秘書__時間管理與日程安排(ppt52頁)-文庫吧資料
2025-01-24 14:00本頁面
【正文】 在自己日志上標明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù) 輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明，還可使用不同色彩 信息完整（時間、地點、姓名、聯(lián)絡(luò)） 當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更變的善后工作 自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落實 協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計劃 注意事項 ? 秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁 ? 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達 ? 預(yù)有足夠的時間來安排會議 上司工作日志的內(nèi)容 （ 1）上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容） （ 2）內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間） （ 3）單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚時間、地點、細節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式） （ 4）個人的安排（看病） （ 5）私人的信息（親屬生日） 時間 活動內(nèi)容 地點 參與人員 備注 8 ： 30 部門經(jīng)理例會 公司會議室 各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗） 9 ： 00 10 ： 00 總經(jīng)理面試營銷總監(jiān) 總經(jīng)理辦公室 面試人員（五位：ABCDE） 11 ： 00 12 ： 00 總經(jīng)理聽取培訓(xùn)經(jīng)理匯報并共進午餐 公司餐廳 培訓(xùn)經(jīng)理 許峰 13 ： 00 14 ： 00 總經(jīng)理與法律顧問會面 總經(jīng)理辦公室 法律顧問鄭直） 15： 00 16： 00 JB項目團隊會議 項目主要負責(zé)人（ F、G、 H、 J、 K） 注意事項 ? 所有日程安排，均由上司的意向決定，高級秘書的任務(wù)是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。 一般分為兩種類型： 縱 —— 以 時間 為線索 。 ?是否已處理完工作，一般都應(yīng) 注明結(jié)果 。 ?活動與活動之間要有一定的 間隙時間 。 ?編寫要 留有余地。 ６、領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。 ４、到車間進行實地檢查或指導(dǎo)。 ２、商務(wù)旅行活動。 C類可以忘掉，如果有人追問，把其納入 B類。 （三） ABC時間管理分類法 （重點分類法） 分類法的基本原理 事務(wù) 80%的價值集中在 20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)” 把 80%的時間用于 20%的工作中（柏拉圖法則） 列表分析 ABC時間管理分類 見表 21 確定 ABC工作的先后順序 判斷工作的有效性、重要性、關(guān)鍵性、創(chuàng)造性和迫切性 分類 比例 特征 管理要點 A 重要又緊迫 （ 1）最重要，具有本質(zhì)上的重要性 （ 2）最迫切具有時間上的迫切性 （ 3）有后果 B 重要不緊迫 （ 1）重要 （ 2）一般迫切 （ 3）無大的后果 C 不重要也不緊迫 （ 1）無關(guān)緊要 （ 2）不迫切 （ 3）影響小或無后果 不管理 可以忘掉 實行 ABC時間管理方法的步驟 A 獨處。 4．文件滿桌病 ? 安全感 ? 猶豫的個性 ? 半途而廢的工作習(xí)慣 ? 個人的喜好 5．喋喋不休的“電話粥” ? 不分優(yōu)先順序打電話 ? 沒有充分準備就打重要電話 ? 電話的談話離題 ? 與喜歡的人打電話 ， 容易失去對時間的控制 6．源源不斷的信息 ? 紙張的形式：郵件 、 傳真 、 備忘錄 、 報紙 、雜志 、 期刊 、 報告 ? 電子的形式：電子郵件 、 互聯(lián)網(wǎng) ? 聲音的形式：面談、電視、廣播、電話 （二）跨越時間陷阱（ 返回 ） 1. 要事第一 （ ABC法則 ，大石頭理論） 2. 以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始） 3. 學(xué)會說“ NO！” 4. 辦公桌上的清理運動 5. 恰當(dāng)、有效地使用電話 6. 篩選信息 把辦公室變成一個省時工作站。 2. 不好意思拒絕別人 —— 接受請托比拒絕更容易 —— 拒絕請托會觸怒請托者從而導(dǎo)致請托者報復(fù) —— 我想做一個廣受愛戴的人 —— 我不懂
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