時間管理法培訓講義(編輯修改稿)
2025-02-02 22:21 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 任務描述 輸入 方法、步驟、工具 輸出 完成考核標準 開始時間 結束時間 原則之三 分清工作的輕重緩急 緊急 不緊急 重要 不重要 Ⅰ 重要且急迫 Ⅱ 重要不急迫 Ⅲ 緊急但不重要 Ⅳ 不緊急也不重要 緊急 不緊急 重要 不重要 Ⅰ ?危機 ?急迫的問題 ?有限期的任務，會議的 準備事項 Ⅱ ?準備及預防工作 ?計劃 ?關系的建立 ?培訓，授權，創(chuàng)新 Ⅲ ?細瑣的工作 ?浪費時間的閑聊 ?無關緊要的信件 ?看太多的電視 Ⅳ ?干擾，一些電話 ?一些會議 ?一些緊急事件 ?湊熱鬧的活動 偏重于第一象限結果： ?壓力 ?筋疲力竭 ?危機處理 ?忙于收拾殘局 Ⅱ Ⅳ Ⅲ 偏重于第三象限結果： ?短視近利 ?缺乏自制力，怪罪他人 ?危機處理 ?輕視目標與計劃 Ⅱ Ⅳ Ｉ 偏重于要第四象限結果： ?全無責任感 ?依賴他人或社會機構維生 ?危機處理 ?忙于收拾殘局 Ⅱ Ｉ Ⅲ Ⅰ Ⅱ 結果： ?有遠見，有理想 ?平衡，紀律，自制 ?少有 危機 ? 運用「四象限」法則 —— 在正確的時間做正確的事！ 案例小故事： 穆爾 于 1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作。當時的月薪是 160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪 1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的 36個客戶退回公司，然后全力服務其余 20%的客戶。 結果 如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪 1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（ KellyMoore Paint Company)的董事長。 原則 之四 合理地安排時間 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn) 了 帕累托 定律 （也稱 80/20定律 ）： 總結果的 80%是由總消耗時間中的 20%所形成 的 ， 按事情 的 「 重要程度 」 編排 行事優(yōu)先次序的準則是建立 在 「 重要 的少數(shù)與瑣碎的 多數(shù) 」 的 原理的基礎上 。 80%的銷售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來自 20%的朊友； 80%的總產(chǎn)量來自 20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在 20%的人手中 ； …… 80/20原則啟示 啟示： 20%的工作事項創(chuàng)造 80%的工作價值；抓住工作的關鍵，集中 80%的主要精力做 20%的主要工作，可以保證 80%的工作結果；改進這 20%的工作處理方法，可以獲得 80%的新效果。 誤區(qū)： ? 面面俱到 —— 都想做好； ? 完全主義 —— 都想做完； ? 平均分配時間和精力。 80/20法則 ? 團體中的重要項目，是由全體中小部分的比例造成的 當你面臨很多工作而不知所措時，應該想到帕累托原則 鍛煉自己尋找 20％重要工作，并解決它。 因為我們不是全能，也不想做完美主義者，能力、時間、空間總是會受到限制的。 所以另 80％的工作沒有完成，就不再顯得那么重要了。 ? 把時間用亍少數(shù)重要的事。 掌握重點可以讓你的工作計劃丌致偏差。 原則五 與別人的時間取得協(xié)作 團 隊 尊 重 協(xié) 作 時間安排 原則六 制定規(guī)則、遵守紀律 ? 在 進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。 ? 即使 外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 ? 由于 不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。 分析自己使用時間的方式和狀況 實施 步驟 熟悉 并準備一份 “時間使用清單表 ”（如表一 ） 在表一 中列出 約 30項每星期中的主要活動，并分成五或六 類 在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表 一 準備一份的 “一星期日志與簡略分析表 ”（如表二），將表一中的活動對應地列在表二 中 在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的 號碼 該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的 次數(shù) 然后把表二中的 “時間小計 ”填到表一的 “每星期實際花費時間
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