【文章內容簡介】 與分類見質量手冊第 4 章節(jié) 第 16頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT /ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題： 文 件 控 制 程 序 共 7 頁 第 2 頁 4. 2 文件的編號 質量手冊編號 a) HZT / ZSⅩⅩ 年份 質量手冊 (漢語拼音縮寫 ) 深圳花之渟日用化工有限公司 b) 質量手冊每頁頁頭的說明 (見本頁頁頭 ) 文件編號 HZT /ZS 表示深圳花之渟日用化工有限公司 /質量手冊 章節(jié)號 表示質量手冊第 章節(jié)內容 版本編號 A 表示質量手冊 A 版 頁修改次 0 表示本章節(jié)內容的修訂狀態(tài) 記錄表格編號（例： QR/ HZT— — 01） QR / HZT— ⅩⅩ — ⅩⅩ 順序號 標準條款號 公司名稱代號 質量記錄（代號） 第二層次作業(yè)文件編號： Q 表示企業(yè)作業(yè)文件 HZT 深圳花之渟日用化工有限公司 標準條款 順序號 （例： Q/ HZT— — 01） 第 17頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT/ZS— 版 本 號 – 頁修改 次 A / O 標 題：文 件 控 制 程 序 共 7 頁 第 3 頁 外來文件編號 a) 外 –– 順序號 （例：外 — 01） b) 如果外來文件是國家標準、行業(yè)標準 , 則以原編號為準 , 不另行編號。 4. 3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放 4. 3. 1 規(guī)定文件編寫、審核、批準職責 , 確保發(fā)布前文件是充分與適宜的。質量方針、質量目標由公司總經理組織制定 , 并批準、發(fā)布 , 管理者代表組織質量目標分解方案的編、審 , 具體操作見本手冊第 5 章節(jié)的有關規(guī)定。 a)《質量手冊》由 ISO 推進部負責組織編寫 , 管理者代表審核、公司總經理批準。 b) 管理文件 (工作文件 )、技術標準 (文件 ) 由相關部門按本手冊和公司 ISO推進部制定的統一格式進行質量管理體系文件的編寫 , 各部門負責人審核 , 公司經理負責批準。 c) 記錄表格的編制、審核、批準、保存期等見《記錄控制程序》 , 表格樣本由ISO 推進部保存。 4. 3. 2 文件的發(fā)放 a)《質量手冊》和質量管理體系第二層次文件由 ISO 推進部配置 , 《質量手冊》經總經理批準、質量管理體系第二層次文件經管理者代表批準后按發(fā)文 范圍復制 , 加蓋“受控 ” 印章 , 并統一在文件的封頁規(guī)定位置編寫文件發(fā)放號后進行分發(fā) , 原件由 ISO 推進部保存。 b)確保文件使用的各場所都能得到適用的文件的有效版本。文件的發(fā)放、回收 第 18頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT /ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：文 件 控 制 程 序 共 7 頁 第 4 頁 《填寫文件發(fā)放、回收記錄》。 4. 4 文件的受控、評審與更新 4. 4. 1 質量管理體系文件全部為受控文件。《質量手冊》、管理文件 (工作文 件 )、技術標準 (文件 ), 和記錄表樣匯編的封面應加蓋藍色“受控 ” 印章。 4. 4. 2 本公司的文件采用書面文件和計算機磁盤的媒體形式 , 計算機磁盤文件應納入《受控文件清單》 ,并做好標識 . 4. 4. 3 ISO 推進部在必要時 , 對文件進行評審與更新 , 收集各部門對質量管理體系文件的更改意見 , 將評審和更改意見填入《文件更改通知單》中 , 按 條款規(guī)定執(zhí)行。 4. 5 文件的更改 4. 5. 1 當文件需要更改時 , 由原相應責任人批準后填寫《文件更改通知單》 , 由 ISO 推進部通知各部門實施更改。劃改時在更改處應注明更改標記 , 換頁和換版更改后各部門要收回作廢的舊文件 , 并交 ISO推進部統一處理。 4. 5. 2 文件的更改形式可分為 : 劃改、換頁、換版。對于個別錯誤或不適用 處的修改采用劃改形式 。 文件經多次劃改 (修改狀態(tài) 0 到 n 次 ) 或文件需進行 大幅度修改時 , 應進行換頁或換版。要確保文件保持清晰 , 易于識別。 4. 5. 3 質量管理體系文件附有“修改記錄表 ” 以表明文 件的修訂狀態(tài)。 4. 5. 4 質量管理體系文件版本以大寫英文字母順序依次表示最新版本 , 以 阿拉伯數字表示本頁最新修改次數。 第 19頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT /ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：文 件 控 制 程 序 共 7 頁 第 5 頁 4. 5. 5 對計算機磁盤的修改按文件更改程序進行 , 由 ISO 推進部指定電腦操 作員實施 。 4. 6 文件的領用 4. 6. 1 當文件破損嚴重 , 影響使用時 , 文件使用部門應到 ISO 推進部辦理更換手續(xù)。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號 , ISO 推進部將破損文件收回后統一處置。 4. 6. 2 當文件發(fā)生丟失 , 由 ISO 推進部按公司有關規(guī)定做出處理并補發(fā)相應 的文件 ,補發(fā)的文件應改用新的發(fā)放號 , 發(fā)文登記時應注明原分發(fā)號作廢。 4. 6. 3 文件持有人離崗時 , 應把文件上交 。 重新領用是須做好記錄。 4. 7 文件的保存、借閱、作廢與銷毀 4. 7. 1 文件的保存與借閱 a) 與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在通風、防潮、防蛀、安全的地方。 b) 各部門文件由本部門保管 , ISO 推進部不定期對個部門文件控制情況進行檢查。 c)質量管理體系文件的有效版本原件由 ISO 推進部歸檔 ,。 d)文件的使用者應妥善保管文件 , 不得損壞、涂改。 e)文件對外借閱須經部門負責人批準后監(jiān)督執(zhí)行 , 同時由文件管理人員填寫 《文件借閱登記表》 , 并在規(guī)定的時限內收回。 第 20頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT /ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：文 件 控 制 程 序 共 7 頁 第 6 頁 4. 7. 2 文件的作廢與銷毀 a)所有失效或作廢文件由 ISO 推進部組織及時從所有發(fā)放或使用場所收回 , 加蓋“作廢 ” 印章 , 以防止作廢文件的非預期使用。 b)若因任何原因需要保留作廢文件時 , 由 ISO 推進部組織加蓋“作廢留用 ” 印章 , 并與“受控 ” 文件隔離保存。 c)不需要保留的作廢文件 , 經分管領導批準后 , 由 ISO推進部組織集中銷毀。 4. 8 外來文件控制 ISO 推進部負責收集適用的法律、法規(guī)和質量標準的最新版本及相關技術標準包括原材料、輔料的產品標準的最新版本按外來文件進行編號 (見 ) 加蓋“受控 ” 印章 ,部門負責人批準后 , 按照需要和規(guī)定由 ISO 推進部發(fā)放到相應部門 , 并收回作廢文件。 4. 9 作為記錄的文件應執(zhí)行《記錄控制程序》。 4. 10 作為計算機媒體內的文件 ,按本文的有關規(guī)定執(zhí)行《計算機管理制度》的相應規(guī)定。 相關文件 5. 1 《記錄控制程序》 5. 2 《計算機管理制度》 記錄 5. 1 《受控文件清單》 QR/ 6. 2 《文件發(fā)放、回收記錄》 QR/ 第 21頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT /ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：文 件 控 制 程 序 共 7 頁 第 7 頁 6. 3 《文件借閱登記表》 QR/ 6. 4 《文件 更改通知單》 QR/ 7. 5 《文件銷毀審批單》 QR/ 第 22 頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT /ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：記 錄 控 制 程 序 共 2 頁 第 1 頁 目的 對記錄進行控制和管理 , 以提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據。 適用范圍 適用于與質量管理體系運行有關的所有記錄的標識、儲存、檢索、保護、保存期限和處置的控制過程。 職責 3. 1 ISO 推進部是記錄的歸口管理部門。 3. 2 各部門負責本部門記錄的管理。 工作程序 4. 1 記錄的要求 4. 1. 1 各部門的相關活動按程序要求形成記錄。 4. 2 記錄的填寫 4. 2. 1 記錄的填寫要求及時、真實、清晰、完整、易于識別和檢索 , 并符合質量控制及專業(yè)管理規(guī)定。 4. 2. 2 如因筆誤或計算錯誤需要修改原數據時 , 經劃改在其上方寫上更改后的數據。 4. 3 記錄的收集、編目、歸檔、儲存和保管 4. 3. 1 各部門負責本部門記錄 ( 含來自供方的記錄 ) 的收集、編目和歸檔。 第 23 頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT /ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：記 錄 控 制 程 序 共 2 頁 第 2 頁 4. 3. 2 記錄的保存期一般 3 年 , 基礎設施，人員培訓的檔案、應長期保存與使用周期 同步。涉及到人事檔案、執(zhí)行法律法規(guī)、技術商務活動等的記錄，根據實際需要適當延長保存期。 4. 3. 3 記錄的保存環(huán)境應符合防止丟失、防止損壞、防止變質等要求。 4. 4 記錄的查詢 4. 4. 1 當合同有要求時 , 在商定期內 , 記錄可供顧客或其他代表查閱。 4. 4. 2 記錄的查閱由部門負責人按要求監(jiān)督執(zhí)行。 4. 5 記錄的作廢和銷毀 記錄超過保存期 , ISO 推進部負責人認可后及時從使用場所收回 , 加蓋“作廢 ” 印章 ,需保留時 , 由 ISO 推進部加蓋“作廢留用 ” 印章 , 并與“受控 ” 記錄隔離保存，超過保存 期，不需保留的記錄由 ISO 推進部填寫文件銷毀審批表后，予以銷毀處理。 4. 6 ISO 推進部不定期對各部門記錄的管理情況進行抽查、填寫保存相應的記錄 , 并予以通報和必要的考核。 相關文件 5. 1 《文件控制程序》 記錄 6. 1 《質量記錄清單》 QR/ 第 24 頁 深圳花之渟日用化工有限公司 質 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HZT / ZS –