商務秘書的文檔工作處理(編輯修改稿)
2024-08-30 10:45 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 于商務秘書文書檔案管理工作是通過秘書辦公部門的內(nèi)設機構即文檔室進行的，而這類文檔室具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統(tǒng)管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為秘書中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。因此，商務秘書秘書在加強秘書工作修養(yǎng)的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關理論、業(yè)務、紀律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。 文件是檔案的來源，檔案是文件的歸屬。辦理完畢、具有保管利用價值并經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔的文件，實現(xiàn)了文件向檔案的轉化。文秘人員是文件的重要形成者，其形成文件的質量，直接關系到檔案工作的質量和效率。例如，某份文件，如果缺少主題詞，檔案人員在著錄標引時，就要花費很長時間通覽全文，提煉出并不十分準確的主題詞；某份文件的定稿，如果書寫材料不耐久，檔案人員在整理時就要復制(印)附在定稿之后，這既影響了檔案的質量，又大大降低了工作效率。因此，要努力提高文秘人員的綜合素養(yǎng)，其中的技能修養(yǎng)、知識修養(yǎng)，是檢驗文秘人員稱職與否的標準，而品德修養(yǎng)、作風修養(yǎng)，則涉及到文秘人員合格與否。只有文秘人員具備了一定的綜合素養(yǎng)，其經(jīng)手辦理的規(guī)范性文件材料才能為文書檔案提供準確、真實、可靠、具有較高價值的原始材料。由此可見，秘書人員的高素養(yǎng)是文書檔案管理工作的重要基礎條件。商務文秘工作是文書檔案管理工作的重要源頭和基礎，檔案管理工作是現(xiàn)代文秘工作的直接資源庫。公文作為文檔管理工作與文秘工作相互銜接的主體，是檔案的主要來源，是文秘工作的最主要、最直接的產(chǎn)品，其質量的優(yōu)劣既反映了文秘工作者的學識才干和業(yè)務水平，又直接影響到檔案管理工作的質量和效率。高質量的文書檔案首先必須要有高質量的公文，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎上。公文從產(chǎn)生到運轉的每一個環(huán)節(jié)，尤其是公文向檔案轉化的關鍵環(huán)節(jié)上，檔案工作的具體要求始終貫穿其中。 在一些中小企業(yè)，由于受機構設置和人員編制的限制，文書檔案管理工作往往都是由文秘人員兼任。實際工作中，檔案和文秘工作二者的銜接往往存在一些問題，如公文格式不標準、附件不規(guī)范、原稿不齊全、書寫材料不符合要求、文種使用不當、辦文程序混亂等。這就要求文秘人員必須具有較強的檔案書檔案工作關于實行統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理工作方面的業(yè)務修養(yǎng)。二、網(wǎng)絡新技術發(fā)展形勢下，商務秘書應如何適應 隨著辦公自動化體系和計算機網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展和更新，傳統(tǒng)的文秘和檔案工作分塊管理的意識，嚴格按照國家規(guī)范辦理好每一份公文，為公文轉化為檔案創(chuàng)造有利條件。同時，文秘人員還應按照文狀況，在某種程度上已不能適應實際工作的需要。一些文秘人員檔案意識淡薄，檔案管理人員也很少考慮文秘工作，致使兩者在具體實際操作和銜接過程中存在著諸多不規(guī)范和脫節(jié)的現(xiàn)象。針對這種現(xiàn)象，檔案界提出了“文檔一體化”的思路，就是從文秘和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成與歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運轉的每一個環(huán)節(jié)，特別是在公文向檔案轉化的關鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔生成一體化、管理一體化、利用一體化，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作的信息共享和規(guī)范銜接?！拔臋n一體化”的實質就是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。三、從案例中反映商務秘書工作中文檔工作重要性 文書、秘書和文檔工作的業(yè)務性都比較強，必須學習和掌握其基本知識和技能，這是做好本職工作的基本條件。要學習黨和國家頒布的各種文書檔案規(guī)范性文件，熟悉和掌握文件處理的程序與方法、文件立卷的原則與方法以及檔案的接收、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定的原則和要求。要學習公文寫作的基本知識，提高公文寫作能力與水平。同時，還要學習和掌握電子計算機與通訊網(wǎng)絡技術的應用、信息的傳遞等知識，不斷適應新技術發(fā)展的需要。 劉處長秘書李浩然是北大中文系的高才生,他按照處長要求,李浩然得悉后,嚴肅地說:不能這么說,我只是寫了個草稿,最后還是處長定的稿.上述案例中,劉秘書的做法對嗎 你是如何理解秘書的謀而不斷的 應該如何理解秘書要甘當領導身后的無名英雄。案例討論與分析： 秘書是為領導服務的,是領導的參謀和助手,但只是起輔助作用,只是謀而不斷,領導在做最后的決策之前,秘書的工作能力,完成領導交給的任務比較到位,無須領導做更多的修改就采用了,但這不等于是秘書的意志,因為是由領導拍板的,就此已經(jīng)轉化為領導的意志了,而最終為此負責的也是領導文書、秘書和文檔工作的業(yè)務性都比較強，必須學習和掌握其基本知識和技能，這是做好本職工作的基本條件。要
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