【正文】 檔案中心未按要求將已完成歸檔的情況及時(shí)報(bào)計(jì)劃管理中心的，或者報(bào)送過程中發(fā)生遺失等情況嚴(yán)重影響計(jì)劃工作完成的，每次扣罰責(zé)任人50元。如經(jīng)辦人取得證照后要求辦理歸檔手續(xù)，無論任何時(shí)間，檔案中心均須積極主動(dòng)辦理。（2）如計(jì)劃考核節(jié)點(diǎn)日當(dāng)天很晚取得重要證照而無法歸檔的，必須第一時(shí)間電話通知檔案中心，并于次日上午8：30前到檔案中心辦理完歸檔手續(xù)，考核結(jié)果仍計(jì)為按時(shí)完成；超過8：30則計(jì)為次日取得，該項(xiàng)工作計(jì)劃完成超時(shí)。所有歸檔的證照必須為原件。為了確保集團(tuán)系統(tǒng)重要檔案、資料的安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，請各部門嚴(yán)格遵守密級檔案借閱管理規(guī)定，嚴(yán)格按照程序辦理相關(guān)工作！特此通知 恒大地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 二○○七年七月二十五日十、 關(guān)于完善開發(fā)報(bào)建等重要證照考核辦法的補(bǔ)充說明恒地司檔字［2007］第007號公司各中心、部（室），屬下各單位：為督促開發(fā)報(bào)建等重要證照取得后的及時(shí)歸檔，規(guī)避重要證照遺失的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)為各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，經(jīng)公司研究決定，對開發(fā)報(bào)建等證照的考核辦法進(jìn)行完善，請各相關(guān)部門認(rèn)真學(xué)習(xí)，遵照執(zhí)行。如集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)不能簽字的，經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽署意見后直接交給集團(tuán)檔案中心。收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級檔案文件，必須指定專人負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施借用集團(tuán)本部及廣東地區(qū)下屬公司密級檔案資料，可按本部檔案借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。根據(jù)恒地司辦字[2007]第009號文件《關(guān)于印發(fā)恒大地產(chǎn)集團(tuán)保密制度的通知》、恒地司檔字[2007]第001號文件《關(guān)于下發(fā)恒大地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理制度的通知》以及《檔案管理工作手冊》的規(guī)定，有關(guān)要求和借閱程序重申如下：借閱、復(fù)制、摘抄集團(tuán)公司檔案室的密級資料，必須按照檔案中心的借閱管理規(guī)定，嚴(yán)格履行審批、登記和簽收手續(xù)。二、除前述幾類部門印章外，集團(tuán)總部及地區(qū)公司所有其它職能部門印章（不含財(cái)務(wù)部門），集團(tuán)監(jiān)察室（各地區(qū)公司監(jiān)察分室）須于2009年2月13日下午17點(diǎn)30分前全部收回作廢。部門印章使用必須登記填表作為原始憑據(jù)，如經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)使用印章沒有履行登記審批手續(xù)或者不按要求登記的，每次扣罰各部門兼職印章管理員當(dāng)月獎(jiǎng)金200元，扣罰該部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月獎(jiǎng)金300元。使用印章須謹(jǐn)慎嚴(yán)格規(guī)范，因粗心大意導(dǎo)致印章錯(cuò)蓋，每次扣罰當(dāng)月獎(jiǎng)金200元。公司下發(fā)的最新文件是印章管理的工作準(zhǔn)繩，沒有及時(shí)、認(rèn)真和深入學(xué)習(xí)，不了解審批權(quán)限又沒有積極求證便胡亂用印，導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤，按公司失職問責(zé)處理。用印須嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)各類管理文件的規(guī)定，未執(zhí)行審批流程或者流程未執(zhí)行完畢便用印，按公司失職問責(zé)處理。附件一：印章使用審批權(quán)限參照表附件二：印章使用工作流程一、不具獨(dú)立法人資格、隸屬集團(tuán)本部管理的單位或部門用印流程經(jīng)辦人填寫《印章使用審批表》；經(jīng)辦人所在部門或單位負(fù)責(zé)人審核，上報(bào)具備審批權(quán)限的集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；印章管理員審閱核實(shí)用印內(nèi)容與公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見是否相符；在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。封存印章盡量保管半年以上再按規(guī)定辦理。五、印章的作廢和銷毀印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢和遺失作廢等。印痕騎壓年月。C、凡借用印章外出用印，均須嚴(yán)格按照《印章借用審批表》上所填事項(xiàng)規(guī)范用印。用章部門必須有兩人同時(shí)在場，用印時(shí)當(dāng)眾拆封。（3）涉及合同類用印，須仔細(xì)核對合同文本五大關(guān)鍵要素：A、甲乙雙方名稱是否與審批表內(nèi)填寫內(nèi)容完全一致；B、合同文本金額是否與審批表內(nèi)合同金額完全一致；C、該合同審批是否符合最新管理權(quán)限要求；D、合同審核流程是否完備，最終審批人是否都已經(jīng)簽署明確的“同意”意見；E、合同文本落款處必須由立項(xiàng)部門負(fù)責(zé)人或者公司董事長簽名，并核對簽訂日期是否填寫。（5）員工因個(gè)人事情要求蓋公章的，必須由所在部門負(fù)責(zé)人簽署意見，然后根據(jù)事情性質(zhì)送有關(guān)職能部門審核，并經(jīng)其主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可用印。（2）同一用印資料在不同時(shí)間里重復(fù)用印，或者同一批用印資料有部分內(nèi)容漏報(bào)審批，都必須再次履行用印審批手續(xù)，杜絕“一次審批，重復(fù)使用”的投機(jī)行為。（5）印章管理員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。（3）印章室應(yīng)嚴(yán)格管理，非本公司人員嚴(yán)禁進(jìn)入印章管理室。（3）部門自行保管的各類業(yè)務(wù)章也須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。（2）印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書是否履行相應(yīng)的審批手續(xù)，所有審批手續(xù)全部完成、審批內(nèi)容和用印內(nèi)容完全一致且相關(guān)責(zé)任人均已簽字確認(rèn)才能用印。交接時(shí)必須由主管領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)三人以上在場，共同清點(diǎn)、確認(rèn)交接手續(xù)，在蓋有印模的交接單上簽名，交接單須存檔處理。如遇制度規(guī)定外的特殊情況，必須書面或電話請示具有審批權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)，不允許出現(xiàn)公司規(guī)定權(quán)限以外的非正常用印。公章必須存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)妥善保管，使用完畢必須立即鎖入柜內(nèi)，防止被濫用或盜用，確保印章安全。下屬公司公章由檔案中心統(tǒng)一管理，領(lǐng)取該公司公章時(shí)，須由檔案中心派駐印章管理員與該公司行政部門負(fù)責(zé)人共同領(lǐng)取。集團(tuán)下屬新成立分公司印章的刻制、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)等，均須上報(bào)本公司董事長或總經(jīng)理審批。（2）部門印章：刻有部門名稱的印章，限于公司內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)溝通和協(xié)調(diào)，對外不具備法律效力。印章代表著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意志，無論是公文還是一般信件，只要加蓋公章，就產(chǎn)生了法律效用。本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。（1）檔案保管期限內(nèi)，檔案嚴(yán)重缺失，或因管理、使用不當(dāng)，造成檔案材料損壞、遺失等；（2）未根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一制度規(guī)定制定本公司管理細(xì)則，導(dǎo)致工作流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等；（3）未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員擅自外借檔案材料等；（4）未按照集團(tuán)統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時(shí)，且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等；（5）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致本公司整體管理水平偏低，各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等；（6）專兼職管理員態(tài)度不端正，工作責(zé)任心不強(qiáng)，未按要求管理本單位或本部門的檔案資料，經(jīng)檢查管理混亂等。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報(bào)告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。（2）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。檔案鑒定要求（1）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定。定期對庫房進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對庫房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。檔案室由專人管理，無關(guān)人員一律不許進(jìn)入庫房。檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（1）涉及公司商業(yè)機(jī)密；（2）涉及公司專利或技術(shù)秘密；（3）涉及公司員工個(gè)人隱私；（4）檔案形成部門規(guī)定限制使用。須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。（四）檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類，密級事項(xiàng)劃分表見附件五。1實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案。嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)。（五）電子檔案管理歸檔范圍及相關(guān)要求詳見恒地司檔字【2007】第008號文《恒大地產(chǎn)集團(tuán)電子文件歸檔及管理暫行辦法》。對重要、機(jī)密類的案卷，更需要仔細(xì)核對，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。（四）檔案移交檔案對外移交要求：按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時(shí)，須上報(bào)董事局領(lǐng)導(dǎo)審批。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊。相關(guān)工作要求：（1）如因工作需要不能及時(shí)歸檔，應(yīng)主動(dòng)向檔案中心備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。連續(xù)延遲時(shí)間超過3天者，對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。三、檔案的歸檔、立卷和移交（一）檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間綜合檔案和部分技術(shù)類檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔責(zé)任部門見附件一，工程建設(shè)檔案歸檔范圍參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T 503282001）及各地方規(guī)定。（2）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。綜合類檔案主要包括：行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案。檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。以上要求適用于各部門的日常例行檢查及公司領(lǐng)導(dǎo)安排的專項(xiàng)檢查，各單位及相關(guān)人員必須嚴(yán)格遵守。第五條 接收部門在動(dòng)用所接收禮金、禮品時(shí)，應(yīng)遵守集團(tuán)公司資金、資產(chǎn)相關(guān)管理規(guī)定，按照相應(yīng)審批權(quán)限履行審批手續(xù)方可動(dòng)用。（四）不易保存的食品、副食品、水果等，經(jīng)監(jiān)察部門詢價(jià)并登記備案后，價(jià)值500元以下的由禮品收受部門自行處理，價(jià)值超過500元的由上繳部門與監(jiān)察部門一同交集團(tuán)或各單位工會(huì)用作看望慰問員工。第二條 饋贈(zèng)確實(shí)未能拒絕的，收受單位或個(gè)人應(yīng)填寫《禮金禮品上繳清單》，通報(bào)監(jiān)察部門進(jìn)行備案、評估并確定最終處理方式。 保證采取內(nèi)部約束措施，禁止具體經(jīng)辦人或其他相關(guān)人員私自實(shí)施前述各項(xiàng)禁止性行為，并對其違規(guī)后果承擔(dān)連帶責(zé)任。堅(jiān)持投標(biāo)獨(dú)立性，保證不以任何手段了解或意圖了解其他投標(biāo)參與人情況及其報(bào)價(jià)信息?！　g迎舉報(bào)?。?！　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　恒大地產(chǎn)集團(tuán)管理監(jiān)察中心　　　　　　　　　　　　　　　　　　　綜合監(jiān)察部樣本二：舉報(bào)渠道告知函恒大地產(chǎn)集團(tuán)舉報(bào)渠道告知函為維護(hù)公平、公正的商業(yè)環(huán)境，保護(hù)雙方共同利益，敬請各單位在與恒大地產(chǎn)集團(tuán)各單位、部門業(yè)務(wù)交往工作中，將我方人員明示或暗示要求宴請、招待，或索取禮金、禮品、禮券、其他利益，或故意刁難、顯失公平現(xiàn)象，向我司監(jiān)察部門進(jìn)行舉報(bào)。五、各單位應(yīng)指定適當(dāng)部門負(fù)責(zé)維護(hù)“舉報(bào)渠道公告板”，并定期檢查招標(biāo)、工程、采購、廣告等環(huán)節(jié)反腐倡廉措施落實(shí)情況。二、為營造健康的商業(yè)合作環(huán)境，降低外部的不利影響，約束參加招投標(biāo)工作相關(guān)人員，各單位在招標(biāo)、議標(biāo)過程中：（一）應(yīng)要求參與我方招標(biāo)、議標(biāo)的單位，在《投標(biāo)文件》中按照我方樣本內(nèi)容與格式，提交簽字蓋章的《公平競爭承諾書》。 第二十三條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。第十九條 公司員工因各種原因未能拒收的各種財(cái)物必須及時(shí)向管理監(jiān)察中心說明并上交。第十五條 公司在與關(guān)聯(lián)企業(yè)進(jìn)行可能的交易時(shí)，應(yīng)遵循公平市場準(zhǔn)則，不得對轉(zhuǎn)移支付故意進(jìn)行不當(dāng)定價(jià)，使關(guān)聯(lián)企業(yè)獲得不當(dāng)利益。（五）違反國家法律法規(guī)，故意不記錄或不披露重要信息，意圖影響外部對公司真實(shí)財(cái)務(wù)狀況的了解和判斷。第十四條 公司員工在辦理公司事務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)自覺約束自身行為方式，遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，不論是否出于為公司謀取利益之目的，均嚴(yán)格禁止有下列違反法律、