【文章內(nèi)容簡介】 為滿足對文件控制的要求，本公司編制了形成文件的 為滿足對文件控制的要求，本公司編制了形成文件的《文件控制 程序》 。 程序》 。 為滿足對所建立記錄的控制要求，本公司編制了形成文件的《記 錄控制程序》 。 佛山南海藤升光電有限公司 編號： TS/ 文件控制程序 版次及修改狀態(tài)： B/1 第一頁 第二頁 1 目的 對質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)場所及時得到和使用文件的有關(guān)版本。 2 適用范圍 適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。 3 職責 總經(jīng)理負責質(zhì)量方針、質(zhì)量目標以及 質(zhì)量手冊 的批準發(fā)布； 管理者代表負責程序文件的批準發(fā)布； 辦公室 負責組織 質(zhì)量手冊 、程序文件的編制以及所有文件的發(fā)放、回收的控制； 負責組織對文件進行評審與更新： 負責外來文件的識別和控制。 負責技術(shù)文件、工藝文件的控制和管理。 文件使用部門配合文件更改和換版的管理，保證使用受控文件。 4 工作程序 文件的分類、編寫和審批。 質(zhì)量管理體系文件包括： ； 和程序文件； ； 。 文件的編制與審批 為確保文件的充分性和適宜性，文件在發(fā)布前應(yīng)予批準： ，并批準發(fā)布； 、程序文件由技術(shù)部編審，管理者代表審核，總經(jīng)理批準； ，技術(shù)部審核，管理者代表批準。 編寫文件時，要作到表述清晰、準確，版面整潔，并易于識別和檢索。 文件的編號 編號為： FB/SC0020xx，其中 “FB/SC” 為 “ 環(huán)龍泵業(yè) /手冊 ” 漢語拼音的縮寫， 20xx 為手冊形成年代。 ： FD/CX(質(zhì)量管理體系標準條款順序號 )文件形成午號，其中 “FB/CX” 為 “ 環(huán)龍泵業(yè) /程序 ” 漢語拼音的縮寫。 文件的評審與更新 按照規(guī)定的周期 (一般為一年 )或當公司的組織 機構(gòu)、產(chǎn)品品種、工藝流程、相關(guān)法律法規(guī)發(fā) 生變化時，應(yīng)對相關(guān)文件進行評審，以確定其是否需要更新，若需更新，應(yīng)再次批準。文件的評 審也叫結(jié)合內(nèi)部審核進行。 為確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別，辦公室應(yīng)建立《受控文件清單》 ，在清單上標 明文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)。 文件的發(fā)放與回收 文件的發(fā)放與回收由辦公室負責。 辦公室文件管理員在文件上加 “ 受控 ” 標識、 編制分發(fā)號， 《文件發(fā)放 (回收 )登記表》 填寫 。 文件的發(fā)放應(yīng)確保在各使用處均可獲得適用文件的有效 版本。 佛山南海藤升光電有限公司 編號： TS/ 文件控制程序 版次及修改狀態(tài)： B/1 第二頁 第二頁 當質(zhì)量管理體系文件破損嚴重，影響使用時，由文件使用人提出申請，到技術(shù)部辦理更換 手續(xù)，交回破損文件，補領(lǐng)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號。技術(shù)部將收回文件銷 毀。 質(zhì)量管理體系文件發(fā)生丟失時，由使用人提出申請，部門負責人簽字，經(jīng)辦公室同意后 ， 辦理領(lǐng)用手續(xù)。辦公室在補發(fā)時，給予新的分發(fā)號，并將作廢文件的分發(fā)號通知各部門，防止誤 用。 外來文件的控制 公司應(yīng)確保策劃和運行質(zhì)量管理體系所必需的外來文件 (如：法律、法規(guī)和技術(shù)標準等 ) 得到識別，并控制其分發(fā)。外來文件應(yīng)由技術(shù)部識別，并在《受控文件清單》上登記。 外來文件發(fā)放時，應(yīng)編寫分發(fā)號，并填寫《文件發(fā)放 (回收 )登記表》 。 顧客提供圖紙，由銷售部和進出口部接受，轉(zhuǎn)交辦公室，辦公室對圖紙確認后發(fā)放，并填 寫《文件發(fā)放 (回收 )登記表》 。 文件的更改 文件的更改應(yīng)由原審批部門進行審批，若指定其它部門審批，該部門應(yīng)獲得更改所需依據(jù) 的有關(guān)背景資料。 文件更改時，由辦公室填寫《文件更改通知單》 ，注明更改原因、更改內(nèi)容和更改生效時 間， 由辦公室按《文件發(fā)放 (回收 )登記表》的記錄將領(lǐng)用部門的文件全部收回，統(tǒng)一進行修改， 并注明現(xiàn)行修改狀態(tài)。 所有《文件更改通知單》均由辦公室統(tǒng)一保管。 文件的換版與作廢 文件經(jīng)多次修改或大幅度修改應(yīng)進行換版，原版次文件作廢，由辦公室負責換發(fā)新版本。 文件作廢時，辦公室收回作廢文件，由原文件批準人批準后，統(tǒng)一銷毀。 因法律或其他原因需保留的作廢文件，加蓋 “ 作廢備查 ” 印章后方可保留，并記錄《作廢 文件清單》 。 文件更改與換版時，應(yīng)對《受控文件清單》進行相應(yīng)的修改。 5 相關(guān)支持文件 TS/ 記錄控制程序 6 相關(guān)記錄 TS/ 受控文件清單 TS/ 文件發(fā)放 (回收 )登記表 TS/ 文件 更改通知單 TS/ 作廢文件清單 本條款主要責任部門：辦公室 佛山南海藤升光電有限公司 編號： TS/ 記錄控制程序 版次及修改狀態(tài)： B/1 第一頁 第一頁 1 目的 對記錄進行控制，以提供符合標準要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)，并為保持和改進質(zhì)量 管理體系提供信息。 2 適用范圍 適用于產(chǎn)品和質(zhì)量管理體系有關(guān)記錄的控制。 3 職責 辦公室負責記錄運行的監(jiān)督管理工作。 與產(chǎn)品和質(zhì)量管理 體系運行有關(guān)的部門負責記錄的控制和管理。 4 工作程序 記錄的審批與編號 記錄格式、內(nèi)容及標識，與程序文件一同批準： 審批后的記錄報辦公室備案保存，辦公室編制《受控記錄清單》 。 記錄的編號執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 記錄的填寫要求 各種記錄按規(guī)定的內(nèi)容、格式填寫，并要求字跡清晰、內(nèi)容真實、準確、完整。 一般情況記錄不得涂改，當記錄的填寫內(nèi)容需局部修改時，由修改人簽字或蓋章，并明更 改日期。 記錄的收 集與歸檔。 記錄形成部門負責收集、整理本部門形成的記錄。 記錄的貯存 . 記錄存放應(yīng)便于存取和檢索。保存期內(nèi)的記錄，應(yīng)防止損壞、變質(zhì)和丟失，應(yīng)有防潮、防 腐措施。 記錄由記錄形成部門負責保存，保存期一般不少于三年，法律法規(guī)、合同有要求的記錄， 按要求執(zhí)行。 記錄的查閱 公司內(nèi)部人員查閱記錄，由查閱人填寫《記錄查閱申請表》 ，經(jīng)記錄管理部門負責人批準。 顧客查閱記錄，在合同規(guī)定的范圍內(nèi)，由顧客填《記錄查閱申請表》 ，經(jīng)記錄管理部門負 責人批準 。 記錄的銷毀 超過保存期需要銷毀的記錄，由記錄管理人員填寫《記錄銷毀清單》 ，經(jīng)記錄管理部門負責 人批準后由記錄管理人員銷毀。 5 相關(guān)文件 TS/ 文件控制程序 6 記錄 TS/ 受控記錄清單 TS/ 記錄查閱申請表 TS/ 記錄銷毀清單 本條款主要責任部門：辦公室 5 管理職責 管理承諾總經(jīng)理通過以下活動，對本公司建立和改進質(zhì)量管理體系的承 諾提供證據(jù)： ，向公司的全體員工傳達滿足顧客要求和遵守法律法規(guī)的重要性； ； 《管理評審程序》的要求，進行管理評審； ，確保質(zhì)量管理體系有效運行，執(zhí)行《人力資源控制程序》和《基礎(chǔ)設(shè)施和工作 環(huán)境控制程序》的規(guī)定； 以顧客為關(guān)注焦點 公司的成功與發(fā)展依存于顧客。因此，總經(jīng)理的工作應(yīng)以增強顧客滿意為目的。 依據(jù)《與顧客有關(guān)的過程控制程序》的規(guī)定，識別并評審顧客當前的需求和未來的期望； 按照《生產(chǎn)和服務(wù)提供過程控制程序》制造產(chǎn)品，實現(xiàn)顧客的要求； 按照《顧客滿意度測量程序》 ，測量、分析顧客的滿意度，找出差距，