【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 這些對(duì)每一項(xiàng)活動(dòng)的粗略估計(jì)，考慮到平行工作的可能性，以及對(duì)各任務(wù)之間的順序的要求，精確地估計(jì)整個(gè)項(xiàng)目所需要的努力和時(shí)間。有哪些技能；如果有人遇到他們沒(méi)有能力應(yīng)對(duì)的問(wèn)題時(shí)，他們就能知道誰(shuí)具備這些技能。擬訂進(jìn)度計(jì)劃 盡管能夠說(shuō)“就我們所擁有的資源，這個(gè)項(xiàng)目將花費(fèi)這么多時(shí)間”可以使人心情愉悅，但實(shí)際上大多數(shù)項(xiàng)目都有確定的開(kāi)始和完成日期。例如，盡管你希望立即啟動(dòng)，但是人員或資料可能兩個(gè)星期后才會(huì)準(zhǔn)備好。但是，利益相關(guān)方希望或需要該項(xiàng)目在固定期限內(nèi)完成。擬訂項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是所有項(xiàng)目都存在的問(wèn)題，也是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須有能力解決的問(wèn)題。 普遍使用的制訂項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的兩種方法是甘特圖和流程圖，這兩種方法是被設(shè)計(jì)用來(lái)跟進(jìn)關(guān)鍵路線圖(CPM)或績(jī)效評(píng)估與評(píng)審技術(shù)(PRET)的。甘特圖和流程圖都能告訴你必須要做哪些事、每一特定活動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間、每一活動(dòng)按何種順序發(fā)生以及應(yīng)由何人對(duì)此負(fù)責(zé)。 選擇制訂進(jìn)度計(jì)劃的最佳方法 最佳的方法是你感到舒適和熟悉的方法。不要僅僅因?yàn)槟撤N方法“別人都在使用”或“它有優(yōu)勢(shì)”等說(shuō)法的誤導(dǎo)而使用它。認(rèn)真思考你如何才能展開(kāi)工作，并使用與最適合你的習(xí)慣的方法。 要估計(jì)哪種方法最適合你，看看你用來(lái)記錄自已工作的系統(tǒng) ，并考慮你對(duì)它的滿意程度。這一系統(tǒng)或許也可以用來(lái)跟蹤整個(gè)項(xiàng)目。但要記住，跟蹤系統(tǒng)的用處源自于該系統(tǒng)能夠通知項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員項(xiàng)目當(dāng)前的進(jìn)展情況，并且能夠不斷提醒他們自己正是集體工作的一份子。甘特圖是一個(gè)廣為人知的基本柱狀圖。 優(yōu)勢(shì)：制做簡(jiǎn)單、容易查閱，是在特定時(shí)間框架內(nèi)與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)交流其任務(wù)的有效方法。 缺點(diǎn)：難于估計(jì)某一方面的變化對(duì)項(xiàng)目其它方面的影響。流程圖：甘特圖說(shuō)明項(xiàng)目各階段的期限和時(shí)間順序，流程圖則顯示在某一階段內(nèi)每一項(xiàng)任務(wù)應(yīng)何時(shí)開(kāi)始、每一任務(wù)所設(shè)定的準(zhǔn)確時(shí)段、任務(wù)結(jié)果何時(shí)取得、在特定時(shí)間正在進(jìn)展的所有任務(wù)，以及結(jié)果、任務(wù)與事件之間的相關(guān)性。 優(yōu)勢(shì)：可以更進(jìn)一步地掌握項(xiàng)目的所有部分和它們相互之間的相互依賴關(guān)系。 缺點(diǎn)：復(fù)雜且不能快速掌握。使用軟件制定項(xiàng)目計(jì)劃 有幾種軟件包可以幫助你使用這一復(fù)雜的基本工具。為確定哪種軟件最適合你，首先應(yīng)征求他人的意見(jiàn)，他們?cè)谑褂媚囊环N？為什么？比較你與他們的工作習(xí)慣，看是否非常吻合。除非你對(duì)此軟件早已熟悉，否則應(yīng)確保你能獲得有關(guān)該軟件的可靠的培訓(xùn)和技術(shù)支持。 記?。很浖⒉皇鞘赖?，它無(wú)法查找計(jì)劃編制中的邏輯錯(cuò)誤。在完成前應(yīng)仔細(xì)與另一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員或利益相關(guān)方審核該計(jì)劃。你計(jì)劃使用的任何項(xiàng)目軟件應(yīng)當(dāng)能夠： 處理甘特圖和流程圖的制作和改動(dòng)，包括PERT圖及關(guān)鍵方法的計(jì)算； 提供打印前的屏幕預(yù)覽； 生成計(jì)劃表和預(yù)算表； 考慮周末與假期因素，使項(xiàng)目計(jì)劃與日歷相匹配； 制作不同的應(yīng)急計(jì)劃和修正方案； 核查人員及小組編制過(guò)度的情況。很有可能你將在不同的時(shí)間使用柱狀圖及流程圖。甘特圖能夠在很大程度上向利益關(guān)聯(lián)方和最終用戶顯示項(xiàng)目的進(jìn)展情況。而使用流程圖可以加強(qiáng)管理并將詳細(xì)信息通報(bào)給該項(xiàng)目的主管和有關(guān)人員。在微機(jī)聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，這是一個(gè)特別有力的工具，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，每個(gè)人都可以在計(jì)劃進(jìn)行時(shí)跟蹤項(xiàng)目的變動(dòng)情況。 編制預(yù)算 預(yù)算不僅要列出執(zhí)行項(xiàng)目所需的全部成本，而且要判斷項(xiàng)目收益是否值得花費(fèi)這些成本。 在編制過(guò)程中需要問(wèn)的第一個(gè)問(wèn)題是：“在這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中將需要哪些資源？”為確定項(xiàng)目的成本，應(yīng)將其細(xì)分為如下幾類(lèi)： 人員。人員費(fèi)用幾乎總是會(huì)在你的預(yù)算中占據(jù)最大的部分，包括正式員工和臨時(shí)人員。 出差。每個(gè)人都在場(chǎng)還是必須將大家集中到同一地點(diǎn)？ 培訓(xùn)。每個(gè)人都知道如何使用所有的設(shè)備嗎？培訓(xùn)將在現(xiàn)場(chǎng)舉行還是將涉及到差旅費(fèi)用？ 供應(yīng)。除了通常使用的電腦、筆、紙、軟件外，還需要什么特殊或不常用的設(shè)備嗎？ 空間。需要將人員在目前地點(diǎn)重新安置嗎？需要多大的地方，費(fèi)用是多少？ 調(diào)研。你需要購(gòu)買(mǎi)與課題有關(guān)的資料嗎？ 質(zhì)量。質(zhì)量是利益關(guān)聯(lián)方始終關(guān)注的問(wèn)題。當(dāng)一個(gè)人走進(jìn)麥當(dāng)勞餐廳時(shí)，他們有一種期望；當(dāng)他們進(jìn)入理茲(Rits)的一家餐廳時(shí)，他們會(huì)有另外一種截然不同的期望。盡管兩家機(jī)構(gòu)的工作都是食品配制，但在麥當(dāng)勞餐廳你不會(huì)期望理茲餐廳的食品、服務(wù)和價(jià)格。反之亦然。一旦這些標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)別所提供的不容變通的數(shù)字被編入預(yù)算，應(yīng)考慮下述影響預(yù)算但經(jīng)常被忽視的變量： 一旦項(xiàng)目完成，還會(huì)發(fā)生人員和維護(hù)費(fèi)用嗎？如果你將一個(gè)新部門(mén)搬至一個(gè)新地點(diǎn)，你不僅需要支付施工費(fèi)用和租金，還必須對(duì)工作地點(diǎn)進(jìn)行維護(hù)。 有什么費(fèi)用可以避免嗎？如果不做這個(gè)項(xiàng)目，你是否就不必花費(fèi)你必須要花的錢(qián)了？新系統(tǒng)的成本能比你對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)的估計(jì)成本節(jié)約多少？例如：如果安裝一臺(tái)新鍋爐，你將使用 x 加侖油。你所購(gòu)買(mǎi)的每一加侖油還是同樣的價(jià)錢(qián)，但總的來(lái)講，你終將少買(mǎi)百分之Y加侖的油。 有非財(cái)務(wù)方面的成本或利益嗎？如果你安裝一個(gè)先進(jìn)系統(tǒng)，你的員工也為自己進(jìn)行的這項(xiàng)工作而感到高興，同時(shí)你的組織也可贏得聲譽(yù)。這些也將直接使組織受益，盡管它不會(huì)直接對(duì)凈利潤(rùn)產(chǎn)生有益的影響。實(shí) 施監(jiān)督與控制變化 隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，你可能面臨改變其成本、時(shí)間及范圍的壓力。沒(méi)有必要對(duì)改變表示歡迎或者盡力避免，但必須能夠認(rèn)識(shí)到改變，并以最符合項(xiàng)目的方式予以采納或阻止。當(dāng)利益關(guān)聯(lián)方要求對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行改變時(shí)，應(yīng)確保他們知道這些變化將會(huì)如何提高成本、時(shí)間及/或質(zhì)量。確保全部利益關(guān)聯(lián)方知道所有變化。 你需要有一個(gè)能夠在最大程度上監(jiān)督和控制項(xiàng)目的系統(tǒng)。任何項(xiàng)目控制系統(tǒng)都應(yīng)該： 將注意力集中在那些重要問(wèn)題上。你需要不斷問(wèn)自己：什么對(duì)組織重要？我們要做什么？項(xiàng)目中的哪些部分對(duì)跟蹤和控制最重要？關(guān)鍵的控制點(diǎn)是什么？ 保證行動(dòng)能得到糾正。你的控制系統(tǒng)應(yīng)強(qiáng)調(diào)反應(yīng)能力。如果控制數(shù)據(jù)不能生成反應(yīng)信息，那么你的系統(tǒng)就沒(méi)有價(jià)值。你的系統(tǒng)必須使用該信息來(lái)糾正行為；否則，你所做的一切就只是監(jiān)視而非控制。不過(guò)，需要注意的是，不要讓控制變成了反應(yīng)過(guò)度的細(xì)節(jié)管理。 強(qiáng)調(diào)及時(shí)反應(yīng)。要使你的反應(yīng)能夠起到有益的作用，你需要以足夠快的方式收到信息。最好的情形是以實(shí)時(shí)的方式獲得信息。不過(guò)，多數(shù)情況下，每周一次的信息更新就可以了。沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)能適用于所有項(xiàng)目。適合大項(xiàng)目的系統(tǒng)會(huì)使小項(xiàng)目難以應(yīng)付大量的日常文書(shū)工作，而適合小項(xiàng)目的系統(tǒng)也沒(méi)有足夠的力量應(yīng)付大項(xiàng)目。 匯報(bào)進(jìn)度 向利益關(guān)聯(lián)方通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度是項(xiàng)目經(jīng)理工作的一個(gè)重要部分。最好的辦法是，在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)針對(duì)多長(zhǎng)時(shí)間需要更新一次信息達(dá)成協(xié)議。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，與利益關(guān)聯(lián)方協(xié)商是否需要增加或減少匯報(bào)進(jìn)度的次數(shù)。 警惕在問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)低估或隱瞞它們的傾向。如果利益關(guān)聯(lián)方認(rèn)為這些問(wèn)題對(duì)項(xiàng)目有著深遠(yuǎn)影響，那么你這樣做會(huì)使你的困難遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于問(wèn)