【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 生產(chǎn)副總 副總 全面審核。 在“請(qǐng)購(gòu)單”上簽字 主管部門(mén) 財(cái)務(wù)副總 在副總權(quán)限內(nèi)直接審批。 在“請(qǐng)購(gòu)單”上簽字 總經(jīng)理 總經(jīng)理 計(jì)劃外 緊急采購(gòu) 重大事項(xiàng) 在“請(qǐng)購(gòu)單”上簽字 財(cái)務(wù)部 財(cái)務(wù)部主任 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽字下達(dá)付款通知單。 填制付款通知單并簽字 總經(jīng)理或經(jīng)授權(quán)的副總簽字 項(xiàng)目部 項(xiàng)目經(jīng)理 經(jīng)辦人 執(zhí)行國(guó)際公司遠(yuǎn)程報(bào)銷(xiāo)程序 報(bào)銷(xiāo)單等 項(xiàng)目部經(jīng)辦人提出申請(qǐng) 項(xiàng)目經(jīng)理 生產(chǎn)副總 生產(chǎn)部經(jīng)理 主管財(cái)務(wù)副總 總經(jīng)理 財(cái)務(wù)部 付款通知 項(xiàng)目部按照程序報(bào)銷(xiāo) 16 附件 一： 付款通知單 付款通知單編號(hào)： 項(xiàng)目部 日期： 年 月 日 用途 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外 申請(qǐng)金額 批準(zhǔn)金額 批準(zhǔn)人 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 財(cái)務(wù)部主任 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào) 17 第五章 操作細(xì)則 第一節(jié) 請(qǐng)購(gòu)流程 一、請(qǐng)購(gòu)主體 公司的任何部門(mén)及項(xiàng)目都可以填寫(xiě)“請(qǐng)購(gòu)單”而提出物資或服務(wù)的采購(gòu)申請(qǐng)。 二、請(qǐng)購(gòu)的開(kāi)立、遞送 請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用 料預(yù)算，參考庫(kù)存情況開(kāi)立計(jì)劃內(nèi)或計(jì)劃外請(qǐng)購(gòu)單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量需求日期，得到各部門(mén)授權(quán)主管的批準(zhǔn)后，送進(jìn)出口部門(mén)。（請(qǐng)購(gòu)單格式附后） 請(qǐng)購(gòu)單 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào) ： 日期： 年 月 日 申請(qǐng)人 申請(qǐng)日期 項(xiàng)目部 /部門(mén) 幣 種 資產(chǎn)名稱(chēng)： 序號(hào) 設(shè)備名稱(chēng) 單位 規(guī)格型號(hào) 單價(jià) 數(shù)量 估計(jì)金額 需求日期 備注 預(yù)算內(nèi)： 是 □ 否 □ 合計(jì) 推薦供應(yīng)商： 運(yùn)至： 采購(gòu)原因 /說(shuō)明： 備注： 總經(jīng)理 主管財(cái)務(wù)副總 主管生產(chǎn)副總 紀(jì)檢部門(mén) 生產(chǎn)部主 任 進(jìn)出口部主任 申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人 注：請(qǐng)購(gòu)單一式四聯(lián) 第一聯(lián)項(xiàng)目部 第二聯(lián)進(jìn)出口部 第三聯(lián)財(cái)務(wù)部 第四聯(lián)生產(chǎn)部 18 使用者不得批準(zhǔn)他自己的請(qǐng)購(gòu)單。 如果員工直屬領(lǐng)導(dǎo)在海外，則需要從當(dāng)?shù)刂鞴塬@得 核準(zhǔn)，如果主管在外地時(shí)還要得到直屬主管的電子郵件批準(zhǔn)。 各項(xiàng)目部在提交請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，如是計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)，其參閱經(jīng)國(guó)際公司預(yù)算管理委員會(huì)核準(zhǔn)的“材料、設(shè)備實(shí)需統(tǒng)計(jì)表”。格式如下 原材料計(jì)劃（預(yù)算）實(shí)需統(tǒng)計(jì)表 項(xiàng)目部： 年 月 日 序號(hào) 計(jì)劃數(shù)（預(yù)算） 國(guó)內(nèi) 采購(gòu) 國(guó)外 采購(gòu) 備注 材料名稱(chēng) 單位 規(guī)格 數(shù)量 單價(jià) 金額 總經(jīng)理 主管財(cái)務(wù) 副總經(jīng)理 主管生產(chǎn) 副總經(jīng)理 進(jìn)出口部 主任 項(xiàng)目部經(jīng)理 計(jì)劃部主任 制表人： 19 ，請(qǐng)購(gòu)的項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)于請(qǐng)購(gòu)單上注明“試用檢驗(yàn)”及“預(yù)定試用期限”。 ，解釋其目的和用途。請(qǐng)購(gòu)單須由使用部門(mén)主管審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員審核簽字后。 ，如保險(xiǎn)、認(rèn)證、法律和審計(jì)服務(wù)等，一般由公司最高負(fù)責(zé)人審批。 三、對(duì)于請(qǐng)購(gòu)物資的預(yù)算管理 預(yù)算是公司的目標(biāo)及其資源配置和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃的數(shù)量說(shuō)明，并用貨幣形式進(jìn)行具體的、系統(tǒng)的反映。 國(guó)際公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。 首先應(yīng)設(shè)置專(zhuān)業(yè)的計(jì)劃預(yù)算管理部門(mén)執(zhí)行計(jì)劃、預(yù)算的職能。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的各項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)由項(xiàng)目部調(diào)整或追加計(jì)劃后經(jīng)國(guó)際公司全面預(yù)算委員會(huì)重新議定后才容許請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)。 四、請(qǐng)購(gòu)的審批 （一）原則 對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行嚴(yán)格審批是通過(guò)請(qǐng)購(gòu)單控制物資請(qǐng)購(gòu)的關(guān)鍵。由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，不同類(lèi)別的請(qǐng)購(gòu)單由不同的主管核準(zhǔn)，不同的請(qǐng)購(gòu)額也要由不同層次的主管核準(zhǔn)，從而明確各自的責(zé)任。 （二）、核決權(quán)限 裝飾性材料 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在 50 萬(wàn)元以下，由主管財(cái)務(wù)副總核批； 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在 50 萬(wàn)以上，由總經(jīng)理核決； 其他設(shè)備及物資審批權(quán)限參照“裝飾性材料” （三）進(jìn)出口部門(mén)在接到各部門(mén)請(qǐng)購(gòu)單及材料物資實(shí)需單后，應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檢查請(qǐng)購(gòu)書(shū)上申請(qǐng)項(xiàng)目是否與計(jì)劃相符，各明細(xì)項(xiàng)目是否填列齊全。審核無(wú)誤后，進(jìn)出口部門(mén)主管在請(qǐng)購(gòu)單上簽字并經(jīng)主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字后執(zhí)行下一采購(gòu)流程。 20 第二節(jié) 購(gòu)買(mǎi)流程 一、采購(gòu)實(shí)施的控制 采購(gòu)數(shù)量的控制 審查請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。 檢 查物品使用和勞務(wù)接受部門(mén)的負(fù)責(zé)人是否在請(qǐng)購(gòu)單上簽字同意。 采購(gòu)方式的控制 直接采購(gòu) 進(jìn)出口部門(mén)直接向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)，并向最低報(bào)價(jià)單位購(gòu)買(mǎi)，雙方不需要簽訂書(shū)面采購(gòu)合同，往往是即時(shí)結(jié)清。此方式適用金額較小、無(wú)需書(shū)面比價(jià)的存貨。國(guó)際公司對(duì)低值易耗品、辦公用品 類(lèi)物資可采用此種購(gòu)買(mǎi)方式。 比質(zhì)比價(jià)采購(gòu) 買(mǎi)方市場(chǎng)條件下，單位工程采購(gòu)小組通常要選擇三家以上的供應(yīng)商，就質(zhì)量、價(jià)格、供貨期進(jìn)行對(duì)比分析，在符合采購(gòu)物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商。國(guó)際公司對(duì)小型工具設(shè)備、大宗物資可采用此方式。 訂 單或合同采購(gòu) 根據(jù)底價(jià)的資料、市場(chǎng)的行情、采購(gòu)數(shù)量的大小和付款期的長(zhǎng)短，單位與供應(yīng)商就采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、供貨期等條款達(dá)成一致，簽訂書(shū)面供貨合同，按照約定條款供應(yīng)和結(jié)算。這種方式適用于采購(gòu)數(shù)個(gè)量較大、金額較大需要選擇可靠供應(yīng)商的物資。國(guó)際公司對(duì) 大型設(shè)備、交通工具采用此方式。 招標(biāo)采購(gòu)（詳見(jiàn)招標(biāo)文件范本） 緊急采購(gòu)（在第節(jié)有專(zhuān)門(mén)論述） 供貨對(duì)象的控制 進(jìn)出口部門(mén)在正式填制購(gòu)貨訂單前，必須向不同的供應(yīng)商索取供應(yīng)物品的質(zhì)量、價(jià)格、折扣供貨期和付款條件等資料，并據(jù)以選擇對(duì)單位最有利的供應(yīng)商。 對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)審 （ 1）由進(jìn)出口部門(mén)對(duì)請(qǐng)購(gòu)單提請(qǐng)審議的項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)審和提供相關(guān)資料。 （ 2）對(duì)請(qǐng)購(gòu)單提請(qǐng)審議的項(xiàng)目需成立評(píng)審小組。 負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)資料進(jìn)行分析及審議，一般包括進(jìn)出口部門(mén)、項(xiàng)目部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。評(píng)審小組成員如下： 小組組長(zhǎng)： 韓 強(qiáng) 副組長(zhǎng) ： 李曉東 南宮孝 楊建立 組 員 ： 劉志平 王 勇 廉 鋼 楊素梅 王艷陽(yáng) （ 3）評(píng)審會(huì)議召開(kāi)時(shí)間。 進(jìn)出口部對(duì)評(píng)審項(xiàng)目相關(guān)資料準(zhǔn)備完畢后，即提請(qǐng)組長(zhǎng)召開(kāi)評(píng)審會(huì)，組長(zhǎng)不在提請(qǐng)副組長(zhǎng) 召開(kāi)評(píng)審會(huì)。 （ 4）決定評(píng)審項(xiàng)目。包括： 基本情況 生產(chǎn)能力 技術(shù)水平 質(zhì)量認(rèn)證 價(jià)格標(biāo)準(zhǔn) 售后服務(wù) 付款條件 （ 5）會(huì)議決議及記錄 評(píng)審會(huì)議產(chǎn)生的決議由進(jìn)出口部負(fù)責(zé)記錄并落實(shí)執(zhí)行，會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽字生效，并由進(jìn)出口部保管。 21 （ 6）、進(jìn)出口部應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，健全合格供應(yīng)商資料檔案。 采購(gòu)價(jià)格的控制 采購(gòu)價(jià)格是公司采購(gòu)控制中的核心問(wèn)題 國(guó)際公司根據(jù)實(shí)際情況可通過(guò)四種方式獲得采購(gòu)價(jià)格。 招標(biāo)采購(gòu) 詳見(jiàn)“招標(biāo)文件范本” 定價(jià)采購(gòu) 在預(yù)算時(shí)，直接指定該種類(lèi)的采購(gòu)方式。市場(chǎng)物資短缺或采購(gòu)數(shù)量巨 大時(shí)，采用這種方式。 比價(jià)采購(gòu) 將數(shù)家廠(chǎng)商提供的物資的價(jià)格、質(zhì)量、供貨期等進(jìn)行比較，在不影響質(zhì)量的前提下，向成本最低者采購(gòu)。 由進(jìn)出口部門(mén)兩個(gè)人以上去執(zhí)行。 辦公用品、低值易耗品 詢(xún)價(jià)采購(gòu) 采購(gòu)人員選取信用可靠的廠(chǎng)商將采購(gòu)條件講明，并詢(xún)問(wèn)價(jià)格或寄詢(xún)價(jià)單請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)，比較后進(jìn)行采購(gòu)。（大型設(shè)備、機(jī)具多采用此方式） 采購(gòu)價(jià)格對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵。一個(gè)合適的、公允的價(jià)格可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)： 1）多渠道詢(xún)價(jià)：多方打聽(tīng)市場(chǎng)行情，包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)等。 2）比價(jià)：要分析各個(gè)供應(yīng)商提 供資料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 3）自行估價(jià)：自己成立估價(jià)小組，由采購(gòu)、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的低價(jià)資料。 4）議價(jià)：根據(jù)低價(jià)的資料、市場(chǎng)的行情、供應(yīng)商用料的不同、采購(gòu)量的大小、付 款期的長(zhǎng)短等與供應(yīng)商議定出一個(gè)雙方能合理接受的價(jià)格。 訂單的控制 要求 （ 1）根據(jù)《合同法》以及相關(guān)法規(guī)與供應(yīng)商簽訂正式訂單。 （ 2）預(yù)先對(duì)每份訂單進(jìn)行編號(hào)，為保存、處理、檢查等提供方便。 （ 3）訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專(zhuān)人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn) 后的請(qǐng)購(gòu)單。 （ 4）訂單的副本應(yīng)分別提交給驗(yàn)收部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)，進(jìn)出口部門(mén)存檔。 （ 5）由專(zhuān)人復(fù)查購(gòu)貨訂單的編制過(guò)程和內(nèi)容。其中尤其對(duì)價(jià)格的復(fù)查尤為重要。要將價(jià)格同過(guò)去的標(biāo)準(zhǔn)或市場(chǎng)平均價(jià)格相對(duì)照，以保證訂單價(jià)格的合理性。 控制點(diǎn) （ 1）、采購(gòu)價(jià)格審核。由采購(gòu)訂單之外的專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)格的審核，所有超過(guò)規(guī)定的價(jià)格必須要經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人的特殊審批。 （ 2）、合同審核。 按單位審批權(quán)限的規(guī)定，不同的訂單有不同的管理層批準(zhǔn)；合同的特殊條款必須由專(zhuān)門(mén)的律師或法律顧問(wèn)把關(guān)，以保證沒(méi)有重大紕漏。 （ 3）、登記采購(gòu)單 訂單應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)一并檢查已處理的訂單是否連續(xù)編號(hào)；定期匯總所有被取22 消和修改后的訂單，編制報(bào)表。 訂單格式 訂購(gòu)單 訂購(gòu)單編號(hào) : 訂購(gòu)日期 : 年 月 日 序號(hào) 物資名稱(chēng) 單位 規(guī)格 數(shù)量 單價(jià) 金額 要求到貨日期 備注 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào) : 合計(jì) 說(shuō)明 賣(mài)方 買(mǎi)方 價(jià)格審核 進(jìn)出口部主任 經(jīng)辦人 審批簽字加蓋公章 審批簽字加蓋公章 注 : 一式四聯(lián) ①供應(yīng)商 ②進(jìn)出口部門(mén) ③生產(chǎn)部門(mén) ④財(cái)務(wù)部門(mén) 二、設(shè)備采購(gòu)管理制度 為了保證我公司設(shè)備采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，使引進(jìn)工作正?；?、規(guī)范化、特制訂本制度。 采購(gòu)設(shè)備是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級(jí)人員必須高度重視，以嚴(yán)肅的態(tài)度進(jìn)行此項(xiàng)工作。 采購(gòu)設(shè)備必須遵循上級(jí)主管單位及本公司的有關(guān)規(guī)定。 采購(gòu)工作必須堅(jiān)