工作分析與職務說明書之建立[001](編輯修改稿)
2025-07-24 00:14 本頁面
【文章內容簡介】 為主，面談法為輔的方式進行。其理由除了前述文獻所提及之優(yōu)點外，尚有以下之理由： 問卷法 ，職位計有二百多個，在成本及時間考量下，為使資料收集較為容易，及避免占用太多員工工作時間，因此，采用問卷法。 、?？埔陨?，在工作分析問卷填答上只要稍加說明，并不會有太大之問題。 ，易于收集所需之資料且容易整理比較。 ，須交由主管覆審，多一道審核程序，確保資料之正確性。 面談法 ，將采行與主管再次面談確認。 ，并與主管討論員工之晉升發(fā)展路徑。 (4)工作分析問卷之設計 為讓全體員工了解及配合此次工作分析之進行，在問卷設計上考量了以下幾項因素： 撰寫“工作分析說明”(見附錄一)，內容說明了此次活動之目的、對公司及全體員工之重要性、須配合之事項及進行流程等，降低員工之疑慮及不安。 配合職務說明書所需數(shù)據(jù)設計，以較簡單明了之方式呈現(xiàn)，免除煩瑣之填寫項目，增加員工參與的意愿。 基于時間及成本之考量，工作分析問卷與職務明書之格式一致，由員工填寫后交由主管審核，經(jīng)確定填寫正確后再打字存盤交回人力資源部。 在填答上，另外設計了“工作分析問卷填寫說明”(見附錄二)及“工作分析問卷范例”(見附錄三)，幫助員工進行問卷之填答。 (5)進行工作分析 在工作分析問卷進行發(fā)放前，由人力資源主管于主管會議中提出整體規(guī)劃之流程與配合事項，在獲得高階主管及各單位之主管認同與支持后，由各單位主管代為發(fā)布及協(xié)助員工進行配合事項，以便于進行下一階段之分析工作。 在問卷發(fā)放上采漸進方式進行工作分析問卷的填答。由于公司部門單位及職位數(shù)很多，加上各單位間工作內容不同，為使工作分析之結果符合公司現(xiàn)狀與未來需要，故以單位為基準，采取漸進方式進行。 在進行工作分析填寫之前先向填寫者說明此次活動之目的，并說明填寫項目之意義與原則，并帶領填寫者以范例之內容流覽一次問卷之全部內容。 問卷填寫時間以二星期為限，填答者須在此二星期內填答完畢并交由主管審核，確定無誤后再統(tǒng)一收集交回人力資源部。 (6)資料整合與分析 各單位交回之工作分析之問卷回收后，由工作分析人員進行相關資料與問卷的整理，并檢查各項之填寫是否完整，若有不清楚之處，再發(fā)回重新填寫。 (7)撰寫職務說明書 由上一步驟之資料整合分析后，撰寫成職務說明書初稿。 (8)檢討與修正 職務說明書初稿完成后，由分析人員分別與各部門主管進行面談，以確定整理之內容維持原意，并對于疑慮之處加以厘清及做進一步之確認，最后進行職務說明書之修正。 工作分析之執(zhí)行與成果 正式進行工作分析前，考量了各部門之工作內容及可行時間，先行擬定了進行時間表，基本上每個部門皆以二星期為限，若不可行，則可彈性調整。 (1)問卷發(fā)放 進行各部門之工作分析問卷發(fā)放時，先集合各部門之各級主管進行半小時之說明，說明內容有工作分析目的、工作分析問卷填答、及問題解答，并清楚告知此次活動之進行不會影響到員工現(xiàn)有權益，確定各主管皆明了如何進行后，由主管輔導下屬進行工作分析問卷之填答。 (2)填答期間 雖然在工作分析問卷填答前有過詳細的說明，也進行了問題解決，但是仍是有許多問題產(chǎn)生，因此，在此期間必須注意各部室之填寫狀況，并予以協(xié)助。 (3)問卷回收及整理 對于回收之資料，首先必須檢查是否填寫完整，并仔細查看是否有不清楚、重疊或沖突之處，若有，便由工作分析與人力資源主管進行討論，判斷是否對此任職者或其主管進行面談，以確認資料收集之正確性。 由于此次工作分析之問卷已設計成半結構式之形式，且與職務說明書格式相同，加上事先已請?zhí)顚懻邔热蒉D換成計算機檔案，因此，工作分析員只需以原檔案進行修改即可，不需再花費許多時間將問卷內容轉換成計算機文書文件，且只要資料確認無誤，即可完成職務說明書之撰寫。 (4)工作分析成果 依據(jù)此次工作分析之目的進行所獲得的成果即為職務說明書，此職務說明書內容對公司改善方案之助益如下所述: 工作內容、職務上 在職務說明書上所列一至九項之工作職掌、權責上可提供公司厘清各工作內容是否有無重復、疏漏的地方以及各職位的工作負荷是否平均，并進行重新分配；在人員配置上，亦可根據(jù)工作內容進行現(xiàn)況修正及未來規(guī)劃；在考績上，由于職務說明書詳細記載了各職位之工作內容，公司可依此對績效項目進行評估，并設計出較客觀且具效度的評核項目及水準來；薪資上，公司可依工作內容進行進一步之評價，重新評估各職位相對公司的重要性，并調整薪資水準，以達到薪資公平。 職位資格條件 各職位所列之任用資格條件，可幫助公司在招募人員時參考依據(jù)，并搭以遴選過程之改善，找尋適合的人才；在員工晉升方面，提供明確之資格要求，以防僅使用服務年資及筆試晉升方式的缺失；在訓練與發(fā)－－展上可鼓勵員工依自己興趣，及生涯計劃，針對特定職位所需之資格條件進修，一方面提升本職位之績效，另一方面亦有激勵的效果。 五、執(zhí)行過程之心得 工作分析，在以往課堂上之實務演練只需訪問某一特定工作，根據(jù)受訪者答案予以分析，并完成一份職務說明書，然而此次工作分析的對象卻不再只是一位，而是全公司所有的職務。因此，個人從規(guī)劃到執(zhí)行莫不戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，并不斷與公司討論，希望能順利且圓滿的完成此次的工作分析。 整個工作分析活動進行前最重要的就是確認工作分析的目的為何？期望分析后可得到什么樣的結果？再來就是考量如何與公司主管及員工溝通，獲得他們的支持。因此，做好整體規(guī)劃是非常重要的，另外，在執(zhí)行上更是須要不斷地與員工溝通方能成功地完成工作分析方案。由于公司組織圖并不提供所有工作內容，亦無法顯示出組織中實際的溝通型態(tài)，因此要了解公司所有工作每日的實際活動及其職責是需要透過工作分析的。而在整個過程中最重要的是溝通，不只是和高階主管之報告討論，和各單位主管亦須進行溝通說明，尤其是進行工作分析問卷填寫說明時，要把握幾項原則，如：，找出最了解工作內容的員工，以及最能客觀描述職責的員工；，并留下空白以供填寫；，則要求對方將各種工作責任列出，并依重要性程度排定順序。最后，在面談結東之后，告知填寫者將資料交予直屬上司閱覽一遍，以便做適度的修改及補充。事后，必須隨時待命，因為在說明后仍是有許多員工不知道如何填寫，而必須給予協(xié)助。
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