【文章內容簡介】 任課教師 魏志魁第二章 談判活動的組織與管理 計劃學時 3教學目的和要求： 介紹談判人員的組合，談判環(huán)境因素的調研與分析，對談判對手的調研與分析，制定切實可行的談判方案，談判活動的管理等內容，要求學生能夠了解商務談判組織和管理方面的基本知識，掌握商務談判調查的基本方法和技能。重點： 商務談判調研的內容和基本方法。難點： 商務談判調研的思路和方法。思考題： 商務談判調研包括那些基本內容？如何進行商務談判調研？第二章 談判活動的組織與管理 2．1 談判人員的組合一、組織談判小組的原則 1．依據(jù)項目的大小和難易來確定談判小組的陣容。在確定談判小組陣容時，應著重考慮談判主題的大小、難易程度和重要性等因素，據(jù)此來決定派選的人數(shù)。 談判小組的陣容及其參加人員的多少及其成份，可因談判項目的不同而定。對于技術引進的談判，可由業(yè)務人員、技術人員、法律工作者共同組成談判小組，在統(tǒng)一的領導下，分工負責，協(xié)同工作，完成任務。 2．依據(jù)項目的重要程度組織談判小組。一些大型的、內容復雜的交易，比如中外合資經(jīng)營項目、技術引進項目、以及在境外建立獨資經(jīng)營企業(yè)項目等，必須組織一個堅強有力的談判小組負責進行談判。 3．依據(jù)對手的特點配備談判人員。通常，客商的談判成員是由雇主聘請技術咨詢顧問，負責審查欲購商品的質量、性能指標并提出修改意見，以滿足其特殊要求；同時，聘請法律顧問洽談商務條件，然后運籌出最佳方案提交雇主裁定。 我方配備的談判人員必須與之匹配，聘請精通專業(yè)技術的工程技術人員和精通國際貿易和商務條款的專業(yè)人員，負責運籌技術、商務和法律方面的業(yè)務。對于專業(yè)化談判，小組的成員來講，必須懂技術、精通國際貿易、并能用英語直接與客商談判。同時，談判小組應既有善于靈活成交的能力，又有善于技巧地拒絕“有損我方條款”的本領，做到積極主動，運籌得當。二、談判小組的人員規(guī)模及人員配備 談判小組參加談判，對于復雜談判來講，首先可以滿足談判中多學科、多專業(yè)的知識需求，取得知識結構上的互補與綜合的整體優(yōu)勢。其次，可以群策群力，集思廣益。形成集體的進取與抵抗的力量。談判行家們根據(jù)以下幾個影響談判小組規(guī)模的因素和他們長期積累起來的經(jīng)驗，認為由4人左右組成較為合適，其根據(jù)是以下幾個方面： 1．談判小組的工作效率。2．有效的管理幅度。3．談判所需專業(yè)知識的范圍。 4．合理調換小組成員，以確保合理規(guī)模。 需要指出的是，我們所指的談判小組人員規(guī)模保持在4人左右比較合適的結論，只是就一般性的情況而言的，而且是一種經(jīng)驗之談。 另外，從國內、國際貿易的實務來看，—般情況下，一項商務談判活動，其所需要的專業(yè)知識大體上可以概括為以下四個方面：一是有關工程技術方面的知識；二是有關商務方面的知識，比如價格、交貨時間及地點、支付方式、風險劃分等；三是有關合同法律方面的知識；四是語言翻譯方面的知識。據(jù)此，我們在配備人員時就從這四個方面加以考慮。從業(yè)務洽談實際情況出發(fā)，一般還應再配備一名領導干部來負責協(xié)調整個談判小組的工作，當然也可以從這四類人員中委托一人兼職擔任領導工作。 需要指出的是，談判中語言翻譯是個很重要的問題。在一些重大項目的談判中，語言翻譯的水平往往代表著本方談判的水平，因為他必須準確無誤地把我方觀點和對方觀點表述出來，同時，還要在磋商進入困難階段時發(fā)現(xiàn)機會為我方創(chuàng)造一些方便。必須注意，當我方談判人員均對談判所使用的語言比較熟悉時，仍然需要配備翻譯人員。三、談判人員的素質要求1．在思想品德方面，必須遵紀守法，廉潔奉公，維護國家和公司的利益，這是談判人員必須具備的首要條件。例如：我國的涉外談判中出賣單位或國家利益的現(xiàn)象。2．在作風上，要有強烈的事業(yè)心、進取精神和高度的責任感。同時，既能堅持原則，又有必要的靈活性和彈性，具有創(chuàng)新精神。例如：推銷員的敬業(yè)精神。在分辨事理方面，能夠分清主次、抓住重點。邏輯思維能力、判斷能力都要很強，思路敏捷開闊，決策果斷。在業(yè)務水平方面，應具有良好的專業(yè)基礎知識，對談判所涉及到的有關專業(yè)方面的知識比較熟知，還必須經(jīng)受過一定的商務談判技巧的訓練，亦或有過談判的實踐經(jīng)驗，才能認為具備談判所需的業(yè)務能力。5．既要善于傾聽和把握對方意圖，又要有較強的語言表達能力。一定要明白，談判是雙方相互交換意見，尋求對矛盾解決的過程。注意不要打斷對方的發(fā)言，給其可乘之機。6．要善于了解不同國籍的談判人員的特點、掌握他們在談判風格上的差別、宗教信仰方面的異同，針對這些方面的不同情況，與談判對手和平共事，這也是—個人的能力的表現(xiàn)，更是對談判人員在素質方面的要求。7．要善于獨立參戰(zhàn)，具有獨當一面的能力，又要有隨時與談判伙伴搞好協(xié)調配合的本領。8．在言談舉止方面要落落大方、風趣幽默，同時要有健全的體魄。綜上，是一般的談判人員在素質方面應具備的條件。如果作為談判小組的領導人員，其素質方面的要求，除了必須具備以上各點外，還應注重在領導與協(xié)調能力、決策能力、判斷能力、以及是否敢于承擔風險和責任等方面的要求上。四、主談與輔談之間的分工與配合所謂主談是指在談判的某一階段，或針對某一個或幾個方面的議題，由他為主進行發(fā)言，闡述我方的觀點和立場。除主談以外的小組其它成員即處于輔助配合的位置上，故稱之為輔談或陪談。為了使主談與輔談之間分工明確、配合默契，在主談發(fā)言時，自始至終都應得到所有輔談的支持。這可通過口頭語言或動作姿態(tài)語言來表示贊同，具體的作法可因人而異。 談判小組內部人員之間的配合，不是一朝一夕能夠協(xié)調起來，需要長期的磨合。而且這種配合，絕不專指談判過程中的配合，這種配合其實從雙方初次見面時就已經(jīng)開始了。比如，我方向對方介紹人員。一般而言，技術條款談判時，應以技術人員為主談、其它的象商務、法律人員等均處于輔談的位置；在涉及到合同中某些專業(yè)性法律條款的談判時，應以法律人員作為主談，其它人員為輔談；在進行商務條款談判時，應以商務人員為主談，而其它人員處于輔談人的位置。 2．2 談判環(huán)境因素的調研與分析一、與談判有關的環(huán)境因素政治狀況因素。談判有關的政治狀況因素主要有以下幾個方面。 第—，國家對企業(yè)的管理程度和經(jīng)濟運行機制。計劃經(jīng)濟體制與市場經(jīng)濟體制的差別是很大的。 第二，談判對手對該談判項目是否有政治興趣？如果有，程度如何？哪些領導人對此感興趣？這些領導人各自的權力如何？例如：中國民航購買飛機、京滬高速鐵路的決策 第三，洽談對方政局的穩(wěn)定程度及其影響。 第四，政府與買賣雙方之間的政治關系如何。 第五，該國家有沒有將一些軍事性手段運用到商業(yè)競爭中的情況。2．宗教信仰因素。與商務談判有關的宗教信仰因素主要有以下幾個方面。 第一，該國家占主導地位的宗教信仰是什么？ 第二，該宗教信仰是否對下列事物產生重大影響：政治事務、法律制度、國別政策、社會交往與個人行為。例如：伊朗的情況。3．法律制度因素。與商務談判有關的法律制度因素主要有以下幾個方面。 第一，該國家的法律制度及其內容。有法否？ 第二，該國家法律的實際執(zhí)行情況怎樣？依法否？ 第三，該國法院與司法部門是否獨立？外界對司法部門的影響程度如何？例如：我國有些地方存在以黨紀、政紀處分代替法律制裁的現(xiàn)象。 第四，該國法院審理案件的時間長短？ 發(fā)行否？ 第五，該國在執(zhí)行其它國家的法律進行仲裁時需要什么程序？仲裁結果如何生效？4．商業(yè)習慣因素。 第一，該國家企業(yè)的決策程序如何？ 第二，該國文字的重要性如何？合同具有何等重要的意義？文字協(xié)議的約束力如何？ 第三，該國家在洽談和簽訂協(xié)議過程當中律師的作用如何？ 第四，在正式的洽談場合，雙方領導是否參加及是否主談？ 第五，該國家企業(yè)在進行業(yè)務洽談的同時，有沒有商業(yè)間諜活動？ 第六，該國家在商務活動中是否存在賄賂現(xiàn)象？ 例如：日本的“洛克希德”案。又如我國的法律規(guī)定行賄和受賄同樣有罪。 第七，該國家是否允許對一個項目的洽談，同時選擇幾家公司進行談判？ 第八，該國業(yè)務洽談的語言問題。談判語言，合同語言及法律效力。5．社會習俗因素。一個國家或地區(qū)有著不同的社會習俗，這些習俗會自然或不自然地影響著業(yè)務洽談活動。比如，在該國家或地區(qū)，稱呼及衣著方面合乎規(guī)范的標準是什么？談業(yè)務的時間有沒有固定要求？業(yè)余時間談業(yè)務對方有沒有反感？社交款待、娛樂等活動通常在哪里進行？增進友誼所贈送的禮品及贈送方式有什么習俗？6，財政金融狀況因素。與業(yè)務洽談有關的財政金融狀況因素主要有以下幾個方面： 第一，外匯收支情況及其前景如何？外匯儲備情況如何？ 第二，該國家貨幣是否可以自由兌換？匯率變動情況及其趨勢如何？例如：葉利欽暫停償付外債與索羅斯的虧損。 第三，在國際大市場中，該國家支付方面的信譽如何？ 第四，該國家適用的稅法是什么？有否簽訂過避免雙重征稅的協(xié)議？該國家對外匯出境是否有限制？應怎樣才能獲得外匯出境的權力？基礎設施與后勤供應狀況因素。它影響到履約情況，因而影響到商務談判。8．氣候狀況因素。 二、談判信息資料的搜集途徑之一，從國內的有關單位或部門收集資料，這些可能提供信息資料的單位有： 商務部；中國對外經(jīng)濟貿易促進委員會及其各地的分支機構；中國銀行的咨詢機構及有關的其它咨詢公司；與該談判對手有過業(yè)務往來的國內企業(yè)和單位；國內有關的報刊、雜志、新聞廣播等。途徑之二，從駐外機構及與本單位有聯(lián)系的當?shù)貑挝皇占Y料，這些可能提供信息資料的單位有：我國駐當?shù)氐氖桂^、領事館、商務代辦處；中國銀行及國內其他金融機構在當?shù)氐姆种C構；本行業(yè)集團或本企業(yè)在當?shù)亻_設的營業(yè)分支機構；當?shù)氐膱罂?、雜志；本公司或單位在當?shù)氐拇砣?；當?shù)氐纳虝M織等等。途徑之三，從公共機構提供的已出版和未出版的資料中獲取信息。我們作為企業(yè)或單位的業(yè)務洽談人員，應該熟悉一些公共機構，甚至要熟悉在這些機構里的工作人員，同時還要熟悉他們提供資料的種類及發(fā)行途徑?，F(xiàn)列舉幾種資料來源：國家統(tǒng)計機關公布的統(tǒng)計資料；行業(yè)協(xié)會發(fā)布的行業(yè)資料；圖書館里保存的大量商情資料；出版社提供的書籍、文獻、報刊雜志；專業(yè)組織提供的調查報告；研究機構提供的調查報告。途徑之四，即派員到對方國家或地區(qū)進行考察和收集資料，但要有的放矢。三、談判資料的整理與分析在通過各種渠道收集到資料以后，必須對收集來的資料進行整理和分析。整理和分析談判資料的意圖有二：一是鑒別資料的真實性與可靠性，即去偽存真。二是在資料具備真實性、可靠性的基礎上，制訂出具體的談判方案與對策。2．3 對談判對手的調研與分析一、貿易界客商的幾種情況。1．世界上享有聲望和信譽的跨國公司。2．享有一定知名度的客商。3．沒有知名度，但卻能夠提供公證書，以證明其注冊資本、法定營業(yè)場所、董事會成員的副本及本人名片等。 4．專門從事交易中介的客商。這類客商俗稱中間商，無法人資格，因而無權簽署合同，只是為了收取傭金而為交易雙方牽線搭橋。5．“借樹乘涼”的客商。這類客商實屬知名母公司的下屬子公司。6．利用本人身份搞非其所在公司及非經(jīng)營貿易業(yè)務的客商。7．實屬騙子的“客商”。二、對談判對手資信情況的審查對談判對手資信情況的審查是談判前準備工作的重要環(huán)節(jié)，是我們決定談判的前提條件。所謂資信審查就是指對談判對手的資信狀況進行審核，確認其資信是否符合我方要求。1．對客商合法資格的審查。 第一，對客商法人資格的審查。 對對手法人資格的審查可以通過要求對方提供有關的文件，比如法人成立地注冊登記證明、法人所屬資格證明。我們在取得這些證明文件后，首先應通過—定的手段和途徑驗證其真?zhèn)涡裕诖_認其真實之后，重點弄清以下幾方面的問題：一是要弄清客商法人的組織性質；二是要弄清對方的法定名稱、管理中心地點、及其主要的營業(yè)場所。三是要確認其法人的國籍，即其應受哪一國家的法律所管轄。 第二，對前來談判的客商的代表資格或簽約資格進行審查。 弄清對方談判人員有無簽約的權力，有無授權書？例如：無簽約權力的代表簽定的合同對方可以視情況的有利與否決定是否履約。 2．對談判對手資本、信用和履約能力的審查。對客商資本、信用和履約能力的審查是資信審查的重要環(huán)節(jié)。對客商資本狀況的審查主要是審查客商的注冊資本、資產負債表、收支狀況、銷售狀況和資金狀況等有關文件，這些文件既可以是由公共會計組織審計的年度報告，象會計師事務所出示的審計報告等，也可以是由銀行、資信征詢機構出示的證明材料等等。三、對談判雙方談判實力的判定首先要清楚談判實力與企業(yè)實力既有區(qū)別又有聯(lián)系。通常情況下，影響談判實力的因素取決于以下幾個方面的內容： 1．看交易內容對雙方的重要程度。 2．看各方對交易內容與交易條件的滿足程度 3．看雙方競爭的形勢。例如：日本公司進口大理石 看雙方對商業(yè)行情的了解程度。 5．看雙方所在企業(yè)的信譽與實力。 6．看雙方對談判時間因素的反應。 7．看雙方談判藝術與技巧的運用。例如：空手道大師杜戴拉的經(jīng)典之作。2．4 制訂切實可行的談判方案一、談判目標的確定談判目標是我們與對手磋商所要解決的問題和要達到的經(jīng)濟技術目的，它是我們在進行經(jīng)濟磋商過程中的出發(fā)點和歸結點。簡單地說，談判的目標實際上就是在談判中所要爭取的利益目標。任何一種談判都應當以既定目標的實現(xiàn)為導向。談判目標的內容依談判類別、談判各方的需求不同而不同。通常，談判目標作為一種預測性和決策性的指南，需要參加談判的各方，根據(jù)自身利益的需要，他人利益的需要和談判桌內外各種因素，來正確制訂和設置。確定談判目標時需要明確的問題。第一，要明確為什么選定這一目標。第二，要明確談判目標的主次及優(yōu)先順序。第三，要明確目標要求達到的程度。必須要明確規(guī)定最高目標和最低目標，以便在優(yōu)先保證最低目 標的基礎上爭取實