【文章內(nèi)容簡介】 管理，確保檔案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地為集團(tuán)經(jīng)營管理服務(wù)，為適應(yīng)公司發(fā)展要求，特修訂本辦法。本制度所稱的檔案是指公司成立以來，在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計(jì)檔案和資金類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法，檔案中心具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)管理模式：檔案中心是集團(tuán)系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取集團(tuán)總部直管模式，即集團(tuán)總部檔案室和下屬公司、地區(qū)公司檔案室人員的聘任、獎懲、職務(wù)晉升、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由集團(tuán)總部檔案中心直線管理。檔案室管理檔案范圍：主要有綜合類檔案和技術(shù)類檔案。綜合類檔案主要包括：行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案。技術(shù)類檔案主要包括：各工程項(xiàng)目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案，以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。重要檔案基本管理要求：預(yù)決算、招投標(biāo)、總工室、工程口和品牌宣傳等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。檔案中心主要職責(zé)：（1）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度，確定集團(tuán)系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系。（2）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（3）監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。（4）維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作。（5）推行集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。三、檔案的歸檔、立卷和移交（一）檔案歸檔范圍及歸檔時間綜合檔案和部分技術(shù)類檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔責(zé)任部門見附件一，工程建設(shè)檔案歸檔范圍參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T 503282001）及各地方規(guī)定。對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向本公司檔案室移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己、拒絕移交。必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，扣罰歸檔經(jīng)辦人或部門專兼職資料員100元/天，該部門負(fù)責(zé)人50元/天。連續(xù)延遲時間超過3天者，對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。（二）歸檔要求歸檔專業(yè)技術(shù)要求：（1）歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。（2）歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（3）文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（4）聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。相關(guān)工作要求：（1）如因工作需要不能及時歸檔，應(yīng)主動向檔案中心備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。（2）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等，一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理。（3）集團(tuán)下屬新成立的公司，取得公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日以內(nèi)，必須將上述內(nèi)容的掃描件回傳集團(tuán)檔案中心備案。（三）檔案立卷立卷原則：綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊。立卷時間：綜合檔案室立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作。各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。（四）檔案移交檔案對外移交要求：按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報董事局領(lǐng)導(dǎo)審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門需回收時，檔案中心須留存復(fù)印件備查。本公司內(nèi)部檔案移交流程見附件二。移交要求：（1）檔案室接收檔案時，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點(diǎn)，雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷，更需要仔細(xì)核對，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。（2）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和檔案中心負(fù)責(zé)人均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有檔案室簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。（五）電子檔案管理歸檔范圍及相關(guān)要求詳見恒地司檔字【2007】第008號文《恒大地產(chǎn)集團(tuán)電子文件歸檔及管理暫行辦法》。四、檔案的利用（一）檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權(quán)限呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。集團(tuán)本部借閱、各公司之間互調(diào)檔案，以及部門之間檔案資料借閱的具體工作流程見附件三。（二）檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的，扣罰借用人50元/天，扣罰相關(guān)部門負(fù)責(zé)人30元/天。借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還，一次性借閱時間超過20天以上，須上報董事局領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記。嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。涉及管理監(jiān)察部門根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案、資料借閱須上報董事局領(lǐng)導(dǎo)審批，各檔案室即可辦理，無須再請示本公司董事長或本單位（部門）負(fù)責(zé)人。新入職和未轉(zhuǎn)正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案。借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向檔案中心報備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理。密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)董事局領(lǐng)導(dǎo)同意方可借出。外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)集團(tuán)董事局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱。1實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。（三）檔案資料借閱審批權(quán)限（含原件和復(fù)印件），詳見附件四。集團(tuán)公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制。復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。（四）檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類，密級事項(xiàng)劃分表見附件五。密級檔案保管要求如下：未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱。屬于集團(tuán)公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密。須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（1）涉及公司商業(yè)機(jī)密；（2）涉及公司專利或技術(shù)秘密；（3）涉及公司員工個人隱私；（4）檔案形成部門規(guī)定限制使用。（五）檔案統(tǒng)計(jì)檔案中心應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。五、檔案保管和鑒定（一）檔案庫房設(shè)置及管理規(guī)定集團(tuán)本部、下屬公司和地區(qū)公司均應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案庫房，并保證庫房安全。檔案室由專人管理，無關(guān)人員一律不許進(jìn)入庫房。檔案管理員離開庫房要隨時關(guān)好門窗，確保檔案安全。檔案室（庫）應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng)。 庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi)。定期對庫房進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對庫房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。（二）檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定小組鑒定，未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由檔案中心負(fù)責(zé)人組織，檔案中心與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。不屬于歸檔范圍的文件資料鑒定與銷毀流程和已入庫檔案的鑒定銷毀流程見附件六。檔案鑒定要求（1）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定。（2）技術(shù)檔案鑒定時，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見。（3）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。檔案銷毀規(guī)定（1）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案中心負(fù)責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。（2）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字。（3）檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。（三）檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，本公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。六、獎罰（一）獎勵：集團(tuán)檔案中心每半年一次對各單位和部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或者進(jìn)步非常突出的單位、部門或個人，整理相關(guān)材料上報集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)，給予相應(yīng)表彰和獎勵。（二）罰則工作不負(fù)責(zé)任，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司及檔案中心工作要求，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，根據(jù)實(shí)地檢查情況，對于檔案管理具體工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。（1）檔案保管期限內(nèi)，檔案嚴(yán)重缺失，或因管理、使用不當(dāng)，造成檔案材料損壞、遺失等；（2）未根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一制度規(guī)定制定本公司管理細(xì)則，導(dǎo)致工作流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等；（3）未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)