補(bǔ)充資料——使用郵件合并功能發(fā)送工資條(編輯修改稿)
2024-07-26 17:21 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 標(biāo)記分隔的數(shù)據(jù)記錄的文本文件。 有關(guān)在 Excel 中設(shè)置數(shù)據(jù)格式的提示6. 單擊“Microsoft Office 按鈕” ，然后單擊 “Word 選項(xiàng)”。 7. 單擊“高級(jí) ”。 4 / 88. 滾動(dòng)到“常規(guī)”部分，然后選中“打開(kāi)時(shí)確認(rèn)文件格式轉(zhuǎn)換”復(fù)選框。 9. 單擊“確定 ”。 10. 在郵件合并主文檔打開(kāi)的情況下，在“郵件”選項(xiàng)卡的“開(kāi)始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”，然后單擊“ 使用現(xiàn)有列表”。 11. 在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框中找到 Excel 工作表，然后雙擊該工作表。 12. 在“確認(rèn)數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框中，單擊“MS Excel 工作表通過(guò) DDE (*.xls)”，然后單擊“確定”。 注釋 如果看不到“MS Excel 工作表通過(guò) DDE (*.xls)”，則選中 “全部顯示” 復(fù)選框。13. 在“Microsoft Office Excel”對(duì)話(huà)框中，對(duì)于“請(qǐng)指定命名單元格或單元格區(qū)域”，選擇包含要合并的信息的單元格區(qū)域或工作表，然后單擊“確定”。 注釋 若要防止每次打開(kāi)數(shù)據(jù)文件時(shí)都出現(xiàn)提示，可以在連接工作表之后取消選擇“打開(kāi)時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換” 選項(xiàng)。? 如果還沒(méi)有數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)單擊“鍵入新列表”，然后使用打開(kāi)的表格創(chuàng)建列表。該列表將被保存為可以重復(fù)使用的數(shù)據(jù)庫(kù) (.mdb) 文件。 注釋 如果安裝了 2022 Microsoft Office System（而不只是安裝 Word 自身） ，則還可使用 Microsoft Query 來(lái)構(gòu)建查詢(xún)，并從外部數(shù)據(jù)源檢索所需的數(shù)據(jù)。 返回頁(yè)首調(diào)整收件人列表或項(xiàng)列表在連接到某些數(shù)據(jù)文件時(shí)，您可能并不想將數(shù)據(jù)文件中所有記錄的信息都合并到電子郵件主文檔中。如果數(shù)據(jù)文件包含沒(méi)有電子郵件地址的記錄，請(qǐng)?jiān)陔娮余]件合并中省略這些記錄。否則，Word 無(wú)法完成合并過(guò)程。要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：1. 在“ 郵件” 選項(xiàng)卡上的 “開(kāi)始郵件合并”組中，單擊“編輯收件人列表 ”。 2. 在“ 郵件合并收件人”對(duì)話(huà)框中，請(qǐng)執(zhí)行下列任一操作： 選擇單個(gè)記錄 此方法最適合短列表的情況。選中要包括的收件人旁邊的復(fù)選框，清除要排除的收件人旁邊的復(fù)選框。 如果合并時(shí)只希望包括少數(shù)幾個(gè)記錄，可以清除標(biāo)題行的復(fù)選框，然后只選中要合并的記錄。同樣，如果要包含列表中的大部分內(nèi)容，則可選中標(biāo)題行中的復(fù)選框，然后清除不想包含的記錄的復(fù)選框。排序記錄 單擊您要作為排序依據(jù)的項(xiàng)目的列標(biāo)題。將按字母順序升序（從 A 到 Z）對(duì)列表進(jìn)行排序。再次單擊該列標(biāo)題，將按字母順序降序（從 Z 到 A）對(duì)列表進(jìn)行排序。 如果要進(jìn)行更復(fù)雜的排序，請(qǐng)單擊“調(diào)整收件人列表”下的“排序”，并在“篩選和排序”對(duì)話(huà)框中的“排序記錄”選項(xiàng)卡上選擇排序首選項(xiàng)。篩選記錄 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表后，可以使用復(fù)選框包含和排除記錄。 要篩選記錄，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：1. 在“調(diào)整收件人列表”下，單擊 “篩選”。 2. 在“篩選和排序”對(duì)話(huà)框的“ 篩選記錄”選項(xiàng)卡上，選擇要用于篩選的條件。 例如，如果要只為將澳大利亞列為國(guó)家/地區(qū)的地址生成電子郵件，則可在“域”列表中單擊“國(guó)家或地區(qū)”，在“比較” 列表中單擊“ 等于 ”，然后在 “比較對(duì)象”列表中單擊“澳大利亞” 。3. 要進(jìn)一步調(diào)整篩選，請(qǐng)單擊“ 與”或“或”，并選擇更多條件。 例如，要只為慕尼黑的公司生成電子郵件，則可篩選“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名稱(chēng)”域不為空的記錄。如果在此篩選中使用“或 ”而不使用 “與”，郵件合并將包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名稱(chēng)的所有地址。 注釋 如果已經(jīng)安裝了地址驗(yàn)證軟件，可以單擊“郵件合并收件人” 對(duì)話(huà)框中的“驗(yàn)證地址”，來(lái)驗(yàn)證收件人地址。 返回頁(yè)首將稱(chēng)為郵件合并域的占位符添加到電子郵件文檔中將電子郵件主文檔連接到地址列表后，即可開(kāi)始鍵入郵件的文本并添加占位符，這些占位符指明在每封郵件內(nèi)顯示唯一信息的位置。占位符（如地址和問(wèn)候語(yǔ)）稱(chēng)為“郵件合并”域。Word 中的域與所選數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題對(duì)應(yīng)。5 / 8數(shù)據(jù)文件中的列代表信息的類(lèi)別。添加到電子郵件主文檔中的域是這些類(lèi)別的占位符。數(shù)據(jù)文件中的行代表信息的記錄。在您執(zhí)行郵件合并時(shí)，Word 為每個(gè)記錄生成一封電子郵件。通過(guò)在電子郵件主文檔中放置域，即表示您想讓特定類(lèi)別的信息（如姓名或地址）在該位置顯示。 注釋
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