補(bǔ)充資料——使用郵件合并功能發(fā)送工資條(文件)
【正文】 列表”下，單擊 “篩選”。 例如，要只為慕尼黑的公司生成電子郵件，則可篩選“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名稱”域不為空的記錄。占位符（如地址和問候語）稱為“郵件合并”域。數(shù)據(jù)文件中的行代表信息的記錄。 187。合并時發(fā)生的情況在合并時，數(shù)據(jù)文件中第一行的信息替換電子郵件主文檔中的域，以創(chuàng)建第一封電子郵件。例如：假定您要給當(dāng)?shù)氐墓景l(fā)送電子郵件，通知它們已被選入您的年度城市指南中。通過在主文檔中放置“ 個人注釋” 域，即可在特定郵件的底部包含這些注釋。 171。 “問候語” 域可以包含一個或多個名稱域，具體取決于您所選的稱呼。將郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件為了確保 Word 能在數(shù)據(jù)文件中找到與每個地址或問候語元素對應(yīng)的列，您可能需要將 Word 中的郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件中的列。數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題在右邊列出。例如，在此數(shù)據(jù)文件中，Word 不能匹配“ 名字”。您的電子郵件合并郵件不需要使用每個域。 3. 添加以下任何一項(xiàng)： 問候語1. 單擊“問候語”。 5. 如果出現(xiàn)“匹配域”對話框，說明 Word 可能無法找到問候語所需的某些信息。 ? 要選擇始終直接從數(shù)據(jù)文件中的列提取數(shù)據(jù)的域，請單擊“數(shù)據(jù)庫域”。單擊 “(不匹配)” 旁邊的箭頭，然后從數(shù)據(jù)源中選擇對應(yīng)于郵件合并所需域的域。 14. 拖動要從對話框添加到列標(biāo)題的域。 16. 要刪除不想在郵件合并中包含的域，請在“電話列表”視圖的列標(biāo)題中單擊域名，然后將它拖出列標(biāo)題。 19. 如果已經(jīng)選擇了要包含在合并中的單個聯(lián)系人，則單擊“選定的聯(lián)系人”。 21. 如果要為合并生成新的主文檔，則單擊“新建文檔”。 23. 選擇電子郵件。 “主題” 行填寫的是在 Outlook 中的“郵件合并聯(lián)系人”對話框內(nèi)鍵入的文本。187。這不會影響合并，但如果要顯示結(jié)果，請右鍵單擊域代碼，然后單擊快捷菜單上的“切換域代碼”。 要為文檔中的數(shù)據(jù)設(shè)置格式，請選擇郵件合并域，然后為其設(shè)置格式，就像為任何文本設(shè)置格式一樣。 返回頁首預(yù)覽并完成合并在電子郵件主文檔中添加域后，即可開始預(yù)覽合并結(jié)果。 使用“預(yù)覽結(jié)果”組中的“ 下一記錄”和“上一記錄” 按鈕逐頁查看每封電子郵件。保存電子郵件主文檔請記住，發(fā)送的電子郵件與電子郵件主文檔是分開的。如果單擊“是”，則文檔打開時將包含合并的第一條記錄的信息。發(fā)送電子郵件1. 在“ 郵件” 選項(xiàng)卡上，單擊 “完成并合并”，然后單擊“發(fā)送電子郵件 ”。 注釋 如果將文檔作為純文本電子郵件發(fā)送，電子郵件將不包含任何文本格式設(shè)置或圖形。 3. 在“ 主題行” 框中，鍵入郵件的主題行。電子郵件主文檔將變成標(biāo)準(zhǔn) Word 文檔。保存電子郵件主文檔時，也保存了它與數(shù)據(jù)文件的連接。 注釋 單擊“郵件”選項(xiàng)卡上“開始郵件合并 ”組中的“編輯收件人列表 ”，打開“郵件合并收件人”對話框，如果有不希望包括的記錄，可以在此處對列表進(jìn)行篩選，也可以清除收件人。預(yù)覽合并在實(shí)際完成合并之前，可以預(yù)覽和更改電子郵件。 187。在 Access 或 Excel 中應(yīng)用的格式（如字體和顏色）不會與原始數(shù)據(jù)一起存儲。必須進(jìn)行郵件合并。171。當(dāng)文檔在 Word 中打開時，在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫和插入域”組上，單擊“插入合并域”旁邊的箭頭，然后單擊要插入到電子郵件主文檔中的域。 22. 如果要保存已選擇的聯(lián)系人和域，以便重復(fù)使用，則選中“永久文件”復(fù)選框，然后單擊“瀏覽”保存該文件。 20. 如果已經(jīng)配置了電話列表視圖，使它僅顯示要在郵件合并中使用的域，則單擊“當(dāng)前視圖中的聯(lián)系人字段”。如果希望包括視圖中當(dāng)前可見的所有聯(lián)系人，則不要單擊任何聯(lián)系人。 注釋 通過單擊底部的“新建”，即可在“字段選擇器”對話框中添加新域。 12. 右鍵單擊一個列標(biāo)題，然后單擊“字段選擇器”。 9. 單擊“插入”，然后單擊 “關(guān)閉”。單個域6. 在“郵件”選項(xiàng)卡上的 “編寫和插入域”組中，單擊“插入合并域 ”。 3. 選擇在 Word 不能解釋收件人姓名（例如，當(dāng)數(shù)據(jù)源不包含收件人的名字或姓氏，而僅包含公司名稱時）時顯示的文本。 7 / 8鍵入內(nèi)容并添加域1. 在電子郵件主文檔中，單擊要插入域的位置。在插圖中， “姓名”列現(xiàn)在與“名字”相匹配。在插圖中， Word 自動將數(shù)據(jù)文件的 “姓氏” 列與“姓氏”匹配。 “匹配域”對話框?qū)⒋蜷_。例如，在地址中，您可能希望選擇正式的名字格式（例如“任家雙先生”） 。對于經(jīng)常使用的內(nèi)容（
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