【正文】 有異議，有權(quán)向其他供應(yīng)商詢價。 計劃主任簽字 委員會部門組成： 生產(chǎn)部 項目部 財務(wù)部 計劃部 進(jìn)出口 部 國際公司領(lǐng)導(dǎo)班子 紀(jì)檢委部門 人員組成： 組 長：韓 強(qiáng) 副組長：南宮孝 李曉東 楊建立 成 員：劉志平 王 勇 廉 鋼 劉大力 楊素梅 王艷陽 項目部人員 投標(biāo)相關(guān)人員 1）對中標(biāo)工程施工預(yù)算及物資實需計劃進(jìn)行全面審核。 批準(zhǔn)者無權(quán)申請采購，執(zhí)行訂單，接受材料物資。檢查購進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對公司的物資采購和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 本 管理制度 自發(fā)布之日起實施。 調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。 緊急采購 若發(fā)生緊急采購，總經(jīng)理無法親自審批，采購額度 20 萬元以內(nèi)由副總審批。 建立供貨商基本數(shù)據(jù)庫，向財務(wù)部門提供必要的供貨商信息。 請購單上簽字 對需要評審的項目在備注處進(jìn)行標(biāo)注 進(jìn)出口 部 進(jìn)出口部主任 1）復(fù)核簽字手續(xù)是否完備 2）組織采購 請購單上簽字 對需要評審的項目在備注處進(jìn)行標(biāo)注 副總授權(quán)范圍之外 項目部及其他部門經(jīng)手人填寫請購單 項目部經(jīng)理及部門主管審核 生產(chǎn)部主任審核 主管生產(chǎn)副總審核 主管財務(wù)副總 進(jìn)出口部 總經(jīng)理 8 附件一： 請購單 請購單編號 ： 日期： 年 月 日 申請人 申請日期 項目部 /部門 幣 種 資產(chǎn)名稱： 序號 設(shè)備名稱 單位 規(guī)格型號 單價 數(shù)量 估計金額 需求日期 備注 預(yù)算內(nèi)： 是 □ 否 □ 合計 推薦供應(yīng)商： 運至： 采購原因 /說明： 備注： 總經(jīng)理 主管財務(wù)副總 主管生產(chǎn)副總 紀(jì)檢部門 生產(chǎn)部主 任 進(jìn)出口部主任 申購部門負(fù)責(zé)人 注：請購單一式四聯(lián) 第 一聯(lián)項目部 第二聯(lián)進(jìn)出口部 第三聯(lián)財務(wù)部 第四聯(lián)生產(chǎn)部 9 詢價 確定供應(yīng)商 與供應(yīng)商談判 合同簽訂與審批 收到請購單 下訂單 第三節(jié) 采購流程圖 附件一：訂購單 執(zhí)行日期 采購流程圖 項目編制人 計劃編制人 修改日期 批 準(zhǔn) 審 核 流 程 執(zhí)行部門 執(zhí)行崗位 及人員 權(quán)責(zé)及說明 相關(guān)記錄 進(jìn)出口部 進(jìn)出口部主任 審核單據(jù)的合規(guī)性。 進(jìn)出口部 主任具體執(zhí)行購買事宜。 在“請購單”上簽字 主管部門 財務(wù)副總 在副總權(quán)限內(nèi)直接審批。由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實際需要等對請購申請進(jìn)行審批，不同類別的請購單由不同的主管核準(zhǔn)，不同的請購額也要由不同層次的主管核準(zhǔn)，從而明確各自的責(zé)任。 負(fù)責(zé)對采購項目的相關(guān)資料進(jìn)行分析及審議，一般包括進(jìn)出口部門、項目部門、生產(chǎn)部門、紀(jì)檢部門、財務(wù)部門。 4）議價：根據(jù)低價的資料、市場的行情、供應(yīng)商用料的不同、采購量的大小、付 款期的長短等與供應(yīng)商議定出一個雙方能合理接受的價格。 采購工作必須堅持原則，秉公辦事，維護(hù)公司的利益。 收貨部門可通過點計、過磅或測量等方法來檢查收到貨物的實際數(shù)量。 二、注意事項 單位將試行驗收與入庫責(zé)任追究制度，對驗收過程中的異常現(xiàn)象，立即向有關(guān)部門報告。定期對預(yù)付定金、預(yù)付貨款與供應(yīng)商進(jìn)行核對，如有不符應(yīng)查明原因，及時處理。 （二）、在確定物資實需明細(xì)表后，計劃部門應(yīng)會同進(jìn)出口部門對所需在國外采購與支付的所有項目進(jìn)行比價與評估測算，并編制差異對比分析表，以明確國外采購與國內(nèi)價格的差異及原因。超出預(yù)算的燃料 采購，必須經(jīng)總經(jīng)理審批，并重新調(diào)整預(yù)算。 四、過程 填寫緊急訂單。 采購人員根據(jù)實際情況選擇 23 家經(jīng)銷商進(jìn)行詢價， 在滿足需求的情況下，選擇價格最合理的經(jīng)銷商。還應(yīng)將報價書的復(fù)印件附 在請購單上。 二、范圍 此程序涵蓋在正常辦公時間之外或在數(shù)小時之內(nèi)需要的物資與服務(wù)。 6）計劃部門事后，需追加、調(diào)整相應(yīng)的預(yù)算。并計提材料、設(shè)備實需計劃。 按月向供貨方取得對帳單，將其與應(yīng)付帳款明細(xì)帳互相調(diào)節(jié)，若出現(xiàn)差異應(yīng)查明原因告訴供應(yīng)商。驗收合格的貨物應(yīng)送交倉庫保管。任何人不得單獨與供應(yīng)商接觸談及項目的實質(zhì)性問題，更不能向?qū)Ψ叫孤豆緮M定的標(biāo)底和談判策略，任何人不得將我方的重要信息以任何方式告知對方。 （ 3）、登記采購單 訂單應(yīng)及時歸檔，歸檔時一并檢查已處理的訂單是否連續(xù)編號；定期匯總所有被取22 消和修改后的訂單，編制報表。（大型設(shè)備、機(jī)具多采用此方式） 采購價格對整個采購過程來說非常關(guān)鍵。國際公司對 大型設(shè)備、交通工具采用此方式。 國際公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。 在“請購單”上簽字 生產(chǎn)部 主任 審核所請購的物資是否符合預(yù)算委員會確定的國外采購物資目錄。 談判會議記錄 進(jìn)出口部 副總在授權(quán)范圍內(nèi)（ 50 萬以下無需招標(biāo)）簽訂合同，合同額在50 萬以上由總經(jīng)理簽字 保證合同的真實性、合法性、有效性。 在請購單申購負(fù)責(zé)人處簽字 對需要評審的項目在備注處進(jìn)行標(biāo)注 生產(chǎn)部 生產(chǎn)部門主任 對所請購的物資的數(shù)量、品種是否符合預(yù)算進(jìn)行核對。 與業(yè)務(wù)人員一起，就來自每個潛在供應(yīng)商或已批準(zhǔn)供貨商的報價、服務(wù)和質(zhì)量 等方面制訂采購策略，并達(dá)成合同，以減少零星訂單的數(shù)量。 1負(fù)責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開 展職業(yè)道德、外事紀(jì)律、法制觀念的教育，使所有員工適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。 二、一般授權(quán) 由國際公司總經(jīng)理授予的辦理經(jīng)常性經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)力。 三、所有采購活 動都符合吉林送變電國際公司商業(yè)道德準(zhǔn)則和其他適用的主要政策、程序、法律和法規(guī)。 在部門經(jīng)理例會上，定期匯報采購落實結(jié)果。 付款人無權(quán)執(zhí)行上述任何事宜。 “材料實需明細(xì)表”，格式見附件一 由預(yù)算委員會成員在審定的預(yù)算上簽字 評審小組人員及項目部留存最終的原材料計劃（ 預(yù)算）實需統(tǒng)計表，并作為執(zhí)行采購流程的依據(jù)。 不相容職責(zé)分①詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位分離。 在報銷單上財務(wù)部主任一欄內(nèi)簽字 副總經(jīng)理 副總經(jīng)理 在授權(quán)核決權(quán)限內(nèi)審批支付貨款。請購單須由使用部門主管審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員審核簽字后。國際公司對小型工具設(shè)備、大宗物資可采用此方式。 比價采購 將數(shù)家廠商提供的物資的價格、質(zhì)量、供貨期等進(jìn)行比較，在不影響質(zhì)量的前提下，向成本最低者采購。由采購訂單之外的專門人員負(fù)責(zé)采購價格的審核，所有超過規(guī)定的價格必須要經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人的特殊審批。記錄資料必須妥善保存。所以，應(yīng)建立嚴(yán)格的取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。 財務(wù)部門應(yīng)將收到的購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn) 行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合 規(guī)性、完整性和正確性。對于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求有關(guān)業(yè)務(wù)人員按國家統(tǒng)一會計制 度及內(nèi)部管理制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充，待手續(xù)完備后，再予以辦理。 項目部應(yīng)提交下列手續(xù)： 1)請購單 2)發(fā)生預(yù)算外采購的詳細(xì)情況說明 3）提供至少兩家以上的供應(yīng)商的簡介及報價 33 4）生產(chǎn)部門對上述材料審核后，轉(zhuǎn)入進(jìn)出口部和財務(wù)部。 如發(fā)生預(yù)算外人工費的支出，或單位工時工資標(biāo)準(zhǔn)超出預(yù)算畸高，須提交特別情況說明，并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，方可付款。若干天之后，采購員應(yīng)向供貨商發(fā)送一份書面的采購訂單。 采購人員要經(jīng)常的收集市場相關(guān)信息，發(fā)展?jié)撛诘慕?jīng)銷商并加強(qiáng)對目前和未來供需狀況的了解，并從質(zhì)量、服務(wù)、費用和能力方面對經(jīng)銷商加以分析和評估，及時充實更新經(jīng)銷商名單。供貨商名稱和聯(lián)系人 。根據(jù)民工使用成本目標(biāo)向生產(chǎn)副 總通告人工費撥款計劃。 （四）項目部實施國外采購的具體流程 本流程是在國際公司建立的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)控制下的環(huán)境中進(jìn)行的。 合法性審核 即指審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國家有關(guān)法律法規(guī)和會計制度的規(guī)定。 三、收貨單格式 一式四聯(lián)，第一聯(lián)留給生產(chǎn)部，第二聯(lián)存進(jìn)出口部，第三聯(lián)存財務(wù)部，第四聯(lián)存收貨部門。在質(zhì)量檢驗過程中，對于特殊商品需要具有較高的專業(yè)知識或者必須經(jīng)過儀器或?qū)嶒灢拍苓M(jìn)行的情況下，質(zhì)量檢驗就必須有質(zhì)量管理部門完成，通常采用抽樣的方法，將樣品送交專家或?qū)嶒炇遥? 由分析人員簽署質(zhì)量驗收意見。 設(shè)備引進(jìn)工作要在總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。 （ 3）訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn) 后的請購單。 （ 4）決定評審項目。 20 第二節(jié) 購買流程 一、采購實施的控制 采購數(shù)量的控制 審查請購數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。 二、請購的開立、遞送 請購經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用 料預(yù)算，參考庫存情況開立計劃內(nèi)或計劃外請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量需求日期，得到各部門授權(quán)主管的批準(zhǔn)后，送進(jìn)出口部門。 一式四聯(lián)，生產(chǎn)部留一聯(lián)。 若初次詢價需采購委員會新確定合格供應(yīng)商名單。 中標(biāo)通知書、合同 項目部 項目部經(jīng)理 技術(shù)員 計劃員 根據(jù)合同、及施工圖紙編制施工圖預(yù)算計提機(jī)具等實需計劃。 在緊急采購情況下，授予副總經(jīng)理直接審批緊急物資的采購。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。 某電力公司采購內(nèi)控管理制度 吉林送變電國際公司 二○○八年五月十八日 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 二○○八年五月十八日 編制說明 為了 全面 加強(qiáng)國際公司的管理 ,提高企業(yè)管理水平及工 作 效率 ,使企業(yè)管理 更為規(guī)范化、程序化、 制度化 ，特制定本 管理 制度 。 統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容。 三、特別授權(quán) 在特殊緊急情況下，總經(jīng)理可以授權(quán)某部門負(fù)責(zé)人必要的談判權(quán)力，明確談判的范圍，可以承諾的內(nèi)容等。 5 第四章 采購流程圖解 第一節(jié) 預(yù)算流程圖 執(zhí)行日期