秘書__時間管理與日程安排(ppt52頁)(文件)
【正文】 ）公司總部副總裁王明一行五人將來我公司視察。 日志的方法 （ 1）手工填寫的工作日志 （ 一本為上司用，另一本為自己用） 工作日志通常兩本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 提前了解，當日一早再次確定補充 在自己日志上標明當日應完成的任務 輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明，還可使用不同色彩 信息完整（時間、地點、姓名、聯(lián)絡） 當日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更變的善后工作 自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落實 協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計劃 注意事項 ? 秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁 ? 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達 ? 預有足夠的時間來安排會議 上司工作日志的內容 （ 1）上司在單位內部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點、內容） （ 2）內部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間） （ 3）單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚時間、地點、細節(jié)、聯(lián)絡方式） （ 4）個人的安排（看?。? （ 5）私人的信息（親屬生日） 時間 活動內容 地點 參與人員 備注 8 ： 30 部門經理例會 公司會議室 各部門經理（張紅、李曉、彭麗） 9 ： 00 10 ： 00 總經理面試營銷總監(jiān) 總經理辦公室 面試人員（五位：ABCDE） 11 ： 00 12 ： 00 總經理聽取培訓經理匯報并共進午餐 公司餐廳 培訓經理 許峰 13 ： 00 14 ： 00 總經理與法律顧問會面 總經理辦公室 法律顧問鄭直） 15： 00 16： 00 JB項目團隊會議 項目主要負責人（ F、G、 H、 J、 K） 注意事項 ? 所有日程安排，均由上司的意向決定，高級秘書的任務是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。 ?是否已處理完工作，一般都應 注明結果 。 ?編寫要 留有余地。 ４、到車間進行實地檢查或指導。 C類可以忘掉，如果有人追問，把其納入 B類。 4．文件滿桌病 ? 安全感 ? 猶豫的個性 ? 半途而廢的工作習慣 ? 個人的喜好 5．喋喋不休的“電話粥” ? 不分優(yōu)先順序打電話 ? 沒有充分準備就打重要電話 ? 電話的談話離題 ? 與喜歡的人打電話 ， 容易失去對時間的控制 6．源源不斷的信息 ? 紙張的形式：郵件 、 傳真 、 備忘錄 、 報紙 、雜志 、 期刊 、 報告 ? 電子的形式：電子郵件 、 互聯(lián)網(wǎng) ? 聲音的形式：面談、電視、廣播、電話 （二）跨越時間陷阱（ 返回 ） 1. 要事第一 （ ABC法則 ，大石頭理論） 2. 以最終的結果來開始行動（以終為始） 3. 學會說“ NO！” 4. 辦公桌上的清理運動 5. 恰當、有效地使用電話 6. 篩選信息 把辦公室變成一個省時工作站。 案例分析 一、 時間管理 （一）時間管理的陷阱 （二）跨越時間陷阱 （三） ABC時間管理法 （一）時間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮 —— 滑到哪里是哪里 不好意思拒絕別人 “反正時間還早” —— 拖延 文件滿桌病 喋喋不休的“電話粥” 源源不斷的信息 —— 滑到哪里是哪里 ? 沒時間做計劃 ? 工作是程序化 ， 規(guī)律化 ， 根本沒必要做計劃 ? 計劃常常被打斷 ? 不喜歡被計劃束縛 ? “船到橋頭自然直” 建立明確的目標并排列好先后順序，制定出十年以上的長期目標、五年時十年的中期目標和一至五年需實現(xiàn)的短期目標。第二節(jié) 時間管理與日程安排 本節(jié)要點 三、本節(jié)小結 二、 日程安排 一、時間管理 四、技能訓練 時間管理的好壞直接決定著秘書的工作效率和工作前景，秘書應學習先進的時間管理理論，從而為自己的個人發(fā)展奠定好良好的基礎。 給
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