如何規(guī)范人事檔案管理工作？(編輯修改稿)
2024-12-18 22:07 本頁面
【文章內容簡介】 三、人事檔案管理風險規(guī)避： 人事檔案管理屬人力資源管理的基礎性工作，我們公司已做得相對比較成熟穩(wěn)定，基礎上沒有什么風險，該規(guī)避的和防范的地方我們也都基本上做到了。如： 人事檔案中該有的員工基本資料要有，不能缺失，如前所述。 該要員工簽名確認的制度 、文件、資料，要有簽名，不能沒有，如勞動合同、法律文書送達地址確認書、員工手冊及各項制度的員工閱知承諾簽字確認，培訓記錄、獎懲記錄等的員工簽字等。 注意建檔或（續(xù)）簽字的時效性，不能過期不（續(xù)）簽，如勞動合同的（續(xù)）簽訂、員工試用期評估和轉正辦理。 做好相應的保密和查閱權限管理、妥善保存保管等工作。 一、我們公司的人事檔案包括如下內容： 個人簡歷 各類學歷、資格證書、獎勵證書 工作和學歷證明：畢業(yè)證、學位證、離職證明、就業(yè)證等 婚育證明：結婚證 /離婚證復印件、孩子的出生證明、生育證明 等 人事任免、調崗、調級通知單 工資單 員工績效考核表、崗位績效指標承諾書、獎懲結果 政治履歷：黨員證、團員證復印件等 合同協(xié)議：勞動合同、各種保密承諾書、競業(yè)限制協(xié)議、商業(yè)合同保單等 卡證復印件：工資卡、社保卡、公積金卡等 1員工入職登記表：記錄員工關鍵信息 1員工關鍵事件登記表、培訓計劃表等 二、管理制度和操作流程： 人事檔案管理基本要點： 保密管理：人事檔案為公司機密，公司由人力資源部同事專人負責管理，無關人員不得查閱。 動態(tài)管理：隨著員工在公司的變動情況和個人 情況變更，例如結婚生育、崗位調動、薪酬調整、個人聯(lián)系方式變更 … 只要員工的信息有變更，員工檔案就應該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。 人事檔案管理主要規(guī)定： （ 1）保衛(wèi)制度：設立專人管理檔案柜鑰匙和維護檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛(wèi)生，有相應的防火防潮措施，檔案柜不準放無關物品。 （ 2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。 公司設立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統(tǒng)計數(shù)量、人員清單、使用登記等等。 （ 3）審閱制度：公司領導或者相關人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領導簽字并由人事檔案部門審核批準，人事檔案管理部門對申請報告進行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經(jīng)完整歸還，是否有損壞等情況。 （ 4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的 理由，例如用于貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。 （ 5）檢查制度：公司定期對人事檔案進行檢查，檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對員工檔案進行抽查，檢查是否有損壞和遺失。 （ 6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。 相應管理表格有： 人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單 …… 人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽 視 我們公司沒有人事檔案保管權，所以人事檔案內是公司內部存檔的資料，主要包括：《應聘登記表》、《面試記錄表》、一寸照片、學歷、戶口、身份證復印件、資格證復印件、職稱證復印件、原單位離職證明、擔保函、無劣跡證明（采購、收銀、出納、會計、保安需要）、《員工登記表》、《轉正審批表》、《調崗、調薪審批表》、《獎懲記錄》、《勞動合同》或《勞務合同》及承諾書（不參加統(tǒng)籌保險）等 公司沒有完善的檔案管理制度，這方面很不到位，只有一個文員負
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