秘書__時(shí)間管理與日程安排(ppt52頁)-展示頁
2025-01-26 14:00本頁面
【正文】 得如何拒絕 3．“反正時(shí)間還早” —— 拖延 ? 帕金森定律 ? 工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間 。 案例分析 一、 時(shí)間管理 （一）時(shí)間管理的陷阱 （二）跨越時(shí)間陷阱 （三） ABC時(shí)間管理法 （一）時(shí)間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮 —— 滑到哪里是哪里 不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早” —— 拖延 文件滿桌病 喋喋不休的“電話粥” 源源不斷的信息 —— 滑到哪里是哪里 ? 沒時(shí)間做計(jì)劃 ? 工作是程序化 ， 規(guī)律化 ， 根本沒必要做計(jì)劃 ? 計(jì)劃常常被打斷 ? 不喜歡被計(jì)劃束縛 ? “船到橋頭自然直” 建立明確的目標(biāo)并排列好先后順序，制定出十年以上的長(zhǎng)期目標(biāo)、五年時(shí)十年的中期目標(biāo)和一至五年需實(shí)現(xiàn)的短期目標(biāo)。她迅速地開始逐一工作，搞的手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。第二節(jié) 時(shí)間管理與日程安排 本節(jié)要點(diǎn) 三、本節(jié)小結(jié) 二、 日程安排 一、時(shí)間管理 四、技能訓(xùn)練 時(shí)間管理的好壞直接決定著秘書的工作效率和工作前景，秘書應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的時(shí)間管理理論，從而為自己的個(gè)人發(fā)展奠定好良好的基礎(chǔ)。 周一上班，秘書小周需要完成以下工作。 給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜； 為下午部門經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份（ 8人，每份 10頁）及會(huì)議日程表； 向人力資源部門寫報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日； 復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方； 拆封、分類和傳遞今天收到的郵件； 布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡； 為上司預(yù)訂周末去天津的火車票（北京出發(fā)）； 將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中個(gè)部門同事傳閱； 在做這些事情的同時(shí)，她還接待了 3位訪客、接應(yīng)電話等事宜。特別是每天抽出一定時(shí)間列出一天計(jì)劃。 ? 時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間 ， 如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng) ， 你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間 。對(duì)于自己的辦公場(chǎng)所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。把應(yīng)做的工作列出清單 B 歸類 把清單上的工作分為特殊工作和日常工作 C 分析 三類 D 填寫分類表 E 實(shí)施 全力以赴投入 A類，直到完成或預(yù)計(jì)完成再轉(zhuǎn)入 B類。 F 每天堅(jiān)持如上步驟 二、日程安排 （一）日程安排的內(nèi)容 （二）日程安排的基本要求 （三）日程安排的形式 （四）日程安排的注意事項(xiàng) （五）日志系統(tǒng) １、各種接待、約會(huì)。 ３、參加各類會(huì)議。 ５、組織的各類重大活動(dòng)的安排。 （一）日程安排的內(nèi)容 （二） 日程安排的基本要求 統(tǒng)籌兼顧 安排規(guī)范 效率原則 突出重點(diǎn) (ABCD法則 ) 留有余地 適當(dāng)保密 事先同意 （三）日程安排的形式 年預(yù)定表、 月預(yù)定表、 周預(yù)定表、 日預(yù)定表（日程表） 年預(yù)定表 （未完） 一月 5日 (星期一 ) 開工典禮 8日 (星期四 ) 董事長(zhǎng)視察 二月 2日 (星期二 ) 常務(wù)董事會(huì) 9日 (星期一 ) 公司紀(jì)念日 25日 (星期三 ) 成本會(huì)議 三月 2日 (星期一 ) 常務(wù)董事會(huì) 3日 (星期二 ) 分行經(jīng)理會(huì)議 25日 (星期三 ) 成本會(huì)議 月 預(yù) 定 表 （未完） 1 一 9： 00～ 9： 30 林處長(zhǎng)來訪 12： 00～ 16： 00周會(huì) 6 六 2 二 9； 00～ 12： 00 董事會(huì) 7
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