【文章內(nèi)容簡介】 特點，發(fā)展又不平衡，不僅貧富差異很大，而且生活、工作習(xí)慣、風(fēng)土人情也各不相同。秘書要能適應(yīng)不同地區(qū)的情況，順利地開展工作。 適應(yīng)辦事環(huán)境的變化 ： 這是指適應(yīng)本機關(guān)、本單位及各部門的職能轉(zhuǎn)變，比如因人事調(diào)動、規(guī)章制度、工作渠道、工作方法、工作程序改變而造成的辦事環(huán)境的變化等。 適應(yīng)突發(fā)事變、事故、緊急情況的發(fā)生 ： 比如節(jié)假日值班期間發(fā)生火警、盜警；意外的工傷事故、車禍、食物中毒；突發(fā)的自然災(zāi)害：暴風(fēng)雨、雪災(zāi)、水災(zāi)、雹災(zāi)、地震等。 適應(yīng)崗位和職業(yè)環(huán)境的變化 ： 這是指秘書主觀條件的變化：工作崗位的調(diào)動、工作任務(wù)的變換、臨時任務(wù)的下達(dá)、甚至是職業(yè)的變動。秘書都要有足夠的心理承受力、能克服心理障礙，并力求盡快適應(yīng)新的工作崗位乃至新的職業(yè)環(huán)境。 （五）社交能力 學(xué)會征服生疏環(huán)境 ： 首次見面和聚會，對交往各方都十分重要。秘書人員要學(xué) 會不羞怯、不懼生、不怯場，不要等到等待對方主動。 要落落大方地向前接觸，遞送名片，實事求是地自我介紹 ，使初次見面的友人盡快了解自己。 培養(yǎng)廣泛的興趣愛好 ： 喜愛各種文體活動：看戲、欣賞音樂、跳舞、打球、攝影、 游泳、打牌、游戲，琴棋書畫等廣泛涉獵，以隨合不同人 的喜好，創(chuàng)造更多的交往機會，成為受人喜歡的人。 注重儀表，講究禮貌 ： 如：衣著要整潔合體，與自己的身材、年齡、膚色、身份相稱，要理發(fā)、剃須、修指甲；進(jìn)友人居室要輕輕扣門，自覺維護(hù)好交往場合的整潔性；聽友人談話要集中精力，不要東張西望，不打斷友人談話，不把自己的長篇大論強加于人；此外，在友人家不要一坐不起，晚上 9： 30~10： 00，自覺起身告辭。對來訪客人更要多注意禮貌周全。 關(guān)心他人（友人）的興趣和要求 ： 主動了解友人喜歡什么，有什么愛好，爭取找到共同暢談的話題；從側(cè)面了解友人有什么要求和困難，能幫助的主動幫助，不能幫助的給以安慰和同情。 （五）社交能力 善于言談 :和眾多的朋友聚談，要把話題引向友人的興趣之上，要抑制自己的興趣，少談自己。善于講一些詼諧幽默而不粗俗的語言和笑話，增添談話內(nèi)容 , ，活躍談話氣氛，防止冷場。 言而有信 ：在友人面前許諾和答應(yīng)朋友之話，必須兌現(xiàn)和有回音。一時辦不到的不要輕易許諾；若完不成友人的托付，要主動回話并致歉意。 學(xué)會經(jīng)常微笑 ：必中總有一團(tuán)火，而臉上總是“冷若 冰霜”，“陰云密布”，會把友人驅(qū)散、嚇跑的。 堅持“三不 ” : 秘書的職業(yè)特點要求在社交中堅持“三不”： （ 1）不涉及秘密 ； （ 2）不以職權(quán)謀友人之私； （ 3）不重吃喝。 秘書的能力 （六）操作能力 文字處理機具，如文字處理機、謄印機，激光電子打印機，復(fù)印機等。 聲像信息機具，如收錄機、錄像機、照相機、縮微機，電視會議系統(tǒng)等。 通訊機具：如電報電傳、傳真機、多功能電話機等。 計算機具：辦公室計算機、個人用計算機等。 交通機具：轎車、摩托車等的駕駛。 三、建立最佳知識結(jié)構(gòu)的方法 知識能使人獲得財富， 知識能使人變得高尚， 知識能使人的生活充滿陽光， 知識能使人獲得強大的力量 ！ 第二節(jié) 秘書的工作心態(tài)和 職業(yè)素養(yǎng) ? ? 本節(jié)是全章的重點，大家需掌握： ? 秘書應(yīng)具備的知識和工作心態(tài)； ? 秘書的培養(yǎng)的職業(yè)素養(yǎng)。 ? 一、秘書的工作心態(tài) （一）秘書要有干事業(yè)的心態(tài) ，更是機遇 如果你視工作為一種樂趣，人生就是天堂； 如果你視工作為義務(wù)，人生就是地獄。 —— 洛克菲勒 （二）秘書要細(xì)心和有悟性 細(xì)心地觀察領(lǐng)導(dǎo)的日常工作 細(xì)心才能掌握領(lǐng)導(dǎo)的“禁區(qū)” 秘書的細(xì)心 悟性讓秘書變被動為主動 悟性讓秘書了解領(lǐng)導(dǎo)的真實想法 秘書的悟性 案例一： 一天，老總怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！ 面對這種情況，王丹丹應(yīng)該如何處理？ 秘書的悟性 現(xiàn)在王丹丹有這么幾種選擇： a、 “ 好，我馬上就辦！ ” 說完，王丹丹立即回到自己的辦公室，將信寄走了。 b、如果將信寄走，對公司和老總本人都非常不利。王丹丹想到自己是老總的助手，有責(zé)任提醒老總，為了公司的利益，得罪了老總也值得，于是對老總這樣說： “ 老總，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！ ” c、王丹丹不僅沒有退下去寄信，反而前進(jìn)一步向老總提出忠告：“ 老總，請您冷靜一點！給人家回一封這樣的信，后果會怎么樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？ d、當(dāng)天快下班的時候，王丹丹對已經(jīng)心平氣和的老總說： “ 老總，可以將信寄走了嗎？ ” e、默默地回自己的辦公室，當(dāng)作什么也沒聽見 。 ? 對于王丹丹以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適， ? 哪種選擇最為惡劣。請說明理由 。 案例二： 一天， 某市工業(yè)局秘書科的張秘書正在辦公室批閱文件，這時，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進(jìn)來，說要找局長。張秘書先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處置。局長此時正忙干局里的業(yè)務(wù)，不想見譚某，只非常干脆地對張科長說了一句 ： “ 告訴他我不在。 ” 就又低頭忙他的去了。張秘書回到自己的辦公室，對譚某說： “ 領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，你先回去 ， 下回再來 。 ” 既然這樣，譚某也無話可說，悻悻地離開了秘書科。 約過了一個多小時，張秘書起身去檔案室，來到走廊，想不到意看見局長與譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄并聽到譚某說： “ 剛才張秘書說你不在辦公室！ ”“ 哪里， 我一直在??！ ” 局長毫不遲疑地回答。 張秘書頓感渾身一陣冰涼。原來，譚某離開秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內(nèi)來回走動，剛巧碰上局長上衛(wèi)生間，急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。 討論一下： 如果你是張秘書，你該怎么做才可能避免上述尷尬？ 秘書的心態(tài) （三）秘書要樹立鍛煉自己的心態(tài) ，主動學(xué)習(xí) ，提高水平 ，走向領(lǐng)導(dǎo) 有什么樣的心態(tài)，就有什么樣的命運。 你的心態(tài)是你的真正主人 ——西方俗語 秘書的心態(tài) （四）秘書要先稱職再升職 案例： 快到年底了，公司特別忙。馬上就要開懂事會，由于銷售大幅度滑坡，老總的心情非常煩躁。這天上午十點左右，廣告公司的趙總來電話，想就明年的廣告代理問題與老總交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的老總一聽說談明年的廣告問題，就對秘書佩佩說：“不就是明年的廣告的事嗎？現(xiàn)在沒時間！” 面對這種情況，佩佩應(yīng)該如何處理？ ? 在秘書佩佩有這么幾種選擇： ? a、趙總，我們老總今天安排實在太滿，很難抽出時間，回頭我們給你打過去，可以嗎？ ? b、趙總，您的事我們老總知道了，下次再約時間吧。 ? c、趙總，我們老總正急著趕份材料，不能接電話。 ? d、趙總，關(guān)于明年的廣告問題，跟我們公司市場部劉經(jīng)理談?wù)? 可以嗎？ ? e、趙總，我們老總今日身體有些不舒服， ? 您先跟我說說，我再轉(zhuǎn)告他可以嗎？ 秘書的素養(yǎng) 二、秘書的職業(yè)素養(yǎng) （一）秘書應(yīng)具備的個人素質(zhì) ； 、盡善盡美的辦事態(tài)度； ，跟上時代變化。 秘書的素養(yǎng) （二）秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德 喜好隨意增減，畫蛇添足，把事情 辦走了樣。 ? 案例一： ? 公司負(fù)責(zé)銷售的馬總年富力強，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公認(rèn)。但在公司內(nèi)部也不時能聽到一些有關(guān)他的風(fēng)流韻事。 ? 王丹丹是總裁辦秘書。這天，公司總裁問王丹丹： “ 近來公司好象有人在議論馬總；你常去他的辦公室，是不是知道一些這方面的情況？ ” ? 事情是這樣的：幾天前，馬總把王丹丹叫到自己的辦公室，說：“ 麻煩你幫我辦件事。我馬上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺，你說出我的名字后，人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下。 ” 說著，遞給王丹丹一張寫著門牌號碼的紙條。 ? 王丹丹在某某商店首飾柜臺取到東西后準(zhǔn)備離開，柜臺里一位年紀(jì)輕大的員工在身后又特地關(guān)照王丹丹： “ 您是打出租嗎？這包東西很貴重，在路上要小心一點。 ” 王丹丹當(dāng)然明白，在首飾柜臺前說的貴重東西，不是幾百元或者一兩千元能買得起的。 ? 根據(jù)馬總的紙條，王丹丹在亞運村找到了一棟高層公寓的 號房。出來給王丹丹開門的是一位穿著睡衣的年輕漂亮女郎，她接過東西，高興得幾乎有些忘形： “ ?。●R哥連我的生日也沒有忘記，真是太好了，謝謝馬哥！ ” 總裁問的就是這件事。面對這種情況，王丹丹應(yīng)該如何處理？ ? 現(xiàn)在有這么幾種選擇： a、 “ 前幾天王總的老師過生日，馬總要出差，讓我?guī)退土它c禮物給他的老師。 b、 “ 最近一個時期馬總從未找過我，對馬總的事我一點也不知道！ ” c、 “ 上個星期五下午，我?guī)婉R總送了件手飾給住在亞運村的一位年輕女性。 ” d、 “ 上個星期五下午，我?guī)婉R總送了件手飾給住在亞運村的小姐，看她那打扮，肯定是哪個歌廳里的小姐。 ” e、 “ 對馬總我似乎不太了解。 ” 過老爺子要過生日呀！ ” ? 問題 ：對于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種 ? 選擇比較合適，請說明理由。 秘書的素養(yǎng) ? 案例二： ? 這天上午老總外出，公司的一個大客戶胡老總來電話，他對老總的秘書說： “ 聽說你們老總的父親這個月滿 80大壽，到底是哪一天？面對這種情況，秘書應(yīng)該如何處理？ 秘書的素養(yǎng) 現(xiàn)在有這么幾種選擇： a、因為不知道對方問老總生日的真正的目的，所以讓他找機會問老總。 b、因為幫老總父親訂過機票，見過老總父親的身份證，所以告訴對方是某月某日。 c、因為這屬于老總的隱私，所以說老總沒告訴過自己，自己不清楚。 d、很警惕地反問對方： “ 你問老總父親的生日做什么？ ” e、很驚奇地說： “ 沒聽說過老爺子要過生日呀！ ” ? 問題 ：對于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為 ? 哪種選擇比較合適，請說明理由。 秘書的素養(yǎng) 秘書的素養(yǎng) （三）秘書應(yīng)樹立的職業(yè)觀念 職業(yè)觀念指導(dǎo)人的職業(yè)行為， 使人認(rèn)識到工作的快樂 。 做秘書這一行應(yīng)具備什么樣的心態(tài)？ 談?wù)劽貢鴤€人素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)的重 要性。 思考自己是否具備做秘書的心態(tài)， 打算如何鍛煉自己的素養(yǎng)迎接 秘書這一職業(yè)。 第三節(jié) 秘書的個性心理 一、個性的心理概念詮釋 （一）個性的涵義 個性一詞最初來源于拉丁語 Personal，開始是指演員所戴的面具，后來指演員 —— 一個具有特殊性格的人。一般來說，個性就是個性心理的簡稱 。 在心理學(xué)中，個性的解釋是： 一個區(qū)別于他人的，在不同環(huán)境中顯現(xiàn)出來的， 相對穩(wěn)定的，影響人的外顯和內(nèi)隱性行為模式的 心理特征的總和。 ? 每個人都有自己的性格，人們通過各種言行、打扮、穿著來表達(dá)自己的個性，區(qū)別著每個人的不同，包括眼光和做事態(tài)度、愛好等等，都屬于個性。 個性貫穿著人的一生， 影響著人的一生： ? 正是人的個性傾向性中所包含的需要、動機和理想、信念、世界觀，指引著人生的方向、人生的目標(biāo)和人生的道路； ? 人的個性特征中所包含的氣質(zhì)、性格、興趣和能力，影響著和決定著人生的風(fēng)貌、人生的事業(yè)和人生的命運。 ? 在生活中，人們往往認(rèn)為一個“倔強”、“要強”、“坦率”、“固執(zhí)”的人很有個性；而“文雅”、“平和”、“斯文”、“柔弱”的人沒有個性。 ? 你認(rèn)為這種說法對嗎？ 秘書的個性 這種看法是不對的。