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正文內(nèi)容

秘書__時(shí)間管理與日程安排(ppt52頁(yè))(編輯修改稿)

2025-02-07 14:00 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 使用工作方法: 提前了解,當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充 在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù) 輸入信息,先用鉛筆,確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明,還可使用不同色彩 信息完整(時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)) 當(dāng)日出現(xiàn)情況變化,立即更新日志,并告知上司出現(xiàn)的變化 上司日志變化的同時(shí),更改自己的日志,做好更變的善后工作 自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作,逐項(xiàng)落實(shí) 協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃 注意事項(xiàng) ? 秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁 ? 若有突發(fā)事件,立即更改,不得緩誤,并上傳下達(dá) ? 預(yù)有足夠的時(shí)間來(lái)安排會(huì)議 上司工作日志的內(nèi)容 ( 1)上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)(要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容) ( 2)內(nèi)部接待的來(lái)訪者(要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間) ( 3)單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)(要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式) ( 4)個(gè)人的安排(看?。? ( 5)私人的信息(親屬生日) 時(shí)間 活動(dòng)內(nèi)容 地點(diǎn) 參與人員 備注 8 : 30 部門經(jīng)理例會(huì) 公司會(huì)議室 各部門經(jīng)理(張紅、李曉、彭麗) 9 : 00 10 : 00 總經(jīng)理面試營(yíng)銷總監(jiān) 總經(jīng)理辦公室 面試人員(五位:ABCDE) 11 : 00 12 : 00 總經(jīng)理聽(tīng)取培訓(xùn)經(jīng)理匯報(bào)并共進(jìn)午餐 公司餐廳 培訓(xùn)經(jīng)理 許峰 13 : 00 14 : 00 總經(jīng)理與法律顧問(wèn)會(huì)面 總經(jīng)理辦公室 法律顧問(wèn)鄭直) 15: 00 16: 00 JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議 項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人( F、G、 H、 J、 K) 注意事項(xiàng) ? 所有日程安排,均由上司的意向決定,高級(jí)秘書的任務(wù)是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。 ? 每周每日的工作活動(dòng)都不能排得太滿,要留出適當(dāng)?shù)目障?,以便安排臨時(shí)性工作,同時(shí)要考慮上司的習(xí)慣,留出其處理日常公務(wù)的時(shí)間。 ? 兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留出適當(dāng)?shù)拈g隔,尤其對(duì)外出的活動(dòng),一定要給上司留出足夠的路途上所需的時(shí)間。 秘書日志內(nèi)容 ? 包含上司日志內(nèi)容 ? 上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜 ? 上司交辦的工作 ? 自己職責(zé)中應(yīng)作的工作(撰寫總結(jié)、值班) 工作日志 — 總經(jīng)理秘書日志(表 23) 9月 28日(星期五), 2023 時(shí)間 地點(diǎn) 活動(dòng)內(nèi)容 備注 09: 00 辦公室 工作人員會(huì)議日程 09: 30 會(huì)議室 會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行 帶 A文件 10: 30 辦公室 會(huì)議結(jié)束,整理信函 10: 45 辦公室 信函分類處理,文件經(jīng)理簽字 11: 00 辦公室 打字機(jī)維修工維修打字機(jī) 11: 30 辦公室 約會(huì)提醒:王總會(huì)見(jiàn)貝爾先生 12: 00 銀行 匯款:人民幣、美元 14: 30 辦公室 工作人員會(huì)議記錄 15: 00 區(qū)郵政局 郵寄公司信函 17: 00 大森林酒店 18: 00開(kāi)始的招待會(huì),提醒總經(jīng)理 日志的變更 ? 原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí) ? 追加緊急的或新添的項(xiàng)目 ? 項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更 ? 項(xiàng)目的終止或取消 ? 注:應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍 針對(duì)變更,秘書應(yīng)注意 ?安排活動(dòng)之間要留 1015分鐘左右的時(shí)間間隙 ?項(xiàng)目調(diào)整,應(yīng)遵循先急重后輕緩的原則 ?變更后,做好通知、說(shuō)明原由,防止誤解 ?檢查變更后的日志,不要漏記和不作修改 注意事項(xiàng) ?確保上司日志信息的保密,只給上司授權(quán)的人查閱 ?保持兩本工作日志的一致和準(zhǔn)確 ?應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短,每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)
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