【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 別人員；管理層指公司各部門負(fù)責(zé)人；其他人則屬于執(zhí)行層。 第四章 有形資產(chǎn)采購(gòu)管理 本公司有形資產(chǎn)目前大概可歸為下列幾類： 貨幣性資金：包括現(xiàn)金、銀行存款等 辦公用品，含以下兩種： ① 辦公消耗品：包括各類筆、墨、紙張、膠棒、票夾書(shū)針類等 ② 耐用辦公品：包括辦公家具、小電器、工藝裝飾品類、訂書(shū)機(jī)等 原材料：包括面粉、調(diào)料、各種輔助材料、 添加劑、燃油、燃煤等 包裝物：包括紙箱、托盒、合格證、各種軟包裝材料等 產(chǎn)成品：包括方便燴面、五谷奶茶等 修理修配用品：包括備品備件、工具器具、修理消耗品、養(yǎng)護(hù)類消耗品等 工程物資：包括水泥、沙石、 磚 塊、鋼材、施工設(shè)備、工具、施工碎料等 固定資產(chǎn)：包括不動(dòng)產(chǎn)、機(jī)械設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、電子設(shè)備等達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的 生活用品：包括寢具、洗具、茶具、餐具等 第 1 類資產(chǎn)的管理已經(jīng)在【第一章 資金收支管理及財(cái)務(wù)報(bào)銷審批制度】闡述。 第 2 類資產(chǎn)“辦公用品” 的采購(gòu)由行政部負(fù)責(zé)實(shí)施，其驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、盤存由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)施。財(cái)務(wù)部按照領(lǐng)用人的不同分別設(shè)立管理臺(tái)帳帳頁(yè)，進(jìn)行資產(chǎn)領(lǐng)用、收回、報(bào)廢的有效管理。 第 3 類至第 9 類有形資產(chǎn)（下文簡(jiǎn)稱“物資”）的管理流程將在本章至第七章闡述，該管理流程適合于我公司目前的狀況：倉(cāng)庫(kù)完全依靠人工管理，資金比較緊張，尤其庫(kù)存物資的資金占用量不允許過(guò) 大。該管理流程要求在生產(chǎn)班組、工程建設(shè)部門設(shè)專職材料員，專門負(fù)責(zé)物資的領(lǐng)取、監(jiān)督使用、多余物資退庫(kù)、廢損料和邊角料入庫(kù)等工作；材料員應(yīng)保持相對(duì)固定化，不得隨便更換。 下面，闡述本章主要 內(nèi)容【第四章 有形資產(chǎn)采購(gòu)管理】 物資采購(gòu)流程： 采購(gòu)清單→總經(jīng)理批準(zhǔn)→財(cái)務(wù)借款→市場(chǎng)采購(gòu)→驗(yàn)收入庫(kù) 一、物資采購(gòu)權(quán)： 除第 2 類物資外，其他物資由采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)。除總經(jīng)理特批外，其他部門和個(gè)人都無(wú)采購(gòu)權(quán)。 二、物資采購(gòu)預(yù)備：采購(gòu)部應(yīng)經(jīng)常主動(dòng)與倉(cāng)庫(kù)部門、生產(chǎn)計(jì)劃部門、生產(chǎn)部門保持業(yè)務(wù)銜接，即采購(gòu)人員應(yīng)該天天查看每種庫(kù)存物資的實(shí)際可用數(shù)量，根據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)數(shù)量和生產(chǎn)能力，正確推算下一階段應(yīng)該采購(gòu)物品的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。既要保持合理的庫(kù)存量滿足生產(chǎn)管理的需要，又要防止過(guò)量采 購(gòu)、造成資金過(guò)度占用。 三、物資采購(gòu)審批：為防止重復(fù)采購(gòu)，物資采購(gòu)前，采購(gòu)員應(yīng)列出采購(gòu)清單，并就采購(gòu)品種和數(shù)量征得倉(cāng)庫(kù)保管員簽名同意后，擬訂采購(gòu)方案，包括：供應(yīng)商、采購(gòu)時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸、結(jié)算方式、貨款預(yù)算等，并填制“借款單”，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批。 獲得批準(zhǔn)的采購(gòu)清單由采購(gòu)部保管，用于物資入庫(kù)時(shí)交給保管員與物 資核對(duì)。獲得批準(zhǔn)的借款單由財(cái)務(wù)部存查入賬。 采購(gòu)清單 申請(qǐng)部門： 申請(qǐng)日期： 年 月 日 序號(hào) 品 名 規(guī) 格 單位 數(shù)量 單價(jià) 金額 備 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 金額合計(jì) 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)： 保管員： 部門經(jīng)理： 填單申請(qǐng)人： 借 款 條 今借到紅高粱（扶溝）食品有限公司財(cái)務(wù)部人民幣 ，用于購(gòu)買 月 日《采購(gòu)清單》所列物品。 總經(jīng)理批示： 部門經(jīng)理： 借 款 人： 批示日期： 簽字日期： 借款日期： 四、物資采購(gòu)過(guò)程：采購(gòu)清單獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后，即可向財(cái)務(wù)借款。市場(chǎng)采購(gòu)，應(yīng)該貨比三家，以“最優(yōu)的性價(jià)比”原則確定供應(yīng)商。 采購(gòu)員應(yīng)索取購(gòu)貨憑證，原則上是增值稅專用發(fā)票和普通工商業(yè)發(fā)票，并保證發(fā)票填寫(xiě)正確，符合稅務(wù)管理部門的要求。 五、物資驗(yàn)收入庫(kù)：物資運(yùn)到公司后，保管員應(yīng)按照【第五章 有形物資保管制度】的規(guī)定處理。 六、采購(gòu)監(jiān)督制約機(jī)制： 公司將通過(guò)以下幾種方式對(duì)采購(gòu)行為實(shí)施監(jiān)督約束： 對(duì)品種、價(jià)格到市場(chǎng)上隨 機(jī)調(diào)查暗訪； 要求采購(gòu)員提供商家電話、網(wǎng)址、地址，用信息手段調(diào)查核實(shí)； 付款時(shí)盡可能通過(guò)銀行轉(zhuǎn)帳，不用現(xiàn)金； 對(duì)同種商品不同時(shí)期的價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，如果差額較大，則要求采購(gòu)員做出合理解釋； 單獨(dú)一人具體實(shí)施采購(gòu)的行為盡可能避免，最好由二人同時(shí)與商家談判、選購(gòu)、付款； 公司可以隨機(jī)指派其他部門人員臨時(shí)參與采購(gòu)工作； 七、采購(gòu)環(huán)節(jié)失職認(rèn)定：下列采購(gòu)行為屬于嚴(yán)重失職，每失職一次，對(duì)責(zé)任人處罰 200 元，并公開(kāi)批評(píng)。任何采購(gòu)人員如果一年內(nèi)累計(jì)兩次失職，罰沒(méi)一個(gè)月工資并調(diào)出采購(gòu)部門。 在采購(gòu)預(yù)備 階段，采購(gòu)人員誤填“采購(gòu)清單”主要項(xiàng)目，比如品名、規(guī)格、數(shù)量、合計(jì)金額等，并且已經(jīng)獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)的； 在采購(gòu)過(guò)程中，由于采購(gòu)人員的過(guò)失，在品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量方面出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致漏購(gòu)、少購(gòu)、采購(gòu)后無(wú)法使用或大量過(guò)剩的； 由于采購(gòu)部門與相關(guān)部門缺乏溝通、采購(gòu)人員對(duì)庫(kù)存原材料數(shù)量缺乏高度關(guān)注，從而導(dǎo)致庫(kù)存原材料短缺、影響生產(chǎn)部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)的； 采購(gòu)人員違規(guī)采購(gòu)的； 特別規(guī)定，一旦查實(shí)采購(gòu)員有坑害公司的舞弊行為，則以舞弊金額的 2—— 5 倍但不低于一個(gè)月工資的標(biāo)準(zhǔn)處罰當(dāng)事人。如舞弊金額巨大，除了經(jīng)濟(jì)處罰 、給予開(kāi)除外，公司擁有訴諸法律解決的權(quán)利。 第五章 有形資產(chǎn)保管管理 一、物資保管權(quán)：分為在庫(kù)物資保管和在用物資保管。 在庫(kù)物資的保管：公司設(shè)立倉(cāng)庫(kù)，設(shè)立專職保管員，專門對(duì)物資的入庫(kù)、保管、領(lǐng)用、報(bào)廢、盤點(diǎn)等進(jìn)行管理。倉(cāng)庫(kù)的人員和業(yè)務(wù)歸屬品保部領(lǐng)導(dǎo)管理，財(cái)務(wù)部?jī)H在具體會(huì)計(jì)技術(shù)方面給予指導(dǎo)和實(shí)施過(guò)程監(jiān)督。品保部負(fù)責(zé)人為保證在庫(kù)物資安全的第一責(zé)任人。 在用物資的保管：已經(jīng)辦理出庫(kù)、正在使用的物資，由使用部門負(fù)責(zé)保管，使用人或部門負(fù)責(zé)人為保證在用物資安全的第一責(zé)任人。 二、物資驗(yàn)收入庫(kù)：需要驗(yàn)收入 庫(kù)的物資，包括外購(gòu)物資和內(nèi)部產(chǎn)品兩類。 外購(gòu)物資的驗(yàn)收入庫(kù)，包括兩個(gè)步驟： 一是要注重質(zhì)量品質(zhì)的查驗(yàn)。要求質(zhì)檢員區(qū)分食品類和非食品 類，利用專業(yè)檢測(cè)儀器測(cè)試；如無(wú)專業(yè)儀器時(shí)，應(yīng)結(jié)合從業(yè)經(jīng)驗(yàn)從以下方面查驗(yàn)：包裝、外觀、顏色、氣味、味道、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、保存期、失效日期、是否潮濕、是否霉變、是否污染、是否有病蟲(chóng)鼠害痕跡、是否摻假、是否次品、是否假貨、是否符合公司有明確數(shù)據(jù)指標(biāo)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（比如材質(zhì)硬度、工藝精度、燃燒值）等等。 二是要注意入庫(kù)數(shù)量驗(yàn)收。在質(zhì)量合格的前提下，倉(cāng)庫(kù)保管員要注意對(duì)運(yùn)達(dá)物資與采購(gòu)清單是 否相符進(jìn)行核對(duì)，尤其注意品種、數(shù)量、規(guī)格的核對(duì)。保管員要認(rèn)真清點(diǎn)每種物資的入庫(kù)數(shù)量。