某公司工作分析與職務(wù)說明書案例分析(編輯修改稿)
2025-05-22 13:05 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 方式進(jìn)行。其理由除了前述文獻(xiàn)所提及之優(yōu)點(diǎn)外，尚有以下之理由： 問卷法 ，職位計(jì)有二百多個(gè)，在成本及時(shí)間考量下，為使資料收集較為容易，及避免占用太多員工工作時(shí)間，因此，采用問卷法。 、?？埔陨希诠ぷ鞣治鰡柧硖畲鹕现灰约诱f明，并不會(huì)有太大之問題。 ，易于收集所需之資料且容易整理比較。 ，須交由主管覆審，多一道審核程序，確保資料之正確性。 面談法 ，將采行與主管再次面談確認(rèn)。 ，并與主管討論員工之晉升發(fā)展路徑。 (4)工作分析問卷之設(shè)計(jì) 為讓全體員工了解及配合此次工作分析之進(jìn)行，在問卷設(shè)計(jì)上考量了以下幾項(xiàng)因素： 撰寫“工作分析說明”(見附錄一)，內(nèi)容說明了此次活動(dòng)之目的、對(duì)公司及全體員工之重要性、須配合之事項(xiàng)及進(jìn)行流程等，降低員工之疑慮及不安。 配合職務(wù)說明書所需數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，以較簡(jiǎn)單明了之方式呈現(xiàn)，免除煩瑣之填寫項(xiàng)目，增加員工參與的意愿。 基于時(shí)間及成本之考量，工作分析問卷與職務(wù)明書之格式一致，由員工填寫后交由主管審核，經(jīng)確定填寫正確后再打字存盤交回人力資源部。 在填答上，另外設(shè)計(jì)了“工作分析問卷填寫說明”(見附錄二)及“工作分析問卷范例”(見附錄三)，幫助員工進(jìn)行問卷之填答。 (5)進(jìn)行工作分析 在工作分析問卷進(jìn)行發(fā)放前，由人力資源主管于主管會(huì)議中提出整體規(guī)劃之流程與配合事項(xiàng)，在獲得高階主管及各單位之主管認(rèn)同與支持后，由各單位主管代為發(fā)布及協(xié)助員工進(jìn)行配合事項(xiàng)，以便于進(jìn)行下一階段之分析工作。 在問卷發(fā)放上采漸進(jìn)方式進(jìn)行工作分析問卷的填答。由于公司部門單位及職位數(shù)很多，加上各單位間工作內(nèi)容不同，為使工作分析之結(jié)果符合公司現(xiàn)狀與未來需要，故以單位為基準(zhǔn)，采取漸進(jìn)方式進(jìn)行。 在進(jìn)行工作分析填寫之前先向填寫者說明此次活動(dòng)之目的，并說明填寫項(xiàng)目之意義與原則，并帶領(lǐng)填寫者以范例之內(nèi)容流覽一次問卷之全部?jī)?nèi)容。 問卷填寫時(shí)間以二星期為限，填答者須在此二星期內(nèi)填答完畢并交由主管審核，確定無誤后再統(tǒng)一收集交回人力資源部。 (6)資料整合與分析 各單位交回之工作分析之問卷回收后，由工作分析人員進(jìn)行相關(guān)資料與問卷的整理，并檢查各項(xiàng)之填寫是否完整，若有不清楚之處，再發(fā)回重新填寫。 (7)撰寫職務(wù)說明書 由上一步驟之資料整合分析后，撰寫成職務(wù)說明書初稿。 (8)檢討與修正 職務(wù)說明書初稿完成后，由分析人員分別與各部門主管進(jìn)行面談，以確定整理之內(nèi)容維持原意，并對(duì)于疑慮之處加以厘清及做進(jìn)一步之確認(rèn)，最后進(jìn)行職務(wù)說明書之修正。 工作分析之執(zhí)行與成果 正式進(jìn)行工作分析前，考量了各部門之工作內(nèi)容及可行時(shí)間，先行擬定了進(jìn)行時(shí)間表，基本上每個(gè)部門皆以二星期為限，若不可行，則可彈性調(diào)整。 (1)問卷發(fā)放 進(jìn)行各部門之工作分析問卷發(fā)放時(shí)，先集合各部門之各級(jí)主管進(jìn)行半小時(shí)之說明，說明內(nèi)容有工作分析目的、工作分析問卷填答、及問題解答，并清楚告知此次活動(dòng)之進(jìn)行不會(huì)影響到員工現(xiàn)有權(quán)益，確定各主管皆明了如何進(jìn)行后，由主管輔導(dǎo)下屬進(jìn)行工作分析問卷之填答。 (2)填答期間 雖然在工作分析問卷填答前有過詳細(xì)的說明，也進(jìn)行了問題解決，但是仍是有許多問題產(chǎn)生，因此，在此期間必須注意各部室之填寫狀況，并予以協(xié)助。 (3)問卷回收及整理 對(duì)于回收之資料，首先必須檢查是否填寫完整，并仔細(xì)查看是否有不清楚、重疊或沖突之處，若有，便由工作分析與人力資源主管進(jìn)行討論，判斷是否對(duì)此任職者或其主管進(jìn)行面談，以確認(rèn)資料收集之正確性。 由于此次工作分析之問卷已設(shè)計(jì)成半結(jié)構(gòu)式之形式，且與職務(wù)說明書格式相同，加上事先已請(qǐng)?zhí)顚懻邔?nèi)容轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)檔案，因此，工作分析員只需以原檔案進(jìn)行修改即可，不需再花費(fèi)許多時(shí)間將問卷內(nèi)容轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)文書文件，且只要資料確認(rèn)無誤，即可完成職務(wù)說明書之撰寫。 (4)工作分析成果 依據(jù)此次工作分析之目的進(jìn)行所獲得的成果即為職務(wù)說明書，此職務(wù)說明書內(nèi)容對(duì)公司改善方案之助益如下所述: 工作內(nèi)容、職務(wù)上 在職務(wù)說明書上所列一至九項(xiàng)之工作職掌、權(quán)責(zé)上可提供公司厘清各工作內(nèi)容是否有無重復(fù)、疏漏的地方以及各職位的工作負(fù)荷是否平均，并進(jìn)行重新分配；在人員配置上，亦可根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)況修正及未來規(guī)劃；在考績(jī)上，由于職務(wù)說明書詳細(xì)記載了各職位之工作內(nèi)容，公司可依此對(duì)績(jī)效項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，并設(shè)計(jì)出較客觀且具效度的評(píng)核項(xiàng)目及水準(zhǔn)來；薪資上，公司可依工作內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步之評(píng)價(jià)，重新評(píng)估各職位相對(duì)公司的重要性，并調(diào)整薪資水準(zhǔn)，以達(dá)到薪資公平。 職位資格條件 各職位所列之任用資格條件，可幫助公司在招募人員時(shí)參考依據(jù)，并搭以遴選過程之改善，找尋適合的人才；在員工晉升方面，提供明確之資格要求，以防僅使用服務(wù)年資及筆試晉升方式的缺失；在訓(xùn)練與發(fā)－－展上可鼓勵(lì)員工依自己興趣，及生涯計(jì)劃，針對(duì)特定職位所需之資格條件進(jìn)修，一方面提升本職位之績(jī)效，另一方面亦有激勵(lì)的效果。 五、執(zhí)行過程之心得 工作分析，在以往課堂上之實(shí)務(wù)演練只需訪問某一特定工作，根據(jù)受訪者答案予以分析，并完成一份職務(wù)說明書，然而此次工作分析的對(duì)象卻不再只是一位，而是全公司所有的職務(wù)。因此，個(gè)人從規(guī)劃到執(zhí)行莫不戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，并不斷與公司討論，希望能順利且圓滿的完成此次的工作分析。 整個(gè)工作分析活動(dòng)進(jìn)行前最重要的就是確認(rèn)工作分析的目的為何？期望分析后可得到什么樣的結(jié)果？再來就是考量如何與公司主管及員工溝通，獲得他們的支持。因此，做好整體規(guī)劃是非常重要的，另外，在執(zhí)行上更是須要不斷地與員工溝通方能成功地完成工作分析方案。由于公司組織圖并不提供所有工作內(nèi)容，亦無法顯示出組織中實(shí)際的溝通型態(tài)，因此要了解公司所有工作每日的實(shí)際活動(dòng)及其職責(zé)是需要透過工作分析的。而在整個(gè)過程中最重要的是溝通，不只是和高階主管之報(bào)告討論，和各單位主管亦須進(jìn)行溝通說明，尤其是進(jìn)行工作分析問卷填寫說明時(shí)，要把握幾項(xiàng)原則，如：，找出最了解工作內(nèi)容的員工，以及最能客觀描述職責(zé)的員工；，并留下空白以供填寫；，則要求對(duì)方將各種工作責(zé)任列出，并依重要性程度排定順序。最后，在面談結(jié)東之后，告知填寫者將資料交予直屬上司閱覽一遍，以便做適度的修改及補(bǔ)充。事后，必須隨時(shí)待命，因?yàn)樵谡f明后仍是有許多員工不知道如何填寫，而必須給予協(xié)助。16
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