【文章內(nèi)容簡介】 中出現(xiàn)任何問題，需及時報行政部解決，嚴(yán)禁私自維修或拆卸，違者，由當(dāng)事人承擔(dān)一切責(zé)任。四、會議服務(wù)由各會議部門自行安排，包括會前、會中、會后的服務(wù)。五、會議室內(nèi)的日常衛(wèi)生由行政部安排，每天至少清潔一次；遇有會議時，一次一清潔。會議結(jié)束后，由行政部對會議室的衛(wèi)生進(jìn)行清潔，由行政部進(jìn)行驗收。六、使用會議室期間，使用部門及與會人員需愛護室內(nèi)物品及花卉，保持室內(nèi)清沽。七、每次會議之前，會議服務(wù)人員應(yīng)檢查電源、衛(wèi)生情況，準(zhǔn)備茶、水、會議設(shè)備等事項。八、會議室的一切物品未經(jīng)行政部許可，不得隨意搬離會議室和私自轉(zhuǎn)借他人使用。九、會議結(jié)束后，行政部應(yīng)及時清潔辦公室衛(wèi)生，檢查安全，做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。十、會議室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩。第三章 公文管理制度第一條 為規(guī)范和加強公司公文管理工作，使公司的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化和合理化，確保公司各單位對內(nèi)、對外文件格式統(tǒng)一、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，結(jié)合公司公文處理的工作實際，制定本制度。第二條 本制度適用于公司各部門及各分子公司。第三條 公文：是公司各單位在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。第四條 公文的種類：一、公司常用的7個公文種類（通知、通報、決定、報告、請示、函、會議紀(jì)要）：(一)通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或指導(dǎo)事項，批轉(zhuǎn)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬公司的公文。(二)通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。(三)決定：適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位或人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。(四)報告：向上級匯報工作，反映情況，答復(fù)查詢，請示備案，陳述意見用“報告”，對員工宣布某一事項時，用“通告”。(五)請示：請上級指示和批準(zhǔn)。(六)函：不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。(七)會議紀(jì)要：記載、傳達(dá)會議情況和議定事項，要求有關(guān)部門共同遵守執(zhí)行。二、其他公文種類：制度、聯(lián)系函、工作周報等。(一)制度：要求成員共同遵守的、按一定程序辦事的規(guī)程或行動準(zhǔn)則。(二)工作聯(lián)系函：為避免使用口頭上、上等簡單的聯(lián)系方式，導(dǎo)致工作上銜接不力、溝通無據(jù)可依等情況的出現(xiàn)，為進(jìn)一步強化公司對內(nèi)與對外工作上的溝通與聯(lián)系而采用的公文。(三）工作周報：為更有計劃地開展工作，全體員工須根據(jù)其月度工作計劃制定本周工作計劃及描述上周的工作完成情況，并于每周五下午16：00分前將其傳給行政部。第五條 公文格式一、紅頭文件主體包括：標(biāo)題、主送單位、編號、正文、附件、成文日期、印章；文尾包括：主題詞、主送、抄送、擬稿、審核、簽批，詳見《紅頭文件格式》。(一)標(biāo)題：位于紅色橫隔線下空1行的位置，使用三號宋體加粗，可分一行或多行居中排布，呈“倒三角形”，避免出現(xiàn)上下長度一樣的方形或者上下長、中間短的沙漏形：回行時做到合理斷行掐句、詞意完整、排列對稱、長短適宜。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。(二)編號：位于紅色橫隔線上，用五號宋體字，以公司名稱簡寫+年度編號（四位數(shù)）+流水號（用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示），如華力康公司hlk(2017) 001．表示華力康公司2017年下發(fā)的第一號紅頭文件。(三)正文：用四號宋體字，數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識；每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，行首無標(biāo)點符號。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。文字一律從左至右橫寫橫排。(四)成文日期：以文件負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。日期以漢字將年、月、日標(biāo)全（如，二零一六年一月一日），用四號宋體字。(五)附件：在完結(jié)的正文下空l行，左空2個字位置，用五號宋體字標(biāo)識附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱；附件的序號和名稱前后標(biāo)識一致。公文如有附注，用五號宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下l行。(六)印章：應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式．即印章中心線壓在成文日期上。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒軍^下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。一般情況下，公司內(nèi)行文，僅紅頭性質(zhì)文件需使用印章。(七)主題詞：用三號宋體字加秕，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。詞句用三號宋體字，詞句之間空1字。主題詞標(biāo)引順序為：業(yè)務(wù)大類業(yè)務(wù)予類具體對象或動作一文種，每份公文最多不超過5個主題詞。(八)主送：在主題詞欄下一行，使用小四號宋體字并加下劃線，后標(biāo)全角冒號。(九)抄送：在主送欄下一行，使用小四號宋體字并加下劃線，后標(biāo)全角冒號。 (十)擬稿、審核、簽批：位于抄送單位之下（無抄送單位在呈報單位之下），用小四號宋體字，占一行，分散排列。二、上 (下）行文主體包括：頁數(shù)、編號、日期、發(fā)文單位、呈報單位（上行文）、送達(dá)部門（下行文）、文件名稱、正文、附件；文尾包括：呈報、抄送、擬稿、審核、批準(zhǔn)字樣，均用五號宋體，詳見《上行文》《下行文》格式。(一)編號：在公司公文格式指定位置填寫，用五號宋體字，以公司代碼（見附件）+部門代碼+年度編號（四位數(shù)）{流水號（用3位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字表示），如XBJ (2016) 001，表示公司行政部2016年下發(fā)的第一份文件。(二)附件等其他主體應(yīng)用及文尾應(yīng)用：參考紅頭文件規(guī)范。三、制度主體包括：標(biāo)題、正文、表格、流程圖。(一)標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，使用小三號宋體字加粗。(二)正文：使用小五號宋體字。(三)表格、流程圖：表頭使用小三號宋體字加+；表格內(nèi)容使用五號宋體字。第六條 行文規(guī)則一、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。二、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。三、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第七條 發(fā)文規(guī)則一、發(fā)文：以公司或部門名義發(fā)出的文件，由經(jīng)辦部門按公文管理制度要求擬定文稿及辦理發(fā)文審批。擬稿人必須對文件的錯別字、語法表達(dá)等方面把關(guān)，保證公文質(zhì)量。二、發(fā)文程序：編制審核簽批簽字與蓋章（針對紅頭文件或重要文件）發(fā)文。(一)編制：公文擬稿人應(yīng)本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度擬定公文，確保所擬文件主旨及內(nèi)容表述條理清晰，邏輯關(guān)系和層次清楚。杜絕文件中出現(xiàn)明顯錯誤（包括但不限于：主旨表述不清，邏輯和層次混亂，文件標(biāo)題與內(nèi)容不符，金額錯誤或大小寫不不匹配，日期，地點，工作事項，權(quán)重、百分比等錯誤）。(二)審核：公文草擬完畢后，由擬稿人的直管領(lǐng)導(dǎo)核稿，具體負(fù)責(zé)核查文稿數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時間的真實性和所提建議是否切實可行，問題闡述是否清楚，并簽署審核意見。(三)簽批，公文簽批由擬稿人按公文性質(zhì)逐級報批，嚴(yán)禁越級報批。（四）簽字與蓋章：紅頭文件加蓋公章后為生效文件。上行文由文件受理人簽批后為生效文件。下行文由發(fā)文部門的分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后為生效文件?！稌h紀(jì)要》由會議主持人審核簽字后為生效文件。文件簽批欄、簽批人簽字確認(rèn)并簽署日期。(五）頁面要求、頁碼、打?。ㄓ∷ⅲ┘把b訂頁面要求：，（特殊情況可根據(jù)需要適當(dāng)調(diào)整頁邊距）；。頁碼：除信函式公文首頁不標(biāo)頁碼外，其他公文單頁碼居右空1字．雙頁碼居左空l字?？塾。ㄓ∷ⅲ┘把b訂：公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷，使用60g—80gA4紙，在左側(cè)裝訂。三、內(nèi)部行文規(guī)定(一)公司人事任免決定和重要文件以統(tǒng)一格式的紅頭文件形式發(fā)放，由公司行政部統(tǒng)一編號。(二)公司內(nèi)部公文，分上行文、下行文及會議紀(jì)要等類型，按公司公文格式發(fā)放。上行文：下級單位向上級單位上報審批的文件，例如報告、請示。下行文：由發(fā)文部門發(fā)起要求遵照執(zhí)行的文件，例如通知。會議紀(jì)要：會議組織部門將會議情況和議定事項如實記錄，并以統(tǒng)一格式整理并傳達(dá)的文件。第八條 公文歸檔及其他一、公文辦理完畢后，應(yīng)按《公司檔案管理制度》規(guī)范及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。二、公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。三、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力：公文被廢止，自廢止之日起不產(chǎn)生效力。四、公文管理人員調(diào)離工作時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。五、不按本制度執(zhí)行而擅自發(fā)文者，發(fā)文無效。第四章 工商檔案管理制度第一條 為加強公司工商檔案管理規(guī)范及完整性，結(jié)合實際，制訂本制度。第二條 本制度適用干公司及各分子公司。第三條 本制度所指的工商檔案包括但不限于：一、三證合一的“營業(yè)執(zhí)照”等。二、公司名稱預(yù)核申請書、公司名稱核準(zhǔn)通知書、公司成立申請書、公司變更申請書、驗資報告、公司注銷申請書、準(zhǔn)予通知書、股東會決議、董事長決議、股權(quán)轉(zhuǎn)址協(xié)議、章程（或章程修訂稿、章程修正案）、董事會任命文件、租房協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證等。第四條 檔案存檔規(guī)范：一、以公司為單位成冊、分類保管。檔案盒盒背注明公司名稱及成立日期。二、封面：每項業(yè)務(wù)按先后順序逐一裝訂成冊，封面注明公司名稱、內(nèi)容分類、業(yè)務(wù)辦理人、歸檔人、存檔日期。工商檔案分類保存曰錄及明細(xì)公司成立公司變更公司注銷公司年檢1公司名稱預(yù)核申請書；2公司名稱核準(zhǔn)通知書；3準(zhǔn)予設(shè)立通知書；4公司設(shè)立登記申請書；5般東出資情況表 6法人身份證復(fù)印件：7經(jīng)理及監(jiān)事身份證復(fù)印件：8股東會決議： 9董事會決議： 10公司章程： 1l驗資報告：12租房協(xié)議或自有住房證明；13房屋產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件； 14經(jīng)營場所證明文件； 15指定代表或共同委托代理人的證明：1 6其他。準(zhǔn)予變更通知書： 2公司變更登記申請書；3股東出資隋況表 4法人身份證復(fù)印件；5經(jīng)理及監(jiān)事身份汪復(fù)印件；6股東會決議： 7.:董事會決議； 8章程修正案或章程修訂稿：9驗資報告： 10租房協(xié)議或自有住房證明；11房屋產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件；12經(jīng)營場所證明文件：13指定代表或共同委托代理人的證明； 14其他。 l準(zhǔn)予注銷通知書：2公司注銷登記申請書：3股東會決議：4董事會決議；5清算報告； 6灃銷公告報樣： 7公司備案申請書；8指定代表或共同委托代理人的證明： 9其他。 1公司年檢報告書；2上一年度會計報表：3指定代表或共同委托代理人的證明；4其他。 涉及到股東出資情況表的，根據(jù)股東性質(zhì)準(zhǔn)備營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（法人股）或自然人身份證復(fù)印件。 公司變更時．需根據(jù)變更事項準(zhǔn)備不同資料。 工商檔案的保管期限為永久性，即使公司注銷，其檔案仍需持續(xù)保存。第五條 工商檔案保管人員職責(zé)：一、及時掌握國家最新的工商法規(guī)。二、按規(guī)范建立檔案目錄及存檔明細(xì)，包括電子檔案，以便及時查找。三、工商業(yè)務(wù)發(fā)生時（如注冊成立、公司變更、公司注銷、證照年檢），需在業(yè)務(wù)辦理完成后的一個工作日內(nèi)將檔案分類保存，將紙質(zhì)文件掃描存檔。四、負(fù)責(zé)工商檔案的日常管理，保證檔案完好無損，防止任何情況下的遺失、損壞。五、負(fù)責(zé)工商證照的申辦（設(shè)立）、變更、年檢、延期等工作。第六條 注意事項：一、申請人通過OA系統(tǒng)填報《領(lǐng)用借閱檔案審批表》，待流程簽批通過后方可辦理證照使用。二、證照保管人收到經(jīng)簽批同意的《領(lǐng)用證照（資料）審批表》方可辦理領(lǐng)用。特殊情況下，須得到簽批人口頭同意并致電證照保管人員后方可辦理。同時由申請人負(fù)責(zé)補辦手續(xù)。三、工商檔案原件，原則上，需在當(dāng)日辦理歸還。借用工商檔案復(fù)印件，必須在復(fù)印件上注明用途、有效期及再次復(fù)印無效字樣。第五章 檔案管理制度第一節(jié) 公司文件、材料歸檔管理第一條：總則（一）檔案包括各單位各部門在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有參考價值的文件、材料、憑證及電子數(shù)據(jù)。（二）四川華力康醫(yī)療科技有限公司檔案管理工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。四川華力康醫(yī)療科技有限公司收發(fā)的各類文件、資料、財務(wù)資料由行政部檔案室統(tǒng)一管理；各部門、各公司在各項活動中形成的文件、資料由承辦單位、主辦人或人事管理機構(gòu)歸檔保存。（三）四川華力康醫(yī)療科技有限公司及各區(qū)域應(yīng)設(shè)立檔案室，各公司有條件的也應(yīng)設(shè)立檔案室，各部門根據(jù)需要安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。各類檔案依據(jù)其所涉范圍、密級不同分別由不同級別的檔案室保存。第二條 公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。（一）綜合類：主要包括政府企業(yè)、行政管理部門在工作中形成的文件材料。（二）房產(chǎn)檔案：主要包括涉及公司產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的房屋的圖紙、合同、證件等文件材料。（三）工程檔案：主要包括公司的廠區(qū)建設(shè)及后期管理中形成的圖紙、函件、聯(lián)絡(luò)單、招（投）標(biāo)文件、合同等文件材料。（四）經(jīng)營檔案；（五）財務(wù)檔案和人事檔案由財務(wù)部和行政部單獨歸檔。（六）歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、電子文檔、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。第三條 文件材料的歸檔要求：（一）公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。（二）歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，不符合者檔案室可拒收；（三）歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。（四）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。（五）歸檔的文件材料必須為正本（原件），本公司編制的文件應(yīng)