【正文】 的業(yè)務(wù)情況，須在每年的 5 月 1 日之前，將上一年度所涉整個公司的文件進行清理，把需要保存的檔案資料進行整理、登記，附上清單，經(jīng)部門負責人審批后移交公司檔案室集中管理。 ⑶ 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。各 級主管必須重 視并經(jīng)常過問、檢查此項工作。新文件列入原文件目 錄，并且注明所代替的原文件號。使用者確需查閱，經(jīng)過相關(guān)程序 審批，可在檔案室閱覽，摘錄所需內(nèi)容。 L. 下屬公司、外單位因工作關(guān)系，需查閱相關(guān)檔案資料時，須持有其單位介紹信，并經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導批準后，方可進入檔案室查閱。 檔案統(tǒng)計 A. 檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可 靠。包括原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計信息資料、統(tǒng)計分析資料等。 ⑹ 財務(wù)電腦軟件中的數(shù)據(jù)資料是財務(wù)檔案的一部分，應(yīng)永久保存，并建立備份制度。 B. 檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要組成部分，應(yīng)列入企業(yè)現(xiàn)代化管理 的整體規(guī)劃統(tǒng)籌考慮。 附件 1： 收文處理專用紙 AA 公司（北京）有限公司 收文處理專用紙 收文 字（ ）第 號 年 月 日 來文機關(guān)： 緩急程度 秘密等級 來文份數(shù) 標 題： 擬 辦： 領(lǐng)導閱辦： 處理結(jié)果： ┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉ ┉┉┉┉┉┉┉┉┉ 注：傳閱文件，閱辦后請退回行政公關(guān)部 附件 2： 發(fā)文紙 AA 公司（北京）有限公司 發(fā)文紙 簽發(fā)： 會簽： 核稿： 主送： 擬稿部門及擬稿人： 抄報： 秘密等級： 抄送： 緩急程度： 中海京 字（ ）第 號子 共印 份 標題： 附件： 附件 3：印章使用申請單 AA 公司（北京）有限公司 印章使用申請單 日期 使用部門 使用人 加蓋份數(shù) 使用章全稱 蓋章事由 審批人 部門 /分公司經(jīng)理 經(jīng)辦人 附件 4：辦公用品領(lǐng)用登記表 AA 公司（ 北京）有限公司 辦公用品領(lǐng)用登記表 日期 辦公用品名稱 數(shù)量 領(lǐng)用部門 領(lǐng)用人簽字 附件 5：電腦耗材領(lǐng)取登記表 AA 公司（北京）有限公司 電腦耗材領(lǐng)取登記表 日期 物品名稱 數(shù)量 部門 領(lǐng)取人簽名 附件 6：汽車行駛?cè)蝿?wù)單 AA 公司（北京）有限公司 汽 車 行 駛 任 務(wù) 單 用車單位： 日期： 年 月 日 司機姓名 車 號 乘座人數(shù) 起始地點 到達地點 出車事由 用車時間 部門經(jīng)理簽字 行政公關(guān)部 司 機 用 車 人 備注： 行車任務(wù)書由行政公關(guān)部、用 車人、司機認真填寫。司機有權(quán)拒絕用車人辦私事。 D. 檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計算機 管理。因工作需要由各部門單獨管理和保存的 ，需在行政公關(guān)部留存復印件， 并在檔案室登記說明情況。包括有關(guān)產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的法律文件等。 財務(wù)檔案管理 A. 財務(wù)檔案的組成 ⑴ 會計檔案。 檔案銷毀 A. 超過保管期限的檔案，由檔案室或部門及時提出處理意見，造冊列出目錄 清單，并填寫《檔案銷毀登記表》（附件 12），經(jīng)檔案銷毀鑒定領(lǐng)導小組 的負責人審查，公司領(lǐng)導批準后方可銷毀。 F. 檔案歸還時，由檔案管理人員當面核查后，在借閱簿上及時注銷。 D. 整個保管單位內(nèi)文件作廢， 由新文件代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并且注 明原保管單位編號，原保管單位標注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。 D. 部門檔案管理人員要保存所有入檔案室檔案的登記資料，包括編號、內(nèi)容、 項目名稱、檔案描述（包括收、發(fā)信件及銷毀日期）。七年及以下為短期、七年以上至十五年為中期，十五年以上為永久。 檔案秘級的劃分 檔案劃分為絕密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。 E. 立卷歸檔材料必須按規(guī)定格式逐件填寫《檔案卷內(nèi)目錄表》（附件 10）， 并進行頁碼編號，字跡要清晰，工整。 F. 公司內(nèi)部制作，需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料，由制作單位或發(fā)出部門， 按規(guī)定，每年整理后列出清單，按規(guī)定時限一并移交檔案室。 C. 各部門、項目發(fā)展部負責人為本部門檔案負責人，指定兼職檔案管理人員 并上報行政公關(guān)部備案。 D. 因校對失誤而造成內(nèi)容的差誤，應(yīng)立即報行政公關(guān)部總經(jīng)理，如嚴重性 問題，應(yīng)召開檢討會議并擬寫勘誤信件，與印刷品一同寄出。 設(shè)計及文字稿的校對和審閱 A. 設(shè)計及文字稿的校對工作由專責小組負責。組長需負責提出較詳細的工作計劃，明確各組員的職責分工，督促工作進展，確使印刷品按時保質(zhì)的完成，專責小組成員名單需報行政公關(guān)部備案。 F. 突發(fā)事件處理小組要確定新聞發(fā)言人、發(fā)言范圍和發(fā)言重點，以避免眾口 不一，前后相悖。對于本部門無 力解決或職權(quán)范圍以外的突發(fā)事件，要依程序迅速、準確地向主管領(lǐng)導和 公司分管突發(fā)事件處理的領(lǐng)導反映，各盡其責，不得互相推諉。對于某些事進行連續(xù)，多方面的發(fā)布時，尤其應(yīng)注意 口徑的一致性。 ⑷ 未經(jīng)安排，各部門，子公司及各地盤應(yīng)阻止任何記者擅自闖入公司辦 公樓及地盤進行采訪。 ⑵ 新聞?wù)写龝呐e辦，必須由提議主辦的部門、子公司主管知會行政公 關(guān)部經(jīng)理，由行政公關(guān)部呈公司領(lǐng)導審定通過后，才予執(zhí)行。 ⑵ 凡涉及公司的新聞消息，由公司行政公關(guān)部組織編寫新聞稿中文版 [有 需要時亦會翻譯成英文 ]。 B. 其他大型活動如參加展覽會、舉辦記者招待會等，必須由提議主辦的子公司 、 部門總經(jīng)理知會行政公關(guān)部經(jīng)理該活動詳情，由行政公關(guān)部報呈領(lǐng)導審定批 準后，才予以執(zhí)行。 B. 各部門或子公司如果要翻查舊簡報，可向行政公關(guān)部查詢。下班時辦公桌面文件、辦公用品要擺放整齊。凡需到領(lǐng)導辦公室，必須敲 門通報，待同意后，方可進入。 M. 司機要保證所配呼機電量充足，遇行政公關(guān)部傳呼，要及時回電。 J. 公司車輛實行定車定人責任制 ， 個別情況由行政公關(guān)部臨時調(diào)整。報銷出租車票據(jù)時，需經(jīng)本部門和行政公關(guān)部負責人嚴 格審查 ， 并填寫《乘 坐出租車登記表》（附表 7），由分管總經(jīng)理審批。 C. 公司車輛一律不準外借。 C. 公司電話除公司領(lǐng)導外，一般不開通國內(nèi)、國際長途業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門 員工撥打長途，需經(jīng)部門經(jīng)理同 意后，在行政公關(guān)部撥打長途電話并 在長途電話登記本上登記，通話時注意言簡意賅。 B. 行政公關(guān)部有權(quán)根據(jù)需要調(diào)撥公司各部門的電腦設(shè)備。 電腦硬件、軟件及各種消耗品的采購 A. 各部門、項目發(fā)展部或子公司需要添置電腦硬件、軟件設(shè)備時，均需先寫出購置申請，部門領(lǐng)導簽署意見交行政公 關(guān)部，由行政公關(guān)部報公司主管領(lǐng)導審批。行政公關(guān)部在發(fā)放辦公用品時要注意控制。 D、宴請 ⑴ 上級領(lǐng)導及其他公司領(lǐng)導來京，由公司領(lǐng)導宴請，原則上接風、送行各 宴請一次。 H. 根據(jù)會議要求，行政公關(guān)部指定人員做好 會議記錄。 D. 會議地點：小會議室 總經(jīng)理辦公會 A. 會議時間：每周一次，定于每星期六上午 9 時在公司會議室召開。 H. 公司臨時聘用的勤雜人員，在從事清掃、修理等服務(wù)工作時，須經(jīng)行政公關(guān)部同意方可進行，其余無關(guān)人員一律不得隨意出入辦公區(qū)域。 B. 公司內(nèi)部的文件、資料、管理規(guī)定、發(fā)展動態(tài)、重要商業(yè)活動日期、重要客人來訪、人事變動、工資福利等均屬于商業(yè)機密，未經(jīng)允許，一律不得向外界和公司其他員工透露。 C. 凡公司領(lǐng)導已簽署的文件、合約、標書等，如需用印，經(jīng)領(lǐng)導同意，可直 接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理。以“ AA 公司 （北京）有限 公司”名義或子公司名義發(fā)文，要分別采用相應(yīng)的公司信箋，并加蓋相應(yīng)印 章，不得混用。 J. 有關(guān)部門的進度表、圖紙等按規(guī)定時間送達行政公關(guān)部匯總、存檔。 B. 根據(jù)閱批范圍，由行政公關(guān)部及時送閱處理，并負責催閱、催傳。 E. 各部門對公司領(lǐng)導批示的公文要及時處理，并將處理結(jié)果注于公文閱辦單 上，處理完畢后退交行政公關(guān)部。簽發(fā)后的文件由行政公關(guān)部負責蓋章，并按印發(fā)范圍發(fā)文，文件底稿由行政公關(guān)部存檔。 各部門都必須嚴格執(zhí)行《 AA 公司 （北京）有限公司公文處理辦法》的規(guī) 定，對本部門保管、發(fā)出或簽收的公文要指定專人按公文要求分類管理， 妥為保存，年終歸檔，嚴防公文的散失。 E. 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴格用印制度，認真履行登記簽字手續(xù)， 不得擅自擴大使用范圍，印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 D. 公 司領(lǐng)導的辦公室、會議室以及文件柜、資料柜，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)或開啟。 B. 參加人員：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理（列席人員另行通知）