【文章內(nèi)容簡介】 他相關證件。 （ 2）會議登記表和簽到表。 （ 3）會議日程表和議程表。 （ 4）會議手冊和會議指南。 （ 5）會場分區(qū)表、主會場、主席臺、座次表等。 （ 6）分組討論名單和討論地點。 （ 7）會議主題報告。 （ 8）演講者講話稿及其他發(fā)言材料。 （ 9）開幕詞和閉幕詞，會議總結稿。 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場服務內(nèi)容 （ 10）會議主持人主持稿。 （ 11）其他需發(fā)放的資料。 2．會議布置的具體工作 （ 1）制作并懸掛會標。 （ 2）布置會議主席臺背景或會場主題墻。 （ 3）裝飾主席臺和配置大會發(fā)言席。 （ 4）配置話筒、音響、錄音錄像設備，選定大會音樂和音像資料。 （ 5）制作并且擺放座位卡。 （ 6）檢查會場和主席臺燈光。 （ 7）檢查會場供電、暖氣或冷氣供應情況。 （ 8）考慮入場和退場的路線和方案。 （ 9）考慮貴賓短暫休息的場所，貴賓入場和退場的線路和方案。 （ 10）布置記者席、記者工作區(qū)域，為電視記者備好電源。 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場服務內(nèi)容 （ 11）考慮各種突發(fā)事件的處理預案。 3．會議接待具體工作 （ 1）發(fā)放會場手冊。 （ 2）落實重點接待對象，要有專人負責接待。 （ 3）安排好簽到并分發(fā)資料與禮品。特別要注意嘉賓的安排，使其出現(xiàn)在適當?shù)臅r機，以擴大影響。 （ 4）提示演講者準備發(fā)言。 （ 5）為會議主持人配備助手，協(xié)助會議順利進行。 （ 6）設立信息中心。 （ 7）維持會場秩序。 （ 8）加強會議交流。 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 1．開（閉）幕式會場布置 背景臺上最主要的物件是會議的標志，這個標志過去通常采用橫幅的形式，而現(xiàn)在比較流行的是背景板。背景板主要由三部分內(nèi)容組成：會議的 LOGO和相關組織的 LOGO或者會徽；會議的中英文名稱、縮寫和會議的舉辦時間和地點；會議的主辦方。橫幅設計和制作就相對簡單，我國的會議通常采用紅色的橫幅，橫幅上的字多采用白色。字的內(nèi)容也相對簡單，就是會議的中英文名稱，一般情況下采用中文在上，英文在下的方式。 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 2．主席臺布置 主席臺的布置根據(jù)不同會議的需要會有所不同，但最常用的形式是在主席臺的中央擺放長條桌，桌子的長度根據(jù)就座主席臺的人數(shù)而定。長條桌上通常要擺放鮮花、茶杯或礦泉水、桌簽、紙和筆、話筒等。會議主持人一般坐在長條桌的一側，面前擺放話筒。另外長條桌上對應每把椅子還應該擺放桌簽，就座主席臺用中英文，采取中文在上，英文在下的方式。主席臺右側擺放講臺一個，有時候兩側均有講臺，供主持人或翻譯以及演講者同時使用 。 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 3．會議代表席布置 會議開幕式由于參加的人數(shù)較多，通常采用劇院式或教室式的會議室，代表區(qū)域主要分為貴賓席和記者席。貴賓席通常擺放在會場前幾排，有時會在貴賓席處加上長條桌，以擺放貴賓的銘牌、飲料、鮮花等，并在入口處用醒目的標示注明貴賓席的位置 。 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 4．會場布置 現(xiàn)代會議一個重要的趨勢就是強調溝通，因此大型會議在開幕式全體會議結束以后都會舉行分組會議，以避免信息的單向流動。由于各種分組會議的規(guī)格和要求相去甚遠，會場布置就必須具備相當大的靈活性，使其能滿足不同會議對空間、技術支持和現(xiàn)場服務的要求。以下是幾種主要的會場布置的優(yōu)缺點以及適應的會議類型： 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 劇場型 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 教室型 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 公司會議型 二、會議期間服務流程 會議現(xiàn)場布置 宴會型 二、會議期間服務流程 會議服務策略 1．會前貴賓室服務 細節(jié)服務： （ 1）根據(jù)任務要求，將家具、茶具、煙具、鮮花準備好。 （ 2）室內(nèi)四周擺放花草、屏風等裝飾物。 （ 3）設專人領位崗，主動禮貌迎賓、領位。 （ 4）客人就座后，送上茶、毛巾或飲料。 （ 5）在客人談話間歇時，添斟茶水飲料。 （ 6）等候服務時勤觀察，不走動，不交談。 （ 7）貴賓進入會場、宴會廳，按領位服務流程引領。 二、會議期間服務流程 會議服務策略 2．商務會談 細節(jié)服務： （ 1）會議氣氛莊嚴隆重，會場布置長會議桌或環(huán)形會議桌，桌上鋪設會議桌臺布，座椅用扶 手椅，椅座與參加會議的人數(shù)相等，會場綠化高雅。 （ 2）高規(guī)格的會議，要在會議桌中央安放會談兩國的國旗，東道主國國旗在左。 （ 3）會談桌上必須準備文具、用品，為了保持會場安靜，茶底盤上放一塊折成四方形的小毛 巾或茶墊底。 （ 4）凡屬保密會談，應按接待部門規(guī)定，嚴格遵守進入會場的時間。 （ 5）參加會談的服務員，必須嚴守國家機密。 二、會議期間服務流程 會議服務策略 3．重要會議 細節(jié)服務： （ 1）按會議類型與規(guī)格，選擇合適的會議廳。 （ 2）按會議形式與人數(shù)，擺放會議桌和座椅。 （ 3）按客戶要求，布置會場，掛條幅，設簽到臺、主席臺、講臺、話筒等會議設施設備等，并適當布置花草。 （ 4）準備會議所需的文具、用品、席位卡等。 （ 5）準備會議期間的茶水、咖啡、點心等。 （ 6）服務員站在門口迎接客人。 （ 7）客人入座后，要及時送上茶水、毛巾等，做到熱情服務，并保持安靜。 （ 8）會議開始后，服務員應退至一旁，并隨時觀察客人對茶水、飲料、酒等的需求量，一般半小時添加一次，遇到舉杯時，應及時送上酒杯。 （ 9）會議結束，在門口送客并道別感謝。 二、會議期間服務流程 會議服務策略 4．貿(mào)易洽談會 細節(jié)服務： （ 1）貿(mào)易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品，陳列工作由承辦單位負責，但餐廳要保證陳列品的安全。 （ 2）還要根據(jù)要求，準備若干小型會議室，供洽談業(yè)務使用。會議室要保持整潔衛(wèi)生。當中外雙方業(yè)務人員洽談時，要及時供應茶水、咖啡或飲料，派送小毛巾，熱情服務，保持安靜。 （ 3）一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡，對晚餐要求豐盛些，因此在一日三餐的供應上，重點放在晚餐。 （ 4）洽談會期間，一般都要舉行多次招待會或宴會，因此必須抓好宣傳推銷工作，提高菜肴質量和服務質量。 二、會議期間服務流程 會議服務策略 5．簽字儀式 細節(jié)服務： （ 1）根據(jù)接待單位選定的會議室，經(jīng)全面清掃后，在廳的中央部位安放一長條形簽字臺，要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長屏風，兩邊擺放綠化，并準備好會議音響設備。 （ 2）簽字臺鋪設優(yōu)質臺布，桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具，另備一個吸干墨水器，并在相應部位安放兩把座椅，鮮花放在中間。 （ 3）在距離座位約 1米處，放置一排高低層踏腳板，以便簽字雙方人員站立合影。 （ 4）應事先按要求準備好祝賀用的香檳和香檳杯，供雙方簽字交換文本后，及時送上舉杯共賀，如時間和條件允許，雙方舉杯慶祝后，為客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盤將空酒杯撤