【文章內(nèi)容簡介】 運營部 總經(jīng)理助理 商業(yè)管理 工程部 董事長 清潔部 綠化部 客服部 清潔部 客服部 秩序維護部 20 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司 質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 職責(zé)和權(quán)限 版次： A/1 第 2 頁共 5 頁 職責(zé)與權(quán)限 總經(jīng)理 a) 總經(jīng)理是公司的最高領(lǐng)導(dǎo)，負責(zé)制訂公司的方針、政策，明確公司組織架構(gòu)及各級人員的職責(zé)、權(quán)限，對公司各項管理工作負全面責(zé)任。 b) 負責(zé)制訂公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，確保全體員工都能理解和貫徹執(zhí)行，對質(zhì)量負全面責(zé)任。 c) 負責(zé)批準(zhǔn)公司的質(zhì)量管理手冊 d) 任命管理者代表，并授予其相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限。 e) 主持管理評審，對質(zhì)量體系進行不斷的改進和完善。 f) 組織和協(xié)調(diào)各部門的工作。 g) 有權(quán)決策公司的方針、政策、目標(biāo)。 h) 有權(quán)任免、調(diào)動各主管以上人員， 有權(quán)調(diào)整公司組織架構(gòu)及人員職責(zé)、權(quán)限。 管理者代表 a) 負責(zé)公司質(zhì)量管理體系的建立、實施和維護。 b) 負責(zé)公司質(zhì)量管理體系的日常管理工作，組織實施質(zhì)量持續(xù)改善 ,向總經(jīng)理匯報質(zhì)量環(huán)境管理體系運行情況以供評審，并為體系改進提供依據(jù)。 c) 負責(zé)質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的對內(nèi)、對外的聯(lián)絡(luò)工作。 d) 負責(zé)審核公司的質(zhì)量管理手冊。 e) 負責(zé)組織質(zhì)量體系文件的編制工作。 f) 負責(zé)質(zhì)量體系作業(yè)文件的批準(zhǔn)。 g) 對重大不符合組織調(diào)查和分析，要求有關(guān)部門采取有效的糾正行動和預(yù)防措施，并監(jiān)督執(zhí)行的成效。 h) 負責(zé)內(nèi)部質(zhì)量體系審核。 i) 有 權(quán)組織和指導(dǎo)公司質(zhì)量體系的運作。 21 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司 質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 職責(zé)和權(quán)限 版次： A/1 第 3 頁共 5 頁 副總經(jīng)理 /總經(jīng)理助理職責(zé) a) 負責(zé)處理物業(yè)服務(wù)的日常事務(wù)。 b) 負責(zé)溝通與協(xié)調(diào)各部門的工作。 c) 制定各部門的規(guī)章制度和各崗位責(zé)任制，經(jīng)常到崗位檢查落實情況。 d) 定期策劃、組織小區(qū)內(nèi)的業(yè)主 /住戶開展健康有益的社區(qū)文化和體育活動。 e) 對周期性的工作制定計劃，對工作區(qū)域內(nèi)事宜提出合理化建議。 f) 利用各種形式，對住戶進行小區(qū)管理規(guī)定的宣傳教育。 人事行政部 a) 各類文件的歸檔及控制。 b) 檢查督導(dǎo)各指導(dǎo)文件的落實與實施改進工作。 c) 公司的項目設(shè)計開發(fā)工作。 d) 公司對外聯(lián)系及各職能部門的工作協(xié)調(diào)。 e) 公司內(nèi)部人力資源管理，包括招聘、培訓(xùn)、人員檔案管理等。 f) 采購、倉庫的管理工作。 g) 后勤工作管理。 物業(yè)部 a) 物業(yè)部下設(shè)物業(yè)服務(wù)中心、綠化組、清潔組、社區(qū)文化組四個職能組，各組各設(shè)主管，分工獨立，接受物業(yè)部經(jīng)理的統(tǒng)一指揮及協(xié)調(diào)。 b) 監(jiān)督檢查各分組工作規(guī)程執(zhí)行情況。 c) 集中協(xié)調(diào)各組分工合作完成 任務(wù)。 d) 負責(zé)與相關(guān)職能部門協(xié)調(diào)和與市政有關(guān)單位聯(lián)系溝通。 物業(yè)服務(wù)中心 a) 在工程的指導(dǎo)下完成物業(yè)接管驗收工作。 b) 業(yè)主的收樓、遺留工程的跟進。 c) 與住戶的聯(lián)系溝通及業(yè)戶檔案管理。 d) 住戶投訴、報修、保修處理及及訪客接待。 e) 有關(guān)證件的辦理及票務(wù)工作。 f) 裝修現(xiàn)場的監(jiān)管。 22 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司 質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 職責(zé)和權(quán)限 版次： A/2 第 4 頁共 5 頁 g) 中介工作的跟進、實施。 h) 對住戶進行回訪，收集住戶對 物業(yè)公司的管理意見和建議，提出合理化建議，并做出統(tǒng)計分析報告。 i) 物品進出的管理與控制。 j) 辦公設(shè)備、用品的使用、維護和保養(yǎng)。 k) 社區(qū)文化的安排、實施。 物業(yè)部綠化組 a) 管理區(qū)域內(nèi)的綠化養(yǎng)護、修剪、更新。 b) 綠化植被的設(shè)計。 c) 重大節(jié)日對小區(qū)進行花卉裝飾。 d) 承接綠化工程設(shè)計及種養(yǎng)有償服務(wù)。 e) 綠化機具的使用、維護和保養(yǎng)。 物業(yè)部清潔組 a) 負責(zé)管理區(qū)域內(nèi)公共場所的保潔工作。 b) 完成有償家居環(huán)境的消殺服務(wù)。 c) 按計劃完成公共環(huán)境的消殺工作（除四害）。 d) 清潔機具的使用、維護和保養(yǎng)。 管業(yè)部 a) 完成保安工作計劃及完善管理制度。 b) 處理各類突發(fā)事件確保安全。 c) 配合主管機關(guān)完成管理區(qū)綜合治安治理工作。 d) 負責(zé)管理區(qū)域設(shè)施設(shè)備巡視，完成“四防”工作。 e) 消防設(shè)施和使用、維護和保養(yǎng)工作。 f) 接待住客來訪和投訴，協(xié)調(diào)和補充各部門的運作活動。 工程部 a) 全面負責(zé)管理區(qū)域內(nèi)的公共設(shè)施設(shè)備的操作、檢修、維護、保養(yǎng)工作。 b) 依據(jù)安全法規(guī)及條例，加強安全管理及完善安全制度。 23 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司 質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章 節(jié) 管理 職責(zé)和權(quán)限 管理者代表 版次： A/2 第 5 頁共 5 頁 c) 落實安全制度和執(zhí)行安全操作規(guī)程及保養(yǎng)計劃。 d) 負責(zé)對公共設(shè)施設(shè)備等的交接驗收，并改進完善。 e) 對裝修工作的監(jiān)督驗收工作。 f) 技術(shù)檔案及設(shè)施設(shè)備的檔案交接驗收。 財務(wù)部 a) 資金的統(tǒng)籌調(diào)配。 b) 財務(wù)預(yù)算的編制及執(zhí)行管理。 c) 收支票據(jù)的制作登帳及管理。 d) 財務(wù)報告的編制核對。 e) 繳費通知單的打印和復(fù)核。 f) 收支檔案的登記及保管。 g) 工資的計算及分發(fā)。 h) 與稅務(wù)、物價、銀行等部門的聯(lián)系協(xié)調(diào)。 公司各部門機 構(gòu)及崗位職責(zé)見各部門工作手冊中的職責(zé)文件。 管理者代表 本公司總經(jīng)理任命副總經(jīng)理 /總經(jīng)理助理為管理者代表，其職責(zé)除日常工作職責(zé)之外，還應(yīng)包括： a) 負責(zé)質(zhì)量體系建立、實施、維護和改進； b) 以《日工作呈報表》的形式向最高管理者匯報質(zhì)量管理體系的日常實施情況； c) 在整個組織內(nèi)促成服務(wù)顧客要求意識的形成； d) 就質(zhì)量體系有關(guān)事宜的內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作。 管理者代表的其它 職責(zé)和權(quán)限見 章節(jié)。 24 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司 質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 內(nèi)部溝通 版次： A/1 第 1 頁共 1 頁 內(nèi)部溝通 本公司確保所有質(zhì)量管理體系過程及其有效性在各級職能部門之間進行溝通。 內(nèi)部溝通 可包括 ： a) 將顧客要求在公司各部門進行傳達； b) 通過公司有關(guān)規(guī)章制度進行溝通； c) 通過部門之間或部門內(nèi)部的日常 工作會議進行溝通； d) 通過部門之間或部門內(nèi)部的書面或口頭形式的工作信息或要求（如各部門日常工作的記錄、報告、會議紀(jì)要、工作指示等）進行溝通； e) 通過對問題的總結(jié)、內(nèi)部審 核等進行溝通。 ? 相關(guān)記錄 各部門日常工作記錄。 25 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司 質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 質(zhì)量手冊 版次： A/1 第 1 頁共 1 頁 質(zhì)量手冊 管理者代表負責(zé)組織編制并保持質(zhì)量管理手冊，手冊包括但不限于： ? 質(zhì)量方針。 ? 組織的結(jié)構(gòu)。 ? 質(zhì)量管理體系的范圍，包括質(zhì)量管理體系核心要素及其相互作用的描述以及任何排除的情況和原因。 ? 文件化程序或其引用。 ? 查詢相關(guān)文件的 途經(jīng)。 質(zhì)量管理體系是一個動態(tài)的文件體系，隨時應(yīng)情況改變而做出調(diào)整和完善，以滿足實際情況和發(fā)展要求。管理者代表至少每年一次組織有關(guān)人員對質(zhì)量管理手冊進行評審。 質(zhì)量管理手冊的控制見本手冊第 3 章。 26 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 文件控制 版次： A/1 第 1 頁共 3 頁 文件控制 質(zhì)量管理體系運作所要求的文件 包括質(zhì)量手冊 (包含了部分程序文件 )、程序文件 、 作業(yè)指導(dǎo)書和記錄，和適用的外來文件。為確保文件的有效性和適應(yīng)性，對適用于質(zhì)量體系內(nèi)所有文件進行控制，所有的文件都規(guī)定了審批的權(quán)限。行政部檔案員負責(zé)保管和發(fā)放文件，保留原版文件，以確保： a) 發(fā)放前批準(zhǔn)其適當(dāng)性； b) 進行必要的審核和更新，并重新獲得批準(zhǔn)； c) 對當(dāng)前的修訂狀態(tài)進行標(biāo)識； d) 在需要使用文件的場合，確保得到相應(yīng)文件的有效版本； e) 確保文件保持清楚易讀、可供識別并可追溯； f) 確保外來文件已作標(biāo)識，并控制其發(fā)放； g) 防止作廢文件的非預(yù)期使用，如需保留以備他用，則應(yīng)作出適當(dāng)標(biāo) 識 。 h) 從所有發(fā)放或使用場所及時撤出失效的文件 。 i) 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)予以控制。 本章節(jié) 適用于以下文件和資料的管理： a) 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件（質(zhì)量管理手冊、程序文件 、 作業(yè)規(guī)程）； b) 與質(zhì)量相關(guān)的資料（如圖紙、計劃、通知等）； c) 適用的外來文件（如標(biāo)準(zhǔn)、國家法律、法規(guī)和行業(yè)條例等）； d) 質(zhì)量管理體系文件規(guī)定填寫的空白記錄（如報告、供應(yīng)商記錄）。 職責(zé) a) 管理者代表負責(zé)質(zhì)量管理手冊審核及其他體系文件的批準(zhǔn)。 b) 各部門文員負責(zé)本部門質(zhì)量體系文件和適用外來文件的登記、發(fā)放與保管。 c) 各部門主管負責(zé) 本部門程序文件和作業(yè)文件的編寫。 d) 管理者代表負責(zé)各部門程序文件和作業(yè)文件的審核。 文件的編寫 a) 質(zhì)量管理手冊由管理者代表組織相關(guān)人員編寫并審核，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 b) 程序文件和作業(yè)文件由相關(guān)部門負責(zé)人組織編寫，管理者代表審核并批準(zhǔn)。 c) 記錄由使用的各部門根據(jù)實際需要進行設(shè)計，其應(yīng)用應(yīng)在相關(guān)的文件中加以規(guī)定。 27 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 文件控制 版次： A/1 第 2 頁共 3 頁 文件的發(fā)放 a) 文件分“受控文件”和“非受控文件”。內(nèi)部使用的為“受控文件”；外部使用的為“非受控文件”。文件發(fā)放時由行政部檔案員負責(zé)加蓋紅色“受控文件”或“非受控文件”印章。 b) 各部門都應(yīng)發(fā)給一份質(zhì)量管理手冊。作業(yè)指導(dǎo)書除了發(fā)給編寫部門外，該作業(yè)指導(dǎo)書涉及的部門都應(yīng)發(fā)到。由部門提出口頭或書面申請，發(fā)放的份數(shù)由管理者代表根據(jù)需要確定。 c) 領(lǐng)取文件時文件領(lǐng)用人在《文件領(lǐng)用登記表》上簽名 `。 d) 對外來文件的發(fā)放也按上述方法發(fā)放。當(dāng)新的外來文件替代原文件時應(yīng)在《文件領(lǐng)用登記表》上做出收回記錄。當(dāng)文件破損影響使用時，應(yīng)由 文件使用人到行政部檔案員辦理退換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件，行政部檔案員將破損文件銷毀。 文件的更改 a) 文件的更改由文件更改提出人填寫《文件更改通知單》，并按照原審批程序予以審批。若指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 b) 文件更改批準(zhǔn)后，由行政部檔案員進行更改。 c) 更改后的文件要進行修改次數(shù)的狀態(tài)標(biāo)識，用 0， 1， 2， ? .表示， 0 表示原版， 1 表示第 1 次修改，如此類推。更改超過 10 次的文件要進行升版，如由原版“ A”版，升為“ B”版。版本到“ Z”為止又從“ A”版開始。 d) 更改后重 新發(fā)放，并按原《文件領(lǐng)用登記表》收回作廢的文件，在該表的備注欄上作出回收記錄。 e) 行政部檔案員應(yīng)填寫《文件總覽表》，以便于查閱更改的情況。 每年至少一次，由管理者代表組織各部門的負責(zé)人對質(zhì)量體系文件的協(xié)調(diào)性和操作性進行評審，對評審后涉及的更改依 執(zhí)行。 文件、資料和記錄的編號 28 東莞市田禾物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理手冊 文件編號： TH/QM20xx 生效日期： 章節(jié) 管理 文件控制 版次： A/1 第 3 頁共 3 頁 a) 文件 編號規(guī)定： XX/ XX . XX .XXX 順序號 ,用 001,002,003… 表示 (手冊 的 順序號用年號表示 )； 部門代號用拼音字母表示 （ 行政 XZ、