【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 得到事半功倍的效果，豈不樂(lè)哉。批量打印榮譽(yù)證書(shū)的好辦法——郵件合并又到年終歲尾，各個(gè)單位都要進(jìn)行評(píng)先推優(yōu)，榮譽(yù)證書(shū)照例要進(jìn)行打印，但每個(gè)獲獎(jiǎng)人員的姓名不會(huì)一樣，有的甚至連獲獎(jiǎng)項(xiàng)目也不一樣，如有的人要評(píng)優(yōu)秀黨員，有的要評(píng)先進(jìn)工作者，這樣一來(lái)，給打印證書(shū)帶來(lái)不便，以至于有些單位干脆空出姓名和獲獎(jiǎng)項(xiàng)目，再進(jìn)行手工填充。這樣的結(jié)果，打印是省事了，手寫(xiě)的慢且不說(shuō)，還與打印風(fēng)格不諧調(diào)，而用慣了電腦的今天，要找個(gè)寫(xiě)字漂亮的人也的確不好找。Word的郵件合并功能就能解決上述煩惱！運(yùn)行Word2003，執(zhí)行“視圖——工具欄——郵件合并”，郵件合并工具條就出現(xiàn)在編輯區(qū)域上部了。如下圖:調(diào)整郵件合并工具條到合適的位置，便于下一步進(jìn)行編輯。下圖中黃色矩形中就是郵件合并工具條的位置。點(diǎn)該工具條的第二個(gè)小圖標(biāo)“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，就會(huì)出現(xiàn)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，如上圖。什么是數(shù)據(jù)源？就是存放了獲獎(jiǎng)人員信息的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，簡(jiǎn)單說(shuō)，就是一個(gè)EXCEL電子表格，里面放著獲獎(jiǎng)人員信息，如下圖：在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選取正確數(shù)據(jù)源表格，比如上例中的《Book1》，接著彈出“選擇表格”對(duì)話框：因?yàn)橛杏玫臄?shù)據(jù)在sheet1里，所以我們選擇“sheet1”，然后確定。接著點(diǎn)工具條上的“插入域”按鈕，彈出“插入合并域”對(duì)話框：我們選中“姓名”——插入，然后選中“獲獎(jiǎng)項(xiàng)目”——插入，點(diǎn)“關(guān)閉”之后，文章的頁(yè)面效果如下：其中黃框中的部分，就是剛剛插入的內(nèi)容。要成為榮譽(yù)證書(shū)，還要補(bǔ)充必要的文字，修飾文字，并設(shè)置好頁(yè)面。如下圖：點(diǎn)擊工具條上的“合并到新文檔”按鈕：出現(xiàn)如下對(duì)話框：當(dāng)然要選“全部”了，確定之后，就可以看到合并之后的效果了：其中黃框內(nèi)的部分，就是從數(shù)據(jù)表中讀取的信息，每張內(nèi)容都不一樣，其余部分是固定不變的。再看一個(gè)雙頁(yè)打印預(yù)覽的效果：好了，剩下的工作，就是加紙——打印了，真的是又快又準(zhǔn)又漂亮。利用Word郵件合并批量打印帶照片的證書(shū)四川省宜賓市筠連中學(xué)　鄧敬　　學(xué)校教務(wù)處每年都要打印帶照片的學(xué)生會(huì)考證和畢業(yè)證，政教處每學(xué)期都要打印上千份的校牌（胸卡）、學(xué)生證和榮譽(yù)證，總務(wù)處每月都要打印教職工的工資條，班主任每學(xué)期都要填寫(xiě)學(xué)生的帶成績(jī)的通知書(shū)和學(xué)生檔案……若每一份都用手工填寫(xiě)打印，須花很多時(shí)間且又麻煩，還易出錯(cuò)。若利用Word郵件合并功能，這些問(wèn)題就迎刃而解了，下面以制作準(zhǔn)考證為例進(jìn)行說(shuō)明?！　∫?、準(zhǔn)備工作：準(zhǔn)備一份Excel的學(xué)生信息數(shù)據(jù)。需要注意的是：在使用Excel工作簿時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。比如第一行里面包含了編號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個(gè)照片格式和照片名（照片名必須與學(xué)生姓名一致，“照片”的輸入如下圖所示，單擊G2，在G2的編輯欄中輸入“=A2amp。F2”后敲回車(chē)鍵，再雙擊單元格進(jìn)行自動(dòng)填充即可）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的正確與否，關(guān)系到以后打印出來(lái)的證件正確與否，所以必須要仔細(xì)校對(duì)檢查?！　《?、接下來(lái)的工作就是要用word設(shè)計(jì)模板格式了，設(shè)計(jì)好后，保存為模板格式。四川省宜賓市普通高中會(huì)考準(zhǔn) 考 證姓 名學(xué)籍號(hào)照片考試地點(diǎn)考 試 安 排科目考試時(shí)間科目考試時(shí)間科目考試時(shí)間語(yǔ)文外語(yǔ)歷史數(shù)學(xué)政治地理　　三、照片的拍攝采集與編輯　　照片格式：jpg；大小：10~15 KB為宜；名稱：要與學(xué)生姓名一致，不能有同音字和形近字。然后將剛才編輯的Excel數(shù)據(jù)、word模板格式、編輯好的照片放在同一個(gè)文件夾中。　　四、利用Word郵件合并功能將Excel數(shù)據(jù)、照片合并到word模板《四川省宜賓市普通高中會(huì)考準(zhǔn)考證》中。步驟如下：　　1．啟動(dòng)word程序，打開(kāi)《四川省宜賓市普通高中會(huì)考準(zhǔn)考證》word模板，從菜單欄中選擇“工具→郵件合并向?qū)А泵?，將出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對(duì)話框；　　2．在“郵件合并幫助器”對(duì)話框中的第一步：選擇“信函”并單擊“下一步”：“正在啟動(dòng)文檔”──單擊“使用當(dāng)前文檔”（如果想在一張紙上打印多份的話，選擇“目錄”），再在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“活動(dòng)窗口（A）”按鈕──點(diǎn)擊“下一步”：選取收件人──單擊“瀏覽”──選取數(shù)據(jù)源──郵件合并收件人──單擊“確定”按鈕?！　?．單擊“下一步”：撰寫(xiě)信函──“選擇”：其他項(xiàng)目──插入“合并域”──點(diǎn)擊“下一步：預(yù)覽信函”，如圖所示?！　?．下面是實(shí)現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步，就是照片域的實(shí)現(xiàn)：　　先把光標(biāo)定位在要插入照片的地方，單擊“插入”──“域”──在“域名”處選擇“Includepicture”—在“域?qū)傩浴蔽募?，為了方便起?jiàn)填入任意字符，比如“1”──單擊確定。如圖：　　單擊剛才插入的“域”──“shift”鍵 +“F9”鍵──選擇“1”點(diǎn)擊“插入合并域”──插入“相片”──點(diǎn)擊“合并到新文檔”──“確定”──單擊“保存”（在主文檔同一目錄下）──按“ctrl+A” 鍵全選──按“F9”。在同一頁(yè)紙中出現(xiàn)了多個(gè)準(zhǔn)考證?！　∥?、諸如：畢業(yè)證；校牌（胸卡）；學(xué)生證；榮譽(yù)證；工資條；帶成績(jī)的通知書(shū)；學(xué)生評(píng)語(yǔ)都可以采用郵件合并功能來(lái)完成。巧用word郵件合并功能批量制作榮譽(yù)證書(shū)(有照片的工作證)20100222 16:55:48|分類： 個(gè)人日記 |標(biāo)簽： |字號(hào)大中小訂閱 從事電教工作幾年來(lái)，有好多活動(dòng)要組織，打印獲獎(jiǎng)證書(shū)是家常便飯，但是以往打印數(shù)量不算太多，也就幾十張，年前好幾個(gè)活動(dòng)一起出了個(gè)文件，要打印550張證書(shū)，真是讓人惱，幸好大學(xué)的時(shí)候搜索黃色錄像和電腦驅(qū)動(dòng)使我積累了一定的搜索技巧。三下五除二找到了批量打印證書(shū)的辦法，還不止一種，微軟Office辦公組件中的WORD和金山WPS 文字2007均有“郵件合并”這一功能，熟練掌握這一功能，將使我們批量填寫(xiě)各種證件變得十分輕松，甚至微軟的word和excel結(jié)合還能批量打印帶照片的證書(shū)、證件，呵呵。本文將以利用word郵件合并功能批量制作有照片的工作證為主題作闡述。Word郵件合并是一項(xiàng)十分有用的功能?，F(xiàn)在我給大家介紹一則Word郵件合并應(yīng)用實(shí)例，制作有姓名、部門(mén)、編號(hào)、照片的工作證。 　　素材的準(zhǔn)備 　　這里的素材主要是每個(gè)職工的照片，并按一定的順序進(jìn)行編號(hào)，照片的編號(hào)順序可以根據(jù)單位的數(shù)據(jù)庫(kù)里的職工姓名、組別順序來(lái)編排。然后可以把照片存放在指定磁盤(pán)的文件夾內(nèi)，比如“E：\職工信息”。　　建立職工信息數(shù)據(jù)庫(kù) 　　使用Excel表格建立“職工信息表”，在表中要分別包括職工的姓名、組別、編號(hào)和照片，姓名、組別可以直接從單位數(shù)據(jù)庫(kù)里導(dǎo)入，姓名、編號(hào)的排列順序要和前面照片的編號(hào)順序一致，照片一欄并不需要插入真實(shí)的圖片，而是要輸入此照片的磁盤(pán)地址，比如“E:\\職工信息\\”，注意這里是雙反斜杠，制作完成后把該工作簿重命名為“職工信息”，如圖 1所示。圖1 創(chuàng)建工作證模版 　　啟動(dòng)Word 2003，現(xiàn)在先建立一個(gè)主文檔，設(shè)計(jì)排版出如圖2所示的一個(gè)表格來(lái)，這里你可以把邊框設(shè)置為“無(wú)”，這些內(nèi)容也是工作證中不會(huì)變動(dòng)的部分。當(dāng)然，這僅是一個(gè)示例，你完全可以設(shè)計(jì)出更好看的版式來(lái)。圖2 添加域　　步驟1　選擇“視圖|工具欄|郵件合并工具”菜單項(xiàng)，調(diào)出“郵件合并”工具欄。 　　步驟2　點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕(左邊第二個(gè)圖標(biāo))，彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，選擇剛才建立的“職工信息表”，點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕，彈出“選擇表格”對(duì)話框，在“選擇表格”對(duì)話框中選擇“職工信息$”，如圖3所示。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回主文檔。 (數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)。簡(jiǎn)言之，只要能夠被SQL語(yǔ)句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源。)圖3 步驟3　將光標(biāo)定位到“姓名”后一單元格，點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕(左邊第六個(gè)圖標(biāo))，彈出“插入合并域”對(duì)話框，在該對(duì)話框中的域列表中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置，如圖 4所示。點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕返回到主文檔。 圖4 　　步驟4　以相同的方法，將“組別”、“編號(hào)”域分別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。 　　步驟5　將光標(biāo)定位于“中學(xué)工作證”右下邊大的單元格內(nèi)，我們要在此顯示職工的照片。按“Ctrl+F9”來(lái)插入域，此時(shí)單元格內(nèi)會(huì)出現(xiàn)一對(duì)大括號(hào)，在其中輸入“INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD 照片 }”(不含外邊引號(hào))，注意其中的大括號(hào)也是按“Ctrl+F9”來(lái)插入的。 （步驟5寫(xiě)的過(guò)于簡(jiǎn)單，有個(gè)河南的網(wǎng)友打印學(xué)生信息及照片，信息打印正常，照片不顯示，現(xiàn)將INCL