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某公司行政公關工作制度手冊及表格匯編(編輯修改稿)

2025-07-13 20:53 本頁面
 

【文章內容簡介】 像拍攝,應至少提 前一天知會行政公關部經(jīng)理,并應詳細解釋拍攝地點,要求及用途。 B. 各部門、項目發(fā)展部或子公司如需借用公司相片、相底、錄像帶或像帶 拷貝,必須登記簽收,用后要及時歸還行政公關部。 C. 所有工程、樓宇物業(yè)以及重大事件的相片經(jīng)領導審定后,才能公開刊登。 D. 向外界聘請專業(yè)攝影師或錄像師,需通過行政公關部統(tǒng)籌辦理。 組織大型活動、宣傳公司形象 A. 一般例行每年均舉辦的節(jié)日活動,請示公司領導后,由行政公關部全權策劃, 辦理。 B. 其他大型活動如參加展覽會、舉辦記者招待會等,必須由提議主辦的子公司 、 部門總經(jīng)理知會行政公關部經(jīng)理該活動詳情,由行政公關部報呈領導審定批 準后,才予以執(zhí)行。 C. 活動的策劃、報價、設計、節(jié)目程序、宣傳印刷、資料發(fā)放等事項由公司領 導審定,行政公關部總經(jīng)理負責監(jiān)督執(zhí)行。 公司對外捐款與贊助 A. 公司原則上只考慮對文化教育、醫(yī)療、賑災、公益、環(huán)保等方面的捐款、 贊助要求。 B. 捐款、贊助等數(shù)額在 10 萬元以下,須經(jīng)公司領導批準;捐款、贊助等數(shù) 額在 10 萬元以上,須統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公會決定。 C. 各部門、子公司在接受社會各方 面要求捐款、贊助的函、電之后,應及時 辦理報批手續(xù),經(jīng)公司主管領導批準后,具體事宜由行政公關部負責辦理 或自行辦理后知會行政公關部備案。 D. 開幕、喬遷、新張致賀需送花籃等事宜,由各部門及子公司提出意見并由 行政公關部統(tǒng)一辦理。 新聞發(fā)布的規(guī)定 新聞發(fā)布的主要方式 公司新聞發(fā)布的主要方式由發(fā)布新聞稿、舉行記者招待會、接受或約見 記者采訪等項工作。 A. 發(fā)布新聞稿 ⑴ 新聞稿是公司 對外宣傳較為常用的方式,新聞稿發(fā)布事務由公司行政 公關部統(tǒng)一辦理。 ⑵ 凡涉及公司的新聞消息,由公司行政公關部組織編寫新聞稿中文版 [有 需要時亦會翻譯成英文 ]。新聞稿的內容必須經(jīng)過認真核實,并由相關 業(yè)務部門的主管審核會簽,再呈公司行政公關部總經(jīng)理批準發(fā)出。有關 公司發(fā)展及財經(jīng)性質的重要新聞稿,需由行政公關部經(jīng)理審核并呈公司 領導批準后發(fā)出。 ⑶ 新聞稿的發(fā)放,一般根據(jù)實際需要采用傳真或郵寄 [不便傳真 或附帶照 片者 ],有時也會在記者招待會上直接派發(fā)。遇有緊急發(fā)放新聞稿的情 況,須采用專人發(fā)送,并由行政公關部協(xié)助安排。新聞稿的發(fā)放要確保 及時快捷、準確、避免延誤遺漏。 B. 舉辦記者招待會 ⑴ 公司極為重要的事件或消息,如業(yè)績發(fā)布、重大工程項目或投資活動 可以舉辦記者招待會。記者招待會的具體事務由行政公關部負責承辦。 ⑵ 新聞招待會的舉辦,必須由提議主辦的部門、子公司主管知會行政公 關部經(jīng)理,由行政公關部呈公司領導審定通過后,才予執(zhí)行。記者招待 會的時間、地點、主題、內容、程序及邀請記者名單等均應按照公司領 導批示辦理,行政公關部經(jīng)理負責監(jiān)督執(zhí)行。 ⑶ 公司舉辦的記者招待會由公司最高領導出席主持,或由公司最高領導 委托人代行主持。 ⑷ 公司記者招待會主持人的發(fā)言材料及回答記者提問的有關資料,事先 由有關業(yè)務部門準備提供,經(jīng)行政公關部審核后呈送 公司領導審閱批 準。招待會上所答問題內容應與主持人發(fā)言基礎保持一致,避免隨意及 矛盾的出現(xiàn)。 C. 安排記者采訪 ⑴ 接受記者采訪或邀請記者采訪,均須事先報請公司領導批準,具體采 訪事務由行政公關部安排。 ⑵ 公司行政公關部負責與傳媒記者聯(lián)絡,并依據(jù)采訪的目的、內容、籌 備有關的采訪提綱或資料。 ⑶ 凡未經(jīng)公司行政公關部安排,任何人士都不能接受任何記 者以任何形 式進行的有關公司業(yè)務的采訪,包括電話采訪。 ⑷ 未經(jīng)安排,各部門,子公司及各地盤應阻止任何記者擅自闖入公司辦 公樓及地盤進行采訪。 新聞發(fā)布的回饋工作 A. 公司行政公關部負責傳媒機構有關公司,子公司及各地盤的新聞報道及訪 問的剪輯,并以簡報方式發(fā)給公司領導及有關部門,項目發(fā)展部或子公司。 B. 公司行政公關部應認真搜集各傳媒報道公司的稿件,進行歸類分析,摸索 和掌握各傳媒在報道時的態(tài)度和特點。 C. 當發(fā)現(xiàn)不利公司的報道時,各部門,項目發(fā)展部或子公司應及時向公司行 政公關部反映。行政公關部應依據(jù)問題的性質,與有關傳媒交涉妥善處理。 新聞發(fā)布應注意的問題 A. 在新聞發(fā)布工作中,必須堅持客觀和真實的原則,既為公司負責,又 向 社會公眾負責,不能弄虛作假,不能粉飾渲染,更不能欺騙公眾輿論。 B. 新聞發(fā)布要求快速及時,需要保密的新聞應嚴格注意保密。公司對外發(fā) 布的新聞,各部門、各子公司均應保持統(tǒng)一口徑,不得搶 先發(fā)布或任意 更改或增加內容。對于某些事進行連續(xù),多方面的發(fā)布時,尤其應注意 口徑的一致性。 C. 新聞發(fā)布應嚴格辦理報批手續(xù)。重要工程及投資項目未得到公司行政公 關部同意,不得自行接受傳媒的采訪活動。 D. 建立良好的新聞傳媒關系。行政公關部設專人負責與傳媒的溝通、聯(lián)絡。 行政公關部所存的傳媒聯(lián)系通訊錄, 應定期調整,以確保資料無誤。 有關公司形象突發(fā)事件的處理程序 突發(fā)事件處理原則及辦法 A. 各部門、項目發(fā)展部及各子公司要嚴格執(zhí)行集團公司和公司的各項管理制 度和工 作程序,立足本職,要把工作想全、想細、想深,防突發(fā)事件于未然。 B. 各部門、各項目發(fā)展部對自己職責范圍內的突發(fā)事件,要盡快在內部解決, 使矛盾及時化解于萌芽狀態(tài),嚴密防止不良影響向外擴散。對于本部門無 力解決或職權范圍以外的突發(fā)事件,要依程序迅速、準確地向主管領導和 公司分管突發(fā)事件處理的領導反映,各盡其責,不得互相推諉。 C. 各部門、項目發(fā)展部平時要認真分析,準確判斷并及時處理各種潛在的突 發(fā)事件,一有情況,及時依程序向上匯報。在事件發(fā)生后,要在第一時間 向公司行政公關部及主管 領導匯報有關事件的詳細經(jīng)過、處理方案、處理 進展情況和反饋的各種消息,切不可隱瞞事實,回避問題。 D. 對可能影響公司全局的重大突發(fā)事件,由公司領導牽頭,會同相關部門成 立突發(fā)事件處理小組,在公司法律顧問或法律秘書的參與下,負責制定應 對策略和措施,力求將可能造成的負面影響降至最低。突發(fā)事件處理小組 明確每位成員的職責,對內、對外溝通的方式和授權的范圍。 E. 公司行政公關部負責日常收集、分析、檢討公司形象的工作以及與社會傳 媒和社會公眾溝通的具體事宜。對具有傾向性的事件,應有敏銳的反應, 并及時提出策略性意見。在事件發(fā)生后,行政公關部應充當公司與傳媒、 公眾的唯一溝通渠道,主動、妥善的做好輿論的引導工作。 F. 突發(fā)事件處理小組要確定新聞發(fā)言人、發(fā)言范圍和發(fā)言重點,以避免眾口 不一,前后相悖。除確定發(fā)言人外,其他任何人不得隨意發(fā)表有關言論。 新聞發(fā)言人應準確地向社會及公眾傳達有關的消息,同時必須保持前后一 致,態(tài)度鮮明。 突發(fā)事件處理程序 突發(fā)事件 部門、地盤處理解決 重大突發(fā)事件 分管領導 業(yè)務領導 總 經(jīng) 理 事件處理小組 收集反饋信息 事件處理結束 結 束 反 饋 制作宣傳印刷品的管理 制作印刷品的申請、審批 A. 本規(guī)定中所指印刷品包括公司簡介、業(yè)績報告、宣傳單、工程介紹以及定 期出版的公司刊物。 B. 制作印刷品事宜由公司行政公關部統(tǒng)一管理。 C. 因業(yè)務需要制作印刷品時,必須向公司行政公關部提出申請,由行政公關 部經(jīng)理負責提出初步意見并報主管領導審批。申請報告需包括印刷品名 稱、用途、印刷數(shù)量、費用預算、開始日期、預計完成日期等。 成立印刷品制作專責小組 印刷品制作專責小組由公司公關部和具體單位共同組成,設組長,副組長和具體工作人員若干。組長需負責提出較詳細的工作計劃,明確各組員的職責分工,督促工作進展,確使印刷品按時保質的完成,專責小組成員名單需報行政公關部備案。 印刷品的設計及文字撰稿 A. 公司行政公關部具體負責印刷品的設計,圖片文字翻譯 [若需要 ]需確保 與公司有關規(guī)定或相關內容保持一致。 B. 一般情況下,由具體業(yè)務部門提供印刷品相關的準確內容,包括文字材 料、 數(shù)據(jù)資料及必需的說明,并送公司主管領導審定。 C. 印刷品的初稿完成后,由專責小組組長簽署,并送行政公關部經(jīng)理及公 司主管領導審定。 印刷公司的選擇 A. 印刷公司由公司行政公關部負責選擇。行政公關部應邀清兩間或兩間以 上的設計公司 /印刷公司進行設計樣板及提供詳細報價,并根據(jù)設計公司 / 印刷公司的設計及能力擇優(yōu)選舉。 B. 如設計及印刷屬兩間不同的公司,專責小組組長,副組長需在印刷前, 召集設計公司和印刷公司開會,明確要求,保證有良好的銜接。如在設計 圖中發(fā)現(xiàn)設計 公司未夠理想,從而影響工作進度,專責小組組長應立即向 行政公關部經(jīng)理匯報,商討應變的對策。 設計及文字稿的校對和審閱 A. 設計及文字稿的校對工作由專責小組負責。專責小組成員務必認真校對, 及時完成,確保印刷品設計及內容準確無誤,并簽字作實。 B. 專責小組組長為最終校對人,在稿件的分色及文字稿確保無誤后,簽字 并報行政公關部經(jīng)理及公司領導審批,經(jīng)批準后,方可印刷。 印刷過程的監(jiān)督控制 A. 為確保一些重要或精美印刷品的印刷質量 ,專責小組負責人應到印刷公 司檢查質量,及時發(fā)現(xiàn)問題,及時交涉并提出修正補救辦法。 B. 在印刷前需要與印刷公司議定成品的包裝要求,便于分發(fā)。精致印刷品 應有紙箱入封,收貨之后要抽樣檢查。 C. 在安排檢查時,專責小組負責人應仔細檢查印刷品,確認無誤之后,才 可安排正式分發(fā)。如發(fā)現(xiàn)有質量差的印刷品,可抽出來與印刷公司進行 交涉。 D. 因校對失誤而造成內容的差誤,應立即報行政公關部總經(jīng)理,如嚴重性 問題,應召開檢討會議并擬寫勘誤信件,與印刷品一同寄出。 9. 檔案管理 定義 檔案是指公司在承 包工程與勞務合作、地產(chǎn)發(fā)展、投資貿易以及其它經(jīng)營活動中形成的、具有查考利用價值并按有關制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、會議紀要、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄象等文件資料。 檔案管理原則 企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源,對企業(yè)的有效運作與決策,對維護企業(yè)的經(jīng)營利益,保護企業(yè)權益,具有法律憑證作用。因此, AA 公司 (北京)有限公司的企業(yè)檔案,按照集中管理的原則,由公司檔案室集中管理。 檔案管理體制 A. 公司設立檔案管理小組,受集團公司檔案管理委員會領導, 負責公司所有 文檔信息管理工作的統(tǒng)一策劃、組織和協(xié)調。公司檔案管理小組組長由公 司一名副總經(jīng)理兼任。成員為合約管理部、資金財務部、設計研究院、投 資策劃部、經(jīng)營銷售部、行政公關部、人力資源部等部門經(jīng)理或部門主要 負責人組成。 B. 行政公關部具體負責公司檔案管理工作,設立檔案室,明確專(兼)人員 負責檔案管理。 C
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