【文章內(nèi)容簡介】 這些對每一項活動的粗略估計，考慮到平行工作的可能性，以及對各任務(wù)之間的順序的要求，精確地估計整個項目所需要的努力和時間。有哪些技能；如果有人遇到他們沒有能力應(yīng)對的問題時，他們就能知道誰具備這些技能。擬訂進度計劃 盡管能夠說“就我們所擁有的資源，這個項目將花費這么多時間”可以使人心情愉悅，但實際上大多數(shù)項目都有確定的開始和完成日期。例如，盡管你希望立即啟動，但是人員或資料可能兩個星期后才會準備好。但是，利益相關(guān)方希望或需要該項目在固定期限內(nèi)完成。擬訂項目進度計劃是所有項目都存在的問題，也是每個項目經(jīng)理必須有能力解決的問題。 普遍使用的制訂項目進度計劃的兩種方法是甘特圖和流程圖，這兩種方法是被設(shè)計用來跟進關(guān)鍵路線圖(CPM)或績效評估與評審技術(shù)(PRET)的。甘特圖和流程圖都能告訴你必須要做哪些事、每一特定活動需要多長時間、每一活動按何種順序發(fā)生以及應(yīng)由何人對此負責。 選擇制訂進度計劃的最佳方法 最佳的方法是你感到舒適和熟悉的方法。不要僅僅因為某種方法“別人都在使用”或“它有優(yōu)勢”等說法的誤導而使用它。認真思考你如何才能展開工作，并使用與最適合你的習慣的方法。 要估計哪種方法最適合你，看看你用來記錄自已工作的系統(tǒng) ，并考慮你對它的滿意程度。這一系統(tǒng)或許也可以用來跟蹤整個項目。但要記住，跟蹤系統(tǒng)的用處源自于該系統(tǒng)能夠通知項目團隊全體成員項目當前的進展情況，并且能夠不斷提醒他們自己正是集體工作的一份子。甘特圖是一個廣為人知的基本柱狀圖。 優(yōu)勢：制做簡單、容易查閱，是在特定時間框架內(nèi)與項目團隊交流其任務(wù)的有效方法。 缺點：難于估計某一方面的變化對項目其它方面的影響。流程圖：甘特圖說明項目各階段的期限和時間順序，流程圖則顯示在某一階段內(nèi)每一項任務(wù)應(yīng)何時開始、每一任務(wù)所設(shè)定的準確時段、任務(wù)結(jié)果何時取得、在特定時間正在進展的所有任務(wù)，以及結(jié)果、任務(wù)與事件之間的相關(guān)性。 優(yōu)勢：可以更進一步地掌握項目的所有部分和它們相互之間的相互依賴關(guān)系。 缺點：復雜且不能快速掌握。使用軟件制定項目計劃 有幾種軟件包可以幫助你使用這一復雜的基本工具。為確定哪種軟件最適合你，首先應(yīng)征求他人的意見，他們在使用哪一種？為什么？比較你與他們的工作習慣，看是否非常吻合。除非你對此軟件早已熟悉，否則應(yīng)確保你能獲得有關(guān)該軟件的可靠的培訓和技術(shù)支持。 記?。很浖⒉皇鞘赖?，它無法查找計劃編制中的邏輯錯誤。在完成前應(yīng)仔細與另一個團隊成員或利益相關(guān)方審核該計劃。你計劃使用的任何項目軟件應(yīng)當能夠： 處理甘特圖和流程圖的制作和改動，包括PERT圖及關(guān)鍵方法的計算； 提供打印前的屏幕預覽； 生成計劃表和預算表； 考慮周末與假期因素，使項目計劃與日歷相匹配； 制作不同的應(yīng)急計劃和修正方案； 核查人員及小組編制過度的情況。很有可能你將在不同的時間使用柱狀圖及流程圖。甘特圖能夠在很大程度上向利益關(guān)聯(lián)方和最終用戶顯示項目的進展情況。而使用流程圖可以加強管理并將詳細信息通報給該項目的主管和有關(guān)人員。在微機聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，這是一個特別有力的工具，通過網(wǎng)絡(luò)，每個人都可以在計劃進行時跟蹤項目的變動情況。 編制預算 預算不僅要列出執(zhí)行項目所需的全部成本，而且要判斷項目收益是否值得花費這些成本。 在編制過程中需要問的第一個問題是：“在這個項目的實際執(zhí)行過程中將需要哪些資源？”為確定項目的成本，應(yīng)將其細分為如下幾類： 人員。人員費用幾乎總是會在你的預算中占據(jù)最大的部分，包括正式員工和臨時人員。 出差。每個人都在場還是必須將大家集中到同一地點？ 培訓。每個人都知道如何使用所有的設(shè)備嗎？培訓將在現(xiàn)場舉行還是將涉及到差旅費用？ 供應(yīng)。除了通常使用的電腦、筆、紙、軟件外，還需要什么特殊或不常用的設(shè)備嗎？ 空間。需要將人員在目前地點重新安置嗎？需要多大的地方，費用是多少？ 調(diào)研。你需要購買與課題有關(guān)的資料嗎？ 質(zhì)量。質(zhì)量是利益關(guān)聯(lián)方始終關(guān)注的問題。當一個人走進麥當勞餐廳時，他們有一種期望；當他們進入理茲(Rits)的一家餐廳時，他們會有另外一種截然不同的期望。盡管兩家機構(gòu)的工作都是食品配制，但在麥當勞餐廳你不會期望理茲餐廳的食品、服務(wù)和價格。反之亦然。一旦這些標準類別所提供的不容變通的數(shù)字被編入預算，應(yīng)考慮下述影響預算但經(jīng)常被忽視的變量： 一旦項目完成，還會發(fā)生人員和維護費用嗎？如果你將一個新部門搬至一個新地點，你不僅需要支付施工費用和租金，還必須對工作地點進行維護。 有什么費用可以避免嗎？如果不做這個項目，你是否就不必花費你必須要花的錢了？新系統(tǒng)的成本能比你對當前系統(tǒng)的估計成本節(jié)約多少？例如：如果安裝一臺新鍋爐，你將使用 x 加侖油。你所購買的每一加侖油還是同樣的價錢，但總的來講，你終將少買百分之Y加侖的油。 有非財務(wù)方面的成本或利益嗎？如果你安裝一個先進系統(tǒng)，你的員工也為自己進行的這項工作而感到高興，同時你的組織也可贏得聲譽。這些也將直接使組織受益，盡管它不會直接對凈利潤產(chǎn)生有益的影響。實 施監(jiān)督與控制變化 隨著項目的進展，你可能面臨改變其成本、時間及范圍的壓力。沒有必要對改變表示歡迎或者盡力避免，但必須能夠認識到改變，并以最符合項目的方式予以采納或阻止。當利益關(guān)聯(lián)方要求對項目進行改變時，應(yīng)確保他們知道這些變化將會如何提高成本、時間及/或質(zhì)量。確保全部利益關(guān)聯(lián)方知道所有變化。 你需要有一個能夠在最大程度上監(jiān)督和控制項目的系統(tǒng)。任何項目控制系統(tǒng)都應(yīng)該： 將注意力集中在那些重要問題上。你需要不斷問自己：什么對組織重要？我們要做什么？項目中的哪些部分對跟蹤和控制最重要？關(guān)鍵的控制點是什么？ 保證行動能得到糾正。你的控制系統(tǒng)應(yīng)強調(diào)反應(yīng)能力。如果控制數(shù)據(jù)不能生成反應(yīng)信息，那么你的系統(tǒng)就沒有價值。你的系統(tǒng)必須使用該信息來糾正行為；否則，你所做的一切就只是監(jiān)視而非控制。不過，需要注意的是，不要讓控制變成了反應(yīng)過度的細節(jié)管理。 強調(diào)及時反應(yīng)。要使你的反應(yīng)能夠起到有益的作用，你需要以足夠快的方式收到信息。最好的情形是以實時的方式獲得信息。不過，多數(shù)情況下，每周一次的信息更新就可以了。沒有一個系統(tǒng)能適用于所有項目。適合大項目的系統(tǒng)會使小項目難以應(yīng)付大量的日常文書工作，而適合小項目的系統(tǒng)也沒有足夠的力量應(yīng)付大項目。 匯報進度 向利益關(guān)聯(lián)方通報項目進度是項目經(jīng)理工作的一個重要部分。最好的辦法是，在項目開始時針對多長時間需要更新一次信息達成協(xié)議。隨著項目的進展，與利益關(guān)聯(lián)方協(xié)商是否需要增加或減少匯報進度的次數(shù)。 警惕在問題產(chǎn)生時低估或隱瞞它們的傾向。如果利益關(guān)聯(lián)方認為這些問題對項目有著深遠影響，那么你這樣做會使你的困難遠遠大于問