【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 他相關(guān)證件。 （ 2）會(huì)議登記表和簽到表。 （ 3）會(huì)議日程表和議程表。 （ 4）會(huì)議手冊(cè)和會(huì)議指南。 （ 5）會(huì)場(chǎng)分區(qū)表、主會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、座次表等。 （ 6）分組討論名單和討論地點(diǎn)。 （ 7）會(huì)議主題報(bào)告。 （ 8）演講者講話稿及其他發(fā)言材料。 （ 9）開幕詞和閉幕詞，會(huì)議總結(jié)稿。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)內(nèi)容 （ 10）會(huì)議主持人主持稿。 （ 11）其他需發(fā)放的資料。 2．會(huì)議布置的具體工作 （ 1）制作并懸掛會(huì)標(biāo)。 （ 2）布置會(huì)議主席臺(tái)背景或會(huì)場(chǎng)主題墻。 （ 3）裝飾主席臺(tái)和配置大會(huì)發(fā)言席。 （ 4）配置話筒、音響、錄音錄像設(shè)備，選定大會(huì)音樂(lè)和音像資料。 （ 5）制作并且擺放座位卡。 （ 6）檢查會(huì)場(chǎng)和主席臺(tái)燈光。 （ 7）檢查會(huì)場(chǎng)供電、暖氣或冷氣供應(yīng)情況。 （ 8）考慮入場(chǎng)和退場(chǎng)的路線和方案。 （ 9）考慮貴賓短暫休息的場(chǎng)所，貴賓入場(chǎng)和退場(chǎng)的線路和方案。 （ 10）布置記者席、記者工作區(qū)域，為電視記者備好電源。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)內(nèi)容 （ 11）考慮各種突發(fā)事件的處理預(yù)案。 3．會(huì)議接待具體工作 （ 1）發(fā)放會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。 （ 2）落實(shí)重點(diǎn)接待對(duì)象，要有專人負(fù)責(zé)接待。 （ 3）安排好簽到并分發(fā)資料與禮品。特別要注意嘉賓的安排，使其出現(xiàn)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，以擴(kuò)大影響。 （ 4）提示演講者準(zhǔn)備發(fā)言。 （ 5）為會(huì)議主持人配備助手，協(xié)助會(huì)議順利進(jìn)行。 （ 6）設(shè)立信息中心。 （ 7）維持會(huì)場(chǎng)秩序。 （ 8）加強(qiáng)會(huì)議交流。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 1．開（閉）幕式會(huì)場(chǎng)布置 背景臺(tái)上最主要的物件是會(huì)議的標(biāo)志，這個(gè)標(biāo)志過(guò)去通常采用橫幅的形式，而現(xiàn)在比較流行的是背景板。背景板主要由三部分內(nèi)容組成：會(huì)議的 LOGO和相關(guān)組織的 LOGO或者會(huì)徽；會(huì)議的中英文名稱、縮寫和會(huì)議的舉辦時(shí)間和地點(diǎn)；會(huì)議的主辦方。橫幅設(shè)計(jì)和制作就相對(duì)簡(jiǎn)單，我國(guó)的會(huì)議通常采用紅色的橫幅，橫幅上的字多采用白色。字的內(nèi)容也相對(duì)簡(jiǎn)單，就是會(huì)議的中英文名稱，一般情況下采用中文在上，英文在下的方式。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 2．主席臺(tái)布置 主席臺(tái)的布置根據(jù)不同會(huì)議的需要會(huì)有所不同，但最常用的形式是在主席臺(tái)的中央擺放長(zhǎng)條桌，桌子的長(zhǎng)度根據(jù)就座主席臺(tái)的人數(shù)而定。長(zhǎng)條桌上通常要擺放鮮花、茶杯或礦泉水、桌簽、紙和筆、話筒等。會(huì)議主持人一般坐在長(zhǎng)條桌的一側(cè)，面前擺放話筒。另外長(zhǎng)條桌上對(duì)應(yīng)每把椅子還應(yīng)該擺放桌簽，就座主席臺(tái)用中英文，采取中文在上，英文在下的方式。主席臺(tái)右側(cè)擺放講臺(tái)一個(gè)，有時(shí)候兩側(cè)均有講臺(tái)，供主持人或翻譯以及演講者同時(shí)使用 。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 3．會(huì)議代表席布置 會(huì)議開幕式由于參加的人數(shù)較多，通常采用劇院式或教室式的會(huì)議室，代表區(qū)域主要分為貴賓席和記者席。貴賓席通常擺放在會(huì)場(chǎng)前幾排，有時(shí)會(huì)在貴賓席處加上長(zhǎng)條桌，以擺放貴賓的銘牌、飲料、鮮花等，并在入口處用醒目的標(biāo)示注明貴賓席的位置 。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 4．會(huì)場(chǎng)布置 現(xiàn)代會(huì)議一個(gè)重要的趨勢(shì)就是強(qiáng)調(diào)溝通，因此大型會(huì)議在開幕式全體會(huì)議結(jié)束以后都會(huì)舉行分組會(huì)議，以避免信息的單向流動(dòng)。由于各種分組會(huì)議的規(guī)格和要求相去甚遠(yuǎn)，會(huì)場(chǎng)布置就必須具備相當(dāng)大的靈活性，使其能滿足不同會(huì)議對(duì)空間、技術(shù)支持和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的要求。以下是幾種主要的會(huì)場(chǎng)布置的優(yōu)缺點(diǎn)以及適應(yīng)的會(huì)議類型： 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 劇場(chǎng)型 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 教室型 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 公司會(huì)議型 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 宴會(huì)型 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議服務(wù)策略 1．會(huì)前貴賓室服務(wù) 細(xì)節(jié)服務(wù)： （ 1）根據(jù)任務(wù)要求，將家具、茶具、煙具、鮮花準(zhǔn)備好。 （ 2）室內(nèi)四周擺放花草、屏風(fēng)等裝飾物。 （ 3）設(shè)專人領(lǐng)位崗，主動(dòng)禮貌迎賓、領(lǐng)位。 （ 4）客人就座后，送上茶、毛巾或飲料。 （ 5）在客人談話間歇時(shí)，添斟茶水飲料。 （ 6）等候服務(wù)時(shí)勤觀察，不走動(dòng)，不交談。 （ 7）貴賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)、宴會(huì)廳，按領(lǐng)位服務(wù)流程引領(lǐng)。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議服務(wù)策略 2．商務(wù)會(huì)談 細(xì)節(jié)服務(wù)： （ 1）會(huì)議氣氛莊嚴(yán)隆重，會(huì)場(chǎng)布置長(zhǎng)會(huì)議桌或環(huán)形會(huì)議桌，桌上鋪設(shè)會(huì)議桌臺(tái)布，座椅用扶 手椅，椅座與參加會(huì)議的人數(shù)相等，會(huì)場(chǎng)綠化高雅。 （ 2）高規(guī)格的會(huì)議，要在會(huì)議桌中央安放會(huì)談兩國(guó)的國(guó)旗，東道主國(guó)國(guó)旗在左。 （ 3）會(huì)談桌上必須準(zhǔn)備文具、用品，為了保持會(huì)場(chǎng)安靜，茶底盤上放一塊折成四方形的小毛 巾或茶墊底。 （ 4）凡屬保密會(huì)談，應(yīng)按接待部門規(guī)定，嚴(yán)格遵守進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的時(shí)間。 （ 5）參加會(huì)談的服務(wù)員，必須嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議服務(wù)策略 3．重要會(huì)議 細(xì)節(jié)服務(wù)： （ 1）按會(huì)議類型與規(guī)格，選擇合適的會(huì)議廳。 （ 2）按會(huì)議形式與人數(shù)，擺放會(huì)議桌和座椅。 （ 3）按客戶要求，布置會(huì)場(chǎng)，掛條幅，設(shè)簽到臺(tái)、主席臺(tái)、講臺(tái)、話筒等會(huì)議設(shè)施設(shè)備等，并適當(dāng)布置花草。 （ 4）準(zhǔn)備會(huì)議所需的文具、用品、席位卡等。 （ 5）準(zhǔn)備會(huì)議期間的茶水、咖啡、點(diǎn)心等。 （ 6）服務(wù)員站在門口迎接客人。 （ 7）客人入座后，要及時(shí)送上茶水、毛巾等，做到熱情服務(wù)，并保持安靜。 （ 8）會(huì)議開始后，服務(wù)員應(yīng)退至一旁，并隨時(shí)觀察客人對(duì)茶水、飲料、酒等的需求量，一般半小時(shí)添加一次，遇到舉杯時(shí)，應(yīng)及時(shí)送上酒杯。 （ 9）會(huì)議結(jié)束，在門口送客并道別感謝。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議服務(wù)策略 4．貿(mào)易洽談會(huì) 細(xì)節(jié)服務(wù)： （ 1）貿(mào)易洽談會(huì)一般要選用一個(gè)餐廳陳列展品，陳列工作由承辦單位負(fù)責(zé)，但餐廳要保證陳列品的安全。 （ 2）還要根據(jù)要求，準(zhǔn)備若干小型會(huì)議室，供洽談業(yè)務(wù)使用。會(huì)議室要保持整潔衛(wèi)生。當(dāng)中外雙方業(yè)務(wù)人員洽談時(shí)，要及時(shí)供應(yīng)茶水、咖啡或飲料，派送小毛巾，熱情服務(wù)，保持安靜。 （ 3）一般參加洽談的客人對(duì)早、午餐要求從簡(jiǎn)，對(duì)晚餐要求豐盛些，因此在一日三餐的供應(yīng)上，重點(diǎn)放在晚餐。 （ 4）洽談會(huì)期間，一般都要舉行多次招待會(huì)或宴會(huì)，因此必須抓好宣傳推銷工作，提高菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。 二、會(huì)議期間服務(wù)流程 會(huì)議服務(wù)策略 5．簽字儀式 細(xì)節(jié)服務(wù)： （ 1）根據(jù)接待單位選定的會(huì)議室，經(jīng)全面清掃后，在廳的中央部位安放一長(zhǎng)條形簽字臺(tái)，要求簽字臺(tái)背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長(zhǎng)屏風(fēng)，兩邊擺放綠化，并準(zhǔn)備好會(huì)議音響設(shè)備。 （ 2）簽字臺(tái)鋪設(shè)優(yōu)質(zhì)臺(tái)布，桌上放兩國(guó)的國(guó)旗和兩套簽字用文具，另備一個(gè)吸干墨水器，并在相應(yīng)部位安放兩把座椅，鮮花放在中間。 （ 3）在距離座位約 1米處，放置一排高低層踏腳板，以便簽字雙方人員站立合影。 （ 4）應(yīng)事先按要求準(zhǔn)備好祝賀用的香檳和香檳杯，供雙方簽字交換文本后，及時(shí)送上舉杯共賀，如時(shí)間和條件允許，雙方舉杯慶祝后，為客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盤將空酒杯撤