【文章內容簡介】 、銀行電匯憑據(jù)等)傳真件后，將招標文件用特快專遞郵寄給各投標人。對某些工程標或大型項目的資格預審工作，一般在公告和文件內規(guī)定了最低資質要求。項目經理在出售招標文件和資格預審文件時應請投標人提供以下文件：營業(yè)執(zhí)照復印件、資質證書、法定代表人授權委托書及相應身份證明等。若郵購，應先收到上述證明材料后，再郵寄招標文件。某些工程、非標生產線(設備)的設計資料和圖紙，作為招標文件的組成部分，讓所有投標人(尤其投標后未中標單位)購買不合適。此情況下可采用預交押金租借形式，招標完成后，落標單位交回資料后退還押金。有些設計資料和圖紙涉及設計單位專利和獨有技術的，通常不采用出賣或租借的方式，而更多的采用集中閱圖和設計交底的方式。如有必要可隱去部分內容或技術參數(shù)，待招標完結后，設計單位與中標方簽定知識產權使用和保護協(xié)議后提供。項目經理對招標文件出售情況作詳細記錄，填寫《發(fā)售招標文件登記匯總表》，并及時與財務人員核對標書款收取情況。出售招標文件時，項目經理應回答投標人的咨詢，向投標人發(fā)放投標人注意事項，但相應答復不得出現(xiàn)泄露潛在投標人名稱、數(shù)量等違反招標投標法的有關規(guī)定的情形。同時，提醒潛在投標人注意以下事項：(1)投標人只能投自己所購招標文件包號(或項目號)的標，而不能擅自更改為其它包號(或項目號)。如果確有必要變更，需在開標前通知我公司重新登記，所增加的包數(shù)需繳足應交招標文件款，而減少投標包數(shù)或退出投標時，招標文件款不予退還；(2)有關標前會、現(xiàn)場考察、閱圖和設計交底會(如果有的話)的安排及參加人員等的注意事項；(3)投標的一次性報價(一口價)原則在評標期間進行澄清，不接受對投標價的實質性調整，更不得在得到末中標通知后惡意降價；(4)何種情況下，保證金將予沒收，何種情況下何時保證金予以退回；(5)投標保證金必須按時按規(guī)定提交，并按投標總價的2％執(zhí)行（政府采購按規(guī)定提交1％），并不得超過國家規(guī)定上限。保證金保函必須按照我司財務部要求的保函格式開具，是具有開具資格的銀行機構(總行確認名單的分支機構和人員)開具方為有效保函。保證金情況將在開標唱標時公布，不按規(guī)定遞交投標保證金的將導致廢標；招標文件不得擅自無償贈送，其購買情況應保密，尤其不得透露給投標人和潛在投標人。澄清、補遺、標前會和現(xiàn)場考察 任何購買了招標文件的投標人可以在投標截止日期前至少20日以書面形式要求對招標文件的內容進行澄清。招標人所提供的澄清必須寫成書面材料，而且必須在不晚于投標截止日期前十五日給所有購買招標文件的投標人發(fā)放一份。招標文件售出后，如果對其進行修改、補充和撤回，可制發(fā)《X X X X號招標文件的補遺文件》，此補遺文件是招標文件不可分割的組成部分，同樣必須在不晚于投標截止日期前十五日將其發(fā)至所有招標文件的購買人，不得遺漏。補遺文件稿亦應由項目經理提出經業(yè)主確認后，交綜合部審批蓋章發(fā)放給投標單位。項目經理必須及時催收投標人對補遺文件的回執(zhí)，并妥善存檔，不得遺漏。工程招標和較復雜的貨物和服務招標時，通常在開標前15日左右，由招標人組織所有購買招標文件的投標人召開標前會，并在會后安排現(xiàn)場考察。標前會主要作用是：(1)對招標文件進行重點解釋，指導投標人正確投標；(2)業(yè)主或業(yè)主委托的設計單位對設計進行交底，介紹工程概況，解釋設計思想、要點和主要參數(shù)，指導閱圖；(3)業(yè)主結合現(xiàn)場勘查介紹現(xiàn)場施工條件(如交通、供水、供電、污水排放、臨時用地、臨時設施搭建等)，當?shù)丨h(huán)境情況(包括經濟、地理、地質、氣候、法律等)及應予注意和考慮的因素；(4)回答投標人就本次投標有關技術、商務的一切問題，澄清招標文件中不明確的地方；任何情況下，出席標前會都不是強制性的，而是由投標人自愿參加、自負費用和自擔風險。如果必要，在標前會結束后，應將招標文件中發(fā)生的任何重大變化或增補的澄清編寫補遺文件，分發(fā)給所有潛在投標人，不管他們是否參加會議。此補遺文件作為招標文件的不可分割組成部分，其內部審核過程應按招標文件澄清的審批程序進行，若需要報審，也必須按規(guī)定程序報審。若該報審而未報審，有可能導致違規(guī)而廢標(被取消)。為了結合現(xiàn)場考察，給投標人以方便，通常標前會在業(yè)主單位或現(xiàn)場附近就近安排。會場至現(xiàn)場考察的交通由業(yè)主安排或與會投標人自理。三、標前準備階段組建開評標工作組距離開標日一周前，本業(yè)務部（處）負責人或其指派人員應負責組建開評標工作組，落實開評標工作人員名單和崗位。（1）開評標工作組的構成及任務分配：開評標工作組組長一般情況下，開評標工作組組長可由承擔招標項目的本業(yè)務部（處）負責人或項目經理擔任，較大的或重要的項目，應由承擔該項目的本業(yè)務部（處）負責人擔任或由公司指定人員牽頭擔任。開評標工作組成員開評標工作組成員由承擔招標項目的業(yè)務部成員組成，較大的或重要的項目，可由承擔該項目的本業(yè)務部（處）負責人或公司指定的牽頭人指派人員組成，其他業(yè)務部或公司職能部門予以配合。開評標工作組人員的任務分配開評標工作任務按照開評標不同時段“接標時段、開標時段、評標時段”三個不同時段進行分配，設定具體工作崗位，每個工作崗位的工作內容不同。一個人可以分別在不同時段承擔不同的工作任務，在同一時段也可以兼顧兩個或多個崗位的工作，例如：某一人在接標時段擔當接標人（可能同時還擔當保證金接收人），在開標時段可能擔當唱標人，而在評標時段可能擔當資料保管員。每一時段的人員分工應盡量明確細致，各司其職，不留空檔。開評標工作組所有成員，應在開評標工作組組長的領導下，在不同時段，按照自身職責要求開展工作。（2）開評標工作組各崗位分工和職責第一時段：接標時段崗位和人員設定：負責人[總指揮]/接待員/會務員/接標人/保證金接收人/宣傳和對外聯(lián)絡人。（至少應保證前四個崗位，但不限于以上崗位）崗位職責及要求如下：負責人：即本業(yè)務部（處）負責人或項目經理擔任開標現(xiàn)場總指揮，組織和領導開標現(xiàn)場的布置和檢查，投標文件的接收、碼放、轉移以及邀請和接待來賓等開標現(xiàn)場所有事項；接待員：主要負責協(xié)助公司領導或現(xiàn)場總指揮對出席大會的領導、業(yè)主代表和來賓進行簽到、接待和安排引導，發(fā)放宣傳資料、收集反饋意見表等；會務員：主要負責開標會場的布置、現(xiàn)場會務的安排及接待室、住宿、用餐、交通、接送等所有會務工作；邀請和安排公證員現(xiàn)場公證，并按《開標評標工作方案》相關要求主動與本業(yè)務部（處）負責人銜接；接標人：負責定崗定位接標，接受投標文件，引導投標人填好《投標文件接收登記表》。對已接收的投標文件做好編碼標記和分包分類碼放，接受的其他投標資料妥當保管；保證金接收人：負責定崗定位接收投標保證金，開具收椐，對接收的保證金順序登記，編碼標記（與投標編碼標記一致）。宣傳和對外聯(lián)系人：負責對外聯(lián)絡和宣傳；邀請和落實公證員、監(jiān)標人；聯(lián)系招標人和投標人，承上啟下情況溝通。并負責路標、標語、投影儀的安放；負責現(xiàn)場拍照、錄相、投影儀操作等工作。保證聯(lián)絡暢通，投影儀及時顯示與投標有關的歡迎用語、會場須知，截標時間提示等關鍵內容。第二時段 開標時段 崗位和人員設定：包括主席臺人員和現(xiàn)場其他工作人員主持人/唱標人/記錄人/開驗標人/其他工作人員/(監(jiān)標人和公證人外請) （至少應保證前四個崗位，但不限于以上崗位）崗位職責及要求如下：主持人：主要職責是：按照已確定的《開標評標工作方案》，及時安排相關領導在主席臺就座、主持開標儀式，掌握會場秩序，確保會議議程嚴肅有序的進行；唱標人：唱標是所有開標工作中的最重要環(huán)節(jié)，唱標人應儀態(tài)大方、唱標聲音清晰、宣讀內容準確無誤、語速適度、密切注意配合記錄人速度進行宣讀，把控好場面。記錄人：對唱標內容進行同步錄入和投影，記錄速度達到唱標要求，對所宣讀的內容記錄完整,無遺漏無錯誤，并現(xiàn)場打印“開標記錄”，并監(jiān)督投標人及公證人（或監(jiān)標人）對“開標記錄”現(xiàn)場簽字確認。開驗標人：按照唱標規(guī)定的順序，開啟“投標一覽表”和其他投標資料，開啟時動作要沉穩(wěn)，不慌亂，并做到準確有序的將開啟后的唱標資料遞交監(jiān)標人或公證人，由監(jiān)標人或公證人轉交唱標人唱標，開驗標人不能把開啟的投標資料直接遞交唱標人。在拆封投標文件時，如果其中有保證金或投標保證金保函，應妥善保管并在開標儀式結束后送交財務人員。監(jiān)標人：對開標儀式進行現(xiàn)場監(jiān)督，并宣讀監(jiān)標辭，監(jiān)標人如果現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)問題，應在與主持人磋商解決，但不能對所發(fā)現(xiàn)的問題擅自做出決定，如遇到雙方意見不一致的情況，應留由評標委員會決定解決。公證人：按國家規(guī)定現(xiàn)場公證。 其他工作人員：大型項目或重要項目，或者參加開標儀式的領導規(guī)格較高的項目，開標現(xiàn)場應有一定的工作人員，現(xiàn)場工作人員要協(xié)助主席臺工作人員，維持好現(xiàn)場秩序，做好其他服務工作。第三時段 評標時段崗位和人員設定：負責人/記錄人/資料保管員 /對外聯(lián)絡員/其他工作人員（至少應保證前三個崗位，但不限于以上崗位） 崗位職責及要求如下：負責人：由本業(yè)務部（處）負責人擔任，全面負責評標現(xiàn)場的組織協(xié)調全部工作。組織召開評標預備會，安排和落實標書轉移、碼放、分發(fā)、落實詢標事項，聯(lián)絡招標人與評委的銜接和溝通，掌控評標現(xiàn)場秩序，落實所有評標過程中的事項。如果大型項目評標，還要安排好評委食宿、交通等會務事宜。記錄員：負責評標現(xiàn)場所有評標表格的填報、文字數(shù)據(jù)的錄入、詢標問題的錄入整理、評標現(xiàn)場一切文本文件制作及按照公司評標報告模版及時完成評標報告。記錄員應主動負責，盡可能做到與評委默契配合，同步及時，把評委所需表格和其他文字內容做到完善及時。資料保管員：負責對評標現(xiàn)場所有投標文件，開標評標用資料和表格、答疑等文件資料的發(fā)放、管理，對于各種資料原件，應有登記記錄和借出使用記錄，對評委及其他人員現(xiàn)場使用的資料，要及時收回保管。所有資料在評標結束后，應按公司規(guī)定整理后轉交本業(yè)務部（處）負責人或相關人員統(tǒng)一安排和管理。（資料保管員是大型評標過程中必不可少的工作人員之一）對外聯(lián)系人：依據(jù)現(xiàn)場評標的需要，及時聯(lián)系投標人進行詢標答疑等工作，以及協(xié)助負責人完成對業(yè)主的溝通及其他對外聯(lián)絡工作。其他工作人員：在評標時如有其他工作人員，所有人應堅守崗位，協(xié)助各崗位人員做好標書搬運，分發(fā)，評標的文字資料的制作，以及協(xié)助做好其他相關工作。 組建開評標工作組是開標評標的前期重要工作，直接關系到開評標工作的效率和質量，重視這一項工作并組建落實好開評標工作組，會為招評標工作打下較好的基礎。依據(jù)確定的崗位和名單，并以《開標大會及各時段工作分工通知單》方式，將任務落實到人。開、評標場所的選擇與確定開、評標場所的選擇與確定應參考以下因素：（1）會場規(guī)模的選擇a 會場規(guī)模根據(jù)預計到會投標廠商數(shù)量（人數(shù)）確定。原則上，所選擇會場的規(guī)模以超過預計到會人數(shù)的三分之一為宜。投標人數(shù)較少時，也不宜小于20人會議室的規(guī)模。b 會場規(guī)模要考慮會場主席臺（領導席）面積與參會領導數(shù)量是否匹配。主席臺（領導席）應當滿足開標大會的需要。c 要考慮接標時，應預留出擺放投標文件的場地。尤其對于設置為固定桌椅的會場，預留空間應足夠整理擺放投標文件，且不阻礙通行。擺放投標文件的場地應盡量靠近會議室內側或會議室主席臺前，以便于到場人員監(jiān)督且不阻礙通行為原則。（2）會場規(guī)格的選擇a 會場規(guī)格應當有助于維護、提升公司良好形象。b 會場規(guī)格應當與項目規(guī)模相適應，并適當聽取業(yè)主意見。c 規(guī)格確定由本業(yè)務部（處）負責人確定。對于重大項目，應服從公司統(tǒng)籌安排。d 應綜合考慮餐飲、住宿的規(guī)格與服務水平。（3）會場選址a 開標地域的選擇應本著方便業(yè)主、方便投標人的原則，充分征求業(yè)主意見。b 原則上，選址交通便利，易于到達或辨識的街區(qū)位置，并且盡量靠近銀行、儲蓄所,以便于存取現(xiàn)金。c 應綜合考慮會議室租用、餐飲、住宿等方面的費用支出，在限定規(guī)模、規(guī)格的前提下，選擇性價比較高的場所。（4）確定會場a 項目經理與會場經營主管人員談判確定收費標準、服務標準。明確會場提供方的負責事宜。確定事項應當具體、明確，包括但不限于以下內容：會議室使用超出預定時間的收費；條幅的制作、懸掛，會場指示牌的制作樣式、擺放位置，桌簽的準備；開標室、評標室的飲水服務；傳真收發(fā)、電話接入、網絡接入；會場多媒體設備操作人員是否隨時在崗，應對可能出現(xiàn)的設備故障；會場外秩序的維持；投標文件等所需物品的搬運、保管；會場方的聯(lián)系人等事項。b開、評標場所由本業(yè)務部負責人或其指派人員確定。對于重大項目，應服從公司統(tǒng)籌安排。c項目經理應直接與會場經營主管人員聯(lián)系，預定會議室（包括開標室、評標室）、住宿、餐飲（餐飲可視情況而定）事宜。d 開標前2天，應當確認核實一次。如果預定時間較早，在開標前1周也要確認一次。確保會場提供方不出差錯。標前準備會開標前l(fā)—2天，由本業(yè)務部（處）負責人或項目經理組織召開標前準備會，討論和檢驗開標的各項準備工作，研究開標過程中可能出現(xiàn)的問題及相應對策，重申開標、評標中的注意事項及開標小組人員及分工安排，落實開標用的器材及車輛，人員接送等工作的準備等。主要內容如下：（1）本業(yè)務部（處）負責人通報開評標工作準備及投標人情況；（2）檢查開評標的各項準備工作落實情況；（3）分析研究開標過程中可能出現(xiàn)的問題及相應對策；（4）重申開標、評標中的注意事項及紀律；（5）落實開標用器材、車輛，人員接送等工作；（6）落實按相關規(guī)定要求的項目報審情況；（7）落實開標現(xiàn)場主要工作；會標、投影儀、拍照、錄相、計算機等（8）落實相關主管部門領導和參會人員及業(yè)主單位領導接待問題；大項目，或領導層次較高，本業(yè)務部（處）負責人應報請公司主管領導或其他負責人聯(lián)系接待。（9）落實并安排公證人員、監(jiān)標人員，介入公證或監(jiān)督事宜；（10）落實開標現(xiàn)場會務安排包括接待室、住宿、用餐、交通、接送等所有會務工作；（11）落實接標、開標、轉移標書、評標、資料交接等過程和銜接事宜。（12）落實投標人是否參加投標(特別是只有3家的情況必須落實)（13）應會同財務部核對標書款和《招標文件出售匯總表》是否正確，核對無誤后，雙方應簽字登記，做為收取保證金的依據(jù)，如有以電匯形式繳納保證金的情況，要做好記錄。