【正文】 直接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理用印事宜。 C. 凡公司領(lǐng)導(dǎo)已簽署的文件、合約、標(biāo)書等，如需用印，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，可直 接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理。公司印章的保管與使用是 極為嚴(yán)肅的，為此特做如下規(guī)定： A. 公司和各部門印章由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，并指派專人保管。行政公關(guān)部將定期對(duì)各部門保管 和處理的文件進(jìn)行檢查指導(dǎo)，維護(hù)公司公文的嚴(yán)肅性。 G. 擬發(fā)傳真時(shí)，先填寫 傳真登記表并按傳真對(duì)象要求選用公司傳真書寫紙，力 求字跡工整，言簡(jiǎn)意明。以“ AA 公司 （北京）有限 公司”名義或子公司名義發(fā)文，要分別采用相應(yīng)的公司信箋，并加蓋相應(yīng)印 章，不得混用。 成文時(shí)間：四號(hào) 仿宋 GB2312 右齊 以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn) 印章：除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章。 C. 發(fā)文應(yīng)遵照公文格式及字體規(guī)則： 文號(hào)：四號(hào) 仿宋 GB2312 左齊 標(biāo)題：三號(hào) 黑體 居中 正文：小三號(hào) 仿宋 GB2312 視正文內(nèi)容多 少，行間距定義為最小值或單（雙）倍行距，并通過(guò)調(diào)整字間 距，盡量避免“此頁(yè)無(wú)正文”或段落最后一個(gè)字另起一行，以保證頁(yè)面充實(shí)、 完整、美觀。 B. 部門已簽署的文件草稿應(yīng)先交行政公關(guān)部核稿，確定發(fā)文編號(hào)、范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由行政公關(guān)部呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。 J. 有關(guān)部門的進(jìn)度表、圖紙等按規(guī)定時(shí)間送達(dá)行政公關(guān)部匯總、存檔。 H. 凡上級(jí)機(jī)關(guān)和北京市政府發(fā)給有關(guān)部門的重要文件，應(yīng)將原件送交行政公 關(guān)部存檔，復(fù)印一份給部門辦理或留存。 F. 傳閱文件，請(qǐng)閱后簽名并注明閱文日期。公文不得帶出公司。 B. 根據(jù)閱批范圍，由行政公關(guān)部及時(shí)送閱處理，并負(fù)責(zé)催閱、催傳。 索 引 7. 1 公文管理 ?????????????????????????? 13 7. 2 印鑒管理 ?????????????????????????? 15 7. 3 保密制度 ?????????????????????????? 16 7. 4 例會(huì)制度 ?????????????????????????? 17 7. 5 接待制度 ?????????????????????????? 18 7. 6 辦公用品管理 ???????????????????????? 19 7. 7 電腦管理 ?????????????????????????? 20 7. 8 電話及傳真管理 ??????????????????????? 21 7. 9 車輛使用管理 ???????????????????????? 22 7. 10 寫字樓管理 ????????????????????????? 23 8. 公關(guān)管理 8. 1 加強(qiáng)信息交流工作 ???????????????? ?????? 24 8. 2 建立音像資料系統(tǒng) ?????????????????????? 25 8. 3 組織大型活動(dòng) ,宣傳公司形象?????????????????? 25 8. 4 公司對(duì)外捐款與贊助工作 ??????????????????? 25 8. 5 新聞發(fā)布的規(guī)定 ?????????????????????? 26 8. 6 有關(guān)公司形象突發(fā)事件的處理程序 ?????????????? 28 8. 7 制作宣傳印刷品的管理 ?????? ????????????? 31 9. 檔案管理 9. 1 定義????????????????????????????? 33 9. 2 檔案管理原則????????????????????????? 33 9. 3 檔案管理體制????????????????????????? 33 9. 4 檔案收集??????????????????????????? 33 9. 5 檔案處理??????????????????????????? 39 9. 6 檔案管理現(xiàn)代化???? ???????????????????? 43 9. 7 檔案處罰??????????????????????????? 44 10. 附件 附件 1.《收文處理專用紙》 ???????????????????? 45 附件 2.《發(fā)文紙》????????????????????????? 46 附件 3.《印章使用申請(qǐng)單》 ???????????????????? 47 附件 4.《辦公用品領(lǐng)用登記表》??????????????????? 48 附件 5.《電腦耗材領(lǐng)取登記表》??????????????????? 49 附件 6.《汽車行駛?cè)蝿?wù)單》 ???????????????????? 50 附件 7.《乘坐出租車登記表》???????????????????? 51 附件 8.《車輛維修申報(bào)單》 ???????????????????? 52 附件 9.《檔案移交登記表》 ???????????????????? 53 附件 10.《檔案卷內(nèi)目錄表》 ???????????????????? 54 附件 11.《檔案借閱申請(qǐng)表》 ???????????????????? 55 附件 12.《檔案銷毀登記表》 ???????????????????? 56 附件 13.《檔案摘錄復(fù)印申請(qǐng)表》 ?????????????????? 57 7. 行政管理 公文管理 收文 A. 收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、 立卷、歸檔、銷毀。 A. 收到上級(jí)機(jī)關(guān)、北京市政府各部門及有關(guān)單位的公文后，均應(yīng)由行政公 關(guān)部按照密級(jí)、掛號(hào)文件、重要程度、文件內(nèi)容、內(nèi)部資料等 進(jìn)行分類登 記編號(hào)，并填妥《收文處理專用紙》（附件 1），由行政 公關(guān)部呈公司領(lǐng)導(dǎo)批閱 或交相關(guān)部門處理。 C. 為提高傳閱速度和保證文件安全，文件送到后，公司領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)閱看，閱簽后及時(shí)退回行政公關(guān)部。 E. 各部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)批示的公文要及時(shí)處理，并將處理結(jié)果注于公文閱辦單 上，處理完畢后退交行政公關(guān)部。 G. 公司領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)帶回的有關(guān)公文及會(huì)議文件一律交行政公關(guān)部登 記、處理、存檔。 I. 有關(guān)部門、地盤工作簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、報(bào)告由行政公關(guān)部統(tǒng)一登記后，按派送 范圍及時(shí)送達(dá)。 發(fā)文 A. 凡以 AA 公司 （北京）有限公司名義制作的公文，文件的起草由相關(guān)部門 具體承辦，填妥《發(fā)文紙》（附件 2），部門領(lǐng)導(dǎo)核簽（如與其他部門業(yè) 務(wù)有關(guān)的文件， 應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門會(huì)簽）。簽發(fā)后的文件由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)蓋章，并按印發(fā)范圍發(fā)文，文件底稿由行政公關(guān)部存檔。 附件：正文之后，成文時(shí)間之前，注明順序和名稱。 抄報(bào)、抄送： 四號(hào) 仿宋 GB2312 與正文齊 D. 公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，左側(cè)裝訂。 E. AA 公司 （北京）有限公司名義發(fā)文，其發(fā)文號(hào)為： AA 公司 地產(chǎn)京（部門）字（年 份）第（序號(hào)），具體文號(hào)如下： 行政公關(guān)部： AA 地產(chǎn)京行政字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 人力資源部： AA 公司 地產(chǎn)京人力字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 資金財(cái)務(wù)部： AA 公司 地產(chǎn)京財(cái)務(wù)字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 投資策劃部： AA 公司 地產(chǎn)京投資字（年 份）第（ⅩⅩ）號(hào) 合約管理部： AA 公司 地產(chǎn)京合約字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 設(shè)計(jì)研究部： AA 公司 地產(chǎn)京設(shè)計(jì)字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 經(jīng)營(yíng)銷售部： AA 公司 地產(chǎn)京銷售字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) AA 公司 BB 發(fā)展部： AA 公司 地產(chǎn)京紫金字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) AA 公司 CC 發(fā)展部： AA 公司 地產(chǎn)京馥園字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) AA 公司 DD 發(fā)展部： AA 公司 地產(chǎn)京凱旋字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) F. 嚴(yán)肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。 各部門都必須嚴(yán)格執(zhí)行《 AA 公司 （北京）有限公司公文處理辦法》的規(guī) 定，對(duì)本部門保管、發(fā)出或簽收的公文要指定專人按公文要求分類管理， 妥為保存，年終歸檔，嚴(yán)防公文的散失。 印鑒管理 印章是公司憑信的標(biāo)志，具有法定性和效用性。 B. 各部門需用公司印章的文件必須是部門領(lǐng)導(dǎo)審定的正式文本，并填寫《印 章使用申請(qǐng)表》（附件 3），注明時(shí)間、用途、份數(shù)等由行政公關(guān)部呈主 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用印。 D. 非簽約等特殊情況，不得攜帶印章外出，必要時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)辦 人遞交借用申請(qǐng)，或由行政公關(guān)部安排專人 執(zhí)章陪同前往，用后及時(shí)歸還。 E. 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴(yán)格用印制度，認(rèn)真履行登記簽字手續(xù)， 不得擅自擴(kuò)大使用范圍，印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 ⑵ 如因業(yè)務(wù)需要繼續(xù)使用舊印章時(shí)，須經(jīng)印章管理部門同意，暫緩銷毀， 但使用時(shí)仍按印章批準(zhǔn)權(quán)限辦理。 保密制度 A. 做好安全保密工作是公司每位員工義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的保密工作負(fù)直接責(zé)任。 C. 嚴(yán)禁在辦公桌上存放密級(jí)以上的文件、資料，不得在與外來(lái)人員交談或交往中泄露公司商業(yè)機(jī)密。 D. 公 司領(lǐng)導(dǎo)的辦公室、會(huì)議室以及文件柜、資料柜，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)或開啟。員工在與外單位人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交往中出具公司有關(guān)資料和信息，須經(jīng)部門經(jīng)理同意。 G. 凡因違反公司有關(guān)規(guī)定擅自泄露公司機(jī)密，造成損失的，后果一律自負(fù)，情節(jié)嚴(yán)重的，公司將追究其法律責(zé)任。 I. 公司保密工作由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)，各部門涉及到有關(guān)保密工作的事情，請(qǐng)及時(shí)知會(huì)行政公關(guān)部。 B. 參加人員：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理（列席人員另行通知） 主 持：胡 平 記 錄：歐陽(yáng)國(guó)欣 C. 會(huì)議內(nèi)容： ⑴ 公司經(jīng)營(yíng)情況（包括地產(chǎn)和工程承包的運(yùn)作情況）。 ⑶ 公司的財(cái)務(wù)狀況（資 金回籠及投入情況）。 ⑸ 公司購(gòu)置除自用房、轎車、大屏幕電視機(jī)等以外固定資產(chǎn)的決定。 B 參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、助理總經(jīng)理及各部門負(fù)責(zé)人 主 持 人：胡平 記 錄：行政公關(guān)部 C. 會(huì)議議題：詳細(xì)內(nèi)容另行通知 D. 會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室 地盤例會(huì) A. 會(huì)議時(shí)間：每月召開兩次，于月中、月末進(jìn)行 B. 參加人員：項(xiàng)目發(fā)展部、資金財(cái)務(wù)部、合約管理部、設(shè)計(jì)研究部 主 持 人： HP 記 錄：項(xiàng)目發(fā)展部 C. 會(huì)議議題：提前三天通知 D. 會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室 會(huì)議紀(jì)律 A. 行政公關(guān)部根據(jù)會(huì)議要求，負(fù)責(zé)會(huì)議通知。 C. 與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作，按會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出 席會(huì)議。 E. 會(huì)議進(jìn)行中，與會(huì)人員如需要處理緊急事項(xiàng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。 G. 參加重要會(huì)議人員，要嚴(yán)守秘密，會(huì)外不得談?wù)摃?huì)議內(nèi)容。 接待制度 A. 接待工作是公司公關(guān)工作的重要組成部分。 B. 公司的日常接待、宴請(qǐng)、饋贈(zèng)工作由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)。 ⑵ 國(guó)內(nèi)及有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)來(lái)京洽談工作、考察業(yè)務(wù)、由 公司領(lǐng)導(dǎo)接送，行政 公關(guān)部負(fù)責(zé)接待事務(wù)。 ⑷ 系統(tǒng)及有關(guān)單位一般人員來(lái)京公務(wù)，均由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)接待。 ⑵ 國(guó)內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導(dǎo)和一般人員來(lái)京，原則上不宴請(qǐng)，只在公司用 餐，公司對(duì)口部門領(lǐng)導(dǎo)陪同。 ⑵ 饋贈(zèng)禮品應(yīng)由行政公關(guān)部采購(gòu)、登記。凡部門、項(xiàng)目發(fā) 展部需購(gòu)買不在配發(fā)范圍之內(nèi)的辦公用品或?qū)I(yè)用書，應(yīng)事先提出購(gòu)買計(jì)