時(shí)間管理講座課件(編輯修改稿)
2025-02-05 12:08 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 你的時(shí)間與步驟，以收事半功倍之效。32每天空出一段時(shí)間來規(guī)劃事情◆ 拿一個(gè)小時(shí)來訂計(jì)劃，可以有二到三倍的效果出現(xiàn)。 ◆ 你可以在上班之前比較安靜的環(huán)境（家里或辦公室）訂計(jì)劃，或是當(dāng)作上班的第一件事，或是在下班前訂第二天的計(jì)劃。 ◆ 將時(shí)間加以分段，最好是以十五分鐘為一段。并要求自己把原本要花比較多時(shí)間的工作，在一段段時(shí)間里加速完成。 「做正確的事」要比「按正確的方法把事情做對(duì)」來得重要。 杜拉克（ Peter F. Drucker） 33方法二、分析工作的優(yōu)先級(jí)，按照輕重緩急作處置。1. 要掌控時(shí)間，就必須先能掌控自己。 2. 設(shè)定個(gè)人目標(biāo)，以便根據(jù)目標(biāo)，分析工作的優(yōu)先級(jí)，按照輕重緩急做處置。 3. 經(jīng)常評(píng)估所設(shè)定的優(yōu)先級(jí)。 要將你的百分之百的時(shí)間，用于關(guān)鍵問題的處理。湯森（ Robert Townsend） AvisRentaCar, 34采用 80/20原則來設(shè)定優(yōu)先級(jí)。完成 20％的目標(biāo)可能獲得 80％的效果，如果你每天的行事歷上有 十個(gè)事項(xiàng) 要做，你只要能圓滿達(dá)成其中 最重要的兩個(gè)項(xiàng)目 ，就可以得到八成的效果。35根據(jù)緊急性與重要性決定◆ 重要而且緊急：馬上辦。 ◆ 重要而不緊急：好好規(guī)劃。 ◆ 不重要但很緊急： ，但只花一點(diǎn)時(shí)間； ； 。 ◆ 不重要也不緊急：有空再辦。 36生理專家研究，人的效率會(huì)隨著時(shí)間不同而不同，順其自然安排工作內(nèi)容，工作效率才會(huì)高?！?早上八點(diǎn)至十點(diǎn)：精力顛峰，適合做規(guī)劃。 ※ 早上十點(diǎn)至十二點(diǎn)：注意力及短暫記憶力最強(qiáng)，適合腦 力激蕩會(huì)議、訓(xùn)練。 ※ 下午一點(diǎn)至二點(diǎn)：昏昏欲睡，比較適合進(jìn)行互動(dòng)溝通的 工作。 ※ 下午二點(diǎn)至四點(diǎn)：開始清醒，長(zhǎng)期記憶力最強(qiáng)，適合閱 讀、思考。 ※ 下午四點(diǎn)至五點(diǎn)：適合技術(shù)性工作、處理沖突問題。? 方法三、 找出自己最有效率的時(shí)段以安排工作內(nèi)容37充分利用生物鐘? 了解自己的生理時(shí)鐘，它不像真的時(shí)鐘那么有規(guī)律。找出精神最好的時(shí)間從事較困難的工作。? 在效率最高的時(shí)段，你可以集中精力于：棘手或困難的問題、創(chuàng)造性思考、復(fù)雜的工作、討論或訂定工作計(jì)劃。 ? 在效率中等的時(shí)段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規(guī)劃行程表。 ? 在效率最差的時(shí)段，你可以處理：例行性事務(wù)、電話聯(lián)絡(luò)事情、接待訪客、基本行政工作。38方法四、 整理你的辦公桌及辦公室，提升工作效率◎ 雜亂無章的辦公桌會(huì)讓人分心、容易疲倦及緊張、生產(chǎn)力降低、無法控制工作，也會(huì)給人不好的印象。更重要的是，檔案找不到，辦公桌上一片凌亂，都會(huì)浪費(fèi)你寶貴的時(shí)間?！?保持辦公桌清爽的最高指導(dǎo)原則：與手邊正在做的工作有關(guān)的東西，才能出現(xiàn)在桌面上，其余的請(qǐng)立即拿開。你可以這樣清理你的辦公桌：◎ 挪出一段時(shí)間專門來整理你的辦公桌。 ◎ 可以將這個(gè)時(shí)間再分成幾個(gè)小段，每小段專心清理一個(gè)抽屜或桌面。 ◎ 與工作毫無關(guān)連的書籍雜物等，都應(yīng)該立即清掉。 ◎ 一年半年內(nèi)不會(huì)再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個(gè)東西最壞的結(jié)果是什么？如果沒什么大不了，就別猶豫了。 運(yùn)用 5S技巧 —— 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。 39辦公小技巧? 辦公桌如果面對(duì)窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全場(chǎng)，也不會(huì)有人常常走過你面前，還可以有空間擺放其它辦公家具。 ? 每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠(yuǎn)的角落去。 ? 將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集，一收到文件就加以分類，有效縮短文件傳遞的時(shí)間。不管理好你的文件，你就會(huì)被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。史坦普（ Peter Stemp） Allied Dunbar Assurance plc 40方法五、 進(jìn)行充分的授權(quán)，將工作分配給部屬、助理或文員★ 如果你堅(jiān)持處理工作所有的細(xì)節(jié)，很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)時(shí)間根本不夠用，更何況你的職位與所負(fù)的責(zé)任會(huì)不斷的增加?！?請(qǐng)他人分?jǐn)偰愕墓ぷ鳎朴檬跈?quán)策略，事半功倍?！?找出哪些工作可以授權(quán)他人去做。 ★ 將工作交給能處理得最好的人。 ★ 信任對(duì)方，尊重對(duì)方。 ★ 清楚說明你對(duì)工作的要求、方式與時(shí)間限制。 ★ 授權(quán)不是推卸責(zé)任，你一樣要負(fù)起追蹤的責(zé)任。 41要懂得分工協(xié)作 文員或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過濾電話、信件，使你不受干擾地專注在重要事務(wù)上，還能替你搜集信息，提出解決問題及做決策的構(gòu)想。你應(yīng)該和他們相互信賴，建立
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