【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 （3）廣泛收集有關(guān)工作的特征及需要的各種數(shù)據(jù)，一方面是提出原有工作描述書(shū)于工作規(guī)范書(shū)的主要條款不清楚的問(wèn)題，另一方面對(duì)新工作的所有信息進(jìn)行收集；（4）收集工作任職人必需的特征信息；（5）對(duì)收集來(lái)的有關(guān)工作的特征、工作人員的特征的信息重要性以及其發(fā)生的頻率等做出等級(jí)的評(píng)定。分析階段分析階段是工作分析的第三階段，主要的任務(wù)是對(duì)調(diào)查收集的整個(gè)工作的特征與任職人的特征結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真分析，具體任務(wù)如下：仔細(xì)審核已收集的各種信息；創(chuàng)造性發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和任職人的關(guān)鍵信息；歸納、總結(jié)出工作分析所需要的材料和要素。在工作分析階段，對(duì)現(xiàn)有的工作概念、內(nèi)容、方法或已經(jīng)不盡合理的，應(yīng)該改善，或者需要做部分更換，或是發(fā)現(xiàn)原有的一套已經(jīng)過(guò)時(shí)，必須淘汰，以全新的方法代替，否則就不能提高工作質(zhì)量和附加值。對(duì)各項(xiàng)工作描述的條款可采取RSCII 即刪除（Eliminate）→簡(jiǎn)化（Simplify）→合并（Combine）→改善（Improve）→創(chuàng)新（Innovate）“辦法進(jìn)行分析。例如，在對(duì)薪資主管進(jìn)行工作分析時(shí)，就“員工薪資計(jì)算工作”，可以采取以下步驟來(lái)確認(rèn)：是否可刪除？“考慮取消傳統(tǒng)的員工薪資計(jì)算與處理方法，容易出錯(cuò)的人工操作？”是否可以簡(jiǎn)化？“考慮把部分薪資處理程序交給相關(guān)銀行代理”。是否可以歸并？“考慮將相關(guān)功能與財(cái)務(wù)部合并，實(shí)行歸口管理”。是否可以改善？“考慮對(duì)員工出勤記錄、請(qǐng)假記錄、加班記錄等涉及薪資計(jì)算的統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行徹底清理整頓，改善效率”。是否可以創(chuàng)新？“考慮應(yīng)用IT技術(shù)及高效軟件實(shí)施無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化操作”。完成階段完成階段是工作分析的最后階段。該階段是在前面三個(gè)階段工作的基礎(chǔ)上，形成工作分析的最終結(jié)果即工作描述書(shū)和工作說(shuō)明書(shū)，這也是本階段的任務(wù)。具體包括以下工作。（1）根據(jù)收集的有關(guān)工作的信息，草擬出“工作描述書(shū)”、“工作說(shuō)明書(shū)”?（2）將草擬的“工作描述書(shū)”、“工作說(shuō)明書(shū)”與實(shí)際工作進(jìn)行對(duì)比；（3）修正“工作描述書(shū)”、“工作說(shuō)明書(shū)”：（4）經(jīng)過(guò)多次反饋、修訂，形成最終的“工作描述書(shū)”、“工作說(shuō)明書(shū)”；（5）將工作分析的成果運(yùn)用于實(shí)踐中，注重實(shí)際工作過(guò)程中的反饋信息，不斷完善“工作描述書(shū)”、“工作說(shuō)明書(shū)”；（6）對(duì)工作分析進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，并將“工作描述書(shū)”，“工作說(shuō)明書(shū)”進(jìn)行歸檔保存，建立工作分析成果的管理制度，為以后的工作分析提供信息。 （二）工作分析的時(shí)機(jī) 企業(yè)新成立的時(shí)候 對(duì)于新成立的企業(yè)要進(jìn)行職務(wù)分析，這樣可以為后續(xù)的人力資源管理工作打下基礎(chǔ)。企業(yè)新成立時(shí)，職務(wù)分析最迫切的用途是在人員招聘方面。 由于很多職位還是空缺，所以職務(wù)分析應(yīng)該通過(guò)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)發(fā)展計(jì)劃等信息來(lái)進(jìn)行，制定一個(gè)粗略的職務(wù)分析。職務(wù)分析的結(jié)果只要滿足能夠提供招聘人員的“職位職責(zé)”和“任職資格”即可。更為詳細(xì)的職務(wù)分析可以在企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)作一段時(shí)間之后進(jìn)行。 當(dāng)職位有變動(dòng)時(shí) 當(dāng)職位的工作內(nèi)容等因素有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)該對(duì)該職位的變動(dòng)部分重新進(jìn)行職務(wù)分析。職位變動(dòng)一般包括職責(zé)變更、職位信息的輸入或輸出變更、對(duì)職位人員任職資格要求變更等等。在職位變更時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行職務(wù)分析，以保證職務(wù)分析成果信息的有效性和準(zhǔn)確性。要注意的是，在職位變動(dòng)時(shí)，往往并不是一個(gè)職位發(fā)生改變，而是與之相關(guān)聯(lián)的其他職位也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變。在進(jìn)行職務(wù)分析時(shí)，一定要注意上述問(wèn)題，不能漏掉任何一個(gè)職位，否則很可能會(huì)使職務(wù)分析出現(xiàn)矛盾的結(jié)果。 企業(yè)沒(méi)有進(jìn)行過(guò)職務(wù)分析 有些企業(yè)已經(jīng)存在了很長(zhǎng)時(shí)間，但由于企業(yè)一直沒(méi)有人力資源部，或者人力資源部人員工作繁忙，所以一直沒(méi)有進(jìn)行職務(wù)分析。這些企業(yè)應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行職務(wù)分析。特別是對(duì)于新上任的人事經(jīng)理，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)企業(yè)的人事工作一團(tuán)糟，根本無(wú)法理出頭緒，這時(shí)就應(yīng)該考慮從職務(wù)分析來(lái)切入工作。（三）工作說(shuō)明書(shū)的編寫工作分析的成果就是工作描述書(shū)與工作說(shuō)明書(shū)。每個(gè)組織可以根據(jù)其實(shí)際情況進(jìn)行編寫，有的組織是分開(kāi)編寫形成“兩書(shū)”，如表31和表32；有的組織也把兩者結(jié)合起來(lái)，先就工作特征進(jìn)行描述后再就工作任職人的特征進(jìn)行說(shuō)明。在編寫過(guò)程中，均需遵循以下原則：第一，清楚。工作說(shuō)明書(shū)應(yīng)對(duì)工作進(jìn)行全面清晰的描述，任職者閱讀以后能夠明確其工作的責(zé)任范圍及工作流程。第二，準(zhǔn)確。工作說(shuō)明書(shū)對(duì)工作的描述應(yīng)準(zhǔn)確，語(yǔ)言精練，簡(jiǎn)短扼要；應(yīng)盡量選擇具體、恰當(dāng)?shù)挠迷~，便于任職者把握。第三，實(shí)用。工作說(shuō)明書(shū)任務(wù)、職責(zé)明確，資格明確，便于培訓(xùn)上崗人員、考核等其他的工作。第四，完整。一般工作描述書(shū)需要專家共同參與撰寫，崗位任職人的主管審定，人力資源部存檔。從程序上保證文件的全面性與完整性。第五，統(tǒng)一。工作說(shuō)明書(shū)是企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的重要文件資料，文件格式統(tǒng)一，參照典型工作描述書(shū)編寫樣本。第三節(jié) 工作分析的信息獲取要編制一份完整的工作分析表，必須收集到有關(guān)工作足夠的信息，收集信息的主要方法有問(wèn)卷法、觀蔡法、實(shí)驗(yàn)法、參與法、面談法和關(guān)鍵事件法。其中面談法和關(guān)鍵事件法在第九章有詳細(xì)的闡述、這里就介紹其余的四種方法。一、收集信息的方法（一）問(wèn)卷法利用已編制的問(wèn)卷，要求被試者填寫，來(lái)獲取有關(guān)工作的信息是一種快速而有效的方法。一般要求被試者對(duì)各種工作行為、工作特征和工作人員特征的重要性和頻率評(píng)定等級(jí)。問(wèn)卷法適用于腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工，比如軟件設(shè)計(jì)人員、行政經(jīng)理等。問(wèn)卷法比觀察法更便于統(tǒng)計(jì)和分析。要注意的是，調(diào)查問(wèn)卷的設(shè)計(jì)直接關(guān)系著問(wèn)卷調(diào)查的成敗，所以問(wèn)卷一定要設(shè)計(jì)得完整、科學(xué)、合理。國(guó)外的組織行為專家和人力資源管理專家研究出許多科學(xué)的，也很龐大的問(wèn)卷調(diào)查方法。其中，比較著名的有：（1）職務(wù)分析調(diào)查問(wèn)卷（PAQ）職務(wù)分析調(diào)查問(wèn)卷是美國(guó)普渡大學(xué)的研究員麥考米克等人研究出一套數(shù)量化的工作說(shuō)明法。雖然它的格式已定，但仍可用之分析許多不同類型的職務(wù)。PAQ分為：資料投入、用腦過(guò)程、工作產(chǎn)出、人際關(guān)系、工作范圍、其他工作特征六個(gè)部分，共有194個(gè)問(wèn)題。（2）閥值特質(zhì)分析方法（TTA）勞普茲等人在1981年設(shè)計(jì)了“閥值特質(zhì)分析”（TTA）問(wèn)卷。特質(zhì)取向的研究角度是試圖確定那些能夠預(yù)測(cè)個(gè)體工作成績(jī)出色的個(gè)性特點(diǎn)。TTA方法的依據(jù)是：具有某種人格特性的個(gè)體，如果職務(wù)績(jī)效優(yōu)于不具有該種特質(zhì)者，并且特質(zhì)的差異能夠通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的心理測(cè)驗(yàn)反映出來(lái)，那么就可以確定該特質(zhì)為完成這一工作所需的個(gè)體特質(zhì)之一。（3）職業(yè)分析問(wèn)卷（QAQ）美國(guó)控制數(shù)據(jù)經(jīng)營(yíng)咨詢企業(yè)在1985年設(shè)計(jì)了職業(yè)分析問(wèn)卷，對(duì)職務(wù)進(jìn)行定量的描述。QAQ是一個(gè)包括各種職業(yè)的任務(wù)、責(zé)任、知識(shí)技能、能力以及其他個(gè)性特點(diǎn)的多項(xiàng)選擇問(wèn)卷。例如，在QAQ中，軟件職務(wù)被規(guī)劃分為19種責(zé)任、310個(gè)任務(wù)和105個(gè)個(gè)性特點(diǎn)。企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，來(lái)自制職務(wù)分析問(wèn)卷，這樣效果可能會(huì)更好些。 問(wèn)卷調(diào)查法一般采用的步驟和要領(lǐng)是：第一、事先需征得樣本員工直接上級(jí)的同意，盡量獲取直接上級(jí)的支持；第二、為樣本員工提供安靜的場(chǎng)所和充裕的時(shí)間；第三、向樣本員工講解職務(wù)分析的意義，并說(shuō)明填寫問(wèn)卷調(diào)查表的注意事項(xiàng)；第四、鼓勵(lì)樣本員工真實(shí)客觀地填寫問(wèn)卷調(diào)查表，不要對(duì)表中填寫的任何內(nèi)容產(chǎn)生顧慮；第五、職務(wù)分析人員隨時(shí)解答樣本員工填寫問(wèn)卷時(shí)提出的問(wèn)題；第六、樣本員工填寫完畢后，職務(wù)分析人員要認(rèn)真地進(jìn)行檢查，查看是否有漏填、誤填的現(xiàn)象；第七、如果對(duì)問(wèn)卷填寫有疑問(wèn)，職務(wù)分析人員應(yīng)該立即向樣本員工進(jìn)行提問(wèn)；第八、問(wèn)卷填寫準(zhǔn)確無(wú)誤后，完成信息收集職務(wù)，向樣本員工致謝。問(wèn)卷法主要可以分為兩種，一般工作分析問(wèn)卷法和指定工作分析問(wèn)卷法。一般工作分析問(wèn)卷法這種方法適合于各種工作，問(wèn)卷內(nèi)容具有普遍性，表33是一個(gè)例子。表33 一般工作分析問(wèn)卷（部分）職務(wù)名稱————。比較適合任此職的性別是————（請(qǐng)選擇，下同）。最適合任此職的年齡是————。A、20歲以下； B、2130歲； C、3140歲；D、4150歲； E、51歲以上。能勝任此職的文化程度是————。A、初中以下； B、高中、中專； C、大專；D、本科； E、研究生以上。此職的工作地點(diǎn)在————。A、本地市區(qū)； B、本地郊區(qū)； C、外地市區(qū)；D、外地郊區(qū)； E、其他。此職的工作主要在———— （指75%以上時(shí)間）。A、在室內(nèi)； B、在室外； C、室內(nèi)外各一半。任此職者的一般智力最好在————（見(jiàn)前述）。A、90分以上； B、7089分以上； C、3069分以上；D、1029分； E、9分以下此職工作信息來(lái)源主要是————。A、書(shū)面材料（文件、報(bào)告、書(shū)刊雜志、各種材料等等）；B、數(shù)字材料（包含各種數(shù)據(jù)、圖表、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的材料等等）；C、圖片材料（設(shè)計(jì)草圖、照片、X照片、地圖等等）；D、模型裝置（模型、模式、模板等等）；E、視覺(jué)顯示（數(shù)學(xué)顯示，信號(hào)燈、儀器等等）；F、測(cè)量裝置（氣壓表、氣溫表等各種表具）；G、人員（消費(fèi)者、客戶、顧客等等）。 指定工作分析問(wèn)卷法這種方法適合于每一種指定的工作，問(wèn)卷內(nèi)容具有特殊性，一張問(wèn)卷只適合于一種工作。表34是一個(gè)例子。 表34 推銷員工作分析問(wèn)卷（部分） 和客戶保持聯(lián)系————。接待好每一個(gè)客戶————。詳細(xì)介紹產(chǎn)品的性能————。正確記住各種產(chǎn)品的價(jià)格————。拒絕客戶不正當(dāng)?shù)乃投Y————。掌握必要的銷售知識(shí)————。善于微笑————。送產(chǎn)品上門————。參加在職培訓(xùn)————。把客戶有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題反饋結(jié)有關(guān)部門————。1準(zhǔn)備好各種推銷工具————。1每天拜訪預(yù)定的客戶————。1在各種場(chǎng)合推銷本企業(yè)產(chǎn)品————。1講話口齒清楚————。1思路清晰————。1向經(jīng)理匯報(bào)工作————。1每天總結(jié)自己的工作————。1每天鍛煉身體————。1和同事保持良好關(guān)系————。自己設(shè)計(jì)一些小型促銷活動(dòng)————。2不怕吃苦————。附一：職務(wù)分析面談法問(wèn)題清單。（摘自《成功的選聘》 作者：R勒德洛 F潘頓 沈志莉譯 中信出版社、PRENTICE HALL出公司 1999年2月第一版）（1）崗位的目標(biāo)是什么？ 這項(xiàng)崗位最終要取得怎樣的結(jié)果？ 從公司角度來(lái)看，這項(xiàng)崗位具有哪些重要意義？ 為何設(shè)置這一崗位？ 為這項(xiàng)工作投入經(jīng)費(fèi)會(huì)有何收益？ （2）工作的意義何在？ 計(jì)算用于這項(xiàng)崗位的一年經(jīng)費(fèi)，比如：經(jīng)營(yíng)預(yù)算，銷售額、用于員工本身的開(kāi)銷。 此崗位主管能否為部門或機(jī)構(gòu)節(jié)省大筆開(kāi)支？且能否年年如此？ 崗位主管能否為公司創(chuàng)造不菲的收益？且能否保持業(yè)績(jī)？ （3）崗位在機(jī)構(gòu)中的位置如何？ 他直接為誰(shuí)效力？ 哪些職位與他同屬一個(gè)部門？ 他最頻繁的對(duì)內(nèi)對(duì)外聯(lián)系有哪些？ 他在哪個(gè)委員會(huì)供職？ 他出差嗎？去何處？因何故？ （4）他一般有哪些助手？ 他主管哪些工作？ 簡(jiǎn)要說(shuō)明每位下屬的工作范疇：規(guī)模、范圍，及存在原因。 他的下屬是何種類型的員工：是否稱職、是否經(jīng)驗(yàn)豐富，等等？ 他如何管理下屬？ 使用何種信息管理系統(tǒng)？ 經(jīng)常與哪些下屬直接接觸？ 他是否需具備和下屬同樣豐富的專業(yè)或技術(shù)知識(shí)？因何如此？ （5）需具備何種技術(shù)、管理，及人際關(guān)系的協(xié)調(diào)能力？ 崗位的基本要求是什么？ 崗位主管（他）的工作環(huán)境在技術(shù)、專業(yè)，以及經(jīng)濟(jì)方面的狀況如何？ 需要哪些專業(yè)技術(shù)，按重要程度列出。按事件發(fā)生的先后順序，請(qǐng)他舉出工作中的實(shí)例來(lái)說(shuō)明。 如何掌握技術(shù)知識(shí)，脫產(chǎn)培訓(xùn)還是在職培訓(xùn)？ 公司是否有其他渠道提供類似的技術(shù)知識(shí)？他能否有機(jī)會(huì)接觸這些知識(shí)？ 他對(duì)下屬工作士氣的影響如何？ 下屬是否擁護(hù)他的管理和指導(dǎo)，是否需要他的配合？ 他在說(shuō)服別人級(jí)別相同亦或更高的人接受他對(duì)本領(lǐng)域或其他領(lǐng)域的意見(jiàn)時(shí)，是否要頗費(fèi)口舌？ 他與下屬的工作程度如何？ 他可向誰(shuí)尋求幫助？ 他的自主權(quán)限有多大？ 他向哪級(jí)主管負(fù)責(zé)？ 他大部分時(shí)間在做什么？ 日常工作中，與技術(shù)知識(shí)相比，處理人際關(guān)系的技巧重要程度如何？ （6）管理工作中需解決的關(guān)鍵問(wèn)題是什么？涉及哪些方面？ 他認(rèn)為工作中最大的挑戰(zhàn)是什么？ 最滿意和最不滿意的地方是什么？ 工作中最關(guān)切或最謹(jǐn)慎的問(wèn)題是什么？ 在處理這些棘手或重要問(wèn)題時(shí)，以什么為依據(jù)？ 其上司以何種方式進(jìn)行指導(dǎo)？ 他是否經(jīng)常請(qǐng)求上司的幫助；或者上司是否經(jīng)常檢查或指導(dǎo)他的工作？ 他對(duì)哪類問(wèn)題有自主權(quán)？ 哪類問(wèn)題他需要提交上級(jí)處理？ 解決問(wèn)題時(shí)，他如何依據(jù)政策或先例？ 問(wèn)題是否各不相同？具體有哪些不同？ 問(wèn)題的結(jié)果在多大程度上是可預(yù)測(cè)的？ 處理問(wèn)題時(shí)有無(wú)指導(dǎo)或先例可參照？ 以先例為依據(jù)和對(duì)先例進(jìn)行分析解釋，是不是解決問(wèn)題的唯一途徑？ 他能否有機(jī)會(huì)采取全新的方法解決問(wèn)題？ 他是否能解決交給他的問(wèn)題，或者說(shuō)他是否知道該如何解決這些問(wèn)題？ 著手解決問(wèn)題之前需對(duì)問(wèn)題做的分析工作是由他