【文章內(nèi)容簡介】 包括的具體職能或部門是：３．ｌ選擇和保留供應商３．２購貨３．３驗收３．４應付帳款３．５付款３．ｌ選擇和保留供應商 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團政策制定供應商選擇和資格確認的程序，并經(jīng)過批準。事業(yè)總部／集團政策必須明確，選擇供應商過程涉及采購、工程設(shè)計和制造，質(zhì)量保障，財務與銷售等方面。選擇供應商不得只由采購部門或采購人員負責。選擇和確認供應商資格的責任必須與付款和會計業(yè)務劃分。參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３ Ａ－ｌ 購貨可能：。ｂ．購自未經(jīng)批準的供應商。 Ａ－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公開。司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大 Ａ－３ 所購貨物可能不符合質(zhì)量標準?？赡芙邮芰宋唇?jīng)核準的價格或條款。 ３．１．２ 選擇和確認供應商資格過程中所使用的所有標準必須形成文件并妥善保管。選擇／證明資格確認標準應包括：；ｂ．供應商的技術(shù)能力；ｃ．為企業(yè)提供恰當服務的能力，其中包括對需求和變化的反應能力；ｄ．評價供應商現(xiàn)行的質(zhì)量管理規(guī)劃，其中包括殘次品自動檢查的過程控制，質(zhì)量管理報告及記錄保管是否完善；ｅ．按時交貨記錄；ｆ．供應商潛在的人力及或能力局限性；ｇ．評價供應商的成本結(jié)構(gòu)和未來成本預測／降低的合理性，其中包括單位數(shù)量假設(shè)；ｈ．供應商對工程協(xié)助的接受能力；ｉ．供應商設(shè)施地點與摩托羅拉的距離；ｊ．供應商在類似情況下與其它客戶進行交易的歷史；ｋ．供應商的財務穩(wěn)定性。參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６ Ａ－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．1．３ 必須按照事業(yè)總部／集團的政策制定供應商名錄／數(shù)據(jù)庫并經(jīng)過批準。至少每年要對供應商名錄／數(shù)據(jù)庫進行審查、更新并刪除不常用的供應商。供應商選擇過程和財務驗證一經(jīng)完成，應將供應商補入供應商名錄／數(shù)據(jù)庫。參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ３ Ａ－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而有損于摩托羅拉及其供應商。 ３．１．４ 如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨家或單一供應渠道提供一種產(chǎn)品或商品，必須按照事業(yè)總部／集團的政策編制書面文件，說明其原因，該文件需經(jīng)批準并妥善保存。如果某供應渠道的中斷可能對一項業(yè)務或摩托羅拉產(chǎn)生重大的消極影響，必須制定業(yè)務中斷準備計劃，編制成文并經(jīng)過批準，以保證在緊急情況時有充足的材料供應。業(yè)務中斷準備計劃應包括材料和安裝。獨家供應指某種材料／產(chǎn)品只能從唯一的一家供應商那里購進。當有幾家供應商能夠提供產(chǎn)品或材料但僅使用其中一家時，則屬于單一供應渠道。參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－6 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導致業(yè)務中斷或庫存積壓。 必須按照事業(yè)總部／集團的政策定期監(jiān)測供應商以保證實際績效與預期相符。績效報告可包括：ａ．按時交貨的百分比；ｂ貨物的準確性；Ｃ．產(chǎn)品質(zhì)量；ｄ．與前一年或公式／目標成本相比的實際成本。參照風險：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3．2購貨 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．2．１ 所有購貨責任必須與付款和會計業(yè)務劃分開。參照風險：Ｂ－１，ＢＺ B－ｌ 購貨可能：ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當。ｂ．購自未經(jīng)批準的供應商。Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 ３．2．２ 購貨代理人或采購人員與供應商之間必須保持相互獨立。這種獨立性可通過定期輪換采購人員，公司合同參與或商品采購小組來實現(xiàn)。如果商業(yè)環(huán)境使上述措施不切實際，必須具備其它補償性控制措施。參照風險：Ｂ－１，Ｂ２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 ３．2．３ 購買貨物或勞務應按照事業(yè)總部／集團政策的規(guī)定填寫進貨訂單／請購單。對于一次性支出，例如培訓研討會，業(yè)務公費等，進貨訂單／請購單有時不合適或不必要。在無紙業(yè)務處理情況下，進貨訂單／請購單井不一定是書面文本，但必須要求有完整的文件，控制授權(quán)和記錄保管。參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－４，Ｂ－１０ B－３ 接受了應該退貨或拒收的項目并支付了款項，包括：ａ．未訂購的貨物或勞務；ｂ．數(shù)量超出或合同錯誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復本。 ３．2．４ 采購申請單必須在作出購貨承諾之前由申請部門正式發(fā)出并經(jīng)過恰當批準。參照風險：b1,b2 B－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．2．5 所有購貨訂單／業(yè)務事項必須能夠單獨確認和查詢，并且必須定期進行會計處理。如果序號的完整性不是由計算機控制的，購貨訂單必須預先編號。參照風險：Ｂ－５，Ｂ６ B－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應商的利益。 ３．2．6 所有購貨訂單或輸入屏幕的地點均必須予以保護，業(yè)務處理和批準過程中的內(nèi)部控制程序必須完善，以防上未經(jīng)授權(quán)的使用。參照風險：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－6 貨物和勞務可能已接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。 ３．2．7 購貨訂單／業(yè)務事項必須包括所有正式承諾資料，其中包括數(shù)量，交貨方法和要求支付條款以及帳戶分配等等。參照風險：Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－７，Ｂ－８ Ｂ－７ 所購貨物可能不符合質(zhì)量標準。價格或條件未經(jīng)批準便予以接受。 ３．2．8 購貨訂單／業(yè)務事項必須指示供應商將其帳單直接送交應付帳款部門。參照風險：Ｂ一衛(wèi)，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導致業(yè)務中斷或庫存積壓。 ３．2．9 所有超過事業(yè)總部／集團財務和經(jīng)營管理部門規(guī)定和預先確定金額的購貨，必須公開投標。不進行公開招標或接受非最低標價和合同中未列貨物品目，必須在作出承諾之前，充分說明理由并由管理部門批準。參照風險：Ｂ－２，Ｂ７ Ｂ－９ 可能發(fā)生重復付款，支付金額可能有誤，或貨款支付給未經(jīng)批準或不存在的供應商。 ３．2．10 購貨訂單或類似文件必須送至收貨部門以便與進貨核對，還應送至應付帳款部門，以便與供應商帳單核對；參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能無法向外部的法律，稅務或?qū)徲嫴块T提供記錄。 ３．2．11 由于價格或數(shù)量的提高，購貨訂單超過采購人員批準權(quán)限，對購貨訂單進行的修改必須符合事業(yè)總部／集團的政策并經(jīng)過批準。參照風險：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購貨及或付款金額可能入錯，還可能入錯帳戶或入錯會計期間。 ３．2．12 修改或撤銷的購貨訂單必須及時通知應付帳款部門。參照風險：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－1２ 可能對無法收到的貨物或勞務支付了款項。 ３．2．13 必須建立程序確保所有因質(zhì)量低劣，規(guī)格原因要退回供應商的生產(chǎn)材料，資本或費經(jīng)過恰當?shù)呐鷾什⑼咨迫霂?。參照風險：Ｂ－１３ Ｂ－1３ 對次品的處理可能不嚴格，誤送回倉庫及或出現(xiàn)記錄錯誤。被盜的可能性急劇增加。 ３．2．14 摩托羅拉負有財務責任的合同，諒解備忘錄以及意向書，必須按照事業(yè)總部／集團政策，經(jīng)管理部門認可。此類文件還應經(jīng)過法律部門批準，曾經(jīng)被批準使用的，常用格式和文字的文件除外。參照風險：Ｂ－１，Ｂ－６ ３．2．15 應根據(jù)供應管理目標對購貨代理人，采購人員和商品采購小組進行評價，即降低庫存，提高質(zhì)量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。參照風險：Ｂ－７，Ｂ．８ 3．3驗收 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．3．１ 驗收部門地點應與生產(chǎn)設(shè)施和裝運部門分開，除非良好的業(yè)務慣例另有規(guī)定。參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２ C－ｌ 購貨可能：ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；ｂ．購自未經(jīng)批準的供應商；Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 C－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 C－３ 應該退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項，包括：ａ．未訂購的貨物或勞務；ｂ．數(shù)量超出或合同錯誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復本。 ３．3．２ 未經(jīng)授權(quán)任何人不得進入驗收部門。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２ C－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．3．３ 所有購進的材料、貨物和用品必須在每一設(shè)施的指定驗收站驗收，除非按照事業(yè)總部／集團政策另有安排和批準。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２，Ｃ－４，Ｃ－５ C－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應商利益。 ３．3．４ 驗收站應只驗收那些有經(jīng)批準的購貨訂單或類似文件的貨物。所有其他進貨應及時退還供應商或調(diào)查其是否正當。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－5 C－6 貨物和勞務可能已被接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。 ３．3．5 每一指定的驗收站必須對驗收所有的材料，貨物或用品進行會計處理并提供驗收憑證。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ７ C－7 所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受。 ３．3．6 如果沒有實際收到貨物或勞務和恰當?shù)奶嶝涀C明。不得辦理驗收業(yè)務。參照風險：Ｃ－６ C－8 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導致業(yè)務中斷或庫存積壓。 ３．3．7 如果沒有行之有效的供應商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須采用抽樣檢驗方法，對購進的貨物加以清點，稱重或測量，以確定供應商發(fā)貨的準確性。所有數(shù)量偏差必須在驗收業(yè)務中記錄，并與供應商妥善解決。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－７ C－9 采購或付款業(yè)務可能記錯金額，入錯帳戶和記錯會計期間 ３．3．8 驗收業(yè)務資料必須保存于驗收部門，并及時送達購貨和應付帳款部門，以便向供應商付款。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ－７ ３．3．9 如果沒有行之有效的供應商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須立即檢驗進貨以查明質(zhì)量特性，產(chǎn)品規(guī)格及毀損情況。參照風險：Ｃ－４，Ｃ－７ ３．3．10 驗收業(yè)務資料必須要妥善保護，以防被盜，毀損或未經(jīng)授權(quán)任意使用。驗收業(yè)務文件必須能夠單獨確認和查詢，并且必須定期進行會計處理。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３．3．11 購進貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。昂貴商品，例如貴重金屬，必須在驗收過程中予以保護。參照風險：Ｃ一1 ３．3．12 糾正驗收業(yè)務原始文件中的差錯須經(jīng)事業(yè)總部／集團政策指定人員的授權(quán)。參照風險：Ｃ－１，Ｃ－２，Ｃ．４，Ｃ７ 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．4．１ 應付帳款職能必須：ａ．與購貨和驗收業(yè)務分開；ｂ．與應付帳款部門內(nèi)的總帳入帳業(yè)務劃分開。參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ．２ D－ｌ 購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時挪用。差錯和違反規(guī)定的可能性急劇增加。 ３．4．２ 在支付之前，必須按照事業(yè)總部／集團的政策，對供應商發(fā)票或相當于發(fā)票的單據(jù)，材料或勞務收入憑證、價格準確性，數(shù)量以及帳戶分配等項目是否完善進行審查。缺少任何上述信息或信息之間有任何偏差，均須在付款前予以解決。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報告或報告不準確。可能未記負債，庫存和應付帳款可能錯報。 ３．4．３ 如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應商倉庫方案，或電子數(shù)據(jù)交換，必須具備完善的控制，以確保價格和收貨數(shù)量正確。參照風險：Ｄ－１，Ｄ－３，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ－８ D－３ 貨物或勞務可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨。 ３．4．４ 沒有購貨訂單或驗收報告的發(fā)票（如，非生產(chǎn)性勞務，支票申請單，一次性購貨等等），必須在付款之前由管理人員按照事業(yè)總部／集團的審批權(quán)限予以批準。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ．８ D－4 應退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項。包括：ａ．未訂購的貨物；ｂ．不符合質(zhì)量標準；C。數(shù)量超出或品目錯誤。 ３．4．5 超過事業(yè)總部／集團政策規(guī)定限度的運費發(fā)票，必須在支付之前與裝運證明或驗收單據(jù)進行核對。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－７，Ｄ－８ D－5 生產(chǎn)用材料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務中斷或庫存積壓。 ３．4．6 所有準備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準的費用報表和支票申請單，必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對。必須對發(fā)票，支票申請單或費用報表予以審查，然后才能批準付款。參照風險：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ8 D－6 貨物或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。 ３．4．7 凡使用電子計算機系統(tǒng)管理應付帳款的，系統(tǒng)本身的控制，必須有效，以發(fā)現(xiàn)和防止重復付款。參照風險：Ｄ－７ D－7 對供應商重復付款，付款中有錯誤，或有舞弊行為。