(fā)號 N版 文件 作廢 無效 文件 有效文件清單 文件審批表 24 外來文件控制流程 收集 識別 確認 發(fā)放 簽收 使用 獲取新 版本 確認 舊版 回收 適用的 外來文 件 外來文件清單 外來文 件新版 本 作廢 （無效） 版本 ◆ 文件的分類 ● 管理性文件 ： 管理 制度、管理 規(guī)定、 工作流程 、各種 記錄 。 ● 技術性文件 ： 各部門工作流程、 作業(yè)指導書、操作規(guī)定、 技術 標準 ?? 。 ● 外來文件 ： 指國際標準、國家標準、行業(yè)標準等從外部獲取的文件、資料 ?? 。 ◆ 文件的編號 ● 管理性文件 ： GL/ □□ ● 技術性文件 ： JS/ □□ 文件編制部門 (“GS” 表示 公司 “ XS”表示銷售部，“ FW”表示服務部 “ PJ”表示配件部 ……) □□ 表示該部門文件的順序號。 例： 整車銷售管理規(guī)定 GL/XS01 ● 外來文件沿用原編號 （如： …… ） 。 ● 其它文件由各職能部門自行編號，報 人力行政部 備案。 ? 新文件發(fā)行 ： ? A）經(jīng)相關人員審核 ? B）交文控受控發(fā)行 ? C）電子文檔發(fā)送給文控 ? D）登錄部門文件清單 ? 受控文件的修改 ： ? A）文件更改申請單； ? B）各相關人員審核； ? C）文件分發(fā)回收記錄； ? D）作廢文件的處理。 ……業(yè)務部門： ◆ ………………………….管理 規(guī)定 ◆ 企業(yè)傳播指導方針 ◆ 新客戶的客戶聯(lián)系流程 ◆ 顧客抱怨（投訴）處理工作流程 舉 例 人力資源 ： ◆ 各級人員 崗位職能描述 、績效體系 ◆ 員工內(nèi) 、 外部培訓管理規(guī)定 (培訓、計劃記錄 ) ◆ 新進員工培訓管理規(guī)定 ◆ HR目標體系文件 課 間 休 息 ? 記 錄：是一種特殊文件。 ? 表現(xiàn)在：當記錄尚未填寫時，一張空白表格，仍屬于文件；一旦填寫完成了就起到了提供所完成活動的證據(jù)的作用，這是就轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗洝?
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