【文章內(nèi)容簡介】 表 3— 7）一式四份，經(jīng)行政人事部核準(zhǔn)后，行政人事部留存一份，財務(wù)部留存一份，移入部門留存一份，移出部門留存一份。 第五十四條 資產(chǎn)送修處理 固定資產(chǎn)因故障須送廠商修復(fù)時，應(yīng)由送修部門填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表”一式四份，經(jīng)行政人事部核準(zhǔn)后，行政人事部留存一份，財務(wù)部留存一份，送修部門留存一份，廠商 留存一份。 送修固定資產(chǎn)修復(fù)送回后，由行政人事部和送修部門共同驗收并在“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表”上簽字確認(rèn)，財務(wù)部方可支付維修費用。 第五十五條 出租或外借處理 固定資產(chǎn)出租或外借，行政人事部應(yīng)先會同財務(wù)部呈請總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可辦理，并應(yīng)制訂合同，副本送財務(wù)部以備核對。合同內(nèi)容應(yīng)包括修繕保養(yǎng)及稅捐負(fù)擔(dān)、租金、運(yùn)輸費、歸還期限、保持原狀、附屬設(shè)備明細(xì)表等，并填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表”一式四份，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，行政人事部留存一份，財務(wù)部留存一份，經(jīng)辦部門留存一份，承租方 /承借方留存一份。 第五十六條 減損處理 土地、房屋及建筑物、辦 公家具、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等固定資產(chǎn)因減損而報廢者，應(yīng)由使用部門填寫“固定資產(chǎn)增減表”一式三份，注明減損原因，經(jīng)行政人事部及財務(wù)部簽注處理意見并呈請總經(jīng)理核準(zhǔn)后，行政人事部留存一份，財務(wù)部留存一份，使用部門留存一份。 行政人事部應(yīng)轉(zhuǎn)記固定資產(chǎn)管理帳，并辦理相關(guān)解除保險、權(quán)屬變更等相關(guān)事宜。 第五十七條 閑置固定資產(chǎn)處理 行政人事部至少每年應(yīng)將經(jīng)營上認(rèn)為無利用價值的閑置資產(chǎn)予以整理，填寫 《閑置固定資產(chǎn)處理明細(xì)表》（附件表 3— 8） 會同財務(wù)部 擬定處理意見，呈請總經(jīng)理核準(zhǔn)后，方可進(jìn)行資產(chǎn)處理。 承購商付款提貨后，由 行政人事部填寫“固定資產(chǎn)增減表” 一式三份，行政人事部留存一份，財務(wù)部留存一份，承購商留存一份。 第七部分 辦公用品使用管理辦法 第五十八條 辦公用品由行政人事部前臺負(fù)責(zé)分類管理，包括申請、登記、分發(fā)、回收、保管等工作。 第五十九條 辦公用品申請周期為每月一次，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)于每月 25 日前將《辦公用品購買申請表》（附件表 3—— 9）提交到行政人事部審核，由總經(jīng)理簽字或蓋私章后，由行政人事部統(tǒng)一進(jìn)行采購。 第六十條 辦公用品采購后，由行政人事部進(jìn)行分類登記，登記內(nèi)容包括：購買日期、品名、規(guī)格、單價、數(shù)量、領(lǐng)用人簽字。 第六十一條 行政人 事部前臺負(fù)責(zé)辦公用品領(lǐng)用，領(lǐng)用人填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附件表 3— 10）后領(lǐng)??；需要回收的或用壞的辦公用品，應(yīng)將回收物品交回后方可換領(lǐng)新的辦公用品?；厥掌贩N包括：第五類的固體膠棒、修正帶、電池；第六類的筆、替芯；第七類的鍵盤、鼠標(biāo)、耳機(jī)；第九類的燈泡、燈管等?；厥盏霓k公用品和設(shè)備由行政人事部統(tǒng)一進(jìn)行銷毀和處理。 第六十二條 行政人事部每月末最后一天應(yīng)對辦公用品的數(shù)量進(jìn)行盤點 ；行政人事部應(yīng)會同財務(wù)部每季度盤點一次，根據(jù)低值易耗品管理帳項目全部清點。 。 第六十三條 所有的辦公用品和設(shè)備非公司業(yè)務(wù)用途，不得私自攜帶出公司。 第六十四條 員工離職后，應(yīng)將領(lǐng)用的全部辦公用品和設(shè)備交回行政人事部，清點無誤后方可辦理其他手續(xù)；如發(fā)生缺失情況，應(yīng)按照辦公用品和設(shè)備的購買價格進(jìn)行賠償。 第八部分 圖書管理辦法 第六十五條 公司圖書由行政人事部負(fù)責(zé)管理，并于每年 6 月、 12 月下旬各清點一次。 第六十六條 借書人以本公司員工為限。 第六十七條 屬于公司購置或所有的工具書除按順序編號外，應(yīng)將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細(xì)登記于“本公司圖書登記總簿”，并填制圖書卡插放于圖書的末頁。 第六十八條 員工欲借閱應(yīng)先查閱圖書目錄卡，填寫《借閱單》（ 附件表 3— 11），持單向行政人事部前臺處取書，行政人事部前臺將圖書交予借閱人應(yīng)先抽出圖書卡由借閱人簽字后，一并與借閱單妥為保管；員工還書時，應(yīng)將所借圖書交予行政人事部前臺收訖，行政人事部前臺除將借閱單歸還借書人作廢外，并應(yīng)將圖書卡歸放書內(nèi)。 第六十九條 因工作需要采購圖書的，須填寫《圖書采購申請表》（附件表 3— 12），報部門負(fù)責(zé)人簽字，由行政人事部審核后統(tǒng)一購買。 第七十條 借閱圖書的最長期限為三個月，如需繼續(xù)借閱應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。 第七十一條 員工借閱圖書不得批改、圈點、畫線、折角、涂寫，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價加倍賠償。 第九部分 檔案管理 第七十二條 管理部門 公司文書結(jié)案后，原稿由行政人事部歸檔管理，經(jīng)辦部門可根據(jù)實際需要留存影印本。各分公司檔案分類目錄及編號原則，由總公司統(tǒng)一制訂，文書原稿由總公司統(tǒng)一保存。 第七十三條 文件點收及結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)下列原則： 檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查送檔人； 文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦； 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立 即退回經(jīng)辦部門； 有價證券或其他貴重物品，不在歸檔范圍內(nèi)，應(yīng)及時退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。 第七十四條 文件整理 點收文件后，應(yīng)依照下列方式整理： 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則； 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊訂牢； 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊化一； 所有文件均進(jìn)行電子文檔和光盤備份。 第七十五條 歸檔范圍 行政審批類：公司章程、股東名冊、董事會及股東會記錄、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件及其他經(jīng)核定須永久保存的文書； 合同類：公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料； 會議材料類：重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、統(tǒng)計報表等； 工作計劃類：工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等； 財務(wù)數(shù)據(jù)類：會計憑證、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表、財務(wù)分析、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證等； 員工資料類：員工任免、勞動、工資、福利、獎勵、處分等方面的文件； 公司決議類：公司制訂的組織規(guī)程及辦事細(xì)則，上級主管機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃 等文件材料； 普通文書類：對外的正式發(fā)文和與有關(guān)單位來往的文書； 大記事類：公司沿革、大記事及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第七十六條 檔案分類 檔案分類應(yīng)視案卷內(nèi)容、部門、業(yè)務(wù)項目等因素，按集團(tuán)、公司、分公司、部門、大類、小類六級分類。先以公司、部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案卷性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類； 檔案分類應(yīng)力求切合實際。如案卷較多，可繼續(xù)增設(shè)細(xì)類。如案卷不多，可根據(jù)實際情況增減； 同一小類或細(xì)類的案卷以裝訂于一檔案夾為原則。如案卷較多一檔案夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔 案裝訂，并于小類或細(xì)類之后增設(shè)卷次編號，以便查考； 每一檔案夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案卷歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個目次編號為原則； 檔案號的表示方式如下： A— B、 B B2— C C2— D D2— E E2— F F2 其中 A 為天聯(lián)集團(tuán)， B 為天聯(lián)北京公司及分公司， C C2 為部門， D D2 為大類，E E2 為小類， F F2 為檔案目次。 第七十七條 檔案名稱及編號 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊； 各級分類、卷次及目次的編號 ，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)使用視案卷多少及增長情況決定； 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列以便查閱； 檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用； 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意更改，如確有修改必要，應(yīng)擬訂新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第七十八條 檔案編寫 新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為此來編列檔案號； 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號 并予以同號編列； 檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案卷敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號； 檔案號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案應(yīng)將檔案號填寫于案卷首頁的左上角；左方裝訂的檔案應(yīng)將檔案號填寫于案卷首頁的右上角。 第七十九條 檔案整理 歸檔文件應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱； 檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾