如何規(guī)范人事檔案管理工作？-全文預覽
【正文】 力配合，問題不大。檔案資料很重要，應該建立一個完善的檔案管理制度，對檔案的歸檔、使用、借閱、增減、保密、保管等做出明確的規(guī)定。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對員工檔案進行抽查，檢查是否有損壞和遺失。 （ 3）審閱制度：公司領(lǐng)導或者相關(guān)人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領(lǐng)導簽字并由人事檔案部門審核批準，人事檔案管理部門對申請報告進行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。 動態(tài)管理：隨著員工在公司的變動情況和個人 情況變更，例如結(jié)婚生育、崗位調(diào)動、薪酬調(diào)整、個人聯(lián)系方式變更 … 只要員工的信息有變更，員工檔案就應該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。 該要員工簽名確認的制度 、文件、資料，要有簽名，不能沒有，如勞動合同、法律文書送達地址確認書、員工手冊及各項制度的員工閱知承諾簽字確認，培訓記錄、獎懲記錄等的員工簽字等。 電子檔案永久保存，只能查閱，不能下載或拷貝，且我們對各級管理人員根據(jù)其管轄范圍設置了查看權(quán)限密碼，不能越級或跨部門查看，只能看自己及下屬的電子檔案，且有的敏感信息還會單獨設置更 高級別的查看權(quán)限，如薪酬、獎懲、績效等。 一、我們公司的人事檔案主要包含以下幾項內(nèi)容： 反映員工基本信息的資料，如簡歷、照片與身份證 /畢業(yè)證 /資格證等相關(guān)證件的復印件等； 反映員工面試入職評定的資料，如面試評估表、入職登記表、入職體檢報告、背景調(diào)查報告等； 勞動關(guān)系與相關(guān)待遇確認資料，如勞動合同、薪資確認表、工資銀行卡 /社?？?/住房公積金卡申辦資料或原卡的復印件等； 相關(guān)制度或文件確認資料，如員工手冊、考勤制度、獎懲制度、法律文書送達地址確認書等的簽字確認文件或登記表格； 服務 期及保密和競業(yè)避止約定資料，如培訓服務期協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)避止協(xié)議等； 在職管理中陸續(xù)歸檔的資料，如試用轉(zhuǎn)正申請審批記錄、培訓記錄（簽到表、培訓成績）、獎懲記錄、調(diào)崗記錄、調(diào)薪記錄、月 /季 /年度績效考評記錄等； 員工已離職的，其離職相關(guān)資料也會一并入檔，如離職申請表、離職手續(xù)辦理一覽表、離職訪談記錄表、離職證明等。如部分員工經(jīng)過自學獲得的有關(guān)證照沒有及時予以進行催交。做到以上 “三關(guān) ”當然還不夠，需要 HR部門領(lǐng)導時時檢查、跟蹤并予以及時處理。 （ 3） 具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后 2年，如經(jīng)提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉(zhuǎn)到具體機構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任 何員工的人事檔案，否則按嚴重違反公司管理規(guī)定處理。以 上電子檔均按部門進行分類長期保存。 人事檔案風險 （ 1）集團人事檔案管理仍存在風險。 （ 5） 員工培訓記錄：尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓后均要有員工本人簽字認可。如何做好人事檔案管理工作？ 公司人事檔案包含內(nèi)容： （ 1） 員工個人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯(lián)系方式（含緊急聯(lián)絡電話）、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及證明人和聯(lián)系方式、項目經(jīng)歷（僅針對開發(fā)及技術(shù)服務人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯(lián)系方式）、資格證書、個人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。 （ 4） 員工調(diào)崗、調(diào)薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認。 （ 3）責任明確：人事檔案所需的各種材料由公司人資負責整理、收集后，到集團備案（紙質(zhì)原件 +電子版）。 公司人事檔案包括的內(nèi)容： （ 1） 電子檔：員工基本情
教學課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1