【正文】 原則上檔案中心須安排專(zhuān)人親自至現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。B、如經(jīng)董事局領(lǐng)導(dǎo)同意，由其他部門(mén)人員自行攜印章外出用印的，印章管理員須封裝后交給帶章人。用章部門(mén)必須有兩人同時(shí)在場(chǎng)，用印時(shí)當(dāng)眾拆封。用印完畢，現(xiàn)場(chǎng)封裝，兩人均須在印章封裝口處簽名確認(rèn)。歸還時(shí)，印章管理員須檢查是否封裝、簽名，印章是否完好無(wú)損。若借用印章超出預(yù)計(jì)歸還的時(shí)間，則應(yīng)注明延遲的原因。C、凡借用印章外出用印，均須嚴(yán)格按照《印章借用審批表》上所填事項(xiàng)規(guī)范用印。如遇超出申請(qǐng)范圍以內(nèi)的事項(xiàng)，均須電話請(qǐng)示董事局領(lǐng)導(dǎo)，事后須及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)。否則，一律視作越權(quán)用印，一經(jīng)查實(shí)嚴(yán)肅處理。（三）用印規(guī)范印章一般蓋于公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)的中部，印泥要?jiǎng)?，落印要穩(wěn)，確保印跡端正清晰，不漏蓋、不多蓋。印痕騎壓年月。介紹信、證明信如有存根，要在落款和間縫處一并加蓋印章。由合同部審核過(guò)的合同、協(xié)議，須騎縫蓋合同審核章；招標(biāo)中心立項(xiàng)的合同須騎縫蓋招標(biāo)文本審核章，騎縫章蓋齊之后方能蓋甲方公章。用于存檔的合同、協(xié)議，還須連同審批表一起騎縫蓋章。五、印章的作廢和銷(xiāo)毀印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢和遺失作廢等。經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門(mén)提出作廢申請(qǐng)，將作廢印章交回檔案中心封存；如需銷(xiāo)毀的，填寫(xiě)印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表統(tǒng)一交至檔案中心，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能銷(xiāo)毀。公章、法人代表私章和財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的作廢都必須到公安部門(mén)報(bào)備。如因機(jī)構(gòu)變動(dòng)等原因停止使用的印章，應(yīng)將原印章交回檔案中心封存。封存印章盡量保管半年以上再按規(guī)定辦理。六、印章管理處罰規(guī)定（詳見(jiàn)附件三）七、附則本制度為2008年第一次修訂版，印章管理辦法以本制度為準(zhǔn)，解釋權(quán)歸集團(tuán)檔案中心。集團(tuán)下屬及各地區(qū)公司派駐檔案室，根據(jù)本制度制定本公司印章管理細(xì)則，經(jīng)集團(tuán)檔案中心審定后報(bào)本公司董事長(zhǎng)審批執(zhí)行。本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。附件一：印章使用審批權(quán)限參照表附件二：印章使用工作流程一、不具獨(dú)立法人資格、隸屬集團(tuán)本部管理的單位或部門(mén)用印流程經(jīng)辦人填寫(xiě)《印章使用審批表》；經(jīng)辦人所在部門(mén)或單位負(fù)責(zé)人審核，上報(bào)具備審批權(quán)限的集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；印章管理員審閱核實(shí)用印內(nèi)容與公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)是否相符；在逐級(jí)審核過(guò)程中被否決的，該文件予以退回。二、具有獨(dú)立法人資格的下屬公司和各地區(qū)公司用印流程經(jīng)辦人填寫(xiě)《印章使用審批表》交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；根據(jù)權(quán)限要求，上報(bào)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核；根據(jù)權(quán)限要求，上報(bào)公司董事長(zhǎng)審批，根據(jù)集團(tuán)制度要求報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，必須上報(bào)具有審批權(quán)限的集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；交本公司檔案室印章管理員核準(zhǔn)用印。印章管理員審閱核實(shí)用印內(nèi)容與公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)是否相符；在逐級(jí)審核過(guò)程中被否決的，該文件予以退回。附件三：印章管理處罰規(guī)定一、對(duì)于印章管理人員印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分，無(wú)論是在印章室內(nèi)使用還是攜印章外出工作，如果是因人為保管不當(dāng)、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致遺失印章，每次扣罰印章管理員或攜章外出的臨時(shí)印章保管員當(dāng)月獎(jiǎng)金200500元。用印須嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)各類(lèi)管理文件的規(guī)定，未執(zhí)行審批流程或者流程未執(zhí)行完畢便用印，按公司失職問(wèn)責(zé)處理。堅(jiān)持原則是印章管理工作的關(guān)鍵，任何因迫于壓力、原則性不強(qiáng)導(dǎo)致的錯(cuò)誤用印，按公司失職問(wèn)責(zé)處理。明知違規(guī)而用印。明知相關(guān)手續(xù)不齊全卻仍然違規(guī)用印，造成工作失誤，每次扣罰當(dāng)月獎(jiǎng)金1000元，情節(jié)嚴(yán)重的一律予以辭退。公司下發(fā)的最新文件是印章管理的工作準(zhǔn)繩，沒(méi)有及時(shí)、認(rèn)真和深入學(xué)習(xí)，不了解審批權(quán)限又沒(méi)有積極求證便胡亂用印，導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤，按公司失職問(wèn)責(zé)處理。不負(fù)責(zé)任而用印。印章管理員在核準(zhǔn)用印時(shí)，沒(méi)有仔細(xì)核對(duì)用印文書(shū)名稱(chēng)、涉及金額與審批表是否完全一致，盲目用印導(dǎo)致用印失誤，按公司失職問(wèn)責(zé)處理。印章管理工作的各類(lèi)原始審批記錄均須存檔保管，擅自涂改、篡改、損壞、撕毀印章工作各類(lèi)用表，每次扣罰當(dāng)月獎(jiǎng)金3001000元，情節(jié)嚴(yán)重的給予降職降薪處理。使用印章須謹(jǐn)慎嚴(yán)格規(guī)范，因粗心大意導(dǎo)致印章錯(cuò)蓋，每次扣罰當(dāng)月獎(jiǎng)金200元。二、對(duì)于公司其他員工凡本公司員工，均須嚴(yán)格遵守印章管理各項(xiàng)規(guī)定，如有違規(guī)，按公司規(guī)定進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)：利用職務(wù)或工作便利謀取私利而欺騙性用印，例如隱瞞真實(shí)用印意圖，故意漏登、錯(cuò)登用印事項(xiàng)等，性質(zhì)最為惡劣，按公司失職問(wèn)責(zé)處理并進(jìn)行行政處分。以文件公司下發(fā)的規(guī)章制度是公司管理的核心，全體員工都必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文件，領(lǐng)會(huì)文件要求。對(duì)于相關(guān)事項(xiàng)如果文件已有明確規(guī)定，但經(jīng)辦人遇到問(wèn)題不積極溝通協(xié)調(diào)、不向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示，卻因怕麻煩而試圖簡(jiǎn)化審批手續(xù)，以投機(jī)取巧、強(qiáng)詞奪理等方式強(qiáng)行要求印章管理員用印，一經(jīng)查實(shí)，扣罰當(dāng)事人當(dāng)月獎(jiǎng)金5001000元。部門(mén)印章使用必須登記填表作為原始憑據(jù)，如經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)使用印章沒(méi)有履行登記審批手續(xù)或者不按要求登記的，每次扣罰各部門(mén)兼職印章管理員當(dāng)月獎(jiǎng)金200元，扣罰該部門(mén)負(fù)責(zé)人當(dāng)月獎(jiǎng)金300元。八、 關(guān)于加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)職能部門(mén)印章管理的規(guī)定恒地司監(jiān)字[2009]第001號(hào)公司各中心、部（室），屬下各單位：為規(guī)范職能部門(mén)印章使用審批權(quán)限與流程，根據(jù)集團(tuán)組織架構(gòu)與管理需要，對(duì)集團(tuán)總部及各地區(qū)公司職能部門(mén)印章管理做出如下規(guī)定：一、集團(tuán)總部總裁辦公室、人力資源中心、招投標(biāo)中心及各地區(qū)公司行政人事部、招投標(biāo)部、工程部的部門(mén)印章，統(tǒng)一移交集團(tuán)監(jiān)察室（各地區(qū)公司監(jiān)察分室）負(fù)責(zé)保管。使用印章時(shí)，經(jīng)主持工作的部門(mén)負(fù)責(zé)人以上相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)有關(guān)權(quán)限審批后方可用印。上述印章的移交接收工作，由集團(tuán)監(jiān)察室（各地區(qū)公司監(jiān)察分室）負(fù)責(zé)在2009年2月13日中午12點(diǎn)前完成。二、除前述幾類(lèi)部門(mén)印章外，集團(tuán)總部及地區(qū)公司所有其它職能部門(mén)印章（不含財(cái)務(wù)部門(mén)），集團(tuán)監(jiān)察室（各地區(qū)公司監(jiān)察分室）須于2009年2月13日下午17點(diǎn)30分前全部收回作廢。確因工作需要重新刻制印章的，各部門(mén)必須根據(jù)2009年集團(tuán)公司組織架構(gòu)，重新辦理印章刻制申請(qǐng)手續(xù)。監(jiān)察室應(yīng)按照新的印章刻制式樣要求（印章上面標(biāo)明“對(duì)外無(wú)效”），在收到刻制批準(zhǔn)手續(xù)后3天內(nèi)刻印完畢。 特此規(guī)定九、 關(guān)于重申密級(jí)檔案資料借閱管理規(guī)定的通知恒地司檔字［2007］第005號(hào)公司各中心、部（室），屬下各單位：近期，根據(jù)集團(tuán)有關(guān)工作要求，頻繁需要外地分公司提供具有保密性質(zhì)的檔案資料。根據(jù)恒地司辦字[2007]第009號(hào)文件《關(guān)于印發(fā)恒大地產(chǎn)集團(tuán)保密制度的通知》、恒地司檔字[2007]第001號(hào)文件《關(guān)于下發(fā)恒大地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理制度的通知》以及《檔案管理工作手冊(cè)》的規(guī)定，有關(guān)要求和借閱程序重申如下：借閱、復(fù)制、摘抄集團(tuán)公司檔案室的密級(jí)資料，必須按照檔案中心的借閱管理規(guī)定，嚴(yán)格履行審批、登記和簽收手續(xù)。集團(tuán)公司絕密級(jí)的檔案一律不得復(fù)制。如確因工作需要，須上報(bào)集團(tuán)董事局主席審批。復(fù)印密級(jí)檔案文件，須經(jīng)公司級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員統(tǒng)一復(fù)印，注明用途，并加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”印章。收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級(jí)檔案文件，必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施借用集團(tuán)本部及廣東地區(qū)下屬公司密級(jí)檔案資料，可按本部檔案借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借用外地分公司檔案資料（含普通檔案和密級(jí)類(lèi)檔案），須由經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)理助理級(jí)以上人員填寫(xiě)《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，明確列出所需資料的名稱(chēng)。如要求提供的資料較多，須附上詳細(xì)資料清單。按照所提供資料的密級(jí)程度，經(jīng)相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，傳真至各外地公司檔案中心負(fù)責(zé)辦理。如集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)不能簽字的，經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后直接交給集團(tuán)檔案中心。集團(tuán)檔案中心負(fù)責(zé)人電話請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后負(fù)責(zé)跟蹤辦理。各外地檔案中心接到集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)后，須向本公司董事長(zhǎng)報(bào)備，積極、及時(shí)辦理相關(guān)檔案資料的傳真或郵寄工作，并確保所傳檔案資料的保密性和完整性。恒大檔案是集團(tuán)公司的無(wú)形資產(chǎn)和重要而特殊的信息資源，是保護(hù)公司權(quán)益的憑證，蘊(yùn)含著不可估價(jià)的商機(jī)。為了確保集團(tuán)系統(tǒng)重要檔案、資料的安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，請(qǐng)各部門(mén)嚴(yán)格遵守密級(jí)檔案借閱管理規(guī)定，嚴(yán)格按照程序辦理相關(guān)工作！特此通知 恒大地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 二○○七年七月二十五日十、 關(guān)于完善開(kāi)發(fā)報(bào)建等重要證照考核辦法的補(bǔ)充說(shuō)明恒地司檔字［2007］第007號(hào)公司各中心、部（室），屬下各單位：為督促開(kāi)發(fā)報(bào)建等重要證照取得后的及時(shí)歸檔，規(guī)避重要證照遺失的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)為各部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，經(jīng)公司研究決定，對(duì)開(kāi)發(fā)報(bào)建等證照的考核辦法進(jìn)行完善，請(qǐng)各相關(guān)部門(mén)認(rèn)真學(xué)習(xí)，遵照?qǐng)?zhí)行。一、考核對(duì)象：廣州開(kāi)發(fā)中心、廣州拓展部，外地公司開(kāi)發(fā)中心、企業(yè)發(fā)展部，檔案中心。二、考核調(diào)整內(nèi)容所有屬于集團(tuán)當(dāng)月重要節(jié)點(diǎn)計(jì)劃范圍的重要證照的考核標(biāo)準(zhǔn)，均以送檔案中心歸檔為準(zhǔn)。三、考核要求（一）開(kāi)發(fā)中心重要證照取得工作計(jì)劃的填寫(xiě)，均以“取得**證照并送檔案中心歸檔”上報(bào)。所有歸檔的證照必須為原件?？己擞?jì)劃完成時(shí)間以辦理歸檔手續(xù)時(shí)，檔案中心《歸檔登記表》（見(jiàn)附件一）上的實(shí)際簽收記錄為準(zhǔn)。原則上要求證照取得后24小時(shí)內(nèi)辦理歸檔，但以下三種情況可以特殊處理：（1）如當(dāng)天很晚取得重要證照而無(wú)法歸檔的，必須第一時(shí)間電話通知檔案中心，并于取得之時(shí)起24小時(shí)內(nèi)辦理完歸檔手續(xù)，超過(guò)24小時(shí)則計(jì)為次日取得，并按照集團(tuán)《檔案管理制度》進(jìn)行考核。集團(tuán)計(jì)劃考核以歸檔時(shí)間為準(zhǔn)。（2）如計(jì)劃考核節(jié)點(diǎn)日當(dāng)天很晚取得重要證照而無(wú)法歸檔的，必須第一時(shí)間電話通知檔案中心，并于次日上午8：30前到檔案中心辦理完歸檔手續(xù)，考核結(jié)果仍計(jì)為按時(shí)完成；超過(guò)8：30則計(jì)為次日取得，該項(xiàng)工作計(jì)劃完成超時(shí)。（3）節(jié)假日取得重要證照的，必須電話通知檔案中心，及時(shí)辦理歸檔手續(xù)。節(jié)假日后的第一個(gè)工作日上午8：30，檔案中心將歸檔記錄送與計(jì)劃管理中心核實(shí)。（二）檔案中心檔案中心必須提高服務(wù)意識(shí)，全力配合計(jì)劃管理中心做好開(kāi)發(fā)報(bào)建等重要證照取得的考核工作。如經(jīng)辦人取得證照后要求辦理歸檔手續(xù)，無(wú)論任何時(shí)間，檔案中心均須積極主動(dòng)辦理。檔案中心辦理完證照歸檔接收手續(xù)后，當(dāng)日內(nèi)必須以復(fù)印件、傳真或電子郵件的形式將歸檔簽收記錄或證照的復(fù)印件報(bào)送至集團(tuán)計(jì)劃管理中心，并確保順利送達(dá)。四、考核標(biāo)準(zhǔn)集團(tuán)計(jì)劃管理中心負(fù)責(zé)監(jiān)督，外地公司計(jì)劃考核部門(mén)協(xié)助此項(xiàng)工作開(kāi)展。相關(guān)人員如未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔，又無(wú)電話溝通，則按照集團(tuán)《檔案管理制度》處理。檔案中心未按要求將已完成歸檔的情況及時(shí)報(bào)計(jì)劃管理中心的，或者報(bào)送過(guò)程中發(fā)生遺失等情況嚴(yán)重影響計(jì)劃工作完成的，每次扣罰責(zé)任人50元。特此通知附件：《重要證照歸檔登記表》 恒大地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 二〇〇七年十月三十一日—33—