【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 的一項(xiàng)職能、活動(dòng)或問(wèn)題。每個(gè)條款名稱就是一組文件的文件標(biāo)題。因此，擬制條款名稱 既要扼要，又要 具體，不 可 用籠統(tǒng)語(yǔ)言。 （ 3） 條款內(nèi)容大致相近的要盡量排在一起。如“董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄和董事會(huì)主要決議、決定” 。 （ 4） 類目的擬制和修訂要由檔案部門(mén)和文書(shū)部門(mén)結(jié)合進(jìn)行，交辦公室負(fù)責(zé)人簽署后執(zhí)行。 （ 5）每年須將歸檔類目征求有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，適當(dāng)調(diào)整。 二、歸檔文件形成與積累 按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成與積累工作。 文件形成的要求 （ 1）歸檔類目中的文件一旦形成必須隨時(shí)收集、登記； （ 2）歸檔文件必須是最終版本； （ 4） 字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、 文件的簽名、蓋章必須齊全； （ 5）統(tǒng)一使用 A4紙張。 （ 6） 文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。（ ）字跡材料必須耐久，禁止用圓珠筆、鉛筆。打印的歸檔文件最好用激光打印機(jī)； （ 7） 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門(mén)、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。 （ ） 文件形成中的常見(jiàn)問(wèn)題： （ 1）缺少反映部門(mén)主要活動(dòng)的文件。 （ 2）只有結(jié)論性文件，缺過(guò)程性文件。 （ 3）附件材料不全。 （ 4）重要會(huì)議文件不全。 （ 5）文件簽名蓋章手續(xù)不全。 （ 6）文件缺頁(yè)。 （ 7）夾帶小紙條。 ☆解決問(wèn)題對(duì)策： （ 1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。 （ 2）加強(qiáng)平時(shí)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。 （ 3）加強(qiáng)宣傳，主動(dòng)爭(zhēng)取業(yè)務(wù)技術(shù)人員的配合。 文件的積累的組織 建立部門(mén)兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的收集積累， 實(shí)行文書(shū)處理部門(mén) 預(yù) 立卷 ，這 是我國(guó)文書(shū)工作的一項(xiàng)根本制度，具有 以下 優(yōu)越性： （ 1） 有利于立卷文件的齊全和保密。 （ 2） 有利于提高案卷質(zhì)量和立卷效率。 （ 3） 有利于正確判斷文件保管期限。 （ 4） 有利于各部門(mén)平時(shí)對(duì)文件的查找和利用。 （ 5） 有利于檔案室工作的開(kāi)展。 文件 積累 的內(nèi)容： （ 1）“帳內(nèi)”文件的收集 “帳內(nèi)”文件是指收發(fā)文登記簿中的文件，即將收發(fā)文件登記簿中的屬于歸檔范圍的文件收集齊全，這類文件多數(shù)是紅頭文件，即正式公文。 （ 2）“帳外”文件的收集 “帳外”文件是指未經(jīng)文書(shū)部門(mén)登記 ,在收發(fā)文登記簿上無(wú)帳可查的文件。這些文件不容易控制 ， 在歸檔過(guò)程中 易被 遺漏。它主要包括 ： 本單位召開(kāi)的各種會(huì)議文件 ,如會(huì)議記錄、發(fā)言稿等；本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的文件；外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”文件或直接寄給部門(mén)和有關(guān)人員的文件；本單位內(nèi)部各種規(guī)章制度、辦法和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表等。這類文件雖然是非正式公文但是往往有重要的歸檔價(jià)值。 （ 3）專門(mén)文件的收集 指專業(yè)性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)類文件，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)類、科研類文件，如合同、意向書(shū)、各類業(yè)務(wù)資質(zhì)、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。還有制作材料比較特殊的文件材料，如照片、音像資料等。 文件的平時(shí)歸卷 （ 1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋），每一類目準(zhǔn)備好一個(gè)卷夾。卷夾上寫(xiě)上類目號(hào)，以便對(duì)號(hào)入坐。 （ 2）立卷人員應(yīng)將有關(guān)事項(xiàng)的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、調(diào)查與結(jié)論、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、以及有關(guān)某次會(huì)議、某次出國(guó)、某項(xiàng)采購(gòu)、銷(xiāo)售等活動(dòng)的相關(guān)文件都收齊歸入同一卷夾。 （ 3）原則上采用“立薄卷”或以件為保管單位的方法，但是對(duì)某些文種，如合同，也可以組厚卷，即將一批合同裝訂成一卷。 三、歸檔 文件 的 整理與歸檔 文件整理 （ ） 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。 文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等門(mén)類文件的整理 ,應(yīng)分別符合GB 9705《 文書(shū)檔案案卷格式 》 ； DA/T 22《 歸檔文件整理規(guī)則 》 ； GB/T 11822《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 ； 財(cái)會(huì)字? 1998? 32號(hào) 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 ； 勞力字? 1992? 33號(hào) 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》； 音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合 GB/T 11821《 照片檔案管理規(guī)范 》 ； DA/T 15《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 ； GB/T 18894《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 ； DA/T 32《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 。 歸檔時(shí)間 （ 1） 經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 （ ） （ 2） 科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 （ ） （ 3） 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。 （ 4） 會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。 （ ） （ 5） 電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。 （ ） （ 6） 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。 （ ） （ 7） 更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件；其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。 （ ） 歸檔質(zhì)量要求 （ 1） 企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門(mén)、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 （ ） （ 2） 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備 (打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等 )的標(biāo)稱質(zhì)量要求。 （ ） （ 3） 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 （ ） （ 4） 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 （ ） （ 5） 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 （ ） （ 6） 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 （ ） （ 7） 文件形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)《檔案交接登記表》（見(jiàn)附錄 B的圖 ）。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。 （ ） 四、 檔案收集工作 文件歸檔的交接 （ ） （ 1） 文