現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與電子文件管理培訓(xùn)教材-wenkub.com
2024-12-31 07:11 本頁(yè)面
【正文】 （ 9）各 單位 要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的保密教育與管理，檔案人員上崗前必須對(duì)其進(jìn)行保密基本知識(shí)教育，在崗時(shí)要認(rèn)真落實(shí)保密工作制度，離崗前檔案人員要將個(gè)人保存的涉密材料進(jìn)行認(rèn)真清理并列入移交，離崗后要繼續(xù)履行保密義務(wù)。如需交換、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送檔案復(fù)制件，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。一般情況下，不允許摘抄、借閱密級(jí)檔案。 ” 第七條規(guī)定“ 信息系統(tǒng)的安全保護(hù)等級(jí)分為以下五級(jí) ”。 《 企業(yè)商業(yè)秘密保護(hù)辦法 （實(shí)例） 》 （ 3）信息安全等級(jí)保護(hù)管理 公安部、國(guó)家保密局、國(guó)家密碼管理局、國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室 于 2023年 6月 22日 聯(lián)合 制定 頒發(fā) 了 《 關(guān)于印發(fā) 信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法 的通知 》 。 （ ） 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。（利用效果登記表參見(jiàn)附錄 B的圖 ） （ ） 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。 （ ） 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。 （ 2）各類(lèi)檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)賬本，定期做好登記、統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確記錄檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷(xiāo)毀等數(shù)據(jù)，按期匯總報(bào)送統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人。 （ ） 八、 檔案統(tǒng)計(jì) 工作 檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為 30年和10年兩檔。 （ ） 4 、 永久保管檔案。 （ ） 七、 檔案鑒定 工作 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和保管期限到期檔案提出鑒定意見(jiàn)。特殊載體材料保管見(jiàn) DA/T 15第 7章。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。 檔案的裝訂 （ 1）薄卷裝訂 （ 2）厚卷裝訂 六、 檔案保管 工作 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。 填寫(xiě)歸檔文件目錄 （ 1）件號(hào)：編制的流水號(hào)； （ 2）責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)； （ 3）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)（沒(méi)有文號(hào)的不用填寫(xiě)） （ 4）題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。按照年度、保管期限、編號(hào)順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。如：“永久” 注 :在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒(méi)及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。 蓋章編號(hào) （ 1）歸檔文件應(yīng)按分類(lèi)方法逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔案章，并填寫(xiě)檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。 ⑤科學(xué)技術(shù)檔案的排列、一般是文字材料（如投標(biāo)、勘探、開(kāi)工報(bào)告、監(jiān)理材料等）放在前面、圖紙放在文字材料的后面。這種由同一問(wèn)題產(chǎn)生的材料一般不受年代級(jí)別的限制。即順應(yīng)文件形成的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見(jiàn) DA/T 12《 全宗卷規(guī)范 》 ?；ヒ?jiàn)號(hào)是反映同一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)編制方法見(jiàn) DA/T 13。 （ ） 類(lèi)別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。 （ ） （ 5） 企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。 （ ） 檔案與資料的收集 （ 1） 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 （ ） 歸檔質(zhì)量要求 （ 1） 企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。 （ 4） 會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。 文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等門(mén)類(lèi)文件的整理 ,應(yīng)分別符合GB 9705《 文書(shū)檔案案卷格式 》 ； DA/T 22《 歸檔文件整理規(guī)則 》 ； GB/T 11822《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 ； 財(cái)會(huì)字? 1998? 32號(hào) 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 ； 勞力字? 1992? 33號(hào) 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》； 音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合 GB/T 11821《 照片檔案管理規(guī)范 》 ； DA/T 15《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 ； GB/T 18894《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 ； DA/T 32《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 。卷夾上寫(xiě)上類(lèi)目號(hào)，以便對(duì)號(hào)入坐。這類(lèi)文件雖然是非正式公文但是往往有重要的歸檔價(jià)值。 文件 積累 的內(nèi)容： （ 1）“帳內(nèi)”文件的收集 “帳內(nèi)”文件是指收發(fā)文登記簿中的文件，即將收發(fā)文件登記簿中的屬于歸檔范圍的文件收集齊全，這類(lèi)文件多數(shù)是紅頭文件，即正式公文。 （ 2） 有利于提高案卷質(zhì)量和立卷效率。 ☆解決問(wèn)題對(duì)策： （ 1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。 （ 4）重要會(huì)議文件不全。打印的歸檔文件最好用激光打印機(jī)； （ 7） 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門(mén)、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。 二、歸檔文件形成與積累 按照歸檔范圍和歸檔類(lèi)目做好文件的形成與積累工作。 （ 3） 條款內(nèi)容大致相近的要盡量排在一起。按組織機(jī)構(gòu)問(wèn)題設(shè)類(lèi)的，應(yīng)針對(duì)所有機(jī)構(gòu)，不能有遺漏。項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見(jiàn) DA/T 28《 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》 ；服務(wù)類(lèi)型企業(yè)各類(lèi)文件歸檔范圍及企業(yè)中專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)編制。 （ ） 現(xiàn)代企業(yè)檔案歸檔范圍參考 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 附錄 A。 () 企業(yè)檔案工作者的“四參加”： 企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員應(yīng) 參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收 等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。應(yīng)明確各類(lèi)文件歸檔的范圍及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號(hào)編制要求和檔案裝具要求等。 （ ） （詳見(jiàn) ) 檔案保密制度 ： 應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任 。 （） （詳見(jiàn) ~） 檔案保管制度 ： 應(yīng)明確各門(mén)類(lèi)檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫(kù)要求、庫(kù)房管理要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。 （ ） 明確 檔案工作責(zé)任追究制度 ： 對(duì)相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究
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