【正文】 方 價格審核 進(jìn)出口部主任 經(jīng)辦人 審批簽字加蓋公章 審批簽字加蓋公章 注 : 一式四聯(lián) ①供應(yīng)商 ②進(jìn)出口部門 ③生產(chǎn)部門 ④財務(wù)部門 二、設(shè)備采購管理制度 為了保證我公司設(shè)備采購工作的順利進(jìn)行，使引進(jìn)工作正?；?、規(guī)范化、特制訂本制度。堅持綜合考慮“質(zhì)量、價格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)”五個方面，要競爭，擇優(yōu)選取。公司設(shè)立設(shè)備引進(jìn)小組，由總工程師任組長，總工程師辦公室、 進(jìn)出口部、項目部、財務(wù)部具體承辦。記錄資料必須妥善保存。 1對于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給與相應(yīng)的處分；觸犯刑律的，交司法 機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。檢驗的方法很多，如將送交收貨部門的購貨訂單副本中的數(shù)量 資料刪去，促使收貨人獨立核算貨物的數(shù)量，防止收貨人不經(jīng)檢驗就根據(jù)訂貨單上的數(shù)量來填制收獲報告單；要求兩個收貨人同時在收發(fā)報告單上簽字，通過相互制約來防止差錯的發(fā)生?！胺忾]式”檢驗就是要求進(jìn)出口部門、供貨單位未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)實驗室，避免人為的因素的干擾，確保分析人員在不受外界干擾的情況下按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗和判斷。所以，應(yīng)建立嚴(yán)格的取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。 將送交的貨物放在適當(dāng)?shù)牡攸c，未檢驗和已檢驗的貨物要分開放。 單位驗收部門應(yīng)使用順序連續(xù) 的收貨驗收單記錄收貨，對無對應(yīng)請購單的貨物，不得簽收。健全有效的采購付款內(nèi)部會計控制制度應(yīng)包括以下內(nèi)容。 財務(wù)部門應(yīng)將收到的購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn) 行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合 規(guī)性、完整性和正確性。 28 在商品交易中有時供應(yīng)商會要求預(yù)付貨物定金，防止毀約而造成損失。一旦交易發(fā)生，應(yīng)當(dāng)從供應(yīng)商的貨款中扣回預(yù)付款或定金。 合規(guī)性審核 即指審核原始發(fā)票是否符合有關(guān)規(guī)定。對于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求有關(guān)業(yè)務(wù)人員按國家統(tǒng)一會計制 度及內(nèi)部管理制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充，待手續(xù)完備后，再予以辦理。然后，根據(jù)以往施工項目的實際情況，編制必須在國外采購的材料 、設(shè)備、及人工實需計劃明細(xì)表。為節(jié)約成本、加強(qiáng)國外項目監(jiān)督管理、和日后制定標(biāo)準(zhǔn)定額建立基礎(chǔ)。財務(wù)部復(fù)核簽字手續(xù)齊備后，在網(wǎng)上向項目部發(fā)出允 許付款通知單。 項目部應(yīng)提交下列手續(xù)： 1)請購單 2)發(fā)生預(yù)算外采購的詳細(xì)情況說明 3）提供至少兩家以上的供應(yīng)商的簡介及報價 33 4）生產(chǎn)部門對上述材料審核后，轉(zhuǎn)入進(jìn)出口部和財務(wù)部。 燃料的采購 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算部門應(yīng)預(yù) 計出燃料總量，進(jìn)出口部門則應(yīng)根據(jù)近期國際原油價格的波動和對項目所在國的汽油價格的了解做出測算。 消耗性材料 預(yù)算內(nèi) 項目部應(yīng)提交憑據(jù)： 1）請購單 2）工程進(jìn)度表 應(yīng)標(biāo)明所處工程的進(jìn)度及標(biāo)段、根據(jù)預(yù)算此階段應(yīng)耗費的材料定額 3）兩家以上供貨商的報價單 4）發(fā)票或其他原始憑證 預(yù)算外的材料采購程序同“設(shè)備” 人工費的支付 在施工開始前，不僅要排施工進(jìn)度計劃，也應(yīng)該據(jù)施工進(jìn)度計劃排出每道工序民工用工計劃，根據(jù)用工計劃計算人工費。 在工程開工后，要嚴(yán)格控制勞動力定額，出勤率，加班加點等問題；及時發(fā)現(xiàn)和解決人員安排不合理，派工不恰當(dāng)，時緊時松，窩工、停工等問題。 如發(fā)生預(yù)算外人工費的支出，或單位工時工資標(biāo)準(zhǔn)超出預(yù)算畸高，須提交特別情況說明，并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，方可付款。 基本物資的供貨商必須符合“供貨商預(yù)審資格”。應(yīng)包括如下內(nèi)容： 定貨日期 。數(shù)量 。若干天之后，采購員應(yīng)向供貨商發(fā)送一份書面的采購訂單。如果沒有報價書，則指定代理人應(yīng)在請購單上注明口頭向供貨商詢到的價 格。 所采購物品的使用部門要在請購單上對采購需要做出描述，解釋其目的和用途。 報銷流程按本內(nèi) 控制度第四章第五節(jié)執(zhí)行。 采購人員要經(jīng)常的收集市場相關(guān)信息，發(fā)展?jié)撛诘慕?jīng)銷商并加強(qiáng)對目前和未來供需狀況的了解，并從質(zhì)量、服務(wù)、費用和能力方面對經(jīng)銷商加以分析和評估，及時充實更新經(jīng)銷商名單。 37 第九章、機(jī)關(guān)部門采購流程 一、 機(jī)關(guān)部門采購制度 機(jī)關(guān)部室采購物品要嚴(yán) 格按照國際公司的采購制度和流程進(jìn)行，填寫國際公司統(tǒng)一的機(jī)關(guān)請購單和訂購單。并在上面注明訂單已在緊急參考號之下履行。 指 定負(fù)責(zé)人通知供應(yīng)商要求立即發(fā)貨。供貨商名稱和聯(lián)系人 。 當(dāng)緊急采購超出了被授權(quán)人個人核決權(quán)限時，被授權(quán)人應(yīng)取得總經(jīng)理的口頭或電子郵件批準(zhǔn)。 35 第八章 緊急采購 一、目的 設(shè)立此制度即 為滿足因安全、環(huán)保和工程相關(guān)的關(guān)鍵物資或服務(wù)，此后仍然應(yīng)該補(bǔ)辦適當(dāng)?shù)氖掷m(xù)。這樣就可以在一定程度上避免民工閑滯情況出現(xiàn)，降低人工成本。根據(jù)民工使用成本目標(biāo)向生產(chǎn)副 總通告人工費撥款計劃。預(yù)算部門和進(jìn)出口部門據(jù)此掌握和控制燃料的耗用進(jìn)度和價格情況。 5）進(jìn)出口部門事后，須對項目部提供的供應(yīng)商進(jìn)行常規(guī)的審核，并補(bǔ)足一家以上的供應(yīng)商計入數(shù)據(jù)庫。設(shè)備購進(jìn)后，項目部的報賬員應(yīng)先登記固定資產(chǎn)卡片，然后將支票存根、發(fā)票、運(yùn)費及保險費單據(jù)、實物驗收單、固定資產(chǎn)卡片等原始票據(jù)從網(wǎng)上傳送給公司總部財務(wù)部，財務(wù)部在審核后據(jù)以入賬。 （四）項目部實施國外采購的具體流程 本流程是在國際公司建立的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)控制下的環(huán)境中進(jìn)行的。可分為設(shè)備類、原材料及燃料、日常生活用品、人工費等進(jìn)行編制。 二、 流程細(xì)則 （一）、預(yù)算與計劃 國際公司的計劃部門在公司簽訂分包合同后，應(yīng)根據(jù)工程量和標(biāo)準(zhǔn)定額編制工程預(yù)算。 完整性審核 即審核原始憑證內(nèi)容是否完整，填寫的項目是否齊全，填寫方式是否正確，有關(guān)簽證是否具備等。 合法性審核 即指審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國家有關(guān)法律法規(guī)和會計制度的規(guī)定。預(yù)付款或定金應(yīng)該再簽訂供貨合同中寫明，合同沒有明確規(guī)定的不應(yīng)預(yù)付貨款或定金。 應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬按月結(jié)帳，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)查明原因進(jìn)行調(diào)整。 收到貨物并驗收后，應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須以序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購、財務(wù)部門。 三、收貨單格式 一式四聯(lián)，第一聯(lián)留給生產(chǎn)部，第二聯(lián)存進(jìn)出口部，第三聯(lián)存財務(wù)部，第四聯(lián)存收貨部門。對于直接由使用者接受的商品，控制程序就應(yīng)規(guī)定由使用者根據(jù)其提出的請購單和供應(yīng)商的發(fā)票來填制收貨報告單，并由部門主管簽字，使用部門直接填制領(lǐng)料單后加以使用。 （ 3）數(shù)量和質(zhì)量確認(rèn)無誤后 ，收料員填制收貨單（入庫單）收料單必須由驗收員和收料員共同簽字，以明確驗收和入庫的責(zé)任。 （ 2）建立健全取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。在質(zhì)量檢驗過程中，對于特殊商品需要具有較高的專業(yè)知識或者必須經(jīng)過儀器或?qū)嶒灢拍苓M(jìn)行的情況下，質(zhì)量檢驗就必須有質(zhì)量管理部門完成，通常采用抽樣的方法，將樣品送交專家或?qū)嶒炇遥? 由分析人員簽署質(zhì)量驗收意見。但根據(jù)國際公司的實際情況，一般是由項目部提出請購并驗收，其業(yè)務(wù)流程要經(jīng)歷以下環(huán)節(jié)： 一、流程 （一）執(zhí)行部門及人員 由生產(chǎn)部門 憑證審核 收貨部門將貨物到達(dá)單位時附有的裝箱單、交貨通知單或貨運(yùn)單與訂貨單與購貨 合同對照，檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。 1工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)情報和機(jī)密。 需要招標(biāo)或詢價的項目，必須通過討論確定招標(biāo)、詢價的對象。 設(shè)備引進(jìn)工作要在總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。 采購設(shè)備必須遵循上級主管單位及本公司的有關(guān)規(guī)定。 按單位審批權(quán)限的規(guī)定，不同的訂單有不同的管理層批準(zhǔn)；合同的特殊條款必須由專門的律師或法律顧問把關(guān)，以保證沒有重大紕漏。要將價格同過去的標(biāo)準(zhǔn)或市場平均價格相對照，以保證訂單價格的合理性。 （ 3）訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn) 后的請購單。 3）自行估價：自己成立估價小組，由采購、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成，估出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的低價資料。 辦公用品、低值易耗品 詢價采購 采購人員選取信用可靠的廠商將采購條件講明，并詢問價格或寄詢價單請對方報價，比較后進(jìn)行采購。 招標(biāo)采購 詳見“招標(biāo)文件范本” 定價采購 在預(yù)算時，直接指定該種類的采購方式。 （ 4）決定評審項目。 （ 2）對請購單提請審議的項目需成立評審小組。這種方式適用于采購數(shù)個量較大、金額較大需要選擇可靠供應(yīng)商的物資。國際公司對低值易耗品、辦公用品 類物資可采用此種購買方式。 20 第二節(jié) 購買流程 一、采購實施的控制 采購數(shù)量的控制 審查請購數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。 四、請購的審批 （一）原則 對請購單進(jìn)行嚴(yán)格審批是通過請購單控制物資請購的關(guān)鍵。 三、對于請購物資的預(yù)算管理 預(yù)算是公司的目標(biāo)及其資源配置和經(jīng)濟(jì)活動計劃的數(shù)量說明，并用貨幣形式進(jìn)行具體的、系統(tǒng)的反映。格式如下 原材料計劃（預(yù)算）實需統(tǒng)計表 項目部： 年 月 日 序號 計劃數(shù)（預(yù)算） 國內(nèi) 采購 國外 采購 備注 材料名稱 單位 規(guī)格 數(shù)量 單價 金額 總經(jīng)理 主管財務(wù) 副總經(jīng)理 主管生產(chǎn) 副總經(jīng)理 進(jìn)出口部 主任 項目部經(jīng)理 計劃部主任 制表人： 19 ，請購的項目部門應(yīng)于請購單上注明“試用檢驗”及“預(yù)定試用期限”。 二、請購的開立、遞送 請購經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用 料預(yù)算，參考庫存情況開立計劃內(nèi)或計劃外請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量需求日期，得到各部門授權(quán)主管的批準(zhǔn)后，送進(jìn)出口部門。 在“請購單”上簽字 生產(chǎn)副總 副總 全面審核。 見“請購單格式” 項目部 項目部經(jīng)理 對請購單的真實性，合理性進(jìn)行審核。 驗收單 訂單 財務(wù)部 稽核人員 單據(jù)核對內(nèi)容 ①發(fā)票 ②驗收單 ③訂購單或合同 ④請購單 核 對的目的 ①合法性 ②完整性 ③數(shù)字、金額合計的準(zhǔn)確性 在報銷單上稽核欄目下簽字 財務(wù)部 財務(wù)部主任 在稽核人員復(fù)核基礎(chǔ)上： 對付款原始憑證進(jìn)行總復(fù)核。 一式四聯(lián)，生產(chǎn)部留一聯(lián)。 對訂單所列物資價格進(jìn)行審核。 進(jìn)出口部 門無權(quán)執(zhí)行未經(jīng)事先批準(zhǔn)的請購單、接收物資、開具發(fā)票。 詢價結(jié)果以書面形式記錄 進(jìn)出口部 進(jìn)出口部主任 采購員報送的詢價結(jié)果予以審核，初步確定若干家供應(yīng)商。 若初次詢價需采購委員會新確定合格供應(yīng)商名單。 請購單上簽字 對需要評審的項目在備注處進(jìn)行標(biāo)注 副總 財務(wù)副總 1）審核請購單簽字手續(xù)是否完備