【文章內(nèi)容簡介】 鑒的管理和基層印鑒的制發(fā)工作； 4）負責上級和外來文件的收發(fā) 、登記、傳閱、催辦、回復和文件歸檔工作； 5） 嚴格執(zhí)行保密制度，及時做好行政資料的收集整理、登記、文件歸檔和保管工作（管理公司的行政用品和辦公用品）； 6）根據(jù)公司總經(jīng)理的指示做好公關(guān)工作，負責客訪預報、采訪、接待，搞好對外宣傳和聯(lián)絡(luò)等有關(guān)工作； 7）負責公司車輛的調(diào)度、使用和維修保養(yǎng)工作； 8）協(xié)助總經(jīng)理日常事務(wù)，協(xié)助部門工作，督促各部門和各管理處認真及時地貫徹落實公司的各項工作決策和命令 ； 9）協(xié)助總經(jīng)理做好公司部門、各管理處定員、定編、定崗的工作； 10） 制定年度 《員工培訓計劃》，并指導、督促和協(xié)助各部門及管理處貫徹執(zhí)行； 11） 根據(jù)公司的發(fā)展和實際需要，辦理員工的借調(diào)、招聘，為公司機關(guān)和管理處輸送各類合格人員； 12）根據(jù)公司發(fā)展和實際需要有計劃地選派員工培訓，不斷提高公司員工專業(yè)技術(shù)水平； 13）及時認真地做好公司各類員工檔案資料的記錄整理和歸檔工作； 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 11/18 頁 14） 負責辦理公司各類員工見工、錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)派、選拔、任免、獎懲、續(xù)約、辭退、離職等手續(xù)； 15）負責擬定員工福利待遇標準及實施方案，報送總經(jīng)理審批； 16） 根據(jù)政府有關(guān)規(guī)定和上級部署，做好調(diào)整公司員工薪金和福利待遇工作，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢討； 17）負責辦理員工各種必備的證件； 18）定期對各類管理層、作業(yè)層員工進行考核，并依據(jù)考核結(jié)果提出對他們的獎懲、降職、調(diào)動、續(xù)約和辭退等具體意見，報總經(jīng)理辦公會議審定。 （ 9）經(jīng)營策劃部 1） 負責對外承接物業(yè)管理項目，擬制物業(yè)管理合同及公司物業(yè)租賃、經(jīng)營 業(yè)務(wù)的工作， 2） 負責編制投標書，同時負責與經(jīng)營有關(guān)的信息收集、情況調(diào)查、跟蹤業(yè)務(wù)工作； 3) 負責公司企業(yè)資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照等各種法律文件的辦理； 4） 負責安排項目合同評審，并作合同評審記錄； 5）完成總經(jīng)理交辦的其他工作。 （ 10）財務(wù)部 1）認真執(zhí)行國家財經(jīng)法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度； 2）制定本公司財務(wù)會計方面的規(guī)章制度； 3）編制公司年度財務(wù)計劃，并對計劃的實施進行分析和檢查； 4） 按月編制匯總會計報表定期組織經(jīng)濟活動分析，及時向管理者和投資人提供可靠地會計信息； 制定 吳 遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 12/18 頁 5） 負責 按統(tǒng)一會計制度組織所屬管理處的會計核算，檢查指導管理處財務(wù)室工作； 6） 負責公司經(jīng)營管理所需資金的籌集和運用、靈活調(diào)度資金，發(fā)揮資金最大效用； 7） 負責經(jīng)營公司、物業(yè)公司日常費用報銷管理的會計核算； 8） 根據(jù)政府物業(yè)部門的文件規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定各項物業(yè)管理收費標準； 9） 負責新接物業(yè)項目的前期預算，參與主要合同的評審工 作； 10） 完成總經(jīng)理交辦的其他工作。 (11)清潔綠化部 1）服務(wù)至上，積極主動，盡心盡力服務(wù)于各管理處和客戶（業(yè)主）； 2）穿統(tǒng)一工服，佩戴統(tǒng)一的工作牌，做到文明服務(wù)，以禮待人； 3） 安全第一，上崗前認真檢查設(shè)施設(shè)備、工具和材料，準備充分充足，排除各種事故隱患； 4)公平、公正待人處事，協(xié)助質(zhì)量管理部做好樓檢工作； 5） 急客戶所需，及時協(xié)助處理各管理和客戶所提出的有關(guān)清潔綠化方面的問題； 6） 定時或不定時地征詢各管理處和客戶對清潔綠化工作地要求和意見并制定相應(yīng)的措施加以改進或解決； 7）積極配 合開展新接管物業(yè) 有關(guān)清潔綠化方面的工作； 8）不定期了解各管理處清潔綠化工作人員的工作狀態(tài)、工作質(zhì)量、培訓與考核、生活等方面的情況，制定相應(yīng)的策略予以改善； 9） 督導并檢查各管理處清潔綠化工作執(zhí)行落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或向公司主管領(lǐng)導匯報； 管理 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 13/18 頁 11） 認真完成上級領(lǐng)導交辦的其他任務(wù)。 （ 12）管 理處 1）負責小區(qū)管理、經(jīng)營及房屋和公共配套設(shè)施的維修、養(yǎng)護； 2）根據(jù)上級規(guī)定和業(yè)主（業(yè)主委員會）的合理意見與要求，擬定修改管理處工作手冊，以便更好地開展物業(yè)管理服務(wù)工作； 3）維護房屋及配套設(shè)施的完好，定期安排養(yǎng)護工程； a)定期清理污水井及管道、化糞池； b）定期檢查、檢修或大修水、電設(shè)施、設(shè)備等，并按規(guī)定向住戶分攤費用； c）維護小區(qū)綠化場地的灌護和管理，并保持其功能良好的照明功能； 4）負責小區(qū)綠化場地的灌護和管理 ，保持公共地方環(huán)境衛(wèi)生的清潔； 5）對各種車輛進入小區(qū)實行管制，實行定點停放，并按規(guī)定收取費用； 6）配合派出所的日常治安工作； 7）管理處每年按實際開支情況預測管理費標準，并進行相應(yīng)調(diào)整，管理費不足以應(yīng)付開支部分，由各業(yè)主按比率公攤，如有多余則納入小區(qū)管理基金； 8）按規(guī)定向業(yè)主、使用人收取物業(yè)管理費、水、電費等一切費用； 9）實行依法、文明、民主、高效的管理，定期征求住戶意見，為住戶排憂解難，認真熱情接待住戶或當事人來訪。 管理者代表 總經(jīng)理在管理層中任命一名管理者代表，規(guī)定其職責權(quán)限，且須包括以下方 面： a)負責質(zhì)量管理體系的建立、實施并保持持續(xù)有效，有權(quán)對質(zhì)量管理體系文件進行審核； 管理 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 14/18 頁 b）負責向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系的建立、實施情況并提出一些改進建議； c)通過質(zhì)量管理體系的推廣、培訓，確保公司全體員工能夠增強服務(wù)意識，以達到提高服務(wù)質(zhì)量之目的； d）負責編制《管理評審計劃》并協(xié)助總經(jīng)理做好管理 評審及相應(yīng)糾正預防措施的實施工作； e） 負責指定內(nèi)部審核組長及成員并對年度《內(nèi)部質(zhì)量體系審核計劃》進行審核； f）負責公司內(nèi)部或?qū)ν馀c質(zhì)量管理體系相關(guān)事宜的聯(lián)絡(luò)工作。 內(nèi)部溝通 總經(jīng)理確保在企業(yè)內(nèi)形成溝通渠道，規(guī)定溝通過程，明確溝通方法。 本公司內(nèi)各管理層次與職能部門之間通過以下方式確保質(zhì)量管理管理體系溝通的有效性； a）通過組織召開會議，達到 上傳下達、部門之間相互了解之目的； b）公司各層次之間通過工作情況匯報進行溝通； c）通過口頭、書 面等方式進行縱、橫向聯(lián)絡(luò)； d）通過傳遞 /分發(fā)相關(guān)文件記錄來進行溝通； e）利用墻報、宣傳欄、看板等，進行有關(guān)信息的溝通； f） 通過宣傳、培訓，是本公司全體員工都理解本公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，掌握部門和崗位職責、權(quán)限，努力為實現(xiàn)質(zhì)量目標作貢獻。 管理評審 管理 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 15/18 頁 本公司每年第一季度內(nèi)進行一次管理評審，如有特殊，總經(jīng)理可另行安排評審時間。如社會環(huán)境、市場需求、公司內(nèi)部組織機構(gòu)發(fā)生重大變化或出現(xiàn)嚴重質(zhì)量事故時，根據(jù)實際需要可增加評審次數(shù)，以確保質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性，評審應(yīng)包括評價質(zhì)量管理體系改進的機會和變更的需要，包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標。 評審計劃： a）管理者代表在每次管理評審會議前一個星期制定該次《管理評審計劃》交總經(jīng)理批準后，由行政部提前三天分發(fā)給各部門、管理處負責人，負責人應(yīng)仔細閱讀《管理評審計劃》，準備好與各自有關(guān)的議題和材料； b）管理評審計劃應(yīng)包括：評審的時間、評審的依據(jù)、評審的內(nèi)容、評審的組織等。 參加評審人員 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、管理者代表、各部門負責人及相關(guān)人員依通知準時參加管理評審會議，由總經(jīng)理擔任會議主席。 評選的實施： a）以會議形式進行，按評審計劃中的內(nèi)容及議程進行討論和評估； b）由總經(jīng)理擔任會議主持，行政部做好會議記錄； c）對提出需要改進的問題，在會議紀要中說明，由管理者代表或指定負責人在會后確定必要的 改進措施，報總經(jīng)理批準。 評審內(nèi)容（即評審輸 入）： 系統(tǒng)地評審上一次管理評審會議到本次會議期間的各項 質(zhì)量活動，內(nèi)容主要包括： a） 質(zhì)量方針與質(zhì)量目標是否適宜； b） 質(zhì)量目標的完成情況； 管理 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 16/18 頁 c） 根據(jù)質(zhì)量體系審核結(jié)果（內(nèi)審和外審），評價質(zhì)量管理體系是否持續(xù)適宜、有效； d） 顧客反饋的信息（含顧客投訴）； e） 運行質(zhì)量管理體系是否產(chǎn)生良好效果，服務(wù)質(zhì)量是否符合業(yè)主（住、用 戶）和規(guī)定標準的要求； f） 糾正與預防措施是否得到實施，是否收到預期效果； g） 質(zhì)量管理體系變更的影響（如人員變動、文件變更）； h） 各部門提出的一些改進的建議； i） 以往管理評審的跟蹤結(jié)果。 管理評審報告（即評審輸出） 管理者代表依據(jù)管理評審會議記錄，起草《管理評審報告》交總經(jīng)理審批，行政部將審批的報告按《文件與 質(zhì)量 記錄 管理程序》發(fā)放與會人員和相關(guān)部門。報告內(nèi)容包括： 1） 評審目的的說明和綜述； 2） 管理評審主要內(nèi)容及結(jié)論，結(jié)論應(yīng)包含以下幾個方面： a) 質(zhì)量管理體系及其過程有效性的改進； b) 與顧客要求有關(guān)的服務(wù)的改 進； c) 與質(zhì)量管理活動有關(guān)的人力、資金、設(shè)施、設(shè)備、工作環(huán)境等資源需求的。 管理 評審中改進措施的實施和跟蹤： a)要求相關(guān)部門負責人落實管理評審中提出的改進措施，并將處理結(jié)果向管理者代表報告； 管理 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 17/18 頁 b）管理者代表或其指定人對改進措施的實施進行監(jiān)督檢查，執(zhí)行完成后填寫《糾正與預 防措施記錄表》交管理者代表，管理者代表確認其執(zhí)行情況后報告總經(jīng)理。 文件與質(zhì)量記錄管理程序 糾正與預防措施管理程序 各工作崗位職責 各部門質(zhì)量目標分配表 糾正與預防措施記錄表 管理評審計劃 管理評審報告 會議記錄 管理 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 18/18 頁 物業(yè)公司組織架 構(gòu)圖 總經(jīng)理 管理者代表 副總經(jīng)理 副總經(jīng)理 質(zhì) 機 清 綜 行 經(jīng) 物 攝 財 量 電 潔 營 料 影 管 設(shè) 綠 治 政 策 配 中 務(wù) 理 備 化 化 送 心 部 部 部 部 部 部 部 部 管理處 辦公室 財務(wù)處 綜 維 清 綠 庫