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正文內(nèi)容

第九章會議項(xiàng)目服務(wù)與管理(編輯修改稿)

2025-01-28 10:37 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 他相關(guān)證件。 ( 2)會議登記表和簽到表。 ( 3)會議日程表和議程表。 ( 4)會議手冊和會議指南。 ( 5)會場分區(qū)表、主會場、主席臺、座次表等。 ( 6)分組討論名單和討論地點(diǎn)。 ( 7)會議主題報告。 ( 8)演講者講話稿及其他發(fā)言材料。 ( 9)開幕詞和閉幕詞,會議總結(jié)稿。 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場服務(wù)內(nèi)容 ( 10)會議主持人主持稿。 ( 11)其他需發(fā)放的資料。 2.會議布置的具體工作 ( 1)制作并懸掛會標(biāo)。 ( 2)布置會議主席臺背景或會場主題墻。 ( 3)裝飾主席臺和配置大會發(fā)言席。 ( 4)配置話筒、音響、錄音錄像設(shè)備,選定大會音樂和音像資料。 ( 5)制作并且擺放座位卡。 ( 6)檢查會場和主席臺燈光。 ( 7)檢查會場供電、暖氣或冷氣供應(yīng)情況。 ( 8)考慮入場和退場的路線和方案。 ( 9)考慮貴賓短暫休息的場所,貴賓入場和退場的線路和方案。 ( 10)布置記者席、記者工作區(qū)域,為電視記者備好電源。 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場服務(wù)內(nèi)容 ( 11)考慮各種突發(fā)事件的處理預(yù)案。 3.會議接待具體工作 ( 1)發(fā)放會場手冊。 ( 2)落實(shí)重點(diǎn)接待對象,要有專人負(fù)責(zé)接待。 ( 3)安排好簽到并分發(fā)資料與禮品。特別要注意嘉賓的安排,使其出現(xiàn)在適當(dāng)?shù)臅r機(jī),以擴(kuò)大影響。 ( 4)提示演講者準(zhǔn)備發(fā)言。 ( 5)為會議主持人配備助手,協(xié)助會議順利進(jìn)行。 ( 6)設(shè)立信息中心。 ( 7)維持會場秩序。 ( 8)加強(qiáng)會議交流。 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 1.開(閉)幕式會場布置 背景臺上最主要的物件是會議的標(biāo)志,這個標(biāo)志過去通常采用橫幅的形式,而現(xiàn)在比較流行的是背景板。背景板主要由三部分內(nèi)容組成:會議的 LOGO和相關(guān)組織的 LOGO或者會徽;會議的中英文名稱、縮寫和會議的舉辦時間和地點(diǎn);會議的主辦方。橫幅設(shè)計和制作就相對簡單,我國的會議通常采用紅色的橫幅,橫幅上的字多采用白色。字的內(nèi)容也相對簡單,就是會議的中英文名稱,一般情況下采用中文在上,英文在下的方式。 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 2.主席臺布置 主席臺的布置根據(jù)不同會議的需要會有所不同,但最常用的形式是在主席臺的中央擺放長條桌,桌子的長度根據(jù)就座主席臺的人數(shù)而定。長條桌上通常要擺放鮮花、茶杯或礦泉水、桌簽、紙和筆、話筒等。會議主持人一般坐在長條桌的一側(cè),面前擺放話筒。另外長條桌上對應(yīng)每把椅子還應(yīng)該擺放桌簽,就座主席臺用中英文,采取中文在上,英文在下的方式。主席臺右側(cè)擺放講臺一個,有時候兩側(cè)均有講臺,供主持人或翻譯以及演講者同時使用 。 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 3.會議代表席布置 會議開幕式由于參加的人數(shù)較多,通常采用劇院式或教室式的會議室,代表區(qū)域主要分為貴賓席和記者席。貴賓席通常擺放在會場前幾排,有時會在貴賓席處加上長條桌,以擺放貴賓的銘牌、飲料、鮮花等,并在入口處用醒目的標(biāo)示注明貴賓席的位置 。 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 4.會場布置 現(xiàn)代會議一個重要的趨勢就是強(qiáng)調(diào)溝通,因此大型會議在開幕式全體會議結(jié)束以后都會舉行分組會議,以避免信息的單向流動。由于各種分組會議的規(guī)格和要求相去甚遠(yuǎn),會場布置就必須具備相當(dāng)大的靈活性,使其能滿足不同會議對空間、技術(shù)支持和現(xiàn)場服務(wù)的要求。以下是幾種主要的會場布置的優(yōu)缺點(diǎn)以及適應(yīng)的會議類型: 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 劇場型 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 教室型 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 公司會議型 二、會議期間服務(wù)流程 會議現(xiàn)場布置 宴會型 二、會議期間服務(wù)流程 會議服務(wù)策略 1.會前貴賓室服務(wù) 細(xì)節(jié)服務(wù): ( 1)根據(jù)任務(wù)要求,將家具、茶具、煙具、鮮花準(zhǔn)備好。 ( 2)室內(nèi)四周擺放花草、屏風(fēng)等裝飾物。 ( 3)設(shè)專人領(lǐng)位崗,主動禮貌迎賓、領(lǐng)位。 ( 4)客人就座后,送上茶、毛巾或飲料。 ( 5)在客人談話間歇時,添斟茶水飲料。 ( 6)等候服務(wù)時勤觀察,不走動,不交談。 ( 7)貴賓進(jìn)入會場、宴會廳,按領(lǐng)位服務(wù)流程引領(lǐng)。 二、會議期間服務(wù)流程 會議服務(wù)策略 2.商務(wù)會談 細(xì)節(jié)服務(wù): ( 1)會議氣氛莊嚴(yán)隆重,會場布置長會議桌或環(huán)形會議桌,桌上鋪設(shè)會議桌臺布,座椅用扶 手椅,椅座與參加會議的人數(shù)相等,會場綠化高雅。 ( 2)高規(guī)格的會議,要在會議桌中央安放會談兩國的國旗,東道主國國旗在左。 ( 3)會談桌上必須準(zhǔn)備文具、用品,為了保持會場安靜,茶底盤上放一塊折成四方形的小毛 巾或茶墊底。 ( 4)凡屬保密會談,應(yīng)按接待部門規(guī)定,嚴(yán)格遵守進(jìn)入會場的時間。 ( 5)參加會談的服務(wù)員,必須嚴(yán)守國家機(jī)密。 二、會議期間服務(wù)流程 會議服務(wù)策略 3.重要會議 細(xì)節(jié)服務(wù): ( 1)按會議類型與規(guī)格,選擇合適的會議廳。 ( 2)按會議形式與人數(shù),擺放會議桌和座椅。 ( 3)按客戶要求,布置會場,掛條幅,設(shè)簽到臺、主席臺、講臺、話筒等會議設(shè)施設(shè)備等,并適當(dāng)布置花草。 ( 4)準(zhǔn)備會議所需的文具、用品、席位卡等。 ( 5)準(zhǔn)備會議期間的茶水、咖啡、點(diǎn)心等。 ( 6)服務(wù)員站在門口迎接客人。 ( 7)客人入座后,要及時送上茶水、毛巾等,做到熱情服務(wù),并保持安靜。 ( 8)會議開始后,服務(wù)員應(yīng)退至一旁,并隨時觀察客人對茶水、飲料、酒等的需求量,一般半小時添加一次,遇到舉杯時,應(yīng)及時送上酒杯。 ( 9)會議結(jié)束,在門口送客并道別感謝。 二、會議期間服務(wù)流程 會議服務(wù)策略 4.貿(mào)易洽談會 細(xì)節(jié)服務(wù): ( 1)貿(mào)易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品,陳列工作由承辦單位負(fù)責(zé),但餐廳要保證陳列品的安全。 ( 2)還要根據(jù)要求,準(zhǔn)備若干小型會議室,供洽談業(yè)務(wù)使用。會議室要保持整潔衛(wèi)生。當(dāng)中外雙方業(yè)務(wù)人員洽談時,要及時供應(yīng)茶水、咖啡或飲料,派送小毛巾,熱情服務(wù),保持安靜。 ( 3)一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡,對晚餐要求豐盛些,因此在一日三餐的供應(yīng)上,重點(diǎn)放在晚餐。 ( 4)洽談會期間,一般都要舉行多次招待會或宴會,因此必須抓好宣傳推銷工作,提高菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。 二、會議期間服務(wù)流程 會議服務(wù)策略 5.簽字儀式 細(xì)節(jié)服務(wù): ( 1)根據(jù)接待單位選定的會議室,經(jīng)全面清掃后,在廳的中央部位安放一長條形簽字臺,要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長屏風(fēng),兩邊擺放綠化,并準(zhǔn)備好會議音響設(shè)備。 ( 2)簽字臺鋪設(shè)優(yōu)質(zhì)臺布,桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具,另備一個吸干墨水器,并在相應(yīng)部位安放兩把座椅,鮮花放在中間。 ( 3)在距離座位約 1米處,放置一排高低層踏腳板,以便簽字雙方人員站立合影。 ( 4)應(yīng)事先按要求準(zhǔn)備好祝賀用的香檳和香檳杯,供雙方簽字交換文本后,及時送上舉杯共賀,如時間和條件允許,雙方舉杯慶祝后,為客人派上一道小毛巾,待客人干杯后,要立刻用托盤將空酒杯撤
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