秘書__時(shí)間管理與日程安排(ppt52頁(yè))(編輯修改稿)
2025-02-07 14:00 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 使用工作方法： 提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充 在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù) 輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可使用不同色彩 信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)） 當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作 自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí) 協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃 注意事項(xiàng) ? 秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁 ? 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá) ? 預(yù)有足夠的時(shí)間來(lái)安排會(huì)議 上司工作日志的內(nèi)容 （ 1）上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容） （ 2）內(nèi)部接待的來(lái)訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間） （ 3）單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式） （ 4）個(gè)人的安排（看?。? （ 5）私人的信息（親屬生日） 時(shí)間 活動(dòng)內(nèi)容 地點(diǎn) 參與人員 備注 8 ： 30 部門經(jīng)理例會(huì) 公司會(huì)議室 各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗） 9 ： 00 10 ： 00 總經(jīng)理面試營(yíng)銷總監(jiān) 總經(jīng)理辦公室 面試人員（五位：ABCDE） 11 ： 00 12 ： 00 總經(jīng)理聽(tīng)取培訓(xùn)經(jīng)理匯報(bào)并共進(jìn)午餐 公司餐廳 培訓(xùn)經(jīng)理 許峰 13 ： 00 14 ： 00 總經(jīng)理與法律顧問(wèn)會(huì)面 總經(jīng)理辦公室 法律顧問(wèn)鄭直） 15： 00 16： 00 JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議 項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人（ F、G、 H、 J、 K） 注意事項(xiàng) ? 所有日程安排，均由上司的意向決定，高級(jí)秘書的任務(wù)是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。 ? 每周每日的工作活動(dòng)都不能排得太滿，要留出適當(dāng)?shù)目障?，以便安排臨時(shí)性工作，同時(shí)要考慮上司的習(xí)慣，留出其處理日常公務(wù)的時(shí)間。 ? 兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留出適當(dāng)?shù)拈g隔，尤其對(duì)外出的活動(dòng)，一定要給上司留出足夠的路途上所需的時(shí)間。 秘書日志內(nèi)容 ? 包含上司日志內(nèi)容 ? 上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜 ? 上司交辦的工作 ? 自己職責(zé)中應(yīng)作的工作（撰寫總結(jié)、值班） 工作日志 — 總經(jīng)理秘書日志（表 23） 9月 28日（星期五）， 2023 時(shí)間 地點(diǎn) 活動(dòng)內(nèi)容 備注 09： 00 辦公室 工作人員會(huì)議日程 09： 30 會(huì)議室 會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行 帶 A文件 10： 30 辦公室 會(huì)議結(jié)束，整理信函 10： 45 辦公室 信函分類處理，文件經(jīng)理簽字 11： 00 辦公室 打字機(jī)維修工維修打字機(jī) 11： 30 辦公室 約會(huì)提醒：王總會(huì)見(jiàn)貝爾先生 12： 00 銀行 匯款：人民幣、美元 14： 30 辦公室 工作人員會(huì)議記錄 15： 00 區(qū)郵政局 郵寄公司信函 17： 00 大森林酒店 18： 00開(kāi)始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理 日志的變更 ? 原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí) ? 追加緊急的或新添的項(xiàng)目 ? 項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更 ? 項(xiàng)目的終止或取消 ? 注：應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍 針對(duì)變更，秘書應(yīng)注意 ?安排活動(dòng)之間要留 1015分鐘左右的時(shí)間間隙 ?項(xiàng)目調(diào)整，應(yīng)遵循先急重后輕緩的原則 ?變更后，做好通知、說(shuō)明原由，防止誤解 ?檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改 注意事項(xiàng) ?確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱 ?保持兩本工作日志的一致和準(zhǔn)確 ?應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)
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