某公司工作分析與職務(wù)說明書案例分析(編輯修改稿)
2025-05-22 13:05 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 方式進行。其理由除了前述文獻所提及之優(yōu)點外，尚有以下之理由： 問卷法 ，職位計有二百多個，在成本及時間考量下，為使資料收集較為容易，及避免占用太多員工工作時間，因此，采用問卷法。 、專科以上，在工作分析問卷填答上只要稍加說明，并不會有太大之問題。 ，易于收集所需之資料且容易整理比較。 ，須交由主管覆審，多一道審核程序，確保資料之正確性。 面談法 ，將采行與主管再次面談確認。 ，并與主管討論員工之晉升發(fā)展路徑。 (4)工作分析問卷之設(shè)計 為讓全體員工了解及配合此次工作分析之進行，在問卷設(shè)計上考量了以下幾項因素： 撰寫“工作分析說明”(見附錄一)，內(nèi)容說明了此次活動之目的、對公司及全體員工之重要性、須配合之事項及進行流程等，降低員工之疑慮及不安。 配合職務(wù)說明書所需數(shù)據(jù)設(shè)計，以較簡單明了之方式呈現(xiàn)，免除煩瑣之填寫項目，增加員工參與的意愿。 基于時間及成本之考量，工作分析問卷與職務(wù)明書之格式一致，由員工填寫后交由主管審核，經(jīng)確定填寫正確后再打字存盤交回人力資源部。 在填答上，另外設(shè)計了“工作分析問卷填寫說明”(見附錄二)及“工作分析問卷范例”(見附錄三)，幫助員工進行問卷之填答。 (5)進行工作分析 在工作分析問卷進行發(fā)放前，由人力資源主管于主管會議中提出整體規(guī)劃之流程與配合事項，在獲得高階主管及各單位之主管認同與支持后，由各單位主管代為發(fā)布及協(xié)助員工進行配合事項，以便于進行下一階段之分析工作。 在問卷發(fā)放上采漸進方式進行工作分析問卷的填答。由于公司部門單位及職位數(shù)很多，加上各單位間工作內(nèi)容不同，為使工作分析之結(jié)果符合公司現(xiàn)狀與未來需要，故以單位為基準，采取漸進方式進行。 在進行工作分析填寫之前先向填寫者說明此次活動之目的，并說明填寫項目之意義與原則，并帶領(lǐng)填寫者以范例之內(nèi)容流覽一次問卷之全部內(nèi)容。 問卷填寫時間以二星期為限，填答者須在此二星期內(nèi)填答完畢并交由主管審核，確定無誤后再統(tǒng)一收集交回人力資源部。 (6)資料整合與分析 各單位交回之工作分析之問卷回收后，由工作分析人員進行相關(guān)資料與問卷的整理，并檢查各項之填寫是否完整，若有不清楚之處，再發(fā)回重新填寫。 (7)撰寫職務(wù)說明書 由上一步驟之資料整合分析后，撰寫成職務(wù)說明書初稿。 (8)檢討與修正 職務(wù)說明書初稿完成后，由分析人員分別與各部門主管進行面談，以確定整理之內(nèi)容維持原意，并對于疑慮之處加以厘清及做進一步之確認，最后進行職務(wù)說明書之修正。 工作分析之執(zhí)行與成果 正式進行工作分析前，考量了各部門之工作內(nèi)容及可行時間，先行擬定了進行時間表，基本上每個部門皆以二星期為限，若不可行，則可彈性調(diào)整。 (1)問卷發(fā)放 進行各部門之工作分析問卷發(fā)放時，先集合各部門之各級主管進行半小時之說明，說明內(nèi)容有工作分析目的、工作分析問卷填答、及問題解答，并清楚告知此次活動之進行不會影響到員工現(xiàn)有權(quán)益，確定各主管皆明了如何進行后，由主管輔導(dǎo)下屬進行工作分析問卷之填答。 (2)填答期間 雖然在工作分析問卷填答前有過詳細的說明，也進行了問題解決，但是仍是有許多問題產(chǎn)生，因此，在此期間必須注意各部室之填寫狀況，并予以協(xié)助。 (3)問卷回收及整理 對于回收之資料，首先必須檢查是否填寫完整，并仔細查看是否有不清楚、重疊或沖突之處，若有，便由工作分析與人力資源主管進行討論，判斷是否對此任職者或其主管進行面談，以確認資料收集之正確性。 由于此次工作分析之問卷已設(shè)計成半結(jié)構(gòu)式之形式，且與職務(wù)說明書格式相同，加上事先已請?zhí)顚懻邔?nèi)容轉(zhuǎn)換成計算機檔案，因此，工作分析員只需以原檔案進行修改即可，不需再花費許多時間將問卷內(nèi)容轉(zhuǎn)換成計算機文書文件，且只要資料確認無誤，即可完成職務(wù)說明書之撰寫。 (4)工作分析成果 依據(jù)此次工作分析之目的進行所獲得的成果即為職務(wù)說明書，此職務(wù)說明書內(nèi)容對公司改善方案之助益如下所述: 工作內(nèi)容、職務(wù)上 在職務(wù)說明書上所列一至九項之工作職掌、權(quán)責(zé)上可提供公司厘清各工作內(nèi)容是否有無重復(fù)、疏漏的地方以及各職位的工作負荷是否平均，并進行重新分配；在人員配置上，亦可根據(jù)工作內(nèi)容進行現(xiàn)況修正及未來規(guī)劃；在考績上，由于職務(wù)說明書詳細記載了各職位之工作內(nèi)容，公司可依此對績效項目進行評估，并設(shè)計出較客觀且具效度的評核項目及水準來；薪資上，公司可依工作內(nèi)容進行進一步之評價，重新評估各職位相對公司的重要性，并調(diào)整薪資水準，以達到薪資公平。 職位資格條件 各職位所列之任用資格條件，可幫助公司在招募人員時參考依據(jù)，并搭以遴選過程之改善，找尋適合的人才；在員工晉升方面，提供明確之資格要求，以防僅使用服務(wù)年資及筆試晉升方式的缺失；在訓(xùn)練與發(fā)－－展上可鼓勵員工依自己興趣，及生涯計劃，針對特定職位所需之資格條件進修，一方面提升本職位之績效，另一方面亦有激勵的效果。 五、執(zhí)行過程之心得 工作分析，在以往課堂上之實務(wù)演練只需訪問某一特定工作，根據(jù)受訪者答案予以分析，并完成一份職務(wù)說明書，然而此次工作分析的對象卻不再只是一位，而是全公司所有的職務(wù)。因此，個人從規(guī)劃到執(zhí)行莫不戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，并不斷與公司討論，希望能順利且圓滿的完成此次的工作分析。 整個工作分析活動進行前最重要的就是確認工作分析的目的為何？期望分析后可得到什么樣的結(jié)果？再來就是考量如何與公司主管及員工溝通，獲得他們的支持。因此，做好整體規(guī)劃是非常重要的，另外，在執(zhí)行上更是須要不斷地與員工溝通方能成功地完成工作分析方案。由于公司組織圖并不提供所有工作內(nèi)容，亦無法顯示出組織中實際的溝通型態(tài)，因此要了解公司所有工作每日的實際活動及其職責(zé)是需要透過工作分析的。而在整個過程中最重要的是溝通，不只是和高階主管之報告討論，和各單位主管亦須進行溝通說明，尤其是進行工作分析問卷填寫說明時，要把握幾項原則，如：，找出最了解工作內(nèi)容的員工，以及最能客觀描述職責(zé)的員工；，并留下空白以供填寫；，則要求對方將各種工作責(zé)任列出，并依重要性程度排定順序。最后，在面談結(jié)東之后，告知填寫者將資料交予直屬上司閱覽一遍，以便做適度的修改及補充。事后，必須隨時待命，因為在說明后仍是有許多員工不知道如何填寫，而必須給予協(xié)助。16
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